PLAN DE
IMPLEMENTACIÓN
En un plan de implementación, también conocido como plan
estratégico, se detallan los pasos que debe seguir un equipo para lograr
una meta u objetivo compartidos. Este plan incluye información sobre
la estrategia, los procesos y las acciones a seguir, y cubre todas las
partes del proyecto, desde el alcance hasta el presupuesto y mucho
más. En esta guía, analizaremos qué es un plan de implementación y
cuáles son los pasos a seguir para crear uno.
El objetivo de contar con un plan de implementación es garantizar que
el equipo pueda responder quién, qué, cuándo, cómo y por qué se lleva
a cabo el proyecto antes de avanzar a la etapa de ejecución. En pocas
palabras, es el plan de acción con el que se transforma a la estrategia
en tareas específicas.
Una forma o manera para saber si un plan de implementación es
efectivo, podemos entregárselo a alguien fuera del equipo y ver si
pueden comprender el proyecto en su totalidad. Todo plan de
implementación no debe dejar ninguna pregunta sin respuesta.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Lo primero que debemos hacer en el proceso de
implementación es definir los objetivos. Determinar lo que se
espera obtener cuando el proyecto esté finalizado.
Ejemplo: si deseamos ganar un nuevo cliente de marketing o
renovar la estrategia de contenido interno. Comenzar con los
objetivos del proyecto en mente ayudará a desarrollar un plan
de proyecto de manera más eficiente.
Importante tomar en cuenta:
Al definir los objetivos, seguramente se tendrán inquietudes en el
equipo sobre el proyecto como:
• ¿Qué estamos tratando de lograr con este proyecto?
• ¿Qué entregables esperamos obtener?
• ¿Quiénes son las partes interesadas con las que compartiremos los
entregables del proyecto?
Normalmente es conveniente realizar una lluvia de ideas sobre los
riesgos potenciales de todo el proyecto.
Si realiza bien la identificación de riesgos nos ayudara a evitar una serie
de inconvenientes a futuro.
La gestión de riesgos en proyectos de software cada vez cobra
mayor relevancia como mecanismo de anticipación y
aprovisionamiento para tener una gestión de proyectos más
proactiva que reactiva y de esta forma, poder incrementar la
tasa de éxito en todas sus ejecuciones.
La gestión de riesgos puede ser definida y adaptada a la estrategia de
cada organización. El objetivo de esta disciplina es identificar, abordar y
mitigar elementos de riesgo antes de que se conviertan en una
amenaza para la ejecución exitosa de un proyecto y para el logro de los
objetivos planteados.
Así mismo, permite identificar y gestionar eventos positivos que
puedan convertirse en fortalezas u oportunidades para el proyecto.
Un elemento clave a resaltar es la identificación, actividad que está
relacionada con la fase de planeación de los proyectos, en la que es
importante identificar la mayoría de riesgos, aunque se recomienda
hacerlo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Para esta identificación y posterior análisis de los riesgos, actualmente
existen diferentes prácticas o herramientas, algunas de estas son:
• Método de observación basado en la revisión de la documentación
existente del proyecto y análisis de históricos de proyectos similares.
• Tormenta de ideas.
• Juicio de expertos.
• Diagrama de Ishikawa.
• Entrevistas y grupos focales.
Además de las anteriores practicas o herramientas existe una
importante a tomar en cuenta:
Taxonomía de riesgos y observación
La herramienta taxonomía de riesgos permite realizar una clasificación
de los riesgos, facilitando así el proceso de identificación. Si bien cada
organización o proyecto puede definir esta categorización, a
continuación se propone una clasificación sencilla que puede ser útil
para quienes no tengan mucha experiencia en este tema.
La clasificación que se plantea está basada en elementos o características de
los proyectos de software en general y que son claves para la identificación
de los riesgos:
• Complejidad tecnológica.
• Entorno organizacional.
• Equipo de trabajo.
• Planificación y control.
• Requerimientos.
• Usuarios.
INVESTIGACIÓN
Una vez tengamos una idea general de los objetivos del proyecto que
deseamos lograr, podemos perfeccionar aún más esos objetivos
realizando diferentes investigaciones como entrevistas, encuestas,
grupos de sondeo u observaciones. Se recomienda realizar esta
investigación con expertos en el área, ya sean miembros del equipo o
participantes externos.
Los resultados de esta investigación deben incluir una idea más exacta
del cronograma, el presupuesto y los colaboradores relevantes del
proyecto.
Es recomendable usar herramientas compartidas: La colaboración es
más sencilla cuando nos apoyamos con las herramientas de
comunicación adecuadas para hacerlo. Debemos utilizar una
herramienta de colaboración en equipo para compartir los objetivos del
proyecto y recibir los comentarios de todos los colaboradores,
independientemente de donde trabajen.
Identificar los riesgos
Durante el paso uno de la estrategia de implementación, se llevó a cabo
una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos del proyecto. En el paso
tres, enumeraremos todos los riesgos que pueden afectar nuestro
proyecto, como por ejemplo, vacaciones y licencias con goce de sueldo,
restricciones presupuestarias, falta de personal, etc.
Crear un registro de riesgos es una excelente estrategia para
definir los riesgos potenciales del proyecto. Esta herramienta nos
ayudará a priorizar los riesgos del proyecto y prepararnos según
corresponda. También podemos realizar un análisis FODA, para
identificar las debilidades o amenazas
Debemos tomar en cuenta
Debemos ser flexibles y proactivos: La identificación de los riesgos es
más que una simple estrategia de preparación. Si durante esta etapa
del plan de implementación identificamos los riesgos que podemos
prevenir, entonces podemos tomar las medidas necesarias para
hacerlo. Una de las posibles medidas podría ser ajustar los objetivos
iniciales del proyecto.
Programa los hitos – Logros
Programar los hitos del proyecto es un paso importante en el proceso
de planificación ya que estos puntos de verificación te ayudan a dar
seguimiento al progreso del proyecto durante la ejecución. Los hitos
funcionan como métricas, son una forma de medir qué tan lejos has
avanzado en tu proyecto y cuánto te queda por hacer.
Una recomendación es usar un diagrama de Gantt para poder visualizar
los hitos del proyecto y mantener a todo el equipo encaminado. Con un
diagrama de Gantt, puedes diseñar visualmente tu cronograma de
implementación y mostrar cuánto tiempo crees que tomará cada tarea
Tomar en cuenta
Dejar espacio para los imprevistos: las cosas no siempre salen como
las planificas, incluso si haces todo lo que está a tu alcance para cumplir
con el cronograma. En lugar de establecer hitos ajustados y no poder
cumplirlos, debemos dejar espacio para poder reprogramar el
cronograma en caso de ser necesario y así garantizar que el proyecto se
mantenga en curso.
Definir las dependencias con claridad: Las dependencias son tareas
que no se pueden realizar hasta que se finalicen otras tareas. Definir
claramente las dependencias te ayuda a mantener los proyectos en
curso y a alcanzar los hitos establecidos.
Asignar tareas y responsabilidades
Todo plan de acción debe incluir una lista de responsabilidades
asignadas a los diferentes miembros del equipo. Si asignamos
responsabilidades, podremos evaluar el desempeño y supervisar de
cerca el progreso de los miembros del equipo. Una matriz puede ser
una herramienta de gestión de proyectos eficaz para definir claramente
los roles y las responsabilidades.
La asignación de responsabilidades es diferente a la asignación de
tareas individuales. Un miembro del equipo puede ser responsable de
supervisar la revisión del proyecto, mientras que otros tres miembros
pueden ser responsables de entregar y comunicar el proyecto a los
distintos equipos para su revisión. Al momento de asignar tareas y
responsabilidades, debemos asegurarnos de establecer expectativas
claras.
Tomar en cuenta
La comunicación es la clave: es recomendable aprovechar el momento
de asignación de roles, responsabilidades o tareas como una
oportunidad para resaltar las fortalezas de cada miembro del equipo y
comunicar por qué eliges a ese compañero para que cumpla con ese rol
determinado.
Usar una herramienta compartida para dar seguimiento a las
responsabilidades: El uso de una herramienta compartida, como un
software de gestión de proyectos, facilita que los miembros del equipo
tengan mayor claridad sobre quién está haciendo qué y para cuándo.
Asignar los recursos
La asignación de recursos es uno de los métodos más efectivos para
minimizar el riesgo. Si planificamos con anticipación los recursos que
necesitas para tu proyecto y asegurarte de que estarán disponibles,
evitaremos el riesgo de quedarnos sin recursos en la mitad del
proyecto. Si descubrimos que no tenemos suficientes recursos en este
paso del proceso de implementación, podemos ajustar el proyecto en
consecuencia antes de que inicie.
Los recursos pueden incluir dinero, personal, software, equipamiento y
otros materiales físicos o técnicos. El tiempo también puede ser un
recurso, ya que los miembros del equipo que necesitamos para llevar a
cabo el proyecto pueden estar trabajando en otros proyectos.
Tomar en cuenta
Al momento de identificar los recursos disponibles para tu proyecto, debemos hacernos las
siguientes preguntas:
¿Qué nivel de prioridad tiene el proyecto?
¿Quiénes están disponibles para trabajar en este proyecto?
¿Qué presupuesto o herramientas están disponibles?
¿Qué recursos adicionales necesitamos?
¿Quién debe aprobar el plan de asignación de recursos?
