CONTROL
SU FUNCIÓN EN EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
El control consiste en supervisar todos los niveles
mediante un mecanismo para evaluar al trabajo realizado
en la planeación, organización y dirección. Debe aplicarse
sobre todas las actividades y personas encargadas de
ejecutar planes y pueden establecerse en diferentes
etapas del trabajo: antes, durante y después de realizar
las actividades.
El control tiene como propósito ayudar a los
administradores al mejor logro de los objetivos y planes.
Control es medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes.
Además, el control es la evaluación y medición de la ejecución de los
planes, con el fin de detectar y prever situaciones para establecer las
medidas correctivas necesarias.
Con base a las definiciones, podemos establecer los siguientes
propósitos del control:
• Medir resultados.
• Establecer medidas correctivas.
• Identificar desviaciones.
• Limitar las acciones.
• Generar información para la toma de decisiones.
OBJETIVOS DEL CONTROL
El control tiene como propósito detectar errores y desviaciones a tiempo para
corregir las fallas en el momento justo aplicando los mecanismos adecuados.
Y para que sea efectivo, debe cumplir con las siguientes características.
A. Ser oportuno: si lo ideal es detectar las desviaciones antes de que
ocurran, la función de control es informar de inmediato cualquier
situación.
B. Ser accesible: las medidas que se establezcan deben ser de fácil
entendimiento.
C. Ubicarse: los controles no se pueden establecer en toda la empresa, por
lo que deben ubicar estratégicamente en las áreas.
D. Reflejar a la organización: los controles que se implementen deben estar
acordes con el tamaño y necesidad de la organización.
OTRAS RAZONES POR LAS QUE ES
IMPORTANTE EL CONTROL
• Se aplica a todo.
• Nos permite introducir medidas correctivas.
• Refleja y proporciona información sobre la forma como se están llevando a
cabo los planes.
• Reduce tiempo y costo.
• Aumenta la productividad de todos los recursos.
• Compara los resultados de la actividad.
• Suministra información.
• Proporciona políticas y reglas.
• Suministra a los responsables.
• Conoce las causas que producen las desviaciones.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
De acuerdo con Lourdes munch. Los principios de control son los siguientes:
El ejercicio de la autoridad debe ser proporcional al grado de control
EQUILIBRIO aplicado. Es decir, al delegar la autoridad, debemos contar con las
herramientas necesarias para verificar su buen funcionamiento.
Los objetivos son los ejes de toda organización, sin ello el control no existiría.
DE LOS OBJETIVOS No hay forma de controlar algo que no se ha determinado mediante el
establecimiento de objetivos: el control está en función de estos.
DE LA El control debe aplicarse antes que ocurran errores, con la finalidad de
OPORTUNIDAD aplicar medidas correctivas oportunamente.
Todas las variaciones que se presenten deben ser analizadas y estudiadas de
DE LAS
DESVIACIONES tal modo que se encuentre la situación que las originó, para evitar más
errores en el futuro.
Para lograr una reducción de costos dentro del control es necesario
COSTEABILIDAD identificar actividades y procedimientos específicos; es decir, aquellas
actividades que realmente contribuyan al logro de objetivos.
Este principio nos indica que en control debe ser aplicado preferentemente
DE EXCEPCIÓN
sobre las funciones y actividades representativas o estratégicas que
colaboren al alcance de los objetivos con el propósito de reducir tiempos y
costos.
La persona que ejerce el control de una actividad no debe ser juez y parte; es
DE LA FUNCIÓN
CONTROLADA decir, no debe tener relación directa ni estar involucrada con las tareas que
revisa.
PROCESO DEL CONTROL
Considerado como parte del proceso administrativo, el control
ayuda verificar el cumplimiento de objetivos y resultados. Al
aplicarse deben tomarse en cuenta los siguientes factores:
A. Cuantitativos
• Cantidad: se aplica en actividades donde el volumen es lo
principal.
• Tiempo: ayuda en la programación de fechas estimadas para
el desarrollo de las actividades.
• Costo: con este factor se conocen los egresos como
indicadores de que se realizó una buena administración.
B. Cualitativos: es la combinación de esfuerzos para la realización de una actividad,
con el objetivo de cubrirla eficientemente.
Ahora bien, el proceso de control se puede establecerse de acuerdo con los
siguientes pasos:
Control:
• Establecimiento de estándares: está en función de los objetivos o metas que se
trazaron desde la planeación; si están perfectamente claros, es decir, tienen
exactitud, utilidad y fecha específica o límite, habrá un buen control.
• Medición de resultados: comparar los resultados obtenidos con los estándares o
normas establecidos: si hay correspondencia, todo está bajo control.
• Corrección: si al medir los resultados éstos no cumplen con los estándares
establecidos, se deben tomar medidas correctivas de las operaciones de la
organización, según sea el caso.
• Retroalimentación: para que el ciclo quede cubierto, es necesaria la
retroalimentación, pues a través de ella se realizarán los ajustes para adecuar las
actividades al sistema administrativo global.
TIPOS DE CONTROL
En toda la organización pueden establecerse controles para el
seguimiento de las actividades. La autoridad determinará si
desea ejercer el control durante la actividad, antes de llevarla
a cabo o al finalizarla.
CONTROL PREVIO (ANTES)
Para que funcione este tipo de control, se requiere que el
encargado de aplicarlo tenga información precisa y
oportuna, debido a que el objetivo es adelantarse a los
hechos (es decir, se lleva a cabo antes de la actividad) y
a las correcciones. Su utilización no es tan frecuente
como debiera y a veces no tan aplicable para ciertas
situaciones (las de mercado, por ejemplo).
CONTROL CONCURRENTE (DURANTE)
Permite corregir problemas antes que aumenten y no
puedan ser controlables, o se eleven los costos de
corrección, ya que se aplica durante el cumplimiento
de la actividad. Este tipo de control es más común
que el previo,
CONTROL POSTERIOR A LA
RETROALIMENTACIÓN (DESPUÉS)
Este tipo de control es el más acostumbrado en toda
organización, pero no es óptimo debido a que las
correcciones se llevan a cabo después de los hechos. Su
mayor desventaja se presenta cuando el responsable que
recibe la información no puede hacer mucho para
solucionar el problema. No obstante, el resultado final
puede retroalimentar una futura planeación.
SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
El sistema de administración administrativa (MIS, por sus siglas en ingles) o
sistemas de información gerencial (SIG) tiene como finalidad apoyar a las gerencias
con información necesaria para la correcta toma de decisiones.
La información gerencial se produce con base en documentos históricos tendientes
al análisis y sobre proyecciones futuras.
Ejemplo de cómo las decisiones de la administración de ventas se basan en los
datos de transacción:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL
CONTROL
