3.- Sistemas Electrónicos.
3.1. Objetivo
3.2. Ventajas y Desventajas
3.3. Catálogo de Cuentas
3.4. Guía Contabilizadora
3.1. Objetivos
Sistemas electrónicos:
Un conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica
mediante anotaciones contables para el registro de operaciones
que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o
técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para
medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a
tener una mayor comprensión de la información financiera.
Las empresas constructoras, deben adoptar un sistema de control
contable y una parte importante del mismo lo constituye el
catálogo de cuentas que es una relación de las cuentas de activo,
pasivo, capital, acreedoras de resultados, deudoras de resultados
y de orden, con un esquema de clasificación estructuralmente
adaptado a las necesidades de cada empresa en particular para el
registro de sus operaciones.
a) tamaño y tipo de la empresa
Al adaptar el catálogo de b) volumen de sus operaciones
cuentas deberá tomarse
en consideración lo c) análisis de información requerida
siguiente:
d) Amplitud del control interno a
implementar.
3.2 VENTAJAS
Las Empresas Constructoras sobre todo pequeñas y medianas
debe estar basado la implementación de sistemas que le permitan
obtener las siguientes ventajas:
Información actualizada, oportuna y veraz para la correcta toma
de decisiones.
Identificar logros y fortalezas.
Ser competitiva.
Una mejor planeación de obras, conociendo que tipo de obra tiene
mayor rentabilidad.
Buscar un entorno favorable para la expansión.
Información de primera mano para concursos.
Involucrar de forma sistemática a todas las áreas de la empresa,
en la utilización de equipo tecnológico, con el consecuente
crecimiento en productividad.
Reducción en los costos.
Administración de obras adecuadas.
Conocer fuentes externas de financiamiento.
3.2 DESVENTAJAS
Frecuentemente existe menos
evidencia documentaria en la
realización de procedimientos de
control, con relación a los
sistemas manuales.
En los sistemas electrónicos los
archivos y los registros son
sensibles por la máquina y no
son visibles sin una
computadora.
Los cambios son más difíciles de
implementar dentro de los
sistemaselectrónicos.
Costos elevados al incrementar hardware y software
Procesos complicados de auditoria
Falta de privacidad
Fraudes
Disminución de la confiabilidad de la información contable
Recursos humanos indispensables para manejo del sistema de información
3.3 CATÁLOGO DE CUENTAS
• A)Decimal: formando grupo y subgrupos,
tomando como base la numeración del 0 al
9.
• b) Alfabético: aplica el alfabeto para
clasificar las cuentas, con nombres ó títulos
de una forma clara y concisa que permita
El catalogo de identificar el concepto que registra.
cuenta se clasifica:
• c) Nemotécnico. Emplea las letras
representando una característica especial o
particular de la cuenta.
• d) Combinado: formado por números y
letras, una combinación de los mencionados
anteriormente.
OBRAS EN PROCESO
Naturaleza de la Cuenta. Deudora. Activo Circulante.
Se carga: Se abona:
Al iniciar el ejercicio con el
importe del saldo deudor que Con el traspaso a Resultados
representa el precio de costo de al terminar la obra.
las obras en proceso que no
fueron terminadas al cierre del
Devoluciones de mercancías
ejercicio a precio de costo
Durante el ejercicio por el importe
de las adquisiciones a precio de
costo de los materiales de las
obras en proceso.
Por el importe todos los costos
indirectos y gastos sin incluir el
impuesto al valor agregado que
originen las obras en proceso
(subcontratos, fianzas, etc.).
ESTIMACIONES POR COBRAR
Naturaleza: Deudora. Presenta en el Activo circulante.
Se carga: Se abona:
Al inicio del ejercicio del saldo Importe de pago parcial de las
deudor que representa la obra estimaciones.
ejecutada y estimada cuyo Importe de las deductivas
importe no ha sido liquidado hechas a estimaciones.
por los contratantes. Pago total de las estimaciones
Durante el ejercicio por el que efectúen los contratantes.
importe de las estimaciones
autorizadas y ejecutadas que
no han sido liquidadas.
ANTICIPOS A SUBCONTRATISTAS
Naturaleza Deudora: Activo circulante
Se carga: Se abona:
Al inicio del ejercicio del Importe de las amortizaciones
importe de su saldo deudor, del anticipo al concluir alguna
que representa el importe de etapa de la obra.
los anticipos efectuados a los Amortización total al liquidar el
subcontratistas por trabajos trabajo ejecutado.
no finiquitados al cierre del
ejercicio.
Durante el ejercicio de los
anticipos entregados a los
subcontratistas por trabajos
aún no concluidos.
MAQUINARIA Y EQUIPO DE CONSTRUCCION
Naturaleza: Deudora. Se presenta en el Activo Fijo.
Se carga: Se abona:
Durante el ejercicio del precio
Al iniciar el ejercicio del importe de costo de la maquinaria
de su saldo deudor que enajenada.
representa el precio de costo
Del precio de costo de la
de la maquinaria y equipo
propiedad de la empresa. maquinaria y equipo robada.
Del precio de costo de la
Durante el ejercicio de las
adquisiciones a precio de costo maquinaria y equipo obsoleta.
de maquinaria y equipo .
Del precio de costo de las
adaptaciones y reparaciones
mayores a la maquinaria.
ANTICIPOS POR ESTIMACION
Resultados Acreedora.
Se carga: Se abona:
Del importe de las Del importe de la devolución
cantidades recibidas por los hecha a los clientes en caso
clientes como anticipo para de quela obra no se ejecutara.
Por las amortizaciones
la ejecución de las obras.
generadas por el avance de la
obra.
Traspaso a resultados al cierre
del ejercicio.
INGRESOS POR ESTIMACION
Naturaleza Acreedora. Resultados Acreedora.
Se carga: Se abona:
Del importe de las Ajustes a las estimaciones.
estimaciones generadas y Estimaciones rechazadas ó
autorizadas por las obras devueltas.
contratadas durante el Traspaso a Resultados al
ejercicio. cierre del ejercicio.
COSTO DIRECTO DE CONSTRUCCIÓN
Naturaleza: Deudora. Cuenta de Resultados deudora.
Se carga: Se abona:
Durante el ejercicio por el precio de
costo de los materiales delas obras Del traspaso a resultados al
contratadas en el ejercicio. cierre del ejercicio.
Por el precio de costo de los
acarreos.
Por el precio de costo de los
subcontratos por trabajos especiales.
Por la mano de obra, horas extras,
aguinaldos, prima vacacional,
gratificaciones a los trabajadores de
obra.
Por los impuestos patronales por
trabajadores de obra.
Por el costo de arrendamiento de
maquinaria.
Traspaso de obras en proceso.
COSTO INDIRECTO DE CONSTRUCCION
Naturaleza Deudora. Resultados deudora.
Se carga: Se abona:
Del importe de las erogaciones por fianzas solicitadas por la
contratante. Traspaso a resultados al cierre del
Del importe de erogaciones por supervisión de obra (honorarios)
ejercicio.
Del importe de las erogaciones por sueldos e impuestos
patronales del personal acreditado en obra.
Del importe de las cuotas patronales a sindicatos, cámaras, etc.
Del importe de la capacitación y adiestramiento para los
trabajadores y empleados de la obra
Importe de las erogaciones por luz, teléfono, arrendamiento,
mantenimiento de las bodegas y oficinas de obra.
Importe de Combustible y lubricantes consumidos en obra
Importe de mantenimiento y reparaciones menores de vehículos y
maquinaria utilizada en obra
Importe de las erogaciones por copias, paquetería y fotografía de
las obras.
Importe de las herramientas consumidas en la ejecución de las
obras.
Importe de las erogaciones por servicios de radiocomunicación.
3.4 GUIA CONTABILIZADORA
Concepto
Es una herramienta que ayuda a
facilitar la contabilización de la
información, estableciendo en ella
todos los posibles asientos
contables a registrar, por cada grupo
de cuentas y por cada operación en
especifico.
Objetivo
Tener un listado de forma ordenada, clara
y coherente, la clasificación de las
cuentas que se utilizan en una empresa,
esta debe contener el número o clave y el
nombre de la cuenta.
Elementos
Naturaleza de la información base que generará el asiento contable.
Criterio utilizado para registrar contablemente la información.
Catálogos existentes en la institución
Controles y formatos establecidos.
Documentos fuente que darán soporte al asiento contable.
Procedimientos y políticas de la institución.
Normativa existente; Normas y principios de contabilidad, leyes y
reglamentos vigentes entre otros.
Definiciones
Factura:
Documento de carácter mercantil que indica una compraventa de
un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la
operación.
La factura necesita incluir los siguientes datos básicos:
Nombre del comprador o vendedor.
Identificación del producto o del servicio.
El precio por unidad y el precio total de todas las piezas que se
han adquirido.
Si existe algún descuento.
Impuestos como el IVA.
Recibo:
Es una constancia que sirve para comprobar que se ha
cumplido con el pago o solución de una obligación o
prestación de un servicio o producto.
El recibo debe contender:
Fecha.
firma del que recibe.
mención del importe o la designación de la cosa y el
título de la obligación.
Lista de raya:
Régimen mediante el cual se contrata personal no calificado, o de mano
de obra directa, por plazos cortos o para cubrir aquellas eventualidades
que no pueden determinarse en tiempo o por magnitud de obra.
Libros auxiliares:
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y
detallada los valores e información registrada en los libros principales.
