Fundamentos de Gestión Empresarial
UNIDAD 4.- ORGANIZACIÓN.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Buscar y seleccionar información de los contenidos temáticos de la unidad. (Utilizar
cuadro comparativo, mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Interpretar y analizar la información obtenida. (Utilizar cuadro comparativo, mapa
conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Identificar la aplicación de los principios de organización (Utilizar cuadro
comparativo, mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Identificar las técnicas de organización. (Utilizar cuadro comparativo, mapa
conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Investigar ejemplos de estructuras organizacionales. (Utilizar cuadro comparativo,
mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Identificar la estructura y los diferentes tipos de organigramas. (Utilizar cuadro
comparativo, mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Elaborar ejemplos de organigramas. (Utilizar cuadro comparativo, mapa
conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Identificar los diferentes tipos de manuales y su contenido. (Utilizar cuadro
comparativo, mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
A través de la aplicación de una lista de verificación, analizara ejemplos de
manuales para determinar oportunidades de mejora. (Utilizar cuadro comparativo,
mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
Elaborar propuesta de los diferentes tipos de manuales para una empresa. (Utilizar
cuadro comparativo, mapa conceptual, diagrama, utilizar color e imágenes.
4.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.
Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones específicas
IMPORTANCIA DE ORGANIZACIÓN.
Las razones por las cuales es importante la organización.
Es de carácter continuo.
Es un medio que establece una mejor manera de alcanzar objetivos.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo esfuerzo.
Evita la lentitud y la ineficiencia.
4.2 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.
LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN SON LOS SIGUIENTES:
1. OBJETIVO
Cabe destacar, que todas las actividades y tareas de una organización deben girar en
función de un objetivo común, el cual establece el propósito que impulsa la empresa.
Sobre todo, el objetivo propuesto debe ser general, para que la meta por alcanzar sea
común para todos los departamentos de la organización. Si no se tiene un objetivo común
se puede correr el riesgo que cada departamento establezca sus propias metas. Las
cuáles podrían resultar contradictorias y afectar el buen desempeño de la organización.
2. ESPECIALIZACIÓN
Así mismo, los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor,
aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este proceso
ayuda a aumentar la productividad de la empresa.
Como resultado, si cada persona realiza una tarea específica, las personas van
desarrollando destrezas y habilidades, que le permiten maximizar su rendimiento y
esfuerzo.
3. JERARQUÍA
Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de
autoridad de donde surge el proceso de comunicación sobre las
disposiciones generales que se deben seguir para la consecución
de los objetivos.
En efecto, esta cadena de mando permite lograr un mejor control
tanto de las tareas que se tienen que realizar como de los
resultados obtenidos. Permite que los principios de autoridad y
responsabilidad se manejen de manera adecuada.
4. RESPONSABILIDAD
Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la
responsabilidad, porque muchas veces para cumplir con ciertas
responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad.
Además, la responsabilidad dependerá de la posición y el rol que
desempeñe cada persona dentro de la empresa.
Por supuesto, dentro de una organización se puede delegar
autoridad, pero no se puede delegar responsabilidades, porque
una vez asignada una tarea a un empleado, este la tiene que
realizar.
5. UNIDAD DE MANDO
Generalmente, cuando una organización establece una unidad de
mando, cada función debe asignarse a un solo jefe. Dado que, si no se
asignan de forma correcta las funciones no se puede posteriormente
deducir responsabilidades.
6. DIFUSIÓN
Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y
responsabilidades que le corresponden a cada puesto, se logra
maximizar las ventajas y el uso de los recursos de la empresa. En el
proceso de difusión participan todos los miembros de la organización.
Empezando con los altos mandos, hacia los niveles más bajos de
autoridad.
Es recomendable que el proceso de difusión se realice de forma
escrita, porque esto facilita tanto la verificación como el control de los
procedimientos y de las actividades.
7. EXTENSIÓN DEL CONTROL
Evidentemente, este principio permite limitar el
número de subordinados que dependen de un puesto
de mando y que deben reportar a un jefe específico.
Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a
cargo como máximo cinco empleados, para que
pueda darse un control eficiente de las tareas.
8. COORDINACIÓN
De cualquier manera, la coordinación se establece
con el propósito de lograr mantener el equilibrio
dentro de la organización. El equilibrio resulta
necesario para que todos sus departamentos
funcionen adecuadamente y para alcanzar los
objetivos.
9. CONTINUIDAD
También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo.
Se debe considerar que se debe mantener estable a lo largo del tiempo, pero
que debe irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.
Por ello es recomendable que los procesos queden documentados, para que se
logre la continuidad, aunque cambien las personas de la organización que
ejecutan estas tareas.
10. FLEXIBILIDAD
Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo
cambia para una empresa. Cambian los métodos de producción y de
comercialización. Por lo tanto, la empresa debe estar sujeta a los cambios y
realizar los ajustes necesarios.
Como consecuencia, una organización siempre estará afectada por los
cambios, por ello tiene que ser dinámica y ser suficientemente flexible para no
afectar su desempeño.
11. EFICIENCIA
Ciertamente, toda empresa debe tener como meta lograr la máxima producción con los
costos más bajos posibles. Esto se puede lograr coordinando adecuadamente todos los
esfuerzos, pero también es necesario que los empleados se encuentren a gusto dentro de la
empresa. Puesto que esto favorece el aumento de la productividad del trabajo.
12. COMUNICACIÓN
Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y constante, para que
circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia abajo y de abajo
hacia arriba.
Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la empresa, las quejas y
sugerencias de los clientes, los programas empresariales y cualquier tipo de información que
es necesario que todos conozcan.
Podemos concluir, indicando que los principios de la organización son parte importante para
cualquier empresa, dado que proporciona los lineamientos o las pautas de acción para que
logren un desempeño eficiente con la coordinación adecuada de esfuerzos y actividades.
Además, se logra reducir o eliminar por completo la duplicidad de esfuerzos, al asignar y
determinar claramente las funciones y responsabilidades.
4.3.-SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.
Los sistemas de organización son las estructuras sobre
las que se configuran las organizaciones. Este tipo de
estructuras definen cómo está conformada cada división
de una empresa, la jerarquía de quién reporta a quién y
cómo fluye la comunicación en los diferentes niveles de la
organización. Con un sistema de organización bien
definido todos los trabajadores conocen qué se espera de
ellos y a quién deben informar puesto que está la
jerarquía está bien delimitada y hay fluidez en la
comunicación de los diferentes niveles.
1. SISTEMA FUNCIONAL
En el sistema funcional se encuentran varios departamentos especializados,
como ventas, finanzas y operaciones. En la cima de la jerarquía
departamental hay un gerente que supervisa a todos los departamentos.
El flujo de comunicación es bastante claro y básico, puesto que cada
empleado se encarga de informar o reportar de sus actividades a su jefe. A
su vez, los jefes de cada departamento reportan a la alta gerencia, es decir,
el gerente que supervisa toda la estructura.
2. SISTEMA DIVISIONAL
En el sistema divisional la organización se encuentra dividida en equipos de
trabajo, cada uno trabajando en proyectos diferentes. En este tipo de
sistema de organización se pueden incluir muchos tipos diferentes de
equipos.
Los equipos son creados a propósito, pensando en abordar proyectos
específicos y significativos para el desempeño y progreso de la empresa.
3. SISTEMA MATRICIAL
El sistema matricial es una combinación de los dos sistemas anteriores. El
sistema de negocio se configura como uno de tipo funcional desde arriba,
esto es, teniendo una jerarquía tradicional y con departamentos
especializados.
Sin embargo, al poner la lupa en los departamentos podemos observar que
cada uno de ellos se organiza divisionalmente, habiendo diferentes equipos
encargados de llevar adelante diferentes proyectos.
4. SISTEMA PLANO
Por último tenemos el sistema plano en el que, como su propio nombre viene
a sugerir, “aplana” gran parte de la jerarquía, haciendo que los trabajadores
gocen de una mayor autonomía. Aunque pueden tener estructuras formales,
en las empresas con un sistema de organización plano se suele dividir el
trabajo configurando equipos de trabajo temporales.
4.3.1 FORMALES E INFORMALES.
ESTRUCTURA FORMAL.
Organización basada en una división del trabajo en base a un criterio establecido por
aquellos que manejan el proceso de decisión. Es una organización planeada. Generalmente
aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de
descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.
ESTRUCTURA INFORMAL.
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí
como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de
antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o
en cualquier otro documento formal. La organización informal se constituye de
interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en diversas
Propiedades de la estructura informal.
Crean su propio catálogo de normas, reflejan los valores compartidos sobre lo que es
justo, correcto, equitativo y deseable. Las normas sirven para probar la lealtad de sus
integrantes al grupo y aplicar sanciones en caso de incumplimiento, como puede ser: “no
sobrepasar un determinado ritmo de trabajo,
4.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN.
Un proceso de organización es el establecimiento de roles, relaciones,
autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y
eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un
proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través
de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de
objetivos comunes.
Sus niveles.
Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.
Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la
organización.
Para realizar un proceso de organización su estructura
debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus
relaciones, mecanismos de coordinación y control de los
miembros de la organización.
Además deben figurar los niveles de autoridad y de
responsabilidad. En el proceso de organización participan
los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos,
procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos.
Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación
de resultados. A su vez identifica los criterios de
asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de
servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de
negocios de la organización, en todos sus niveles.
4.5 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN.
Son herramientas de la administración empleadas para aprovechar los
recursos y el tiempo de una empresa.
Los Objetivos de las técnicas de organización son los siguientes:
Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado
o causa y efecto.
Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.
Eliminar la duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real.
Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos.
Mejorar la calidad de los servicios.
Mejorar la estructura y funciones.
Garantizar que una organización sea eficiente y eficaz reduciendo
tiempo y mejorando el uso de sus recursos.
4.5.1 ORGANIGRAMAS.
Un organigrama muestra la estructura interna de una
organización o empresa. Los empleados y sus cargos se
representan con rectángulos y otras figuras, a veces
incluyen fotos, información de contacto, correo
electrónico y enlaces a páginas web, íconos e
ilustraciones. Los organigramas también se conocen con
otros nombres, como diagramas de organización,
diagramas organizativos o gráficos de jerarquía.
Ejemplos
Horizontal Vertical Escalar Circular
4.5.2 DIAGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.
También llamado Cuadro de distribución del Trabajo, es un
cuadro que contiene el conjunto de labores que realiza un grupo
de empleados, los cuales conforman una unidad administrativa,
que revela al analista gran parte de lo que necesita saber a cerca
de la división del trabajo en esa unidad.
El diagrama de distribución del trabajo debe cubrir un grupo de
empleados que realice actividades homogéneas, con una
presentación lógica y ordenada para facilitar su análisis.
Preparación del diagrama de distribución:
El primer paso se hace con base en textos escritos y no en
símbolos, se registran los datos relacionados con todas las
personas que hacen parte de una unidad funcional.
DICHA DESCRIPCIÓN SE REALIZA MEDIANTE LAS SIGUIENTES LISTAS:
Lista de tareas por empleado.
Lista de actividades por unidad.
Lista de tareas.
Todos los empleados preparan una lista de sus tareas y el supervisor las verifica, en
esta lista se describen las tareas o deberes asignados a cada empleado. Esta
descripción debe ser detallada, clara y debe ir acompañada del tiempo que se dedica
semanalmente a cada una de ellas.
La utilización de una forma, hace que la labor sea más fácil para él, y además, se
traduce en la exactitud, y realza la importancia del estudio.
Debe contar con el encabezado (Empresa, Nombre del funcionario, Cargo, Unidad,
Fecha, etc.), y tres columnas bautizadas con los nombres: Número de tarea,
descripción y por último horas por semana, al final de la primera columna se conocerá
cuantas tareas realiza el empleado y al final de la última se deben sumar las horas y se
conocerá cuantas horas trabaja el empleado por semana.
4.5.3 DIAGRAMAS DE FLUJO.
Un diagrama de flujo es la representación
gráfica del flujo o secuencia de rutinas
simples, tiene la ventaja de indicar la
secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de
su ejecución, es decir , viene a ser la
representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo.
4.5.4 ANÁLISIS DE PUESTO.
Un análisis del puesto de trabajo consiste en una investigación del trabajo
que se va a ofertar o un determinado puesto de la empresa que se quiere
conocer en profundidad y mejorar.
Con este tipo de análisis se pretende conocer las habilidades necesarias
para que, quien lo esté realizando, pueda tener un mejor desempeño
estableciendo todos los criterios necesarios para seleccionar al candidato
más adecuado.
Habitualmente, este tipo de análisis es tarea del departamento de Recursos
Humanos, quien tiene, entre otras funciones, la misión de reclutar y
seleccionar a los trabajadores más adecuados para que constituyan la
empresa, además de cerciorarse de que, en caso de que sea necesario,
actualizan su formación.
Las empresas no funcionan adecuadamente sin personas aptas para cada
uno de los puestos que hay en ella, con lo cual este departamento debe
saber qué requisitos son necesarios para cada trabajo.
4.5.5 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son documentos escritos que concentran en
forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la
empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos
trazados.
