Modulo 3: Gestión del Alcance del Proyecto
Expositor: Alberto Paico PMP, ITIL Expert
Gestión de Proyectos
Gestión del Alcance del Proyecto
Enchapado en Oro
El principal objetivo del proyecto debe ser
asegurarse de que entregamos lo que el
cliente quiere, cumpliendo los tiempos y el
presupuesto. Si luego no cumples con los
tiempos, no serás perdonado si dices que
llegaste
tarde porque agregaste más
trabajo del que fue encargado.
Si los entregables están bañados en oro, tomaste una decisión acerca de lo que crees
que tiene más valor para el cliente. Crees que las funcionalidades extras son lo de
más valor, cuando quizás puedan serlo el tiempo o el presupuesto.
* Gold Plating: Enchapado en oro
Complaciendo al Cliente
Se manifiesta cuando miembros o
equipos de proyecto quieren complacer
al cliente y son reacios a decir NO ante
un cambio de requerimientos
Gestión del Alcance del Proyecto
Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el
proyecto con éxito
Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y
controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
Alcance
del
Producto
Gestión
del
Alcance
Alcance
del
Proyecto
Gestión del Alcance del Proyecto
Expectativas
El equipo de gestión
del proyecto traduce
las expectativas en
requisitos
Requisitos
Cliente
El equipo del proyecto
define los entregables
necesarios para cumplir
con los requisitos
Procesos de Gestión del Alcance del Proyecto
Seguimiento
Iniciación Planeamiento Ejecución Cierre
y Control
5.1
Planificar la
Gestión del 5.5
Validar el
Alcance Alcance
5.2
Recopilar 5.6
Controlar el
Requisitos
Alcance
5.3
Definir el
Alcance
5.4
Crear la EDT
Planificar la Gestión del Alcance
Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente
cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto
El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre
cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto.
Plan de Gestión de Requisitos
Proceso de priorización
de requisitos
Metodología de planificación,
monitoreo e información de
Describe cómo se los requisitos
analizarán,
documentarán y Métricas del
gestionarán los producto
requisitos.
Estructura de Trazabilidad
para sus atributos
Plan de Gestión de
Requisitos
Actividades de gestión de
la Configuración
Procesos de Gestión del Alcance del Proyecto
Seguimiento
Iniciación Planeamiento Ejecución Cierre
y Control
5.1
Planificar la
Gestión del 5.5
Validar el
Alcance Alcance
5.2
Recopilar 5.6
Controlar el
Requisitos
Alcance
5.3
Definir el
Alcance
5.4
Crear la EDT
5.2 Recopilar Requisitos
Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las
necesidades y los requisitos de los interesados para
cumplir con los objetivos del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base
para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el
alcance del producto.
Requisitos
• Los Requisitos funcionales
• Los Requisitos No funcionales
• Los Requisitos de Transición
• Los requisitos de los Interesados
Entrevistas
Grupos Focales
Talleres Facilitados
Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Unanimidad Pluralidad
Mayoría Dictadura
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones – Job Shadowing
Prototipos
Estudios Comparativos
Benchmark
Documentación de Requisitos
Requisitos de apoyo y capacitación
Describe cómo los requisitos
individuales cumplen con las Requisitos no funcionales
necesidades de negocio del
Requisitos funcionales
proyecto
Requisitos de calidad
Documentación
de requisitos
Requisitos de
los interesados
Supuestos
Objetivos del
negocio y del
proyecto
Niveles de
Servicio,
Desempeño
Seguridad
Criterios de Reglas del Restricciones
Cumplimiento
Aceptación Negocio
Matriz de Trazabilidad de Requisitos
La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a
asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con
los objetivos del negocio y del proyecto
Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Procesos de Gestión del Alcance del Proyecto
Seguimiento
Iniciación Planeamiento Ejecución Cierre
y Control
5.1
Planificar la
Gestión del 5.5
Validar el
Alcance Alcance
5.2
Recopilar 5.6
Controlar el
Requisitos
Alcance
5.3
Definir el
Alcance
5.4
Crear la EDT
5.3 Definir el Alcance
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una
descripción detallada del proyecto y del producto.
El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto,
servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos
recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto.
Análisis de Producto
Análisis de Valor Análisis de Requisitos
Análisis de Sistemas
Ingeniería del valor
Ingeniería de Sistemas Desglose del Producto
Generación de alternativas
Tormenta de ideas
Pensamiento lateral
Análisis de Alternativas
Enunciado del Alcance del Proyecto
Enunciado del Alcance del Proyecto
Pregunta
Durante la ejecución del proyecto has generado un entregable. Al revisarlo
con el cliente para obtener su aprobación, el cliente detecta que uno de los
requisitos no ha sido incorporado ni aparece justificado ¿Que documento
tiene por objeto evitar esta situación?
A. El documento de requisitos
B. El plan de gestión del alcance
C. La matriz de trazabilidad de requisitos
D. El Enunciado del alcance
Comentario: C: tiene como objetivo principal que no se pierdan los requisitos y que tengan la
documentación asociada (solicitante, razones de aprobación o rechazo etc.)
Procesos de Gestión del Alcance del Proyecto
Seguimiento
Iniciación Planeamiento Ejecución Cierre
y Control
5.1
Planificar la
Gestión del 5.5
Validar el
Alcance Alcance
5.2
Recopilar 5.6
Controlar el
Requisitos
Alcance
5.3
Definir el
Alcance
5.4
Crear la EDT
5.4 Crear la EDT
Estructura de Descomposición del Trabajo
* Work Breakdown Structure (WBS)
Proceso 5.4 Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños
y más fáciles de manejar.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona una visión
estructurada de lo que se debe entregar.
Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio
único y verificable que debe producirse para terminar un proceso,
una fase o un proyecto.
Hardware
Cable de fibra óptica
Cableado de red categoría 6
Servidor de telefonía
Documentación
Manual de usuario
Planes de implementación
Documentos de control de interfaces
Software
Sistema de facturación
Sistemas Operativos
ERPs implementados Servicios
Configuración de Servidores Virtuales
Host de Aplicaciones en la nube
Otros
Capacitaciones para los usuarios del sistema
Capacitaciones para gerentes y ejecutivos
Etc.
EDT
• índice del libro
EDT
• Sirve para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido
y solo el trabajo requerido, para completarlo exitosamente
• Establece los límites del proyecto
• Responde a la Pregunta: ¿Que vamos a hacer?
EDT
• Un proyecto se hace más manejable cuando se descompone en partes
individuales, que cuando se unen conforman la Estructura de
descomposición del Trabajo (EDT)
• Subdivisión del trabajo del proyecto en componentes mas pequeños y
manejables
Principio Fundamental del EDT: Divide y Vencerás
EDT
La EDT es una descomposición jerárquica del trabajo a
ejecutar por el equipo de proyecto orientada a productos
entregables para alcanzar los objetivos de un proyecto
EDT
Descomposición
• Descomponer: Separar las diversas partes o elementos que estaban
unidos
• La descomposición es una técnica utilizada para dividir y subdividir el
alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes más
pequeñas y manejables.
Cuentas de
control
Paquete de
trabajo
• Costo
• Duración
Descomposición
Descomposición
La Regla del 100%
Establece que la EDT incluye el
100% del trabajo definidas en el
alcance del proyecto y captura
todos los entregables
Pasos para crear la EDT
Participación de todo el equipo.
Debe finalizarse el primer nivel antes de seguir
desglosándose.
Cada nivel es una pieza mas pequeña del nivel
de arriba.
Todo el proyecto se incluye en la EDT.
Incluye solo entregables que son necesarios.
Descartar los Entregables no incluidos en la
EDT.
Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT es un documento que respalda la EDT y
proporciona descripciones más detalladas de los componentes de
la EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control
Diccionario de la EDT
Diccionario de la EDT
Sistema de autorización de trabajo.
Describe límites, criterios de aceptación, etc. del
paquete de trabajo.
Controla cuando se
realiza cada trabajo.
Muestra el esfuerzo que
requiere cada trabajo.
Algunas entradas se completan
posteriormente como: Duraciones,
interdependencias, etc.
Línea base del Alcance
Alcance del producto,
entregables y criterios de
aceptación
Enunciado
del Alcance
del
Entregables y EDT Proyecto
descomposición en
paquetes de trabajo
Diccionario
de EDT
Descripción detallada del
trabajo y descripción
técnica
Línea Base del Alcance
Pregunta
Ya se ha creado la estructura de desglose de trabajo (EDT) para un proyecto de
productos cosméticos. La Alta Gerencia de la empresa y todos los interesados del
proyecto han aprobado formalmente la EDT. Ahora el cliente requiere que se realice
un cambio en el alcance que costará $157.800, lo que representa un 30% de costo
total. El cliente argumenta que un promotor de la empresa le prometió
telefónicamente esta característica del proyecto antes de terminar la EDT. ¿Quién
debería pagar por el cambio?
A. La empresa que administra el proyecto
B. El cliente
C. Nadie, el cambio no debería implementarse
D. La empresa y el cliente
Comentario: Todos los interesados incluyen al Cliente. Si el cliente ya aprobó
formalmente la EDT y luego quiere un cambio, él debería pagarlo.
Pregunta
En un proyecto de tecnología alimenticia, el director del proyecto está
utilizando un conjunto de herramientas nuevas para la gestión del proyecto.
Una de las herramientas que está utilizando es un diccionario de la EDT. ¿Para
qué sirve esto?
A. Definir las actividades del proyecto
B. Desarrollar el enunciado del alcance
C. Controlar el agregado de funcionalidad extra al producto (Gold Plating)
D. Analizar las expectativas de los interesados
Comentario: A: El diccionario de la EDT no tiene como objetivo definir
actividades. B y D son falsas.
Procesos de Gestión del Alcance del Proyecto
Seguimiento
Iniciación Planeamiento Ejecución Cierre
y Control
5.1
Planificar la
Gestión del 5.5
Validar el
Alcance Alcance
5.2
Recopilar 5.6
Controlar el
Requisitos
Alcance
5.3
Definir el
Alcance
5.4
Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que se hayan completado.
Inspección Entregables
Plan de Dirección aceptados
del Proyecto Solicitudes
de cambio
Datos de desempeño
del trabajo
Información del
Documentación desempeño del trabajo
de requisitos
Entregables verificados
8.3 Control de Calidad
Técnicas grupales de
Matriz de trazabilidad toma de decisiones
de requisitos Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Inspección
Incluye actividades
tales como medir,
examinar y validar
para determinar si
el trabajo y los
entregables
cumplen con los
requisitos y los
criterios de
aceptación del
producto.
Las inspecciones
pueden denominarse
revisiones del
producto, auditorias y
revisiones generales.
Entregables Aceptados
Los entregables que cumplen con los criterios
de aceptación son normalmente firmados y
aprobados por el cliente o el patrocinador.
La aceptación formal de los entregables del proyecto
por parte de los interesados es transferida al proceso
Cerrar el Proyecto o Fase.
Solicitudes de cambio
Procesos de Gestión del Alcance del Proyecto
Seguimiento
Iniciación Planeamiento Ejecución Cierre
y Control
5.1
Planificar la
Gestión del 5.5
Validar el
Alcance Alcance
5.2
Recopilar 5.6
Controlar el
Requisitos
Alcance
5.3
Definir el
Alcance
5.4
Crear la EDT
Corrupción del Alcance
Corrupción del Alcance
5.6 Controlar el Alcance
Asegura que todos los cambios
solicitados o las acciones
preventivas o correctivas
recomendadas se procesen a
través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios
5.6 Controlar el Alcance
Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el
estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan
cambios a la línea base del alcance
Análisis de
Plan de Dirección Solicitudes
Variación
del Proyecto Información del de cambio
Datos de desempeño desempeño del trabajo
del trabajo
Documentación
Plan de Dirección
de Requisitos
del Proyecto
Activos de los Procesos
de la Organización Activos de los Procesos
de la Organización
Matriz de trazabilidad
de requisitos Documentos
del proyecto
El beneficio clave de este proceso es que permite
mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto
Análisis de Variación
• Enunciado del alcance
• La EDT
• El Diccionario de la EDT
Mide la variación con respecto a la
línea base del alcance Necesidades de Aplicar
acciones preventivas o
correctivas
Análisis de
Variación
Lecciones
Aprendidas
Documenta la causa y el
grado de la desviación
Gestión del Alcance del Proyecto
