GESTIÓN
EFICAZ DEL
TIEMPO
Síntomas de una mala organización del
trabajo y empleo del tiempo
• Emplear mal el tiempo de entrevistas (escuchar,
preguntar, argumentar) • Estrés
• Tener objetivos personales confusos o cambiantes • Resfriados permanentes
• Falta de un plan de trabajo diario • Humor irritable
• No dejar “sitio” (tiempo) para imprevistos • Cansancio Permanente …
• Jornadas cada vez más largas No • Utilizar mal las comunicaciones (teléfono, fax, correo,
saber decir “no” mensajeros, visitas).
• El perfeccionismo • Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que se
• No negociar plazos de respuesta quiere obtener
• (objetivos)
• Desconocimiento de las personas que influyen en una decisión
• Abordar las tareas en tiempo real, hacerlo deprisa, uno mismo
¿CÓMO EMPLEAS EL TIEMPO DE TÚ
JORNADA LABORAL?
¿POR QUÉ REALIZAS Y REGISTRO SEMANAL DE TU JORNADA
NECESARIO FINALIZAS UNAS TAREAS Y NO LABORAL
OTRAS?
tener en cuenta el significado de
Según vaya desarrollándose tu
eficiencia, eficacia, y el tiempo el ser humano tiene la tendencia de jornada, anota periódicamente las
requerido para la realización de cada anteponer ciertas actividades y dejar distintas actividades que realizas.
una de las tareas otras para después; un después que Te será de utilidad registrar también
la medición. El cronometraje y otras fácilmente se convierte en nunca. las interrupciones
técnicas análogas de la medida del
tiempo
PRINCIPIOS UNIVERSALES
01 02
EL PRINCIPIO DEPARETO LA LEY DEPARKINSON
Trabajar sin plazos, sin tener en
El 20% del tiempo de trabajo de una cuenta la existencia de otras tareas
persona contribuye al 80% de los que también deben ser realizadas,
resultados. No es preciso recordar que las supone un elevado riesgo.
cifras indicadas no tienen más pretensión El reto es asignar tiempo
que la de establecer unas órdenes de suficiente, pero no excesivo.
magnitud.
LEYES DEEFICACIA
PRIMERA LEY: LAS TAREAS SE SEGUNDA LEY: ES DIFÍCIL
ALARGAN AL APARCAR CAMIONES
INTERRUMPIRLAS
Toda tarea requiere un tiempo determinado
Nos resulta difícil programar tareas de
para obtener unos resultados -o calidad-
envergadura. Nos sentimos, literalmente, sin
deseados. Esta es, al menos, la impresión
tiempo para ellas. Y cuando las intentamos, su
subjetiva que tenemos. Pero la realidad es
ejecución tropieza con mil dificultades y parece
muy distinta
no avanzar..
TERCERA LEY: DE LA CHAPUZA
AL PERFECCIONISMO
La experiencia nos permite establecer un gráfico que recoja -
siquiera sea de modo intuitivo- cómo varía el valor de un
trabajo cualquiera en función del tiempo que se le dedica.
PRIMERO LO PRIMERO
La esencia de administrar el tiempo es organizar y ejecutar
según tus prioridades
DECÁLOGO PARA
PLANIFICACIÓN LA
PROGRAMAR EL
PROGRAMACIÓN
• La planificación es una de las técnicas TIEMPO
–o buenas costumbres- que todo el • La programación implica la • Ten siempre preparado tu
mundo recomienda a los demás y asignación de los recursos más programa/agenda antes de iniciar tu
pocas personas utilizan importantes y escasos; entre ellos, el jornada
convenientemente tiempo. • Programa tus actividades en función
• La planificación nunca ha tratado de • La planificación debe ser tan ágil y de los objetivos que quieras alcanzar
hacer imposibles. La finalidad de la tan flexible como lo permitan el • Programa siempre tu horario por
Planificación es la de reducir el campo trabajo y el propio estilo personal de escrito
de la incertidumbre. cada uno • Mantén a la vista tu programa de
• No se planifica porque no se tiene • Una de las razones más importantes actividades diarias
tiempo; pero no se tendrá más tiempo por las que fallan las agendas es • No vaciles en tomarte largos períodos
si no se planifica. nuestra tendencia a ocuparnos de de tiempo para tareas importantes
asuntos no programados. Aprende a • Asegúrate de asignar a cada actividad
controlar estos impulsos. un tiempo suficiente
• Incluya en su programa algún tiempo
para pensar todos los días
GESTIÓN DE
Gran parte de nuestra jornada laboral está sometida a lo que acontece en
IMPREVISTOS el día adía.
1. ¿Para cuándo necesita ser resuelto y/o atendido?: A corto plazo
o largo plazo
2. ¿Por qué?, efectos y consecuencias: Poco importante o muy
importante
3- ¿Es importante que lo haga yo? ; ¿No puede hacerlo otro?
VISITAS INOPORTUNAS TELÉFONO
• Evítelas mediante un “filtro”.
Para llamadas recibidas:
• No trabaje con la puerta abierta y mirando al pasillo.
• establezca un filtro adecuado,
• Diga NO, amable, pero firmemente
• para atender y/o desviar llamadas,
• Para acortar una visita inevitable, acuda al despacho de
• establezca períodos preferentes.
su colega.
Para llamadas que realiza:
• Manténgase de pie; las conversaciones serán más
• agrupe las llamadas que ha decidido hacer,
cortas.
• Anote lo que desea comunicar o preguntar,
• Ponga límite de tiempo al comienzo de cada visita.
• establezca un resumen nada más colgar.
• Acostúmbrese a ser franco con la gente,
LADRONES DEL Silencia tú móvil y ponlo bocabajo
Haz buen uso del buzón de voz.
TIEMPO:
REUNIONES VIAJES, INFORMES Y
Deben ser celebradas siempre y cuando:
• tenga objetivos claros,
CRONÓFAGOS •
•
No guardes todoPAPELEO
lo que le llega
Reduzca al mínimo el flujo de papel
• sirva para intercambiar o transmitir información, • Utiliza el escritorio para procesar los papeles,
• analizar o resolver problemas, Maneja cada papel una sola vez, en lo posible
No convoques una reunión cuando: • Filtra los papeles que recibas
• no existe un propósito específico, • Date de baja de las relaciones de documentos que
• existe otro modo de conseguir el mismo resultado, no precise recibir.
• falta tiempo para conseguir la información precisa • Prepara los detalles de tipo logístico.
• Revisa si el viaje resulta imprescindible o existe
otra alternativa
• Establezca el o los objetivos a alcanzar con el
viaje.
INTERNET
BLOGS Y NOTICIAS MENSAJERÍA
• INSTANTÁNEA
Valora la posibilidad de desinstalar y eliminar estas
• Utiliza siempre una herramienta para leer
aplicaciones de tu vida
feeds
• Ciérrala siempre que puedas porque es una ventana
• Destina un momento del día para leer blogs
abierta a todo tipo de interrupciones.
• Fija también un tiempo máximo para leer
• Cuando vayas a hacer una tarea Clave es imperativo
blogs
cerrarla por completo
• Mucha atención a los comentarios en los blogs
• Si estás chateando, sé consciente de lo que haces.
REDES SOCIALES
NOTIFICADORES, AVISADORES Y
NAVEGACIÓN INCONSCIENTE • Dales un sentido.
• Entrar en las conversaciones es divertido, alegra el día,
• Desinstálalos todos te enriquece pero también te roba.
• en el fondo no aportan nada • Si a diario entras en ellas entonces son una tarea
• Mucho ojo con webs y redes dedicadas al ocio y Periódica
a los contenidos de entretenimiento • Recuerda siempre esto: hace 5 años ninguna de estas
• Ver vídeos y fotos sin parar, saltando de una a redes existía y el mundo giraba igual
otra en una cadena interminable, es un malísimo • La Tecnología e Internet están ahí para facilitarte las
hábito en el que muchos caen. cosas,
ENHORABUENA.
HAS EMPEZADO
A AFILAR TU
PROPIA SIERRA.
