Ley 594 Del 2000
Técnicas de archivo
Por:
Sandra Vásquez
Claudia Hernández
David Montiel
Eliana Guerrero
Andrea Mena cuesta
Magister
Eduar González
Técnico Laboral
Contabilidad y finanzas
Zaragoza-Antioquia
LEY GENERAL DE ARCHIVO
Temas
19. Haga un esquema donde muestre la categorización de los archivos públicos en Colombia.
20. Identifique los aspectos que se tienen en cuenta en la administración de los archivos en Colombia.
21. ¿Cómo se clasifican los documentos según el ciclo tal y explique cada uno de ellos?
22. ¿Es obligatorio para las entidades del estado llevar la tabla de retención documental?
23. ¿Para qué documentos se debe llevar tabla de retención documental?
24. ¿Qué es inventario documental’?
Ley 594 de 2000 ley general de la
nación
Categorización de los archivos
públicos en Colombia
Art.7 Archivos
Art.8 Archivos Art.9 Archivos Art.10
desde
desde el punto según Obligatoriedad
Jurisdicción y
de vista Organización de la creación
Competencia
Territorial del estado de Archivos.
• Archivos de entidades del orden • Archivo General de la Nación:
nacional. promover la conservación y
• Archivos de entidades del orden • Archivos de la Rama consulta de documentos y
Departamental. Ejecutiva. ponerlos al servicio de la
comunidad.
• Archivos de entidades de orden • Archivos de la Rama La creación de los Archivos
Metropolitano. contemplados en los artículos 8 y 9 • Archivo General del
Legislativa. Departamento: Fondos
• Archivo de entidades de orden de la presente ley, así como los
• Archivos de la Rama documentos producidos por los
municipal archivos de los organismos de
• Archivos de entidades de orden Judicial. control de los organismos Órganos del orden departamental
local. • Archivos de los autónomos será de carácter • Archivos Generales del Municipio:
• Archivos de las nuevas entidades Organismos de control. obligatorio Documentos producidos por los
órganos municipales
territoriales que se creen por la ley. • Archivos de los
• Archivos de los territorios • Archivos Generales del Distrito:
Organismos Autónomos. Protección de los recursos
indígenas, que se crearan cuando la
ley los desarrolle documentales de la ciudad
Bogotá
{
Identifique los aspectos que se tienen en cuenta en la administración de los archivos en
Colombia. (Son 10)
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la
creación, organización, preservación y control de los archivos
Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de
la administración de sus archivos.
Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de
sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son
susceptibles de enajenación.
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de
las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados
Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a
cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así
como de la prestación de los servicios archivísticos.
Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más
rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo
previsto en su artículo 15. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la
misión de organizar,
Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático,
Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Reglamentado por el art. 1, Decreto Nacional 029 de
2015. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
¿Cómo se clasifican los documentos según el ciclo vital y
explique cada uno de ellos?
El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o
etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para
su custodia.
Archivo de tramite: es aquel en donde se reúne la documentación que se encuentra en
gestión, en busca de solución a los asuntos iniciados la cual es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.
Archivo de concentración: unidad administrativa donde se agrupan los documentos
transferidos por el área administrativa, una vez que se finalizó su trámite, pero siguen
siendo vigentes con objeto de consulta por las propias áreas.
Archivo Histórico: es aquel donde se resguarda la documentación, que transfiere el
archivo de concentración, solo los documentos con valor permanente
¿Es obligatorio para las entidades del estado llevar la tabla de retención documental?
de conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental TRD.
¿Para qué documentos se debe llevar tabla de retención documental?
Las TRD se elaboran para los documentos “activos”
Que se están produciendo con fines administrativos en cada una de las dependencias de una entidad
y, según el artículo segundo del Acuerdo 004 de 2013, se deben elaborar y aplicar tanto para la
organización y disposición de documentos físicos como electrónicos
¿Qué es inventario documental’?
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada
de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series
documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración
Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
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