AGRUPACIONES DOCUMENTALES

INTRODUCCIÓN

Realizamos el presente trabajo, con el ánimo

de llevar al estudiante a comprender la
conformación de las agrupaciones
documentales, las cuales se constituyen en la
memoria de la empresa, soportan la toma de
decisiones, proveen soporte que defienden los
intereses de la entidad, cumplen con los
requisitos legales y normativos y preservan la
historia de la misma; cumpliendo así con una
función probatoria en un Estado de Derecho
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción
1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
1. Clasificación
1. Implicación de la clasificación
2. Elementos de la clasificación
3. Fundamentos de la clasificación
2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
1. Aplicación del Principio de Procedencia
2.2. Ventajas del Principio de Procedencia
3. PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL
1. Aplicación del principio de Orden Original
4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN
1. Identificación de Productores
5. ESTRUCTURA ORGANICA
1. El Organigrama
 Pag 2
6. FONDOS DOCUMENTALES
6.1. Identificación de Secciones y Subsecciones
2. Identificación de Series y Subseries
1. Series documentales
2. Subseries documentales
7. UNIDADES DOCUMENTALES
1. Unidad Documental Simple y Compleja
2. Tipos documentales Comunes y Específicos
3. Clasificación el documento de Archivo
1. Según su Clase
2. Según la Tradición Documental
3. Según su contenido
4. Según el Ente Productor
[Link]ún su Función en el Tiempo
Conclusiones
Bibliografía
 1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generados por

una Unidad Administrativa en el ejercicio de
sus funciones, las cuales según su jerarquía
ilustrada en el organigrama , originan

 Los Fondos.
 Las Secciones
 Las Subsecciones
 Las Series Documentales y las subseries
 Los Tipos Documentales.
“LA DESORGANIZACIÓN, FUENTE DE
CORRUPCION “

La acumulación de grandes masas documentales en los

archivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado
 NORMATIVIDAD
LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. Busca
regular la función archivística en su conjunto,
desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

Obliga a todas las entidades públicas o

privadas que ejerzan funciones públicas a
mantener organizados sus archivos cumpliendo
con el Ciclo Vital del Documento.
 NORMATIVIDAD

LEYES COLOMBIANAS
Ley 4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados
los documentos de los archivos.
 Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y
artístico.
 Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del
patrimonio cultural.
 Ley 163 de 1959. Sobre protección de patrimonio cultural
 Ley 39 de 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos
 Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias clínicas
 Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor
 Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos
públicos
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación,
exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
 Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de
Colombia
 NORMATIVIDAD
DECRETOS COLOMBIANOS
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del
microfilm en los archivos y les da valor probatorio.

Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración,
recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la
incineración de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163
de 1963, sobre defensa y conservación del
patrimonio histórico, artístico y monumentos.
Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimonio
documental y facultad de inspección a los archivos
Decreto 1382 de 1995. Tablas de Retención
Documental y Transferencias al Archivo General de la Nación
de Colombia
 NORMATIVIDAD
ACUERDOS
 Acuerdo 07 de 1994 Aprueba el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo
General de la Nación de Colombia.
Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de las tablas
de retención documental de los Organismos Nacionales al Archivo
General de la Nación de Colombia.
 Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservación y
organización de documentos.
Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7 “Conservación
de documentos…” del Reglamento General de Archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental.
 Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y locales
destinados a archivos
Acuerdo 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos
de archivos y situaciones de riesgo
Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas-
 NORMATIVIDAD

RESOLUCIONES

Resolución 081 de 2001 Adopta el programa de gestión documental

y ase aprueba la actualización de la TRD del AGN
 Resolución 019 de 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del
Sistema Nacional e Archivos
CIRCULARES
Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la Legislación
básica sobre Archivos en Colombia
 Circular 02 de 1997 Implementación de nuevas tecnologías en los
archivos públicos
 Circular 01de 2001 Elaboración y adopción de TRD
 Circular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminar
Circular 012 de 2004 Orientaciones de la Organización de Historias
Laborales
1.1 Clasificación

La clasificación documental es una labor

intelectual mediante la cual se establecen las
agrupaciones documentales, de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad
1.1.1 Implicación de la Clasificación

Identificar la procedencia de los documentos

teniendo en cuenta la estructura orgánica y
las funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de su gestión
 1.1.2 Elementos de la Clasificación

Acciones Estructura Asuntos

Orgánica

Funciones. Atribuciones Los documentos se Hacen referencia al

encomendadas a una
producen en diferentes contenido concreto del
institución para que realice
y cumpla los fines para los dependencias de cada
documento
que ésta fue creada. entidad, por tanto deben
Actividades: cuya puesta en estar agrupados de tal
marcha da lugar a la manera que reflejen la
prestación de los servicios
organización
para el logro de las
funciones
Trámites: los cuales son el
reflejo del conjunto de
actividades relativos a la
puesta en marcha de la
empresa
1.1.3 Fundamentos de la Clasificación

La clasificación es la adaptación
de un fondo documental a la
estructura de la entidad que lo
produce, una vez identificadas
las categorías administrativas
(dependencias) y archivísticas
(series, subseries, unidades y
tipos documentales) en las
cuales se refleja la institución
productora de los documentos
1.1.3 Fundamentos de la Clasificación

 La aplicación de los principios de

procedencia y de orden original
para identificar las categorías y
grupos que reflejan la estructura
jerárquica del fondo
 La identificación de las funciones
asignadas a las dependencias
 Los asuntos que tramita cada
división administrativa
2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En el proceso de Clasificación, la procedencia

(productor) permite identificar los creadores de los
documentos, que pueden ser:

 INSTITUCIONALES: documentales)
(fondos están refereridos a la que de los
totalidad producidos por una documentos
 entidadADMINISTRATIVOS: (Secciones y
subsecciones documentales) donde la procedencia está
dada por las dependencias, llamadas unidades
administrativas, divisiones o secciones, en que está
organizadas las instrucciones, de acuerdo con la
estructura orgánica
 2.1 Aplicación del principio de procedencia

Para aplicar el principio de

procedencia es importante
tener en cuenta:
 Identificar el nombre de la
entidad o persona autora de los
documentos
 Reconstruir la organización
jerárquica de la entidad
productora
 Precisar funciones y
actividades correspondientes a
cada dependencia
Ejemplo principio
De
Procedencia
2.2 Ventajas de Aplicación del principio de procedencia

 Sirve para proteger la integridad

de las agrupaciones
documentales
 Permite ubicar correctamente el
documento en el Fondo que le
corresponde de acuerdo con la
actividad o función que genera
 Se aplica a todas las tareas del
quehacer archivístico
 3. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Es el que hace relación al orden que

conservan los documentos dentro de
una serie, de acuerdo con el orden en
que se elaboran los documentos, en
consecuencia, debe respetarse el orden
natural de los documentos ya que son
producidos en una relación
causa-efecto
 3.1 Aplicación del principio de Orden
Original

Se aplica a partir del

conocimientos de los
procedimientos
administrativos que
determinan el orden en
que los documentos se
producen en desarrollo de
un trámite.

El orden original
(secuencia administrativa
de producción ) se
relaciona con las Unidades
Documentales en las que
se plasman las actividades
adelantadas en la
resolución de un asunto
Veamos un ejemplo :
4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN

Como lo establece la cartilla de

Clasificación Documental publicado por
el Archivo General de la Nación “Con la
clasificación se reconstruye cómo es y
cómo funciona la entidad que ha
producido los documentos.

Lo que caracteriza un archivo y lo

específica de manera determinante, es
el vínculo originario y necesario que los
documentos tuvieron en el momento de
su creación, en el cumplimiento de una
actividad practica, jurídica y
administrativa.
4.1 Identificación de los productores

Mediante la aplicación del principio de

procedencia se aborda la primera tarea
de la clasificación
IDENTIFICAR
los creadores de los documentos tanto
Institucionales como Administrativos, lo
que da como resultado la identificación
de
LAS AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
5. ESTRUCTURA ORGÁNICA

La Estructura Organizacional es el
conjunto de áreas o unidades
organizacionales interrelacionadas entre
sí, a través de canales de
comunicación, instancias de
coordinación interna y procesos
establecidos por una entidad, para
cumplir con sus objetivos
5.1 El Organigrama

Es la representación gráfica de la
Estructura Orgánica de una entidad.
Es el reflejo de la entidad productora
de documentos porque revela:

 La división de funciones
 Los niveles jerárquicos
 Las líneas de autoridad y
responsabilidad
 Los canales formales de
comunicación
 La naturaleza lineal o staff de cada
división administrativa

Ejemplo de
Organigrama

El Organigrama es la base fundamental para la identificación de las

Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación
Es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad
 6. FONDOS DOCUMENTALES

El Fondo Documental es la totalidad de la

documentación producida o recibida por
una institución o persona, en desarrollo de
sus funciones o actividades
 Para la identificación de un fondo documental es
necesario recopilar la información sobre el origen y
evolución del organismo productor a partir de:

 Fecha de creación
 Fecha de supresión si es el caso
 Disposiciones que han modificado la estructura de la
entidad
 Organismos que le han precedido en el desempeño de
funciones análogas
 Organismos que heredan competencia

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la

documentación es conservada en la entidad productora.
Sin embargo cuando la documentación es transferida a
otra entidad , adquiere la categoría de un fondo más de la
entidad que lo recibe
De acuerdo con la vigencia administrativa
pueden encontrarse los siguientes fondos
6.1 Identificación de Secciones y Subsecciones

SECCIONES:
Son subdivisiones del
fondo identificadas con la
producción documental
de una unidad o división
administrativa o funcional
de la institución que
produce el fondo
Subsección :

Es una subdivisión de la sección documental

(división Administrativa) En algunos casos llamadas
oficinas o Divisiones

Las Secciones y Subsecciones Documentales

pueden equivaler a la gestión documental de un
archivo de oficina, están limitadas a funciones o
actividades específicas y dependen de la vigencia
de las mismas , ya que éstas no son estables ni
permanentes, pues se modifican con los cambios
organizacionales
Veamos un esquema
Identificadas Las Secciones y Subsecciones

Es necesario analizar los procedimientos

administrativos que normalizan la
producción y trámite documental
6.2 Identificación de Series y Subseries

Varias unidades documentales

conforman una serie documental si
comparten el mismo origen funcional,
Esto es, son producto de la misma
autoridad que actúa en cumplimiento de
la misma función administrativa y
responden a un trámite común
6.2.1 Series
Es el testimonio documental continuado de
actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una función
determinada. Cada sección y subsección está
constituida por documentos agrupados en
Series
Veamos el siguiente ejemplo:

La Estructura Organizacional de la Empresa que para cumplir su objetivo

tiene asignadas funciones, una de ellas la elaboración de los contratos
que deba celebrar la empresa . Al desarrollar esta función se producen
varios documentos que deben reunirse atendiendo al trámite o asunto
que los genero, lo que da lugar a la serie CONTRATOS , y de acuerdo
con la Manual de Contratación pueden existir varios tipos de contratos
como se muestra.
6.2.2 Subseries

Son una subdivisión de la serie

documental. Está conformada por un
conjunto de unidades documentales
producidas en acciones administrativas
semejantes

subseries
7. UNIDADES DOCUMENTALES

Es el resultado físico
de una actividad
llevada a cabo en las
unidades
administrativas por
las funciones que le
han asignado.
7.1 Unidades documentales Simples y Complejas

 La unidad documental el simple, cuando

está constituida por el mismo tipo
documental.
 La unidad documental compleja, es
cuando está integrada por tipos
documentales de diversa índole, que
responden a una secuencia dentro de
un trámite.
7.2 Tipos Documentales Comunes y Específicos

Existen tipos documentales

comunes a varias entidades,
publicas o privadas que
corresponden a actividades
similares a ellas, entre los cuales
se encuentran Actas, Solicitudes,
Informes.

Al mismo tiempo en el proceso de

clasificación encontramos tipos
documentales que son propios de
cada división administrativa a los
cuales llamamos específicos
7.3 Clasificación de los documentos de archivo

El documento de
archivo registra la a
actividad
administrativa, deja
testimonio de su
realización y memoria
de ella por tanto la
clasificación del
documento puede
hacerse atendiendo a
varios factores así:
 7.3.1 DOCUMENTOS SEGÚN SU CLASE
Textuales NO Textuales
Presenta la Pueden incluir una parte de texto, pero lo
esencial de la información puede distinguirse
información en en:
forma de texto DOCUMENTOS ICONOGRÁFICOS: Tales
escrito que debe como imágenes, planos , avisos, mapas,
planos, cuadros, fotografías etc.
leerse

SONOROS: Discos , cintas grabadas

AUDIOVISUALES: Combinan sonido e
imágenes , películas , Videos
MATERIALES : Objetos, muestras , obras y
monumentos
 Hace referencia la carácter o atributo del documento

Original Copia Borrador Minuta

Es el documento Es el documento Es un documento Boceto esquema

auténtico de que lleva la provisional de asuntos que
acuerdo con el advertencia de preparatorio luego generaran
proceso de la copia y se previo al original un documento
producción clasifica según el original
grado de
exactitud y fin
que persigue la
copia
7.3.3 Según su Contenido
Hace referencia al tipo de función a la que sirven y las características de cada
institución

Dispositivos o Testimoniales o Informativos o Sustantivos o Comunes o

impertivos probatorios noticiosos característicos facilitativos

Son aquellos en Son aquellos en Son aquellos en Son los que sirven Son los que sirven
que la autoridad donde la autoridad donde se asienta a las funciones a las funciones de
presenta su asiente o acepta una información o para las cuales apoyo
voluntad ejm leyes una información, noticia relacionada existe la administrativo de
, decretos esta da fé y tiene con la tramitación institución una institución o
ordenanzas , valor legal ejm ejm cartas, notas, de una persona y
sentencias registro civil , o de oficios, circulares son idénticas a
propiedad todas las
instituciones
 7.3.4 Según el Ente Productor
El origen, fuente o autor del documento como parte
fundamental de su utilización

Públicos Privados
Otorgados por entidades Se originan en la empresa
oficiales o del gobierno, privada como cartas
como escrituras de comerciales, circulares y
compraventa facturas
 7.3.5 Según su función en el Tiempo

Vitales Importantes Útiles No

esenciales
Son aquellos de Son aquellos que Son aquellos que Contienen
tienen que prestan apoyo a la apoyan la gestión información no
permanecer toma de administrativa y inherente a las
durante todo el decisiones dependiendo de su actividades de la
tiempo de la vida administrativas contenido se empresa ejm
activa de la convierten en publicidad de otro
institución ejm : importantes ejm sector
Escrituras de cotizaciones
constitución
CONCLUSIONES
 Bibliografía

 Cursos de Organización y Administración

Documental , Mary Luz López
Hernández, SENA 2003 curso virtual.
 Cartilla Ordenación Documental AGN
 Mini Manual TRD AGN
 [Link]
[Link]
 [Link]
[Link]