ORIENTACIÓN PROFESIONAL No.
007 EJERCICIO
PROFESIONAL EN ENTIDADES DE PROPIEDAD
HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS.
Fundamentos de auditoria
• El objetivo específico de la orientación
se centra en indicar los procesos y
procedimientos que deben seguirse para el
manejo de la contabilidad y la presentación de
informes en las entidades de propiedad
horizontal y unidades inmobiliarias cerradas.
NATURALEZA JURIDICA
• Las entidades de propiedad horizontal son de
naturaleza civil, sin ánimo de lucro, asumiendo la
denominación y domicilio del edificio o conjunto. En
relación con las actividades propias de su objeto
social, no son contribuyentes de impuestos
nacionales, ni de industria y comercio.
ADMINISTRACIÓN
• La representación legal de la persona jurídica y la administración
del edificio o conjunto recae sobre el administrador quien es
elegido por la asamblea general de propietarios y/o consejo de
administración, tipificándose como una administración por
delegación, cuya actividad, entre otras, apunta a la
administración de recursos para atender los gastos propios de
mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal.
Funciones del administrador:
• Administrar, vigilar y cuidar los bienes comunes.
• Convocar a la asamblea y poner a su consideración los estados
financieros y el presupuesto detallado para el ejercicio siguiente.
• Rendir las cuentas de su gestión, de acuerdo con lo estipulado en
los respectivos estatutos o reglamentos.
• Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del
edifico o conjunto.
• Ejecutar y controlar el presupuesto.
BIENES DE LA PROPIEDAD
Un aspecto típico de la propiedad horizontal y las
unidades inmobiliarias cerradas es el conjunto de
bienes que en ellas concurren y que pueden ser de
naturaleza privada, común o de dominio de la
copropiedad, de goce o explotación de los bienes de
dominio particular.
CONTABILIDAD
• Las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias
cerradas al desarrollar una actividad económica organizada, están
obligadas a llevar contabilidad, de acuerdo con lo preceptuado por el
artículo 2º del Decreto 2500 de 1986 y el artículo 2° del Decreto 2649 de
1993, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre
la administración de los recursos para atender los gastos propios de
mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal.
LIBROS DE CONTABILIDAD, REGISTRO Y
CONTENIDO.
Al no haber fijado la ley de manera expresa los libros de obligatorio
cumplimiento, como lo ha precisado la Corte Constitucional en
sentencia C290 de 1997, éstos deben sujetarse a los lineamientos
establecidos en los artículos 125, 126 y 128 del decreto 2649 de 1993
en concordancia con los artículos 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de
donde se deduce que para que la contabilidad pueda ser comprensible,
útil y las operaciones sean presentadas en forma cronológica, el ente
económico pude elegir la opción que más se ajuste a sus necesidades.
• Diario, que se utiliza para asentar en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual
o por resúmenes. En este último caso es necesario tener un auxiliar en que se discriminen las
transacciones individual.
• Mayor y Balances que se utiliza para establecer mensualmente el resumen de las operaciones por
cada cuenta, sus movimientos y saldos.
• Registro de Propietarios y Residentes que se utiliza para registrar la identificación de los
copropietarios y residentes, con el coeficiente de propiedad y las restricciones que existan sobre los
bienes privados o de dominio particular .
• Libro de Actas, que incorpora las decisiones de la asamblea general de copropietarios, del consejo
de administración cuando sea del caso y del comité de convivencia, con arreglo a las normas
generales establecidas para este tipo de libros (artículo 125 numeral 5 y 131 del Decreto 2649 de
1993, 47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001).
PROCEDIMIENTOS CONTABLES ESPECIALES
Los procedimientos contables como los define el diccionario de
términos contables para Colombia, editado por la Universidad de
Antioquia, se refieren a las “acciones y métodos que se van a seguir en
la ejecución de una regla de contabilidad”. Para la propiedad Horizontal
dichos procedimientos por su importancia requieren ser estudiados,
tales como el manejo de los fondos de imprevistos y la ejecución
presupuestal, que se constituye en el marco de referencia de su
actividad y por lo tanto con incidencia directa en su contabilidad.
DINÁMICA DEL PRESUPUESTO.
Si bien es cierto el presupuesto es una herramienta de gestión, la Ley
675 del 2001 establece que para la financiación de las expensas
necesarias para la administración de los edificios o conjuntos
inmobiliarios, se debe elaborar un presupuesto en el cual se determinen
los ingresos y los egresos, el cual sirve de base para la determinación
de las cuotas de administración que deben aportar los copropietarios, o
arrendatarios según sea el caso, de acuerdo con los coeficientes de
copropiedad.
FONDO DE IMPREVISTOS
El registro y control del fondo de imprevistos ordenado por el
artículo 35 de la Ley 675 de 2001 esta orientado a cubrir
erogaciones para la existencia, seguridad y conservación de los
bienes comunes, no previstas en el presupuesto.
CONTABILIZACIÓN DE CUOTAS EXTRAORDINARIAS CON
UN FIN ESPECIFICO O PARA GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO.
En las entidades sin ánimo de lucro prima la voluntad de sus miembros, por lo tanto se debe
consultar el reglamento de la propiedad horizontal para establecer la connotación que se le
debe dar a las cuotas extraordinarias
.
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar que se originan como resultado del cobro de
las expensas comunes definidas por la asamblea, se tipifican como
una cuenta deudora y de acuerdo con su recuperabilidad se deben
realizar las provisiones a que haya lugar.
PROVISIONES
Con base en las normas básicas que determinan la esencia sobre
la forma, la prudencia y el reconocimiento de los hechos
económicos, provisiones y contingencias, se deben constituir las
estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia del no
pago de la totalidad de contribuciones, multas, intereses y
sanciones a cargo de los copropietarios, residentes, arrendatarios
y terceros.
CONTABILIZACIÓN DE BIENES COMUNES
Los bienes comunes esenciales y no esenciales cuya propiedad
corresponde proindiviso a cada uno de los propietarios de los bienes de
dominio particular, al no considerarse bienes de la copropiedad, no son
objeto de reconocimiento contable.
MANTENIMIENTO BIENES COMUNES
Para la contabilización de los desembolsos efectuados para cubrir los gastos
de mantenimiento de los bienes comunes se puede optar por cualquiera de
las siguientes opciones:
Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias o extraordinarias
del año en el cual se efectúan, estas erogaciones constituyen un gasto para
el conjunto y deben contabilizarse como tal.
Si los desembolsos efectuados se cubren en los años siguientes a través del
incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por la
asamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los
periodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos específicos para
dicho fin.
REGISTRO DE PASIVOS
Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades
inmobiliarias cerradas no tienen diferencia en su manejo contable con
los entes comerciales, por lo cual al representar una obligación en el
giro propio de su función, se deben registrar conforme a la naturaleza
y realidad económica de las transacciones.
INGRESOS, COSTOS Y GASTOS
Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes económicos
deben registrarse y representarse por el sistema de causación y su
realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la
generación de derechos y obligaciones.
AJUSTES POR INFLACIÓN
Los ajustes por cambios en el nivel de precios se
fundamentan esencialmente al amparo de la utilidad
basada en el mantenimiento del capital. Es entendido que
los ajustes por inflación buscan el reconocimiento de la
pérdida del poder adquisitivo de la moneda, para el
mantenimiento de los activos, del patrimonio y como bien lo
han reconocido las Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC), cuando dicho deterioro sea representativo.
La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una
persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio
particular. Su objeto es el de administrar correcta y eficazmente los bienes y
servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios
de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de
propiedad horizontal.
Los recursos patrimoniales de la persona jurídica están conformados por los
ingresos provenientes de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias,
multas, intereses, fondo de imprevistos, y demás bienes e ingresos que
adquiera o reciba a cualquier título para el cumplimiento de su objeto.
Como se desprende de su naturaleza jurídica y patrimonial, el objeto de la
persona jurídica de la propiedad horizontal, es administrar y mantener los
bienes y servicios comunes de los propietarios, sin que tenga un objeto
social diferente del estipulado en la Ley. Por esta razón la norma las
considera como no contribuyentes de impuestos nacionales y de industria
y comercio. Por constituir una unidad económica especial, se deben
analizar cuatro aspectos legales especiales contenidos en el Decreto 2649
de 1993, para determinar la trascendencia y pertinencia de los ajustes por
inflación en dichas entidades.
Para el Consejo Técnico de la Contaduría Pública es claro entonces, que las
llamadas entidades sin animo de lucro, señaladas en la Ley 675 de 2001, son
de características especiales, los ajustes integrales por inflación no revisten
utilidad ni importancia de trascendencia que ameriten su aplicabilidad, ni
conllevaría violación de la normatividad vigente su no aplicación, por las
razones expuestas; por el contrario, dificultarían el entendimiento de la
información. Debe sí suministrarse la información de su no aplicación en las
notas a los Estados Financieros.
ESTADOS FINANCIEROS
Conforme el numeral 4 del artículo 51 del Capítulo XI de la Ley 675 del
2001 se establece la obligatoriedad de la presentación del informe anual
a la asamblea general de copropietarios incluyendo el balance general, el
estado de ingresos y egresos, más conocido como estado de resultados,
y la correspondiente ejecución presupuestal.
• La presente Orientación Profesional fue
aprobada por la Sala Plena del Consejo
Técnico de la Contaduría Pública, en su
sesión número 18 de Septiembre 30 de
2003.
