Presentación

:
“Documentación de procesos”
 SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS

Mejora de Gestión de Documentos Indicadores de Control de

procesos de Procesos Gestión procesos

Solicitud por
usuario
…
Revisión y Expresión cuantitativa
codificación de un proceso
Rediseño
• Integrantes
Resguardo
• Fases
virtual
Auto revisión Cumplimiento de
Difusión y actividades
capacitación
Verificación de
control operacional
 DIFERENCIA ENTRE UN PROCESO Y UN
PROCEDIMIENTO

PROCESO PROCEDIMIENTO

Conjunto de actividades
Forma específica de llevar a cabo
relacionadas que transforman
un proceso. Responde a las
entradas en salidas. Responde a las
siguientes preguntas:
siguientes preguntas:
Quién lo realiza, Dónde lo realiza
Qué se realiza, Cuando se
y Cómo lo realiza.
realiza, Por qué se realiza
 DOCUMENTOS

Procedimiento. Manual. Guía de instrucciones

Documenta un proceso que describe el paso a paso de
indicando los pasos a un proceso y que tiene una
seguir para ejecutarlo frecuencia condicionada por una
situación específica no periódica
eficazmente. Por ejemplo, en el tiempo. Por ejemplo, Uso
Embalaje de una bobina de televisión, Instalación de
VZ200, cosecha de office 2020 en la computadora,
racimos de uva, etc. etc.

Instructivo. Es un documento que

mapea un proceso no complejo que
describe actividades específicas o
acciones. Por ejemplo, Tareo al
personal operario, Uso correcto de la
mascarilla, etc.
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
Procedimiento, Manual e Instructivo
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO
Nro Items
ENCABEZADO - Encabezado
1 Objetivo
2 Alcance
3 Responsabilidades
4 Frecuencia
5 Definiciones
ESTRUCTURA
DEL 6 Notas de Instrucción
CONTENIDO 7 Descripción
(12 ítems)
8 Referencias Legales
9 Registros / Documentos Relacionados
10 Indicador
11 Anexos
12 Control de Cambios
PIE DE PÁGINA - Pie de página
 ENCABEZADO

a) Logotipo: logo de la empresa (Vanguard Perú)

b) Título del documento: nombre del documento, en mayúscula, arial 12 y en negrita.
c) Documento: hace referencia al tipo de documento, sea procedimiento, manual,
instructivo, etc.
d) Elaborado por, revisado por y aprobado por: indica el puesto de trabajo que ha
realizado cada actividad: elaboración, revisión o aprobación. Cabe indicar que el
mismo puesto de trabajo NO podrá elaborar, revisar y aprobar el mismo documento.
e) Código del documento: es la credencial de identificación y es asignado por el área
de Mejora Continua, después de haberse aprobado el documento.
 ENCABEZADO

f) Versión: número correlativo de identificación asignado a los documentos para

indicar las actualizaciones de estos. Se toma en cuenta el cultivo, el macroproceso
y tipo de documento.
g) Fecha: fecha que indica el momento de la aprobación del documento. Con formato
dd/mm/aaaa.
h) Página: cantidad de hojas que contiene el documento.
Finalmente, a excepción del título, el tipo y tamaño de letra del encabezado será
arial 9. Y en negrita las palabras: Documento, Elaborado por, Revisado por, Aprobado
por, Código, Versión, Fecha y Página
 OBJETIVO Y ALCANCE

1. OBJETIVO. Indica la meta establecida del documento. Se

redacta iniciando con verbo infinitivo ejemplo: aplicar,
establecer, definir, etc.
2. ALCANCE. Delimitación del documento donde se indica con
qué actividad inicia y termina. Asimismo, a qué razones
sociales aplica (con respecto a Los Olivos de Villacurí SAC, se
colocará entre paréntesis los fundos y/o empacadora que
aplique). Ejemplo para un proceso de Packing:
Inicia desde el envío del pack request y termina con la
verificación de cumplimiento semanal de empacado de
P.T.
Aplica a la razón social de Los Olivos de Villacurí
S.A.C (Planta Packing).
 RESPONSABILIDADES

3. RESPONSABILIDADES. Se describe los puestos de

trabajos involucrados en el proceso y una breve
descripción de sus principales funciones. Además, se
indica quién debe velar por el cumplimiento del
documento. Por ejemplo para un proceso de Packing:
Gerente de Operaciones Industriales – Packing
• Debe velar por el correcto cumplimiento de
este proceso.
 FRECUENCIA, DEFINICIONES Y NOTAS DE
INSTRUCCIÓN
4. FRECUENCIA. Establece el tiempo cíclico para la
ejecución del proceso. Por ejemplo, la frecuencia de un
proceso de abastecimiento de materia prima será todos los
días durante la campaña de cosecha de uva.
5. DEFINICIONES. Conceptualiza las palabras que
necesitan de mayor detalle para ser comprendidas dentro
del proceso.
6. NOTAS DE INSTRUCCIÓN. Describe información
adicional que no se encuentra en el desarrollo del
documento (descripción), para complementar la
información principal. Ejemplo de un permiso especial de
trabajo: Antes de iniciar, revisar el estado de los EPPS.
 DESCRIPCIÓN, REFERENCIAS LEGALES Y
REGISTROS / DOCUMENTOS RELACIONADOS
7. DESCRIPCIÓN. Contiene la información principal del
documento sin contar con una estructura interna especifica
definida, ya que esto responde a la necesidad del Usuario. Los
subtítulos de los ítems actualizados, deben estar en negrita
y cursiva.
8. REFERENCIAS LEGALES. Nombra los documentos legales
obligatorios o normativos que direccionan el contenido del
documento.
9. REGISTROS / DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Registros: Se listan los documentos que recopilan la información
obtenida de las diferentes actividades. Ejemplo: Registro de
Limpieza.
Documentos Relacionados: Se listan los manuscritos que permiten
ampliar, validar o verificar información del contenido del
documento. Ejemplo: facturas, GRE, procedimientos, etc.
 INDICADOR, ANEXOS Y CONTROL DE
CAMBIOS
[Link]. Permite medir el nivel de cumplimiento del
objetivo establecido. Se describe el nombre y la fórmula.
11. ANEXOS. Brinda información visual relevante, que
complementa lo descrito. Pueden ser documentos
escaneados, imágenes, cuadros informativos, etc.
[Link] DE CAMBIOS. Se registra el historial de las
actualizaciones del documento (logo, actividades, mejoras
agregadas, etc.) con el objetivo de controlar los cambios
incorporados por el Usuario.
 PIE DE PÁGINA

PIE DE PÁGINA. Finalmente, se establece el control de las

copias del documento, por ello, se debe colocar el siguiente
mensaje en la parte inferior de todas las hojas del
procedimiento: “Prohibida su copia total o parcial de este
documento sin la autorización de la Gerencia del área”, en Arial
10 y sin negrita. Por ejemplo, para un documento que pertenece
a un proceso de contabilidad: “Prohibida la copia total o
parcial de este documento sin la autorización de la Gerencia
de Administración y Finanzas”.
 TALLER: ELABORACIÓN DE UN
PROCEDIMIENTO
Elaborar un procedimiento del proceso de
“Solicitud de vacaciones”:
• Debe ser breve (no más de una hoja).
• Debe seguir la estructura enseñada.
• Debe contener todos los items explicados y
resumidos brevemente.
GRACIAS