CUENTAS POR COBRAR
Y MOVIMIENTOS DE
FONDOS
UNIDAD 9
CUENTAS POR COBRAR EN MONEDA
RECONOCIMIENTO:
Debe reconocerse una cuenta por cobrar en moneda
cuando:
a) Debido a un hecho ya ocurrido, una entidad tiene el
derecho de recibir efectivo de un tercero;
b) Ese derecho puede medirse fiablemente
COBRANZAS
Los cobros son operaciones permutativas por lo que la
contrapartida a emplear debería ser una cuenta patrimonial.
Por una política de control Interno la empresa debería reflejar los
dos pasos de tales operaciones: la venta (Operación modificativa) y
la cobranza (Operación permutativa)
Así convendría registrar:
a) La venta sobre la base de la factura emitida
b) La cobranza a partir del pertinente recibo
DEPÓSITOS EN CUENTA CORRIENTE
Esta operación es obviamente permutativa por lo que para su registro solo
intervienen cuentas patrimoniales.
a) Documentación respaldatoria
Es menester la preparación de Formularios diseñados por el banco en cual se
mantiene la cuenta, que a veces incluye, con caracteres magnéticos, el número de
cuenta del cliente del banco.
1) La boleta consta de dos o más cuerpos que se completan individualmente y el
banco devuelve uno de esos cuerpos al cliente, con el sello que sirve como
constancia del recibo de los valores depositados.
2) Ticket del cajero debidamente sellada.
DEPÓSITOS DE VALORES AL COBRO
A veces las empresas reciben cheques emitidos por bancos o sucursales con los que no
realiza operaciones de clearing.
En tal caso, no es posible su depósito en la cuenta corriente de acuerdo con el régimen
normal. En lugar de ello, debe efectuarse su depósito como valor al cobro en algún banco
que preste el servicio que concluye con la cobranza del cheque y su acreditación, previa
deducción de la pertinente comisión, en la cuenta que la empresa tiene abierta en dicho
banco.
Hasta tanto no se produce la acreditación referida, no existe una disponibilidad de fondos
sino un crédito que está siendo gestionado por un tercero (el banco)
Cuando el valor es cobrado y acreditado en cuenta, SI ya es una operación modificativa,
pues la suma de la que finalmente puede disponerse es inferior al valor depositado debido
DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA
Cuando se deposita un valor al cobro, se prepara una boleta de depósito, cuya copia
sellada por el banco respalda la realización del depósito y su recepción por el banco
La acreditación de la suma cobrada en al cuenta corriente de la empresa en el banco
es comunicada por éste mediante una nota de crédito, en la que se indican el monto
del valor (o valores), la comisión del banco y el neto acreditado.
a) Contabilización
Dado que el depósito no implica la inmediata disponibilidad del $, no se debe registrar
con cargo a la cuenta corriente del banco. En lugar de ello, debería emplearse una
cuenta Valores al Cobro a ser debitada con motivo del depósito y descargada cuando
se conoce que se ha producido la acreditación del importe proveniente de la
cobranza. Las comisiones deducidas deberían ser imputadas a gastos.
LOS PAGOS
Los pagos (salidas de efectivo o cheques) se originan en la cancelación de
obligaciones previamente asumidas por la empresa. Se trata de operaciones
permutativas..
En general, los pagos dan lugar a la acreditación de las cuentas Caja o Bancos,
debitándose las cuentas que representen a las obligaciones canceladas (Pe:
Proveedores) o cuando en el mismo asiento se registran el nacimiento de la
obligación y su cancelación, las cuentas de activo o gastos que corresponda.
En ocasiones, al efectuarse pagos dentro de ciertos términos, se obtienen
descuentos que deben ser contabilizados en cuentas de resultado positivo, dado que
representa la disminución de los pasivos que generan los pagos en cuestión.
LOS PAGOS
.
a) Documentación respaldatoria
La documentación justificativa de los pagos es la misma que respalda la
contabilización de los pasivos que se cancelan y, adicionalmente, órdenes de pago de
carácter interno, que son los que sirven de base para la preparación de los
correspondientes asientos.
Por otra parte, algunas empresas procuran obtener recibos firmados por los
beneficiarios de los pagos, en tanto que otras no dan mayor importancia a este detalle
prefiriendo implantar otros controles internos que consideran efectivos.
TIPOS DE PAGOS
Pagos con cheques
.
Dan lugar a créditos en las cuentas de los bancos correspondientes y débitos en
cuentas de pasivo, activo o gastos.
Pagos en efectivo
Su registro es similar al de los realizados en cheques excepto por el hecho de que la
cuenta acreedora a utilizar debe ser Caja
Descuentos ganados
Cuando se obtienen descuentos financieros, el importe se acreditara la cuenta Caja o
Bancos será el neto realmente desembolsado, en tanto que el importe a imputar a la
cuenta deudora no sufrirá variación alguna. El importe será acreditado a una cuenta
de resultado positivo.
FONDO FIJO
Si la política de la empresa es depositar todo lo recaudado en la cuenta bancaria y
realizar todos los pagos con cheques
Necesariamente surge la necesidad de contar con un FONDO FIJO.
Desde el punto de vista del Control Interno evitaría que los fondos sean empleados
para pagos no autorizados.
Cuando se procede de esta manera, queda como única alternativa posible que los
pagos en efectivo, procedan de Cajas Chicas o Fondo Fijos habilitados.
FONDO FIJO: PROCESO
Procedimiento:
1) Asignar una suma determinada para la constitución del FONDO FIJO
2) Efectuar los pagos en efectivo utilizando los fondos asignados a ese fin
3) Llegado cierto momento, reponer los importes utilizados mediante la emisión de un
cheque; tras ello, en el fondo fijo se tendrá efectivo por el monto oportunamente
asignado
La contabilización de los pagos efectuados con el fondo fijo y la reposición de los fondos
utilizados puede efectuarse en forma desdoblada o en un único paso.
FONDO FIJO: DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA
a) Documentación respaldatoria
Facturas y comprobantes internos por los pagos efectuados; en algunas empresas se
utilizan rendiciones de gastos a las que deben acompañarse los comprobantes
mencionados.
Ordenes de pago por las reposiciones de fondos, así como los formularios que forman
parte de cada reposición.
b) Creación del fondo
Cuando se crea no se produce ninguna modificación patrimonial. Simplemente se emite
un cheque c/ la cuenta bancaria y se lo cobra en efectivo, para lo cual debe cargarse
una cuenta separada que posibilite su control. Tal cuenta puede llamarse Fondo Fijo y
tener alguna aclaración adicional cuando se emplea más de uno (Pe: Fondo Fijo
FONDO FIJO: PROCESO
Pagos
La contabilización de los pagos, cuando se realiza en forma separada de las
reposiciones implica la formulación de asientos similares a los que corresponden en
otros casos de pagos pero en los que la cuenta acreedora es Fondo Fijo.
Reposiciones
La contabilización de esta, cuando se realiza en forma separada de la de los pagos, es
similar a la de creación del fondo, dado que se emite un cheque por lo gastado que
disminuye el saldo de cuenta corriente bancaria y se incrementa el dinero en el fondo en
un importe equivalente al de los pagos efectuados desde la reposición anterior
FONDO FIJO: REGISTRACION
Contabilización conjunta de pagos y reposiciones
En general, más práctico que registrar cada uno de los pagos efectuados y luego la
reposición de los fondos utilizados para ellos, resulta contabilizar todos los pagos
correspondientes a una reposición simultáneamente con esta última, mediante alguno de
los dos siguientes procedimientos:
1) Efectuar un asiento para registrar en su conjunto todos los pagos y otro para
contabilizar la reposición.
2) Prepara un único asiento debitando las cuentas que deban imputarse en función del
carácter de los desembolsos realizados y acreditando en forma directa la cuenta del
banco sobre el cual se libre el cheque de reposición de fondos.
.
FONDO FIJO: CONTROL
En opinión de Fowler Newton, el primer método presenta sobre el segundo las
siguientes ventajas:
1. Al desdoblarse la contabilización de pago y reposición del Fondo Fijo se introduce un
elemento adicional de control
2. Permite mantener en la cuenta Fondo Fijo un registro de los montos y periodicidad
de las reposiciones, útiles para eventuales decisiones sobre el incremento o
reducciones del importe mantenido en el fondo.
RECHAZO DE CHEQUES DEPOSITADOS
Cuando la empresa en una operación de cobranzas, recibe un cheque de un cliente,
luego de depositado es rechazado por el banco en el que se mantiene la cuenta
corriente
debido a que el banco girado se negó a su pago por alguna razón
(Pe: Defectos formales, Falta de fondos, firma no autorizada).
En estos casos renace un crédito contra el cliente, dado que el valor que éste entregó no
ha servido para cancelar su deuda.
RECHAZO DE CHEQUES DEPOSITADOS
.
a) Documentación respaldatoria
Los comprobantes que respaldan dicha operación son:
1) La nota de débito bancaria, que anula la acreditación previa del depósito del cheque y
además incluye un cargo adicional a modo de penalidad o de recupero de gasto de
administración del banco.
2) La nota de débito de la empresa por la que carga nuevamente al cliente el importe del
cheque rechazado por el que antes le había extendido recibo
RECHAZO DE CHEQUES DEPOSITADOS
Contabilización
.
Por control, la nota de débito bancaria y la emitida por la empresa deben registrarse por
separado.
Es usual que la empresa traslade al cliente los gastos generados, los montos a registrar
en esta cuenta deberían incluir a los de tales cargos. El nombre de la cuenta podría ser
Cheques Rechazados (Cuenta de activo que se debita por los importes debitados por
los bancos con posterioridad se imputarán a los clientes y se acreditará en el momento
de emitirse las correspondientes notas de débito a los clientes)
TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS BANCARIAS PROPIAS
Por política financiera la empresa suele transferir fondos depositados en una cuenta
bancaria a otra, mediante alguno de los siguientes procedimientos:
1) Depósito de un cheque librado contra un banco en la cuenta corriente de otro banco o
en otra cuenta abierta en el mismo banco.
2) Orden dada a un banco para que transfiera fondos de una sucursal a su casa central
o viceversa, en cuyo caso la empresa debe, obviamente, tener cuentas abiertas en
ambos lugares. Cuando ello sucede, el importe transferido es disminuido por una
comisión cobrada por el banco.
TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS BANCARIAS PROPIAS
Documentación respaldatoria
.
Se encuentra constituida por las correspondientes órdenes de pago y boletas
de deposito o Ticket.
En el caso de transferencias entre diversas casas del mismo banco, los
comprobantes que respaldan las mismas son los avisos remitidos por el
banco en los que constan los importes transferidos y las comisiones
debitadas.
TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS BANCARIAS PROPIAS
Contabilización
Cada transferencia bancaria implica aumentos en el saldo de una cuenta corriente y
disminuciones de los de otra.
Por ello, resulta útil emplear cuentas de movimiento que funcionen como contrapartida
de las cuentas bancarias que reciban los correspondientes débitos y créditos.
Algunas empresas que tienen cuentas recaudadoras prefieren no mantener una cuenta
de mayor por cada una de ellas sino una única cuenta (Remesas en tránsito) En tal caso
es preciso mantener registros detallados que permitan efectuar el seguimiento de
cavada uno de los depósitos efectuados en tales cuentas.
DESCUENTO DE DOCUMENTOS DE TERCEROS RECIBIDOS
Esta operatoria presenta características bastante similares a las de un préstamo, con las
siguientes diferencias:
1) Para el banco implica una mayor garantía, dado que al encontrarse el documento
endosado por una o más personas (físicas o jurídicas), existe una mayor cantidad de
eventuales responsables a los que exigir su pago
2) Para la empresa implica la transferencia de un crédito contra un tercero y la aparición
de una responsabilidad contingente ante la eventual falta de pago por parte del
deudor principal a la institución en la cual se procedió al descuento del documento.
Los intereses se liquidan por adelantado, dado que el importe de los documentos
descontados se encuentra ya fijado desde el momento en que los mismos fueron
recibidos por la empresa y naturalmente, no pueden ser modificados.
DESCUENTO DE DOCUMENTOS DE TERCEROS RECIBIDOS
Documentación respaldatoria
1) En las empresas con controles internos, las órdenes de pago preparadas para
respaldar la salida de los documentos y en las que debe constar la autorización de la
operación.
2) Las listas presentadas a las entidades financieras como parte de la solicitud del
descuento, que se vuelcan en formularios diseñados por las entidades referidas. Las
liquidaciones practicadas por las entidades financieras, en las que deberían constar,
entre otros datos de detalle, los importes totales de los documentos aceptados, los
intereses deducidos y el neto a ser entregado a la empresa o acreditado en su cuenta
corriente.
Las órdenes de pago deben controlarse su correlatividad numérica.
DESCUENTO DE DOCUMENTOS DE TERCEROS RECIBIDOS
Contabilización
En la contabilización del descuento de documentos deben reflejarse:
1) La disminución de los saldos de los documentos en cartera
2) El ingreso del efectivo proveniente de la operación o, cuando la misma se realiza con
un banco, el incremento del saldo mantenido en tal institución.
3) Los intereses de devengarse a partir de la fecha de su vencimiento
4) La contingencia que para la empresa representa la posibilidad de que el deudor
principal del documento pudiera no hacer efectivo el mismo a la fecha de su
vencimiento
PROCEDIMIENTOS CUENTAS DE ORDEN O CUENTA
REGULARIZADORA DE ACTIVO
a) Descargar la cuenta Documentos a Cobrar debitando las cuentas de Caja o Banco y
la de Intereses Adelantados por los importes correspondientes al neto recibido y al
costo financiero de la operación, así como reflejar la responsabilidad contingente de la
empresa por medio del uso de cuentas de orden.
b) Emplear una cuenta regularizadora de Documentos a Cobrar en la que se reflejen los
documentos descontados. Cuando se utilice este método, no es preciso el empleo de
cuentas de orden, dado que la contingencia queda ya reflejada en esta cuenta
regularizadora, que, en los informes contables a prepararse oportunamente, se
presenta restando de Documentos a Cobrar. El monto de los documentos en cartera
resulta de restar al saldo de la cuenta Documentos a Cobrar el de la cuenta
Documentos a Cobrar Descontados.
PROCEDIMIENTOS CUENTAS DE ORDEN O CUENTA
REGULARIZADORA DE ACTIVO
Pago directo del documento
Debería ser la situación normal aquella en la que el firmante lo pague a su vencimiento
en la entidad financiera en que el papel fue descontado. En la práctica se presume que,
a menos que la entidad financiera reclame su pago, el documento debe haber sido
cancelado de acuerdo a lo estipulado. Cuando se presenta esta situación la empresa no
debe reflejar ningún movimiento patrimonial, pero sí la disminución de la contingencia
asumida. Para ello, debe tenerse en cuenta el sistema que se ha seguido al registrar el
descuento del documento. Si es han utilizado cuentas de orden, todo lo que debe
hacerse al desaparecer la eventualidad es reversar el asiento original de dichas cuentas;
si se hubiese optado por una cuenta regularizadora del activo, el pago del documento
deberá provocar la cancelación de la cuenta y la disminución definitiva de Documentos a
PROCEDIMIENTOS CUENTAS DE ORDEN O CUENTA
REGULARIZADORA DE ACTIVO
Pago del documento por la empresa
Puede ocurrir que al vencimiento del documento su firmante no abone y la entidad
financiera reclame que en su lugar lo haga la empresa. En tal caso, se producirá una
salida de fondos y renacerá un crédito contra el cliente que deberá ser registrado en una
cuenta específica de activo.
Además, la responsabilidad eventual de la empresa ha dejado paso a su responsabilidad
concreta. Esto significa que todos los documentos descontados vencidos en día
determinado deben dar lugar a asientos en los que se reduzcan los saldos de la cuenta
Documentos a Cobrar.
Una vez obtenido del deudor el pago del documento, la cuenta Deudores por
Documentos Vencidos será acreditada por el importe recuperado.
DÉBITOS Y CRÉDITOS BANCARIOS DIVERSOS
Los movimientos de las cuentas corrientes bancarias son, primordialmente, los
depósitos y los libramientos de cheques. Pero pueden haber otras, como con
documentos de terceros, los préstamos directos, los servicios de cobranza de valores y
cuentas recaudadoras.
Entre ellas , pueden citarse:
1) Las cobranzas de cuentas en moneda extranjera
2) Los pagos de pasivos en la misma moneda
3) La compra de valores mobiliarios por cuenta de la empresa
4) La realización de depósitos previos de importaciones
5) La desafectación de los depósitos mencionados
DÉBITOS Y CRÉDITOS BANCARIOS DIVERSOS
Documentación respaldatoria
Los bancos suelen enviar a sus clientes notas de débito o de crédito, según los saldos
de las cuentas corrientes se vean disminuidos o aumentados. En general, tales
elementos proveen los datos necesarios para efectuar los registros contables que
correspondan, sin perjuicio de los controles que sobre dicha documentación se practique
para verificar su pertenencia.
a) Contabilización: deben seguirse las siguientes pautas básicas:
1) Las notas de débito bancarias implican disminuciones de los saldos en cuenta
corriente, por lo que la cuenta representativa de éstos debe ser acreditada para
reflejar las mismas.
2) Las notas de crédito bancarias significan aumentos de los saldos disponibles, por lo
AUTORIZACIONES A GIRAR EN DESCUBIERTO
Una de las formas que puede adoptar el crédito bancario es la que se basa en
autorizaciones del banco para que las empresas giren cheques en descubierto, es decir,
en exceso de los montos depositados, pero dentro de un cierto límite acordado.
Estas autorizaciones, si bien han de ser tenidas en cuenta para el manejo financiero de
la empresa, no deben, dar lugar al registro de un mayor saldo en la cuenta corriente
bancaria y de un pasivo, dado que este último no ha sido realmente asumido y no
existirá hasta tanto se utilice la autorización para emitir cheques sobre el descubierto
autorizado. En consecuencia, no debe efectuares asiento alguno. Una vez comenzada a
utilizar la autorización mencionada, la cuenta representativa del banco en cuestión
comenzará a tener saldo acreedor y pasará representar un pasivo en lugar de activo
(Adelantos en Cuenta Corriente)
