BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACION

Buenas prácticas
de Documentación
• Un gerente está con un paquete de hojas
frente a la trituradora de papel. Se le ve
desconcertado, mira por un lado, mira por
el otro. En eso pasa un empleado y muy
amablemente le dice:

• Le ayudo ?
• El Gerente agradecido le contesta:
• Muy amable. Parece que me quedó grande
la tecnología.
 Buenas Prácticas de Documentación
• El empleado, muy diligente. Toma el
paquete de papeles, los coloca en una
ranura y se oye el sonido de los papeles
cuando se trituran.
• El empleado ve al Gerente y le dice:
• ¿Ve que fácil?
• y el Gerente pregunta… Y por donde
salen las
• fotocopias?
 MORALEJA
Comunicación inadecuada
genera resultados inesperados
 VIDEO

• [Link]
Reglas ocultas de la
documentación
Los documentos revelan las reglas ocultas
de la calidad:
-Si se documenta, debe hacerse.
-Si se hace debe documentarse.
-Lo que no está documentado, jamás se
ha hecho.
 Buenas prácticas de
Documentación
• Las buenas prácticas de documentación son parte
esencial del sistema de gestión de calidad, y
como tal debe existir en todos los aspectos de las
Buenas Practicas de Manufactura.

• Un documento es una información materializada

SISTEMA
DE
GESTIÓN
BPL BDP
DE
CALIDAD
(SGC)

BPM
Objetivos de las BPD
• Prevención de errores potencialmente
generados en comunicaciones orales.
• Definir especificaciones y procedimientos, y
asegurar que todo el personal involucrado en
la manufactura lo cumpla y aplique en su
totalidad.
• Proveer información necesaria para aprobar o
rechazar productos o materias primas.
• Asegurar trazabilidad de los productos
fabricados.
• Soporte para las auditorías internas y
externas.
Comunicación Incorrecta
Aspectos a considerar para
elaborar un documento
• Para realizar un documento se tiene que tomar en
cuenta:
• Entender lo que la normativa solicita
• Conocer la normativa vigente
• Definir el sistema documental a implementar
• Conocer los procesos y de ser necesario elaborar un
diagrama de flujo del mismo identificando los puntos
que requieren descripción y control documental.
• La emisión, revisión y aprobación de los documentos
deben ser realizados por personas que conozcan los
procesos.
Diagrama de Flujo
Interacción de Procesos
 Niveles de
Documentación
 Los documentos
su uso e importancia
• Los documentos son más que instrucciones para
cumplir una tarea, constituye una guía para
comprender claramente lo que se requiere para
realizar un trabajo.
• Estandariza y regulariza ciertas actividades
• Minimiza el riesgo de error.
• Aumenta o refuerza las competencias del personal
• Optimiza el uso de tiempo productivo y el de
capacitaciones
Etapas de preparación
de un documento
Formato de procedimiento
Cambios en los documentos
• Toda creación, actualización y modificación de los
documentos debe realizarse por escrito en un formato
que justifique dicha modificación y debe ser previamente
revisado y aprobado, por la persona competente para
dicho fin, ningún documento se puede modificar sin
autorización.
• ¿Cuál es el cambio propuesto?
• ¿Por qué es necesario?
• ¿Quién lo solicitó?
• ¿Quién lo aprobó?
• ¿A quién y qué afecta?
• Si es de rutina o emergencia.
• La fecha de su entrada en vigencia
Cambios en la documentación
• Una vez realizados los cambios se
remite al encargado de revisión y
posteriormente al encargado de la
aprobación (no pueden ser la misma
persona).
• Una vez aprobados deben ser
divulgados al personal y se debe
recoger la versión anterior del
procedimiento la cual se identificara
como copia obsoleta.
Cambios en la documentación
• Para realizar las modificaciones en la
documentación se hace necesario la
creación de un procedimiento de
control de cambios que defina los tipos
de cambios, responsabilidades y
capacitación del personal.
• Se debe de garantizar en el
procedimiento que los usuarios solo
tengan acceso a versiones vigentes de
los documentos.
Control de cambios
Control de documentos
Control de
documentos digitales
• Se debe garantizar que los documentos y registros no puedan
ser modificados con facilidad y que si lo son quede
constancia de la modificación, por quien fue realizada y en
que fecha.
• Asegurar el acceso a todos los usuarios a todos los niveles.
• Debe garantizarse la seguridad de los documentos en el
procesos de elaboración, revisión y aprobación antes de
realizarse la socialización.
• Deben realizarse copias de seguridad frecuentemente.
• (back up)
• Los registros deben ser fácilmente recuperables y revisión
durante el tiempo que sean conservados.
• Debe existir un control de los documentos pudiendo trazar
las fechas y firmas de elaboración, revisión y aprobación de
los mismos.
Matriz de documentos
Listado Maestro
Control de Registros
 Corrigendo la
documentación
• Cuando se cometen errores en la documentación hay solo
una manera de corregirlo:
• Trazar una línea sobre el error
• Escribe la información correcta en el espacio en blanco mas
cercano al error
• Escribir la fecha en que se esta corrigiendo
• Y firmar
• Si NO se puede hacer la corrección enseguida del error, se
debe buscar un espacio en blanco y hacer la corrección; se
debe colocar un asterisco en el error y otro asterisco en el
lugar donde colocaste la corrección.
• Todas las correcciones deben hacerse en la misma cara de la
hoja en la que se encuentra el error, nunca debe hacerse por
el reverso.
Corrigendo la documentación
-Todos los espacios en blanco deben ser cancelados
-Antes de entregar cualquier documento revíselo,
asegurándose que la información registrada sea: legible,
clara, completa, veraz y consistente.
Lo que nunca debe hacerse
-Documentar antes de terminar cualquier proceso
-Sobrescribir, usar corrector y lápiz
-Dejar espacios en blanco sin cerrar con diagonal
-Dejar espacios en blanco en donde corresponde que se
realice una firma de verificación de procesos y pasar a
un nuevo proceso.
Lo que solicita la autoridad
sanitaria actualmente
-Que la documentación sea revisada de manera veraz
previa a su aprobación y liberación.
-Que sean documentados todos los procesos, incluidas
las desviaciones de las mismas.
-Que los procedimientos se encuentren en el lugar de
trabajo y sean usados en el proceso por los operarios.
-Que lo que se indique en la documentación sea aplicado
en el proceso.
-Que sean coherentes y claros para quien lo usara e
interpretara, que no genere vacíos y sea ambigua su
interpretación.