CONTROL
ORGANIZACIONAL
DIANA APARICIO PEÑA
Antecedentes
Las empresas son sistemas complejos, cuyo principal objetivo es lograr que
todos los departamentos que la conforman puedan trabajar
coordinadamente y dirigirse hacia el mismo objetivo.
Es parte fundamental de los procesos estratégicos y organizacionales,
siendo abordado desde las diferentes escuelas económicas y/o
administrativas.
No ha evolucionado con la misma celeridad con la que lo han realizado
otros aspectos de la teoría organizacional.
(Simons, 1994).
El control no es un proceso estático, es un proceso que se repite
constantemente, ya que un plan solo funcionara adecuadamente por
un periodo de tiempo, después, será necesario hacer cambios que
nos permitan seguir siendo competentes y las etapas de control
deberán empezar nuevamente para este plan.
Las aplicaciones de la teoría del control se encuentran dirigidas a
sistemas dinámicos en los cuales mediante el principio de
realimentación se busca el logro de los resultados planeados.
Teoría general del control
La palabra control ha sido incorporada no hace mucho a la lengua
española con dos significados:
Inspección, fiscalización, intervención.
Dominio, mando, preponderancia.
En la doctrina y dentro del campo administrativo, el control se
consideraba como la actividad de utilizar información para
compararla con patrones determinados a fin de localizar
oportunidades para tomar decisiones.
El proceso administrativo
La administración comprende la coordinación de recursos financieros, humanos y
materiales hacia el logro de objetivos mediante un sistema de información-decisión.
El proceso administrativo incluye las funciones de planeación, organización, dirección
y control.
La función de control es el monitor del sistema, ya que “mantiene las cosas en línea”
y facilita la integración de las actividades. El control organizacional se encuentra
entrelazado con la planeación, la cual nos proporciona un marco de referencia.
La retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la
necesidad de nuevos planes o por lo menos ajustes a los existentes.
“El objetivo general de una teoría de control es hacer que un sistema
(cualquier clase de sistema) opere de manera más deseable: hacerlo
más confiable, más conveniente o más económico”. (Richard
Bellman)
Significados de control
1 regular
2 verificar
3 comparar con un estándar
4 ejercer autoridad sobre (dirigir u ordenar), o
5 limitar o restringir
Regular implica la verificación de ciertas características utilizando
algún medio de medición y algún estándar que pueda servir como
marco de referencia en el proceso de control.
Definición de control
La función de control puede definirse como la fase del proceso
administrativo que mantiene la actividad organizacional dentro de límites
tolerables, al compararlos con las expectativas, contenidas en los planes,
objetivos, etc.
El control es un medio importante para coordinar actividades diversas
hacia el logro del objetivo; regula la producción del sistema midiendo el
desempeño real con el esperado. La retroalimentación continua acerca
de cómo se lleva a cabo la actividad organizacional, es de vital
importancia.
Definiciones
Henry Fayol El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones
emitidas y con los principios establecidos.
George R. Terry El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, si es necesario, aplicando
medidas correctivas
Chiavenato El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide
y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo,
el control es un proceso esencialmente regulador.
Robert C. Appleby La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de
asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se
cumplan económica y eficazmente.
Buró K. Scanlan El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos
Elementos de la teoría de control
Equilibrio dinámico
La homeostasis es la tendencia de los organismos y organizaciones a regresar a su
estado de equilibrio después de ser desequilibrados al recibir algún estímulo del
exterior.
Los organismos y las organizaciones no son estáticos: cambian y se ajustan a través
del tiempo, exhibiendo, a la vez, un comportamiento orientado hacia objetivos, el
proceso puede ser descrito mejor como un equilibrio dinámico.
Cibernética
Proviene del griego Kibernetes, que significa “timonel”,o “dirección
de”; esto es, el mantenimiento del curso hacia un objetivo e implica
comunicación y control.
Retroalimentación
Ingrediente esencial en cualquier proceso de control, ya que
proporciona la información para las decisiones que ajustan el sistema
a través del tiempo.
La retroalimentación se obtiene con referencia tanto a los fines
buscados y a los medios diseñados para alcanzarlos.
El control organizacional es la fase del sistema administrativo de
decisión que ajusta el desempeño y suministra información
retroalimentada, la cual puede emplearse para el ajuste tanto de los
medios como de los fines.
Como en cualquier proceso de toma de decisiones, el flujo de
información es la materia prima o ingrediente clave.
Sistema Operativo (a) Características (b) Sensor
(d) Ejecutor (c) Comparador
FIGURA 1 LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL
a) una característica medible y controlable de la cual se conocen estándares;
b) medio (dispositivo sensor) de medición de la característica;
c) medio de comparación de los resultados reales, con los estándares y evaluación de las
diferencias;
d) medio para efectuar los cambios en el sistema, con objeto de ajustar la característica pertinente.
Compara objetivos logrados
Con los deseados. 1
Planes y programas.
9 2
3 Determina cargos de trabajo.
Compara el programa
Realizado con el planeado
8 Realimentaciones
principales
Compara el desempeño Adquiere autoridad para emplear
Con el plan. Recursos.
7
5
6
Desempeña el trabajo
Interfase con el control de bajo nivel.
FIGURA 2 EL CICLO DE CONTROL (Marvin E. Mundel, A Conceptual. Framework for the Management Sciences, McGraw-Hill Book Company,
Nueva York, 1967, pág. 162)
Control en los sistemas sociales complejos
Los sistemas de control por lo general se enfocan en únicamente una o
cuando mucho algunas características a la vez.
Se requiere gran habilidad administrativa para designar un sistema que
suministre control organizacional efectivo y eficiente.
El sobrecontrol puede ser tanto costoso por el tiempo y el esfuerzo
involucrados, como disfuncional.
Control de circuito cerrado y abierto
El concepto de control de circuito cerrado y abierto depende de la
presencia o ausencia de retroalimentación automática.
Los sistemas de circuito cerrado implican retroalimentación
automática y ajustes del sistema sin la intervención humana.
Los sistemas de circuito abierto implican un ser humano en la toma
de decisiones, que es parte del proceso de control.
La dimensión tiempo
Precontrol.- Políticas, procedimientos, reglas o reglamentos establecidos previamente
con la finalidad de garantizar que las operaciones permanecerán en límites tolerables.
Postcontrol.- Ajuste de las operaciones después de hechas, a efecto de garantizar los
resultados del comportamiento, evaluándolo, y efectuando cualquier acción que corrija
o ajuste el comportamiento en situaciones futuras.
Control de tiempo real (concurrente).-Las operaciones se ajustan continúa e
inmediatamente a cuando ocurren.
Frecuentemente, es más fácil el ajuste de las desviaciones menores,
a medida que ocurren, que corregir las más amplias en momento
posterior (postcontrol).
El control de tiempo real sugiere que la retroalimentación inmediata
es importante para el proceso.
El concepto de retroalimentación inmediata es importante para el
objetivo de mantener un equilibrio dinámico.
Es importante identificar los puntos críticos de las operaciones
Control indirecto
Acontecimiento organizacional. La coordinación y el orden creado de
los diversos intereses y comportamiento potencialmente difusos de
los miembros es, en gran parte, la función de control de la
organización.
Socialización de los administradores. La función de control a niveles
altos debe ser sofisticada y lo suficientemente flexible como para
ajustarse a los conocimientos cambiantes.
Ejemplos de control
Control Presupuestal. Un presupuesto se define como un plan
establecido en términos financieros. Es decir, la actividad
organizacional se traduce a resultados esperados en pesos como
denominador común.
Sistema planeado de presupuesto por programa. Este enfoque
requiere la identificación de programas y la realización de la
planeación con base en el programa para el futuro inmediato y para
los objetivos de mediano y largo plazos.
Ejemplos de control
Control de calidad. Intenta asegurar la calidad y la cantidad de
producción del sistema de acuerdo con planes y estándares
predeterminados.
Sistemas de control en tiempo real. Un ejemplo lo encontramos en
aplicaciones militares para los sistemas de defensa, la NASA y el
sistema de control de tráfico aéreo.
AUDITORÍA CONTROL INTERNO
“proceso sistemático para “proceso llevado a cabo por las
obtener y evaluar de manera personas de una organización,
objetiva las evidencias (…) así diseñado con el fin de
como establecer si (…) se han proporcionar un grado de
elaborado observando los seguridad "razonable" para la
principios establecidos para el consecución de sus objetivos,
caso” (…)”
Tomado de: http://www.wikilearning.com/curso_gratis/la_auditoria- Tomado de: http://www.mercadotendencias.com/informe-coso-definicion-de-
el_concepto_de_auditoria control-interno
MARCO HISTÓRICO
Desde el segundo viaje de Colón a América, se tiene conocimiento de los primeros tipos de
control. Los Reyes designaban un funcionario para vigilar y controlar el manejo de fondos en la
expedición.
En 1518 se constituyó el Consejo de Indias como órgano supremo de administración en asuntos
contencioso, administrativo, civil y criminal.
En 1604 se crearon los Tribunales de Cuentas “Contralorías”.
En 1817 se crea la “Ley Principal contra los empleados de Hacienda” el empleado que se le
justificare fraude o malversación de los intereses públicos, se le aplicará la PENA DE MUERTE, sin
necesidad de formar más procesos que los informes de los tribunales”.
El 19 de Julio de 1923 se crea el departamento de Contraloría como órgano independiente y en
1945 se le da el carácter de Auditoría Contable con función fiscalizadora sobre el tesoro público.
CLASES DE CONTROLES
INTERNOS
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONTROL INTERNO CONTABLE
El control interno administrativo se relaciona Comprende aquella parte del control interno que influye directa o
con la eficiencia en las operaciones establecidas indirectamente en la con fiabilidad de los registros contables y la veracidad
por la entidad. No esta limitado a el plan de la de los estados financieros, cuentas anuales o estados contables de síntesis.
organización y procedimientos que se relaciona Las finalidades asignadas tradicionalmente al control interno contable son
con el proceso de decisión que lleva a la dos.
autorización de intercambios. 1. la custodia de los activos o elementos patrimoniales
2. salvaguardar los datos y registros contables, para que las cuentas
anuales o estados contables de síntesis que se elaboren a partir de los
mismos sean efectivamente representativos de la realidad económico-
financiera de la empresa. Habrá de estar diseñado de tal modo que
permita detectar errores e irregularidades con el fin de que llegue
fidedigna y puntualmente a los centros de decisión de la empresa.
OBJETIVOS DEL CONTROL
Garantizar la eficacia, la
eficiencia y economía en todas Velar porque todas las
Proteger los recursos de la
las operaciones, promoviendo y actividades y recursos de la Garantizar la correcta evaluación
organización, buscando su
facilitando la correcta ejecución organización estén dirigidos al y seguimiento de la gestión
adecuada administración ante
de las actividades definidas para cumplimiento de los objetivos organizacional
posibles riesgos que los afecten
el logro de la misión de la entidad.
institucional.
Velar porque la entidad
Definir y aplicar medidas para
disponga de procesos de
prevenir los riesgos, detectar y Garantizar que el sistema de
planeación y mecanismos
Asegurar la confiabilidad de la corregir las desviaciones que se control Interno disponga de sus
adecuados para el diseño y
información y de sus registro. presenten en la organización y propios mecanismos de
desarrollo organizacional, de
que puedan afectar el logro de verificación y evaluación
acuerdo con su naturaleza y
sus objetivos.
características
COMPONENTES DEL CONTROL
Evaluación de riesgos : Involucra la Actividades de control: Las actividades
identificación y análisis de riesgos de control son aquellas que realizan la
Entorno de control : Se refiere al
relevantes para el logro de los objetivos, Gerencia y demás personal de la
establecimiento de un entorno que
La evaluación, o mejor dicho la Organización para cumplir diariamente
estimule e influencie las actividades del
autoevaluación de riesgo debe ser una con actividades asignadas. Estas
personal con respecto al control de sus
responsabilidad ineludible para todos actividades están relacionadas
actividades.
los niveles que están involucrados en el (contenidas) con las políticas, sistemas y
logro de objetivos. procedimientos principalmente.
Supervisión: Los niveles de supervisión
Información y comunicación : Es
y gerencia juegan un papel importante
innegable que para poder controlar una
al respecto, ya que ellos son quienes
Empresa y tomar decisiones correctas
deben concluir si el sistema de control
respecto a la obtención, uso y aplicación
es efectivo o ha dejado de serlo
de los recursos, es necesario disponer
tomando las acciones de corrección o
de información adecuada y oportuna.
mejoramiento que el caso exige.
TIPOS DE CONTROL
Detectivo: cuando se
Preventivo: cuando se
utilizan para detectar
trata de evitar
situaciones que ponen
situaciones no
en riesgo el logro de los
deseables
objetivos
Correctivo: cuando
actúan para corregir y Proactivos: que pueden
evitar la recurrencia de promover a que ocurran
una situación cosas positivas
problemática
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Paso 1: Determinar los objetivos, planes y los estándares de
medición.
Paso 2: Analizar los esperado contra lo actual.
Paso 3: Establecer las desviaciones.
Paso 4: Retroalimentar (informar para corregir las
desviaciones o identificar áreas de mejora).
AUDITORÍAS
Las auditorias internas son mecanismos a través del cual las Oficinas de Control
Interno verifican el cumplimiento de las metas, procedimientos, políticas,
objetivos, planes, programas, proyectos, directrices, normatividad, de la
entidad, como también oportunidades de mejora a la operación de las
actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones sobre la base
de evidencias para corregir las desviaciones presentadas.
Los procedimientos de auditoria son las técnicas que utiliza el auditor para
evaluar el funcionamiento de los procedimientos de control con el fin de
verificar los resultados del control interno y emitir resultados de auditoria.
VENTAJAS DE LA AUDITORÍA
INTERNA
a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente
independiente los sistemas de organización y de administración.
b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa.
c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los
datos contables y financieros.
d) Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORÍA
La pruebas de auditoría permiten al auditor evaluar de una
forma más segura y eficiente tanto los procedimientos de
control como los resultados de estos procedimientos. La
pruebas de auditoría se dividen en:
Pruebas sustantivas y de cumplimiento.
Pruebas de Existencia
PRUEBAS SUSTANTIVAS Y DE
CUMPLIMIENTO
Son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir evidencia referida a
la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la
validez de la información financiera auditada. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener
evidencia de la siguiente manera:
1. Evidencia física: permite identificar la existencia física de activos, cuantificar las unidades en
poder de la empresa, y en ciertos casos especificar la calidad de los activos
2. Evidencia documental: consistente en verificar documentos (financieros, nominas, etc.)
3. Evidencia por medio de libros diarios y mayores: resume todo el proceso de contabilización
de las operaciones contabilizadas por la empresa y además son elementos imprescindibles
para la preparación de los Estados financieros
4. Evidencia por medio de comparaciones y ratios: Es un medio de localizar
cambios significativos que deberán ser explicados al auditor
5. Evidencia por medio de cálculos: realización de cálculos y pruebas globales
para verificar la precisión aritmética de saldos, registros y documentos.
6. Evidencia verbal: por medio de preguntas a empleados y ejecutivos.
7. El control interno como evidencia: es un medio de obtener evidencia
sustantiva y al mismo tiempo de determinar el alcance e intensidad con el que
se deben aplicar los otros tipos de evidencia indicados
