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Sistema de Archivo Toponímico

Este documento describe el sistema de ordenación topónimico o geográfico para archivar documentos. Este sistema ordena los documentos alfabéticamente por nombres de lugares como países, estados, ciudades, calles, etc. Dividir los documentos en grupos geográficos facilita la clasificación, búsqueda y reduce errores. Los tipos más comunes de archivo geográfico incluyen ordenar por zona/región y ciudad, departamento y ciudad, o ciudad y barrio.

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Sistema de Archivo Toponímico

Este documento describe el sistema de ordenación topónimico o geográfico para archivar documentos. Este sistema ordena los documentos alfabéticamente por nombres de lugares como países, estados, ciudades, calles, etc. Dividir los documentos en grupos geográficos facilita la clasificación, búsqueda y reduce errores. Los tipos más comunes de archivo geográfico incluyen ordenar por zona/región y ciudad, departamento y ciudad, o ciudad y barrio.

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SISTEMA

TOPONÍMICO O
GEOGRÁFICO
ANDREA ARGUMEDO
GLENIS BERRIO
EVA CALAO
ARNOL MIRANDA
CLAUDIA SANABRIA
CONCEPTO

Es la ordenación de las series y


subseries documentales alfabéticamente
por nombres de lugares.
Este tipo de ordenación puede basarse en
países, estados, territorios, zonas,
direcciones, entre otros.
CLASIFICACIÓN EN ORDEN GEOGRÁFICO

El hecho de dividir los documentos en grupos


(departamentos, ciudades, etc.) facilita la:
Clasificación, búsqueda y reduce la posibilidad de
errar por homonimia.
Conserva todas las ventajas del sistema alfabético
Permite intercalar a todo momento nuevos nombres
Sirve para controlar zonas de ventas.
TIPO DE ARCHIVO GEOGRÁFICO

Los tipos más corrientes de archivo


geográfico son:
Zona o región, ciudad y nombres.
Departamento, ciudades y nombres.
Ciudad, barrio y nombres.
Ciudades, calles y carreteras.
RECOMEDACIONES
USO
PARA SU CONSULTA
Su utilización es recomendable en los La búsqueda de los documentos debe ser eficiente y
siguientes casos: eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del
archivo, para que ella resulte fácil, siga estas sencillas
• Cuando las empresas poseen y necesitan normas:
controlar sus sucursales y agencias, Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:
distribuidores, concesionarios, etc. a) Determine mentalmente la forma como debe
• En instituciones cuyas venas se aparecer clasificado el nombre del cliente.
organizan por áreas geográficas. b) Localice la guía del país perteneciente
• En empresas de servicios públicos (luz, c) Localice la subguía de la ciudad correspondiente
teléfono, gas, etc.) d) Busque la carpeta individual del cliente o tarjeta
solicitada
• En compañías dedicadas a las ventas por e) Retire el documento del legajo o la carpeta y
correo, editoriales empresas de coloque en su lugar una tarjeta o una guía de
transporte, etc. afuera o sustitución.
DISPOSICIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
Las unidades documentales se alojan
en unidades de conservación.
Debidamente marcadas o rotuladas.
Estas se marcan o rotulan mediante
marbetes.
Para facilitar la localización de los
documentos se emplean guías y
subguías, que actúan como
instrumentos de localización.
GUÍAS Y SUBGUÍAS
GUÍAS
Son ayudas visuales que se encargan de
separar, distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de
instalación.
Se dividen en:
• Auxiliares
• Principales
SUBGUÍAS
Proceden a las divisiones de las guías
principales.
EN EL SISTEMA TOPONÍMICO SE EMPLEAN:
Guías Auxiliares:
Letras del
alfabeto en C
primera posición.
Subguías:
Identifican las subdivisiones
de las guías principales.
Tercera posición
B

Guías Principales:
Identifican la
mayor división
geográfica o
política. Segunda
posición
A
Carpetas:
Contienen las unidades
documentales cuarta
posición si se requiere.
ORDENACIÓN DE CLIENTES POR:
PAÍS, CIUDAD Y NOMBRES
ORDENACIÓN DE CLIENTES POR:
DEPARTAMENTO, CIUDAD Y
NOMBRES
ORDENACIÓN DE CLIENTES POR:
MUNICIPIOS Y NOMBRES
ORDENACIÓN DE CLIENTES POR:

DIRECCIONES

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