Administración
Javier Benavides Pañeda
Capítulo 12
Control
Naturaleza y fundamentos de control
Cuando los administradores llevan a cabo el control, confrontan
dónde está la empresa como resultado de las actividades
realizadas con el dónde debería estar de acuerdo con los
planes trazados. Si todo funciona de manera normal, los
controles permiten que se repitan los desempeños aceptables
El control debe ejercerse en todas las fases del proceso
administrativo; el preventivo se da cuando se formulan los
planes y se delinea la organización de la empresa; el
concurrente, cuando se integran los recursos necesarios a la
empresa y se desarrolla la fase de dirección, y el de
realimentación, cuando se ha concluido un proyecto o el
periodo de tiempo establecido por los planes
Conceptos de control
El control proporciona la información para reiniciar el
ciclo del proceso administrativo, haciendo las
correcciones para efectuar la planeación
Se considera que un error ocurre cuando lo realizado es
menor a lo planeado, cuando se establecen planes poco
ambiciosos o cuando se dirige en forma rutinaria a los
trabajadores
Por otra parte, un acierto sucede cuando se produce
exactamente lo planeado o más de lo planeado y cuando
se corrigen errores previstos.
Control adecuado
Depende de varios aspectos:
El momento en que se realiza
El costo de las actividades de control
La claridad y precisión del control
Control del tiempo
Se requiere:
Identificar y eliminar lo que no debe hacerse en absoluto
Reconocer las actividades que puede realizar otra persona
Identificar la pérdida de tiempo ocasionada por carencias de
recursos materiales y financieros
Identificar la pérdida de tiempo por falta de información
Reconocer la pérdida de tiempo por necesidades de capacitación
del personal
Identificar la pérdida de tiempo por carencia de registro de
información importante
Reconocer la pérdida de tiempo por la ausencia de comunicación
Importancia del control
Se basa en los siguientes puntos:
Promueve el aseguramiento de la calidad
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente
Detecta los vacíos que se dan en la planeación
Se aplica a todo: objetos, personas y acciones
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que
no se vuelvan a presentar en el futuro
Localiza los sectores responsables de la administración desde el momento en que se
establecen las medidas correctivas
Proporciona datos acerca del estado de la ejecución de los planes, lo que sirve como
fundamento al reiniciarse el proceso de planeación
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores
Protege los activos de la empresa
Importancia del control
Los principios del control son los siguientes:
De los objetivos
De equilibrio
Del diseño
De excepción
De actitud
El control es el brazo derecho de la planeación
Administración por excepción
Proceso empleado por los administradores para concentrar sus esfuerzos
en áreas problema.
Fases del proceso básico de control
Implica tres grandes pasos:
1. Establecimiento de normas o estándares de
rendimiento
2. Medición del desempeño real y comparación con las
normas y estándares establecidos
3. Corrección de las desviaciones respecto de normas
y planes.
Establecimiento de normas y estándares
Estándar
Nivel de desempeño establecido que sirve de modelo
o punto de referencia.
Clasificación de los estándares:
Medición del desempleo
Deberá compararse con los estándares establecidos, y
determinar a través de la confrontación de lo real con lo
planeado si el desempeño ha sido el adecuado o existen
desviaciones
Cuando se compara lo real con lo planeado, se pueden
presentar las siguientes opciones:
Que lo planeado y lo real sean coincidentes
Que lo planeado supere al resultado real
Que lo planeado sea inferior a los resultados logrados
Corrección de desviaciones
Es el punto donde el control realiza el proceso cíclico de la
administración ya que, al hacerlo, se reinicia el proceso
administrativo, es decir, los directivos deberán planear nuevamente
Algunos requisitos del proceso de control son:
Contar con objetivos y estándares que sean estables
Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los
objetivos, tomando en cuenta que un sistema de control por sí solo no
contribuye a la eficiencia
Evaluar la efectividad de los controles
Un control o sistema de control íntegro comprende todas las conductas y metas
deseadas.
Corrección de desviaciones
Veamos algunas características de un control
eficaz:
Oportunidad
Ubicación estratégica
Económico
Flexibilidad
Adaptación a la organización
Control directo
Clasificación de los controles en las
organizaciones por áreas funcionales
La clasificación de los controles en las
organizaciones por áreas funcionales es la
siguiente:
Control de producción
Control de mercadotecnia
Control de recursos humanos
Control contable y financiero
Control general.
Control de producción
Busca el incremento de la
eficiencia, la reducción de
costos y el mejoramiento
de la calidad del producto
Incluye:
Control de inventarios
Control de calidad
Sistema de tiempos y
métodos de operación
Control de desperdicios
Control de mantenimiento y
conservación
Control de compras
Control de mercadotecnia
Evaluación de la eficiencia de las funciones a
través de las cuales se hace llegar el producto
al consumidor
Control del recursos humanos
Evaluación de la efectividad en la implantación y
ejecución de todos y cada uno de los programas
de personal, y del cumplimiento de los objetivos
de este departamento
Control contable y financiero
Proporciona información acerca de la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en términos
monetarios de los recursos que la integran
Control general
Permite, en las diferentes áreas administrativas
de la empresa, evaluar las ejecuciones a nivel
general, a fin de determinar la acción necesaria
