Procedimiento Primeras
entras, primeras salidas
Mtro. Ignacio Hernández Raygoza
Agosto 15 de 2022
Contextualización
Administrar grandes cantidades
de productos y artículos puede
ser una ardua tarea si no
cuentas con un sistema que
permita el flujo adecuado de las
mercancías que entran y salen
de tu almacén. Uno de los
métodos más utilizados por los
negocios, tanto grandes como
pequeños, es el PEPS: primeras
entradas, primeras salidas.
Otro de los dilemas a los que se enfrenta el área de
contabilidad es determinar cuáles son los costos
totales de las entradas, los costos totales de las salidas
y, por supuesto, las ganancias totales.
El método PEPS es una gran herramienta para fijar
estas cifras. Enseguida conocerás todo acerca de este,
qué es, cuáles son sus principales características y
cómo es que funciona al momento de implementarse
dentro de una empresa.
¿Qué es PEPS?
El PEPS es un método de inventario que se
basa en primeras entradas, primeras
salidas. Esto quiere decir que las
mercancías que inicialmente fueron
adquiridas son las que primero serán
vendidas. Sigue un orden cronológico que
permite llevar un registro de los productos
comprados, vendidos y en existencia.
Es un sistema de contaduría que
retoma el término en inglés «first
inputs, first outputs», y sus siglas son
FIFO. Se aplica para la venta de
productos perecederos o que
requieren estar en constante
movimiento. Por ejemplo, los
alimentos que tienen una fecha de
caducidad o la ropa que se cambia de
los aparadores conforme va pasando
la moda en cada estación del año.
Regularmente es usado por empresas o negocios que cuentan con un
kardex o un inventario permanente de todos los productos. Así se facilita
el control por fechas de las unidades de entrada, costo por unidad, costo
total de compras, unidades de salida, costo total de ventas, así como los
saldos finales de todas estas operaciones.
¿Para qué sirve el sistema PEPS?
Debido a su naturaleza, el sistema PEPS representa una gran ayuda para
llevar un control de la mercancía que sale y entra de la empresa. Con
ello también se obtienen las cifras totales de la inversión, los gastos y
las ganancias que se van generando día con día. Asimismo, se lleva un
reporte de los productos que fueron devueltos, tanto de
proveedores como de los mismos compradores.
También el PEPS funciona para hacer que la mercancía
esté en constante movimiento. Con ello se evita que pase
mucho tiempo almacenada y que cuando se encuentre a la
venta esté en mal estado o ya no sea demandada por los
consumidores. Así, al sacar los productos más antiguos
primero, se asegura que estos no se vuelvan obsoletos con
el tiempo.
5 características del sistema PEPS
Llevar un registro, control y un manejo de cantidades con este tipo de sistema es muy versátil.
Entre las principales características del método PEPS destacan:
Establece que la mercancía más antigua es la que primero debe ser vendida.
Lleva un registro ordenado cronológicamente de los productos o unidades que entran y salen.
Refleja el valor del inventario actual con las mercancías que han sido adquiridas recientemente.
El inventario final es el resultado de la suma del inventario inicial más las compras totales,
menos los costos de la mercancía vendida.
Permite organizar fácilmente las capas del inventario por su orden
continuo y sin saltos.
Ventajas y desventajas del método PEPS
Ventajas
1.Permite el flujo de la mercancía para que no se vuelva obsoleta.
2.Si se presenta un constante aumento de la inflación, sirve para dar precios más
bajos a los compradores, ya que los productos fueron adquiridos con antelación a
precios más bajos que el actual.
3.Es un sistema realista y práctico, que refleja con claridad las cifras de cada una de
las operaciones realizadas cronológicamente, lo que permite llevar un orden
secuencial.
4.De todos los tipos de inventarios es el que genera menor gasto, ya que reduce el
mantenimiento de registros antiguos.
5.Permite que, cuando los costos de compra anteriores son menores, los beneficios
brutos aumenten.
Desventajas
Por lo mismo que puede producir más ganancias, también
se tienen que pagar más impuestos.
Dentro de su marco, los precios no van de acuerdo con la inflación en el
momento en los productos fueron adquiridos: si esta disminuye, eso se
traduce en pérdidas. Por esta razón, este método solo es conveniente con
la inflación a la alza.
Representa un riesgo significativo. No necesariamente los productos
antiguos sean los que se vendan primero o tengan más demanda en el
mercado, por lo que igualmente pueden caducar o vencer antes de que
sean comprados; en ese caso, tampoco habrá ganancias.
Cómo implementar el sistema
PEPS:
11 elementos a considerar
Para comenzar con el método PEPS hay que reunir los datos necesarios
para estructurar el registro de mercancías. Los campos que se tienen que
llenar en el documento pueden variar de acuerdo con las especificaciones
que se manejan en la empresa para su organización. Principalmente se
manejan los siguientes puntos:
1. Inventario inicial: se refiere al total de productos comprados en el inicio del periodo.
2. Fecha: especifica el día en que se realizó la operación de entrada o salida.
3. Producto: describe el producto al que se da seguimiento.
4. Cantidad de unidades de entrada: es el número de productos comprados.
5. Precio de unidad de entrada: indica el costo de un solo producto comprado.
6. Costo total de entradas: es el resultado de multiplicar la cantidad de productos de compra por el precio de
unidad.
7. Cantidad de unidades de salida: expresa el número de productos vendidos.
8. Precio de cada unidad de salida: indica el costo de un solo producto vendido.
9. Precio total de ventas: es el resultado de multiplicar la cantidad de productos vendidos por su precio.
10. Total de unidades en existencia o saldo: es la diferencia que se obtiene del número total de unidades compradas
y el número total de unidades vendidas.
11. Inventario final: es la diferencia entre el costo total de unidades compradas y el costo total de unidades vendidas
en el final del periodo.
Consejos para calcular tu precio de venta con PEPS
Para obtener el precio de venta se suma el total de operaciones de venta
de los productos agrupados por precios. Más adelante te mostraremos
nuestras plantillas con las cuales podrás obtener este precio fácilmente;
mientras, revisa estos consejos:
1. Sé constante en el registro de entradas y salidas de mercancía de
acuerdo con su precio de compra. Ten en cuenta que los productos
vendidos están divididos en grupos con diferentes precios.
2. Respeta el orden cronológico del método PEPS. Utiliza un programa
de hojas de cálculo para hacer el registro y realizar los cálculos.
3. Verifica el precio de cada unidad que sale y entra en el almacén.
4. Realiza un registro por cada grupo cuando vendas a un cliente
productos con precios diferentes, ya que así será más fácil hacer las
cuentas.
5. Si manejas diferentes tipos de productos, mantén una hoja de
administración para cada uno.
Ejemplo del método PEPS paso a paso
1. Indicamos el inventario inicial.
2. Registramos los grupos de productos de entrada.
3. Registramos los grupos de productos de salida.
4. Calculamos el precio de ventas.
5. Restamos y sumamos los productos de entrada y salida.
6. Obtenemos el inventario final.
1. Indicamos el inventario inicial
Mira este ejemplo de cómo desarrollamos el método PEPS en una tarjeta
kardex. En este caso se maneja un registro de entradas y salidas de calzado
deportivo de un almacén.
En este ejemplo, en la entrada hay 10 pares de zapatos deportivos que se
compraron a un precio de $30 cada uno. Al multiplicar estas dos cifras
obtuvimos el costo total de esta operación. Copiamos las mismas
cantidades en existencias.
2. Registramos los grupos de productos de
entrada
En este ejemplo, después se realizó otra compra de 12 pares de zapatos
deportivos, a $33 cada par. Para sacar el total de esta operación
multiplicamos 12 por 33 = $396. En la parte de existencias añadimos
todo lo acumulado y sumamos a los 10 pares de zapatos deportivos los
12 que se acaban de adquirir; el resultado son 22. También sumamos el
total de las compras (300 + 396); en total da $696.
3. Registramos los productos de salida
Luego, se realizó una venta de 15 pares de calzado deportivo. En este
caso, dividimos en dos la operación (venta 1/2 y venta 2/2) porque los
10 primeros pares costaron $30, mientras que los 5 que faltan se
completan con el grupo de pares de $33.
Esto se marca en la columna de Salida y también obtuvimos el total de
cada grupo de pares vendidos, con un total de 300 (resultado de 10 x 30)
y 165 (resultado de 5 x 33). En esta salida de mercancía se fueron todos
los pares de zapatos deportivos de $30, porque fueron los primeros en
entrar. Así lo marca el método PEPS.
4. Calculamos el precio de venta
Para obtener el precio total de venta simplemente sumamos el total de
las operaciones de venta. En este ejemplo son dos con diferentes precios
y el resultado es 465 (300 + 165).
Para calcular el costo de venta correctamente, lo más importante es
prestar atención a los diferentes precios que tienen los productos
vendidos; en este caso, unos pares son de $30 y otros de $33.
5. Restamos y sumamos los productos de
entrada y de salida
Ahora, para mantener actualizado el inventario con el método PEPS, hay que
sumar los productos que se compren próximamente y restar los productos que se
vendan en la columna de Existencias.
En este caso, en la columna de Unidad primero habían 10 pares de calzado
deportivo; se agregaron 12 más, un total de 22 pares. Luego se restaron 10 del
primer grupo y quedaron 12 pares. Al final, se restan otra vez 5 pares del
segundo grupo, y resulta que quedan 7 pares.
El mismo procedimiento de sumas y restas se realiza con la columna de Total de
Existencias (300 + 396 - 300 -165) y se obtiene 231.
6. Obtenemos el inventario final
Como resultado de la constante actualización de la compra y venta de
mercancía, al final de mes o en el momento en el que decidamos
terminar el inventario, se obtiene fácilmente cuál es el inventario final.
En este caso tenemos un total de 7 pares de calzado deportivo, con un
precio de $33, y un costo total de $231.
Existen diferentes tipos de formatos y plantillas en los que se puede
ajustar el método de PEPS. Aquí tenemos otro ejemplo en el que se
muestra a la izquierda el inventario inicial y el inventario final. Las
casillas marcadas con verde son las entradas o compras, mientras que
las casillas naranjas indican las salidas o las ventas efectuadas en el
almacén.
Conclusión
Más allá del formato, lo esencial dentro del sistema PEPS es que
respetes que los primeros productos que entran al almacén o a la tienda
deben ser los primeros que serán vendidos. Seguir este orden te ayudará
a guardar la organización de toda la mercancía, así como de las
cantidades y precios que cada artículo tiene.
Referencia
https://blog.hubspot.es/sales/que-es-metodo-peps
IMÁGENES
https://www.freepng.es/hd-png/inventario.html
