ADMINISTRACION
POR PROCESOS
QUE ES UN PROCESO
Conjunto de actividades
interrelacionadas, sistemáticas y
repetitivas que ocurren para obtener un
resultado esperado, generando en cada
etapa valor agregado proveniente de
cada una de sus actividades para
entregar una salida a un cliente interno
o externo
QUE ES UN PROCESO
La gestión por procesos es la
forma de administrar una
organización de forma coherente
y ordenada para transformar las
entradas en salidas que buscan
satisfacer las necesidades de
unos stakeholders.
QUE ES UN PROCESO Conjunto de actividades mutuamente 6
relacionadas que utilizan las entradas para
Para la gestión por procesos, debemos proporcionar un resultado previsto. El cual se
que tener muy claro qué es lo que denomina salida, producto o servicio
quieren nuestros clientes y demás dependiendo del contexto de referencia.
grupos de interés, y en función de sus procesos necesarios para conseguir los objetivos
requisitos, identificar, definir y establecidos.
desarrollar los procesos necesarios para
conseguir los objetivos establecidos. los
procesos necesarios para conseguir los
objetivos establecidos.
Secuencia (ordenada) de
actividades (repetidas) cuyo
producto tiene valor intrínseco
para su usuario o cliente.
los procesos necesarios para
conseguir los objetivos
establecidos.
La norma ISO 9001 2015 define que
un proceso es un conjunto de 6
actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las
QUE ES UN PROCESO
cuales transforman elementos de
entrada en resultados (ISO, 2016).
Un proceso es un conjunto de actividades de
trabajo interrelacionadas, que se caracterizan
por requerir ciertos insumos (inputs:
productos o servicios obtenidos de otros
proveedores) y actividades específicas que
implican agregar valor, para obtener ciertos
resultados (outputs) (Mallar , 2010)procesos
necesarios para conseguir los objetivos
establecidos.
ELEMENTOS DE UN PROCESO
Los procesos según la (ISO 9001, 2013) tienen los
siguientes elementos constitutivos.
Objetivo. (Gestión-calidad, 2016) define la
finalidad del proceso, se parte de que todo proceso
es un conjunto de actividades y tareas elementales
necesarias para la obtención de un resultado. Cada
proceso posee unos límites claros y conocidos,
comenzando con una necesidad concreta de un
cliente interno o externo, y finalizando una vez que
la necesidad ha sido satisfecha.
Alcance. Define claramente el inicio del proceso
desde donde encuentra inmerso.
ELEMENTOS DE
UN PROCESO
Entradas: Elementos tangibles o
intangible que da inicio al proceso.
Cada entrada tiene un proveedor:
organización o persona que entrega esa
entrada (puede ser interno o externo)
Salidas: Tangibles o intangibles que salen
del proceso que son entregados a una
organización o persona (puede ser interno o
externo): cliente del proceso
ELEMENTOS DE UN PROCESO
ELEMENTOS DE UN
PROCESO
Diagrama de Flujo: representación
gráfica que contiene a cada una de las
actividades del proceso enlazadas entre si
distinguiéndose los elementos de entrada y
salida.
Indicador de desempeño: es un
instrumento de medición de las
principales variables asociadas al
cumplimiento de los objetivos y que a su
vez constituyen una expresión
cuantitativa y/o cualitativa de lo que se
pretende alcanzar con un objetivo
específico establecido (Gestión-calidad,
2016)
GESTIÓN POR FUNCIONES VS GESTIÓN POR 9
PROCESOS
TIPO DE PROCESOS
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Estratégicos: los relacionados con la dirección estratégica,
asignación de recursos, controlan el cumplimiento de la misión y
la visión y gestión del sistema de gestión de calidad
Misionales u operativos: Están directamente relacionados con
el producto o servicio que entrega la empresa. Core de la
empresa. Son los procesos que diferencian a la organización de
otras.
Apoyo o soporte: Aquellos que proporcionan los recursos o los
insumos para que los procesos misionales puedan funcionar y los
estratégicos puedan administrar de manera eficaz.
9
TIPO DE
PROCESOS
QUE ES EL ENFOQUE POR PROCESOS
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PHVA: ciclo que deben cumplir todos los
procesos. En cada proceso deben existir
actividades de:
Planear
Hacer
Verificar
Actuar
[Link]
9
QUE ES EL
ENFOQUE POR
PROCESOS
Beneficios del ciclo PHVA en
los procesos:
Identifica las
responsabilidades
Mejora la comunicación
interna
Identifica las relaciones
causa y efecto
Enfoque en el cliente
Evita reprocesos
Simplifica las actividades
QUE PERMITE ESTE 1. Comprensión y
ENFOQUE cumplimiento de los
requisitos
2. Consideración de los
procesos como valor
agregado
3. Logro de los objetivos
de manera eficaz
4. La mejora de los
procesos gracias a la
evaluación e
información.
VENTAJAS DEL
ENFOQUE POR
PROCESOS
Orientación hacia el cliente y
objetivos
Cambio cultural
Racionalización del uso de los
recursos
Visión mas amplia y global de la
organización (cadena de valor)
Contribuye a la reducción de costos
Facilita la reducción de tiempos
Permite evaluar el proceso
Proporciona estructura eliminando
barreras departamentales
DETERMINAR
Entradas y salidas
(transformación de valor)
(actividades)
Secuencia e interacción
Criterios y métodos de
operación
Recursos necesarios
Asignar responsables
Evaluar y mejorar
FACTORES DEL
PROCESO
Personas: responsables
Materiales: materias primas
e información
Recursos físicos
Fases del ciclo PHVA
Métodos / Planificación del
proceso
CARACTERISTICAS
DEL PROCESO
• Se pueden describir entradas y salidas.
• El proceso afecta a varios límites organizativos
funcionales. (DEPARTAMENTOS)
• Es capaz de cruzar vertical y horizontalmente la
organización.
• Se habla de metas y fines en lugar de acciones y
medios, es decir, el proceso responde al “¿qué?”,
no al “¿cómo?” (PROCEDIMIENTOS)
• El proceso debe ser fácilmente comprensible por
cualquier persona de la organización.
• El nombre que se asigne al proceso debe ser
representativo de los conceptos y actividades
incluidos en el mismo.
REPETITIVIDAD
DEL PROCESO
La repetición del proceso es
clave para la mejora continua
Responsable asignado:
Comprobar que se cumple y
medir
Los procesos deben satisfacer
el ciclo PHVA
VISIÓN ANTES Y CON PROCESOS
[Link]
COMO SE CARACTERIZA
UN PROCESO
• Caracterizar un proceso significa
documentar cada macroproceso a
través del ciclo PHVA enumerando
las actividades que se hacen en
cada una de las etapas.
• Las salidas de un macroproceso
son las entradas de otro
macroproceso.
GESTIÓN POR PROCESOS:
[Link]
Gestión por procesos 2
[Link]
Gestión por procesos 3
[Link]
