Microsoft Project

Es un software diseñado para asistir a los Administradores de

Proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas,
dar seguimiento al progreso del Proyecto, administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo de manera eficaz y flexible, es decir,
manejar eficientemente todas las actividades y tareas de los proyectos,
como la introducción de duraciones, fechas, recursos (mano de obra,
materiales, alquiler de equipos y maquinarias, contratos externos, etc.)
con sus respectivas tasas, calendarios, etc. y darle el debido
seguimiento de los costos, horas hombres y duraciones, comparando
entre lo programado y lo real Se puede utilizar para controlar tanto
proyectos simples como proyectos complejos.
Los planes de Proyectos se componen de Tareas.
 CONCEPTOS BÁSICOS

¿Que es la Administración de Proyectos ?

Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos
para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones
de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo,
por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas
en un bloc de notas o puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas
y recursos y un presupuesto del proyecto de millones de Bolívares.

Al establecer las Tareas requeridas para la ejecución del Proyecto,

analizar los recursos (disponibles y necesarios), los presupuestos
(disponible y necesario) y el tiempo (disponible y necesario), se podrá
medir fácilmente el progreso y anticiparse a las necesidades de
recursos para su ejecución.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Definiciones
Tarea: Actividad con un comienzo y un fin.
Tipo de Tarea: Caracterización de una tarea basándose en el aspecto
que es fijo en la Tarea y en los aspectos que son variables. Existen tres
tipos de Tareas: Unidades Fijas, Trabajo Fijo y Duración Fija. El tipo de
tarea predeterminado en Project es el de Unidades Fijas.
Duración: Periodo Total de tiempo de trabajo activo que es necesario
para completar una tarea. Es la cantidad de tiempo que transcurre
antes de que la tarea esté realizada ( Se toma como base 1 día de 24
horas y una semana de 7 días) incluyendo los días festivos o feriados y
otros días no laborales. Se puede especificar en minutos (min), horas
(h), días (dia), semanas (sem) o meses (mes).
Recursos: Personas, equipamiento y material que se utiliza para
completar las Tareas de un Proyecto.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Definiciones
Trabajo: En el caso de las Tareas, el trabajo corresponde a la Mano de
Obra Total necesaria para completarla; en las asignaciones es la
Cantidad de Trabajo asignada a un recurso y en los Recursos
corresponde a la cantidad total de Trabajo para la que esta asignada
un Recurso en todas las Tareas.
El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo
que este recurso necesitará para ejecutar una tarea. El trabajo de un
recurso en determinada tarea se determina a través de la fórmula:
Trabajo = Duración (de la tarea) x Unidades (de un recurso).
De esta forma, si determinada actividad tiene una duración de 2 días y
se le asigna un recurso, el trabajo será de 2 días x 1 recurso = 2 días,
lo cual expresado en horas (caso más común) significa un trabajo de
16 horas, suponiendo días laborables de 8 horas.
Trabajo no equivale a duración de tarea.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Definiciones
Unidades: Cantidad de un recurso que se asigna a una Tarea. La
capacidad máxima es el numero máximo de unidades disponibles para
el recurso. Por ejemplo si se tienen 3 fontaneros trabajando en un
Proyecto, la capacidad máxima es 300% o tres fontaneros a tiempo
completo.
Programación Condicionada por el esfuerzo: Es el método
predeterminado de programación de Project donde la duración de una
tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan
recursos, mientras que la cantidad de esfuerzo necesaria para
completar dicha tarea permanece sin cambios. Aunque se agreguen
recursos a una Tarea el Trabajo Total para ejecutarla permanece
inalterado. Sin embargo sí cambia la cantidad de trabajo que se
distribuirá entre los recursos asignados a la Tarea.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Definiciones
La programación condicionada por el esfuerzo solo tiene efecto cuando
los recursos se agregan o eliminan de una tarea. Las reglas de calculo
condicionadas por el esfuerzo no se aplican cuando se cambian los
valores de Trabajo, Duración y Unidad de recursos que ya están
asignados a una tarea.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos.
Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los
costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan.
Cuanto más información proporcione, más preciso será el plan.
Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra
los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del
proyecto no se crea hasta que no se introduce la información esencial
acerca de todas las tareas. Sólo entonces verá cuándo finalizará el
proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.
Para los efectos de la Gestión de Proyectos con Microsoft Project, se
cuenta con varios Tipos de Tarea, específicamente tres, las cuales
relacionan la duración de la tarea con el trabajo requerido y con la
disponibilidad de los recursos involucrados.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Estos Tipos de Tarea son:
•Tarea de Unidades Fijas
•Tarea de Duración Fija
•Tarea de Trabajo Fijo
La escogencia de cualquiera de los Tipos de Tarea disponibles en
Microsoft Project, determinará cuál elemento de la tarea no varía
cuando se realizan cambios a ella (un cambio, por ejemplo, sería la
asignación de recursos). Project utiliza el tipo de tarea de unidades fijas
de modo predeterminado.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Tarea de Unidades Fijas
Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de
Unidades Fijas, esta asignación de recursos no cambiará aun
cuando se modifiquen la duración y la cantidad de Trabajo de la
tarea.
ejemplo:
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado
una duración de 10 días y a la cual se le ha asignado una unidad
de recurso al 100%.

Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project

recalcula la duración de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente
especificado.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Tarea de Unidades Fijas

Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100%

de cada recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la
tarea.
Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son
conocidos los recursos y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project
nos calculará la duración de la tarea, cuando le especifiquemos el
trabajo y los recursos.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Tarea de Duración Fija
Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada
invariable independientemente de la cantidad de recursos que se
asignen a ella.
Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora
del tipo de Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%)

La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para

mantener fija la duración, Microsoft Project recalcule el trabajo
asignado a cada recurso. En este caso veremos que define que cada
recurso trabajará medio tiempo (50%):
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Tarea de Duración Fija

Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la

duración (en función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha
tarea. Microsoft Project nos calculará el número de recursos
necesarios.

Tarea de Trabajo Fijo

En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado

inicialmente a la tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de
los recursos o la duración de la tarea.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Tarea de Trabajo Fijo
En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una
duración de 10 días, suponiendo que se realiza con un recurso al 100%
de asignación, que podría traducirse como un trabajo de 80 horas
(suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable):

Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para

garantizar que el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo
inicial fijo), recalculará la asignación del recurso para ajustarlo a esta
cantidad.
De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200%
(equivalente a un trabajo de 16 horas por día) para que la tarea se
realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día laborable x 5 días
laborables = 80 horas):
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Tarea de Trabajo Fijo

En este ejemplo, el resultado dado por Microsoft Project corresponde a

una sobre-asignación del recurso pues, en teoría, el período laborable
“normal” es de 8 horas. Aquí se debería entender que la solución para
evitar la sobre-asignación es colocar un segundo recurso que esté
asignado al 100%, de forma tal de tener dos recursos ejecutando cada
uno un trabajo de 40 horas para totalizar las 80 horas definidas como
fijas para la tarea.
En Microsoft Project los Tipos de Tarea de Duración Fija y Unidades
Fijas pueden ser configuradas para que estén o no Condicionadas por
Esfuerzo..
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Como el Condicionamiento por Esfuerzo es similar al trabajo asociado
a una tarea, Si una tarea de 4 días de duración corresponde a un
trabajo de 4 días x 8 horas/día laborable = 32 horas de trabajo; al
ajustar la asignación de recursos, podría ser que su duración cambie,
pero en todo caso el trabajo asociado será el mismo (32 horas para el
ejemplo).
En términos básicos, el Condicionamiento por Esfuerzo implica que
una tarea, mientras más recursos tenga asociados, menos duración
tendrá.
Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo,
debe tenerse en cuenta lo siguiente:
• Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después
de asignar los primeros recursos a la tarea. Después de asignar
recursos a una tarea, el valor del trabajo no cambia con la asignación
de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

• Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignación de
recursos adicionales reduce la duración de la tarea.
• Si el tipo de tarea asignado es Duración fija, la asignación de recursos
adicionales reduce los valores de unidad individuales de los recursos.
• Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignación de recursos
adicionales reduce la duración de la tarea.
• Las tareas de resumen no pueden establecerse como condicionados
por el esfuerzo.
Al asignar un recurso, todas las tareas se programan de acuerdo con la
fórmula:
Duración = Trabajo / Unidades.
Se puede elegir el campo de la ecuación que calcula Project para
cualquier tarea concreta, configurando el tipo de tarea.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Al modificar uno de los tres elementos, cada uno de los tipos de tarea
afecta al programa del modo descrito a continuación:

Un ejemplo de tarea No Condicionada por el Esfuerzo, podría ser la

asistencia a un seminario de dos días de duración:
independientemente del número de asistentes o de recursos
necesarios para desarrollarlo, el seminario siempre será dictado en dos
días.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Las Tareas se pueden Delimitar, es decir se les puede establecer una
limitación a la fecha de comienzo o de fin. Los tipo de delimitaciones
son:
Lo antes posible LAP: Project programa la tarea para que comience en la
fecha mas temprana posible, teniendo en cuenta los demás parámetros
de programación.
Lo mas tarde posible LMTP: Project programa la tarea para que comience
en la fecha mas tardía posible, teniendo en cuenta los demás parámetros
de programación.
No finalizar después de NFDD: La tarea puede finalizar en una fecha igual
o anterior a la fecha especificada.
No comenzar después de NCDD: La tarea puede comenzar en una fecha
igual o anterior a la fecha especificada.
No finalizar antes de NFAD: La tarea no puede finalizar en una fecha
anterior a la fecha especificada.
No comenzar antes de NCAD: La tarea no puede comenzar en una fecha
anterior a la fecha especificada
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Las Tareas pueden tener dependencias unas con otras. Las tareas se
vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y
de fin. Existen 4 tipos de Dependencias:
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Hoy, su interés se centra en las fechas límite. Mañana, en los costos.
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información,
pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para
tener acceso a la información, utilice las herramientas siguientes:
Vistas: que presentan un sub-conjunto de información del proyecto en
un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt
muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de
barras.
Tablas: que definen las columnas mostradas.
Filtros: que permiten centrarse en tareas o recursos específicos.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Como funciona Microsoft Project

Barra de Herramientas:
Guía de Proyectos
 CREAR UN PROYECTO

PASOS PARA
CREAR UN PLAN
 CREAR UN PROYECTO

Pasos para crear un Plan

• Configurar un Proyecto
•Definir el Proyecto
•Definir períodos Laborales Generales

•Introducir una Lista de Tareas

•Crear una lista de Tareas
•Organizar las tareas en Fases

•Programar Tareas
•Vincular o Adjuntar mas información sobre tareas
•Adelantar o Agregar tiempo de Posposición
•Establecer una fecha especifica para una tarea
•Agregar fecha limite a una Tarea
•Dividir una Tarea en Segmentos
•Agregar columnas de información personalizada
•Establecer fechas limite y delimitar Tareas
 CREAR UN PROYECTO

Pasos para crear un Plan

•Asignar Recursos
•Crear una lista de Recursos
•Definir periodos laborales de recursos individuales
•Agregar personas y equipamiento a Tareas
•Adjuntar mas información sobre recursos
•Agregar columnas de información
•Comprobar y modificar asignaciones a recursos

•Ver la Programación
•Ver en pantalla el proyecto completo
•Comprobar fechas de comienzo y fin del Proyecto
•Identificar la ruta critica
•Cambiar a una vista diferente
•Ver campos diferentes en una vista
•Mostrar información mediante un filtro
 PASOS PARA
HACER
SEGIUIMIENTO
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Pasos para hacer seguimiento

•Guardar un plan previsto
•Prepararse para realizar seguimiento
•Incorporar información del progreso al proyecto
•Comprobar el progreso
•Realizar cambios
•Realizar seguimiento de los riesgos
 PASOS PARA
HACER INFORMES
DEL PROYECTO
 INFORMES DE UN PROYECTO

Pasos para hacer Informes del Proyecto

•Seleccionar una vista o un Informe
•Cambiar el contenido o el orden de la información de la vista
•Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Grantt
•Imprimir vista actual como informe
•Ver estado de varios Proyectos
•Comparar el Progreso con el Trabajo Previsto
•Ver las Áreas Criticas del proyecto
•Ver riesgos y problemas del Proyecto
•Ver como esta asignado el tiempo de los recursos
•Ver Costos del Proyecto
 CREAR UN PROYECTO

PASOS PARA
CREAR UN PLAN
 CREAR UN PROYECTO

Configurar un Proyecto
 CREAR UN PROYECTO

Cuando haya definido los objetivos del proyecto y decidido sus

fases principales, puede comenzar a crear el plan.
Primero especifique y organice la lista de tareas que se deben
Configurar un Proyecto

realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación,

agregue al plan personas, equipamiento y materiales, y sus
costos. Después asigne estos recursos a las tareas. Con esta
información, Microsoft Project crea una programación. Puede
comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.
Los primeros pasos en la creación de una programación consisten
en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin
del proyecto (Solo una) e introducir información general del
proyecto.
Para ello:
1. Haga clic en nuevo
 CREAR UN PROYECTO

Definir un Proyecto
Establecer el nombre del Proyecto
Configurar un Proyecto

2. Haga clic en Propiedades

del menú Archivo

3. Coloque el Titulo,
Autor y demás
información del
Proyecto en la
pestaña Resumen
4. Haga clic
en Aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Definir un Proyecto
Para mostrar la Guía de Proyectos presione el Botón
Configurar un Proyecto

5. Haga clic en Definir el

proyecto
 CREAR UN PROYECTO

Definir un Proyecto
Configurar un Proyecto

6. Escriba la fecha estimada

de comienzo del proyecto

7. Hacer clic en Guardar e ir

al paso 2
 CREAR UN PROYECTO

Definir un Proyecto
Configurar un Proyecto

8. Escriba si desea utilizar

Project Server

9. Hacer clic en Guardar e

ir al paso 3
 CREAR UN PROYECTO

Definir un Proyecto
Listo para comenzar con los detalles del Proyecto
Configurar un Proyecto

10. Hacer clic en Guardar y

finalizar
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Configurar un Proyecto

11. Haga clic en Definir

periodos laborales generales
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Seleccionar la plantilla de calendario en las que se puede basar el
calendario del proyecto
Configurar un Proyecto

12. Hacer
clic en
Estándar
13. Hacer clic en Guardar e ir al
paso 2
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

14. Hacer clic los días
laborales
Configurar un Proyecto

15. Hacer clic en ajustar horas

laborales mostradas
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

16. Ajustar las horas
laborales
Configurar un Proyecto

17. Hacer clic en aplicar a todos

los días
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Configurar un Proyecto

18. Hacer clic en Guardar e ir al

paso 3
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Para establecer los días festivos y libres
Configurar un Proyecto

19. Hacer clic en Cambiar

calendario laboral 20. Seleccionar los
días festivos y
libres

21. Hacer
clic en
Periodo no
22. Hacer clic laborable
en Aceptar

23. Hacer clic en Guardar e ir al

paso 4
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Definir (Confirmar) unidades de tiempo
Configurar un Proyecto

24. Ajustar de ser necesario

(debe coincidir con la
configuración anterior)
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Definir (Confirmar) unidades de tiempo
Configurar un Proyecto

25. Hacer clic en Guardar y

finalizar
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales generales (Calendario)

Para cambiar el calendario laboral

26. Hacer clic

Configurar un Proyecto

Herramientas/Cambiar
calendario laboral

27. Modificar
Calendario

28. Aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Introducir una Lista de Tareas

 CREAR UN PROYECTO

Primero, enumere los pasos necesarios para lograr los objetivos

Introducir una Lista de Tareas

del proyecto. Comience por los grandes bloques de trabajo y

después divida cada bloque en tareas con resultados individuales.
Agregue hitos. Finalmente, reúna y especifique estimaciones de
duración.
 CREAR UN PROYECTO

Crear una lista de Tareas del Proyecto

Comience el proyecto con la creación de la lista de las tareas
Introducir una Lista de Tareas

que deben realizarse para completarlo. Cree la lista de tareas en

orden cronológico. Utilice nombres descriptivos que incluyan
preferiblemente un verbo y un sustantivo. Por ejemplo, "Crear
borrador de propuesta de investigación" o "Enviar propuesta de
investigación al comité de supervisión".
En primer lugar, cree la lista de las fases extensas del proyecto
y, a continuación, agregue detalles a cada fase al indicar las
distintas tareas de esa fase. Por lo general la duración de las
tareas está comprendida entre un día y dos semanas y tienen un
resultado claro. Después, puede aplicar sangría a estas tareas
bajo cada fase para crear un esquema.
Para ello:
1. Haga clic en Ver de la barra de herramientas
 CREAR UN PROYECTO

Crear una lista de Tareas del Proyecto

Especificar tareas
2. En Nombre de tarea escriba
Introducir una Lista de Tareas

el nombre de la Tarea y
presione TAB (Por defecto se
coloca duración estimada de 1
día seguido del signo ?)

3. En el campo duración
escriba la cantidad de tiempo
que llevara ejecutar cada
Tarea en meses “me”,
semanas “s”, días “d”, horas
4. Hacer clip “h” o minutos “m”
en ENTER
 CREAR UN PROYECTO

Crear una lista de Tareas del Proyecto

Crear un Hito
Introducir una Lista de Tareas

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para

identificar eventos significativos en la programación, como puede
ser la finalización de una fase principal. Si escribe una duración
de cero “0” días para una tarea, Microsoft Project mostrará el
símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese
día.

6. Hacer clip
5. En el campo en ENTER
duración
coloque 0h
 CREAR UN PROYECTO

Crear una lista de Tareas del Proyecto

Crear una Tarea repetitiva
Introducir una Lista de Tareas

Las tareas repetitivas son tareas que tienen lugar

periódicamente, por ejemplo, las reuniones semanales. Una tarea
repetitiva puede tener lugar diaria, semanal, mensual o
anualmente. Puede especificar la duración para cada vez que se
realice, cuándo se realizará y cuántas veces o durante cuánto
tiempo se repetirá.
Para ello:
 CREAR UN PROYECTO

Crear una lista de Tareas del Proyecto

Crear una Tarea repetitiva
7. Haga clip en la fila
Introducir una Lista de Tareas

debajo de la Tarea
que desea aparezca
como repetitiva

8. En el menú insertar
haga clip en Tarea 9. Complete los
repetitiva campos:
Duración,
Patrón de
repetición e
10. Hacer
intervalo de
clip en
repetición
Aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Organizar Tareas en Fases

Aplicar un Esquema
Introducir una Lista de Tareas

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques

más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas
relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando
una jerarquía. Las tareas generales se denominan Tareas de
Resumen ; las tareas con sangría que aparecen debajo de la
tarea de resumen son sub-tareas. Las fechas de comienzo y fin
de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas
de comienzo y fin de su primera y última sub-tarea
Para organizar el Esquema utilice los botones de Esquema
 CREAR UN PROYECTO

Organizar Tareas en Fases

Aplicar un Esquema 11. En el menú
Introducir una Lista de Tareas

insertar haga clip en

Nueva tarea

12. Colocar
el nombre
de la nueva
tarea

13. Seleccionar Tarea haciendo

clip en el campo identificador de
la tarea, hacer clip en botón
derecho del Mouse y aplicar
sangría
 CREAR UN PROYECTO

Organizar Tareas en Fases

Modificar una lista de Tareas
Introducir una Lista de Tareas

Cuando crea una lista de tareas, probablemente desee

dividir tareas grandes en tareas más pequeñas y
reorganizarlas. Tal vez desee copiar, eliminar o mover tareas
en el proyecto. También puede reorganizar fácilmente las
fases de un proyecto en una programación esquematizada.
Cuando se mueve o elimina una tarea de resumen, las sub
tareas asociadas también se mueven o eliminan.
Para copiar, pegar, mover o eliminar Tareas utilice los
botones siguientes:
 CREAR UN PROYECTO

Programar Tareas
 CREAR UN PROYECTO

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento

de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas
concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por
ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar
Programar Tareas

otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas.

Microsoft Project determina automáticamente las fechas de
comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas.
La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada
vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman
automáticamente. Puede definir programaciones de tareas
utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y
división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.
 CREAR UN PROYECTO

Vincular o adjuntar mas información

Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus
fechas de comienzo y fin. Una vez vinculadas las tareas, los
cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a
las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft
Programar Tareas

Project crea una dependencia de tarea de fin a comienzo.

Puesto que una dependencia de fin a comienzo no funciona en
todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a
comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el
proyecto de forma realista.
 CREAR UN PROYECTO

Vincular o adjuntar mas información

Vincular Tareas 1. Seleccionar dos o mas Tareas
para vincularlas
Programar Tareas

- Para seleccionar Tareas adyacentes:

mantenga presionada la techa MAYUS
y haga clip en la primera y la ultima
tarea que se desee vincular.
- Para seleccionar Tareas no adyacentes:
mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clip en las tareas que desee
vincular

2. Haga clip en
vincular tareas
 CREAR UN PROYECTO

Vincular o adjuntar mas información

Cambiar Vínculos
3. Hacer doble clip en la línea de
vinculo entre las dos tareas
Programar Tareas

4. En el cuadro de dialogo seleccione el

vinculo entre tareas que desee y después
haga clip en aceptar.

5. Haga clip en para

eliminar vínculos
 CREAR UN PROYECTO

Adelantar o agregar tiempo de posposición a Tareas

Una vez que ha establecido la secuencia de las tareas mediante

su vinculación, también puede superponerlas o retrasarlas. En
Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo de posposición
Programar Tareas

a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo

de adelanto. También puede escribir el tiempo de adelanto o de
posposición en forma de porcentaje de la tarea
 CREAR UN PROYECTO

Adelantar o agregar tiempo de posposición a Tareas

6. Haga clip en la tarea

que desee agregar tiempo 7. Haga clip
de adelanto o de en la ficha
Programar Tareas

posposición, hacer clip Predecesoras

en botón derecho del del cuadro de
Mouse y seleccionar dialogo
Información de la tarea

8. El la columna Pos
coloque el adelanto
en forma de
duración como
numero negativo y la
posposición en
positivo y Aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Establecer una fecha especifica para una Tarea

Puede programar las tareas más eficazmente especificando sus
duraciones, creando dependencias entre ellas y dejando que
Microsoft Project calcule automáticamente las fechas de comienzo
y fin. No obstante, puede establecer una fecha de comienzo o fin
Programar Tareas

específica para una tarea si fuera necesario.

9. Haga clip en 10. Haga clip en la

la tarea que ficha Avanzado del 11. Seleccione
desee colocar cuadro de dialogo un Tipo de
fecha especifica delimitación

12. Escriba una

fecha en Fecha de
delimitación y haga
clip en Aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Agregar una fecha limite a una Tarea

Cuando establece una fecha límite para una tarea, Microsoft

Project muestra un indicador si la tarea se programa para finalizar
después de la fecha límite.
Programar Tareas

La definición de una fecha límite no afecta a la programación de

las tareas. Es solamente una forma de que Microsoft Project le
informe de que una tarea finalizará después de su fecha límite. Así
tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha
fecha.
 CREAR UN PROYECTO

Dividir una Tarea en Segmentos

Puede dividir una tarea si se interrumpe el trabajo en ella y se
reanuda más tarde en la programación. Esta posibilidad resulta
útil, por ejemplo, cuando se necesita interrumpir temporalmente el
trabajo en una tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea
Programar Tareas

tantas veces como sea necesario.

Debe tener en cuenta que la división de una tarea en varias partes
no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva, que tiene lugar
a intervalos regulares, como puede ser una reunión de personal.
 CREAR UN PROYECTO

Agregar columnas de Información personalizada

Agregar Campos o columnas a una vista

13.
Seleccione
Programar Tareas

Agregar
columnas
del Menú de
Tareas

-Se puede seleccionar Mostrar los Campos

predeterminados o
- Se puede seleccionar Mostrar los campos
personalizados
 CREAR UN PROYECTO

Agregar columnas de Información personalizada

Agregar Campos o columnas a una vista
Programar Tareas

14.
Seleccione
el tipo de
campo a
agregar

15. Presione
Insertar
 CREAR UN PROYECTO

Establecer fechas limite y delimitar Tareas

16. Seleccione
Establecer
Fechas limite
del Menú de
Programar Tareas

Tareas
 CREAR UN PROYECTO

Asignar Recursos
 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

Después de planear las tareas se debe ir al Área de Recursos
para crear la lista de las personas, equipamiento y recursos
materiales que componen el Equipo del Proyecto y con los cuales
se realizan dichas Tareas, posteriormente se deben asignar las
Asignar Recursos

personas a las tareas. La lista de recursos constará entonces de

recursos de trabajo o recursos materiales. Los recursos de trabajo
son personas o equipamiento; los recursos materiales son
materiales o suministros consumibles, como hormigón, madera o
clavos.

1. Seleccione
Hoja de
recursos del
Menú Ver
 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

Asignar Recursos

2. En el
menú Ver
Seleccione
Tabla/Entra
da
 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

6. Designe Grupos de recursos para: ordenar,
3. Escriba el filtrar o agrupar tareas. Ej: departamento al cual
nombre del pertenece, etc.
Asignar Recursos

recurso

4. En el campo
Tipo especifique el 5. En el campo
tipo de recurso: Etiqueta de material 7. En el campo
Trabajo o Material coloque la unidad de Capacidad
medida del material Máxima escriba el
numero de
-Seleccionar Trabajo (personal o equipamiento) o unidades
-Seleccionar Material (se consume durante el disponibles de
proyecto) cada recurso en
forma de %
 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

Especificar personas y Equipamiento
8. Seleccione
Especificar
personas y …
del Menú
Asignar Recursos

Recursos

9. Puede especificar el origen de los

recursos.
 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

Especificar personas y Equipamiento

10. Hacer doble clip en el recurso y completar

la información en las pestañas: General,
Asignar Recursos

Horario de Trabajo, Costos, Notas.

 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

Especificar un recurso Material

11. Seleccione Columna en el Menú

Insertar para agregar las columnas
Asignar Recursos

correspondientes a Materiales: Tipo,

Etiqueta de material, etc.
 CREAR UN PROYECTO

Crear una Lista de Recursos

Se puede proponer recursos para proyectos que se estén
negociando pero que aún no se hayan aprobado. Al asignar
recursos a un proyecto y definir el tipo de reserva en Propuesto,
puede diferenciar las asignaciones comprometidas a partir de las
Asignar Recursos

asignaciones propuestas.
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales de recursos individuales

Las horas laborables y los días no laborables definidos en el
calendario del proyecto son los predeterminados de cada recurso.
Cuando un recurso individual trabaja en una programación
totalmente diferente, o si es necesario contabilizar vacaciones o la
Asignar Recursos

inactividad del equipamiento, puede modificar un calendario de

recurso individual.
Puede especificar horas laborables para recursos individuales con
días no laborables u horas laborables específicas que sean
distintas de las horas generales laborables del proyecto.
Si tiene grupos de recursos que trabajan durante unas horas
comunes y éstas difieren del calendario (base) del proyecto, en
primer lugar defina calendarios adicionales para estos grupos de
recursos.
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales de recursos individuales

12. Seleccione el
recurso al cual se de
desea definir el
periodo Laborable y
Asignar Recursos

luego Definir
periodos laborales
…del Menú Recursos

13. Hacer clic en Guardar e ir al

paso 2
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales de recursos individuales

Seleccionar la plantilla de calendario en las que se puede basar el
calendario del proyecto

14. Hacer clip

en Estándar
Asignar Recursos

15. Hacer clic en Guardar e ir al

paso 3
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales de recursos individuales

16. Hacer clic los días
laborales
Asignar Recursos

17. Hacer clic en

ajustar horas
laborales mostradas

18. Hacer clic en

Guardar e ir al paso 4
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales de recursos individuales

Para establecer los días festivos y libres
20. Seleccionar
19. Hacer clic en Cambiar los días festivos
calendario laboral y libres
Asignar Recursos

21. Hacer
clic en
Periodo no
laborable

22. Hacer clic

23. Hacer clic en Guardar e ir al en Aceptar
paso 5
 CREAR UN PROYECTO

Definir periodos laborales de recursos individuales

Para establecer los días festivos y libres
Asignar Recursos

24. Hacer clic en Guardar y

finalizar
 CREAR UN PROYECTO

Asignar personas y equipamiento a tareas

Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignación.
Puede asignar cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las
asignaciones en cualquier momento.
Asignar Recursos

Se puede asignar más de un recurso a una tarea y especificar si

un recurso trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial en una
tarea. Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignación
de tiempo completo diario que se indica en su calendario laboral,
Microsoft Project mostrará en rojo el nombre del recurso sobre-
asignado en las vistas de recursos.
 CREAR UN PROYECTO

Asignar personas y equipamiento a tareas

25. Seleccione
Asignar
personas y …
del Menú
Asignar Recursos

Recursos

26. Seleccione
27. Seleccione un recurso
Asignar
Recursos
 CREAR UN PROYECTO

Asignar personas y equipamiento a tareas

Asignar Recursos

28. Haga clip en Opciones

de lista de recursos

29. Coloque las

horas disponibles
del recurso en
Disponible para 30. Haga
trabajar clip en
Asignar y
cerrar
 CREAR UN PROYECTO

Asignar personas y equipamiento a tareas

A medida que asigna más recursos a una tarea, se reduce
automáticamente su duración. Por ejemplo, una tarea con un 1 día
de duración y un recurso asignado, conlleva 8 horas de trabajo, si
asigna un segundo recurso, la tarea requiere igualmente 8 horas
Asignar Recursos

de trabajo, pero su duración se reduce a medio día.

No obstante, si desea cambiar la cantidad de trabajo en la tarea,
puede desactivar la programación condicionada por el trabajo y
asignar otro recurso. La tarea tendrá entonces 16 horas de trabajo
y su duración seguirá siendo de un día.

Si lo desea se puede
Desactivar programación
condicionada por el
esfuerzo
 CREAR UN PROYECTO

Adjuntar mas información sobre recursos

Puede agregar información adicional sobre un recurso si escribe en
una nota.
31. Seleccione
Vincular o
Asignar Recursos

adjuntar …
del Menú
Recursos

32. Seleccione
agregar una
nota 33. Agregar
Nota y hacer
clip en
Aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Agregar columnas de información

Puede agregar campos o columnas a una vista. Puede utilizar los
campos predeterminados de Project o bien utilizar campos
personalizados para almacenar información personalizada.
Asignar Recursos

34. Seleccione
Agregar
columnas …
del Menú
Recursos

35. Seleccione
36. Seleccione campos
tipo de campo personalizados

37. Haga clip en

Insertar
 CREAR UN PROYECTO

Comprobar y Modificar asignaciones de Recursos

La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y,
agrupadas debajo de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con la
vista Uso de recursos puede averiguar cuántas horas de trabajo
tiene programadas cada recurso en tareas específicas y ver qué
Asignar Recursos

recursos están sobre-asignados. También puede determinar el

tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional.

38. Seleccione
Uso de
recursos del
Menú Ver
 CREAR UN PROYECTO

Ver la Programación
 CREAR UN PROYECTO

Ver en pantalla el Proyecto completo

Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos.
¿Cumplirá la fecha límite? Si la respuesta es negativa, examine las
tareas que conducen a hitos y compruebe si están programadas
Ver la Programación

correctamente. Primero observe la imagen general: la fecha de

comienzo y fin y la ruta crítica. Después compruebe los detalles.
Muestre las tareas y los recursos en vistas que pueda cambiar
para adaptarlas a sus necesidades.
2. Seleccione
Proyecto
completo

1. Seleccione Zoom
del Menú Ver
 CREAR UN PROYECTO

Comprobar fechas de comienzo y fin del Proyecto

Para revisar rápidamente la información más importante del
proyecto como por ejemplo, la fecha de fin y así comprobar si el
proyecto va a cumplir las previsiones tal como está programado.
Ver la Programación

3. Seleccione
Información del
proyecto del Menú
Proyecto
 CREAR UN PROYECTO

Comprobar fechas de comienzo y fin del Proyecto

4. Haga clip en
Ver la Programación

Estadísticas del
cuadro de dialogo

5. Haga clip en cerrar

 CREAR UN PROYECTO

Identificar la ruta critica

La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a
tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programación.
La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan un
Ver la Programación

cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar

ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto.
Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la
fecha de fin del proyecto se denominan tareas críticas. Si modifica
las tareas para resolver sobre-asignaciones u otros problemas de
la programación, tenga cuidado con las tareas críticas; los cambios
que realice en ellas afectarán a la fecha de fin del proyecto.
 CREAR UN PROYECTO

Identificar la ruta critica

6. Seleccione Asistente
para diagramas de
Ver la Programación

Grantt del menú Formato

7. Haga clip en siguiente

8. Seleccionar Ruta
critica y hacer clip en
Siguiente del cuadro de
dialogo
 CREAR UN PROYECTO

Identificar la ruta critica

9. Seleccionar Recursos y
fechas y hacer clip en
Siguiente del cuadro de
Ver la Programación

dialogo

10. Seleccionar si
desea mostrar los
vínculos y hacer clip
en siguiente

11. Seleccionar Dar

formato
 CREAR UN PROYECTO

Cambiar a una vista diferente

Puede mostrar información del proyecto en vistas de tareas o en
vistas de recursos. Algunas vistas de tareas y de recursos se
encuentran en vistas de hoja, que contienen columnas
Ver la Programación

(denominadas campos) de información relacionada. En una vista

de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de información
diferentes. Otras vistas muestran la información de tareas o
recursos gráficamente, como las vistas Calendario, Diagrama de
red y Gráfico de recursos, o las tareas y recursos relacionados con
una escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de
recursos.
 CREAR UN PROYECTO

Cambiar a una vista diferente

12. Seleccione Más vistas

del menú Ver
Ver la Programación

Utilice el Organizador para mover

elementos de proyecto, como
vistas, informes y barras de 13. Seleccionar la vista
herramientas, entre el archivo local que desee del cuadro de
y el archivo de plantilla. dialogo y hacer clip en
aceptar
 CREAR UN PROYECTO

Ver campos diferentes en una vista

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede
resultar útil disponer de distintas combinaciones de información. Si
cambia la tabla que se aplica a una vista de hoja, los campos de
Ver la Programación

información que muestra esa vista también cambian.

14. Seleccione la tabla que

desee del submenú Tabla
del Menú Ver
 CREAR UN PROYECTO

Mostrar información mediante un filtro

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o
recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista.
Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas
Ver la Programación

tareas o recursos que cumplan sus criterios.

15. Seleccione el filtro que

desee del submenú Filtro
para: del Menú Proyecto
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

PASOS PARA
HACER
SEGIUIMIENTO
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Guardar un Plan
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Conceptos Básicos en seguimiento

Cinco tipos de información permiten analizar el progreso al realizar
el seguimiento de las tareas de un proyecto: duración, trabajo,
fecha de comienzo, fecha de fin y costo.
Los cambios en cada uno de estos campos permiten comparar y
Guardar un Plan

evaluar el progreso: Planeado o Línea Base, Programado, Real y

Restante.
Por ejemplo, para una tarea puede haber campos de información
que contengan el trabajo planeado, el programado, el real y el
restante. El contenido de estos campos puede coincidir o ser
diferente. Las variaciones entre determinados campos puede
examinarse para obtener información útil para el seguimiento. Es
por ello que se hace referencia a estos campos como campos de
seguimiento.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Conceptos Básicos en seguimiento

Al comenzar un proyecto, la información programada es similar o
incluso idéntica a la información de línea de base planificada. No
obstante, a medida que se van completando las tareas, podrá
realizar ajustes e introducir información real. Es posible que se de
Guardar un Plan

cuenta de que una tarea necesitará tres días más de lo que había
planeado en principio o que otra tarea pueda comenzar un día
antes. Con estos ajustes, la información programada se vuelve a
calcular para proporcionar la imagen general del proyecto más
actualizada.
Al comenzar a introducir la información real acerca de las tareas
en curso, la información programada la tiene en cuenta y vuelve a
realizar los cálculos en consecuencia. Por ejemplo, el trabajo
programado se calcula como la suma del trabajo real y el trabajo
restante. En el caso de las tareas finalizadas, la información
programada es la misma que la información real.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Conceptos Básicos en seguimiento

Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos
para el proyecto, puede guardar una instantánea del plan original
denominada línea de base.
Guardar un Plan

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto,

puede conservar un plan provisional y comparar los cambios
realizados en el plan previsto.
Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir
información real y compararla con la línea de base.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Guardar un Plan Previsto

Cuando haya especificado toda la información necesaria para el
proyecto y esté preparado para comenzar el trabajo real, puede
guardar una línea de base de la información del proyecto para
compararla con el progreso real de éste. Con la línea de base,
Guardar un Plan

puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de

manera que puede realizar las correcciones que estime
necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han
comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que
han realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo
previsto.

1. En el menú
Herramientas, elija
Seguimiento y haga clic
en Guardar línea de
base
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Guardar un Plan Previsto

3. Haga clic en
Guardar un Plan

Aceptar
2. Haga clic en Tareas
seleccionadas para
agregar nuevas tareas a
una línea de base
existente
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Línea Base y Plan Provisional

Una Línea Base es el conjunto de fechas originales de comienzo y
fin, duraciones, trabajo y costos estimados que se guardan una vez
terminado y ajustado el plan de proyecto, pero antes de que el
comience el proyecto
Guardar un Plan

Si los participantes del proyecto están de acuerdo en que la

diferencia es significativa, podrá modificar o volver a definir la línea
de base en cualquier momento durante el proyecto.

Un Plan Provisional es un conjunto de datos de proyecto que se

guardan una vez comenzado el proyecto y se comparan con la
línea de base para evaluar el progreso. Un plan provisional sólo
guarda dos unidades de información, las fechas de comienzo y de
fin de la tarea actual. Después de guardar una línea de base de la
información del proyecto, puede guardar hasta 10 planes
provisionales como puntos de control durante el proyecto.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Información Programada
Al comenzar un proyecto, la información programada es similar o
incluso idéntica a la información de línea de base planificada. A
medida que se van completando las tareas, podrá realizar ajustes
e introducir información real. Es posible que se de cuenta de que
Guardar un Plan

una tarea necesitará tres días más de lo que había planeado en

principio o que otra tarea pueda comenzar un día antes. Con
estos ajustes, la información programada se vuelve a calcular
para proporcionar la imagen general del proyecto más
actualizada. Al comenzar a introducir la información real acerca de
las tareas en curso, la información programada la tiene en cuenta
y vuelve a realizar los cálculos. Por ejemplo, el trabajo
programado se calcula como la suma del trabajo real y el trabajo
restante. En el caso de las tareas finalizadas, la información
programada es la misma que la información real.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Información Real
La información real refleja el modo en el que las tareas se llevan a
cabo finalmente. Al principio existe una proyección planeada de
duración, trabajo, costo y fechas de comienzo y fin. La información
de progreso (real) de las tareas se va introduciendo, de modo que
Guardar un Plan

al final exista un reflejo real del estado de la tarea. La información

real permite saber el costo real de la tarea, el número de días de
trabajo que se han empleado en ella realmente, así como las
fechas reales de comienzo y fin. La información real se introduce
en campos como Trabajo real, Duración real, Comienzo real, Fin
real y Costo real. Si introduce la información real en uno o dos
campos, el resto de la información real puede calcularse
automáticamente, Ej: si introduce la fecha de Fin real, Duración
real, Inicio real y otros campos podrán calcularse
automáticamente. Lo mismo ocurre si introduce otro tipo de
información de seguimiento, como el porcentaje completado.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Información Restante
En el caso de las tareas que aún no hayan empezado o las tareas
en curso, existen campos de trabajo restante, costo restante y
duración restante. Estos campos calculan la cantidad de tiempo y
costo que queda antes de que la tarea esté completada. Los
Guardar un Plan

campos de este tipo son una previsión del futuro.

Para las tareas que aún no han comenzado, el contenido del
campo Trabajo restante es el mismo que el del campo Trabajo
programado. Para las tareas en curso, el trabajo restante se
calcula restando el trabajo real al trabajo programado. Lo mismo
ocurre con los campos Costo restante y Duración restante. El
campo Trabajo restante puede modificarse, del mismo modo que
ocurre con los campos Trabajo real y Trabajo programado.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Información de Variación
Si ha guardado una línea de base, podrá aprovechar los cálculos
de los campos de variación. Algunos ejemplos son Variación de
trabajo, Variación de costo, Variación de duración, Variación de
comienzo y Variación de fin.
Guardar un Plan

La información programada actual se compara con la información

programada original. El campo Variación muestra la diferencia
calculada entre la información planeada y la programada. Por
ejemplo, el campo Variación de trabajo muestra la diferencia entre
los campos Trabajo previsto y Trabajo programado.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Prepararse para realizar el seguimiento

Guardar un Plan

4. Seleccione
Prepararse
para realizar
5. Hacer clip en No,
…del Menú
Guardar e ir al paso 2
Seguimiento
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Prepararse para realizar el seguimiento

Seleccionar el Método de Seguimiento

6a. Especificando el %
Guardar un Plan

de trabajo completado

6b. Especificando el
Trabajo Realizado y
Trabajo restante
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Prepararse para realizar el seguimiento

Seleccionar el Método de Seguimiento

6c. Especificando las

Guardar un Plan

horas de trabajo
realizado
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Incorporar Progreso
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Establecer la fecha de estado

Incorporar Progreso

1. Seleccione
Incorporar
información
…del Menú
Seguimiento
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Establecer la fecha de estado

La Fecha de estado se usa para indicar el estado de progreso
mediante líneas de progreso, colocar información de progreso que
no sea de fase temporal o calcular los valores acumulados totales.
Incorporar Progreso

La fecha de estado coincide con la fecha actual (la fecha de cada

momento) a menos que se especifique una fecha de estado
diferente. También puede usar la fecha de estado para determinar
dónde ubicar el trabajo real y restante en la programación cuando
introduzca la información de progreso.

2. Seleccione
Información del
proyecto… del Menú
Proyecto
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Establecer la fecha de estado

La Fecha de estado se usa para indicar el estado de progreso
mediante líneas de progreso, colocar información de progreso que
no sea de fase temporal o calcular los valores acumulados totales.
La fecha de estado coincide con la fecha actual (la fecha de cada
Incorporar Progreso

momento) a menos que se especifique una fecha de estado

diferente. También puede usar la fecha de estado para determinar
dónde ubicar el trabajo real y restante en la programación cuando
introduzca la información de progreso.
3. Seleccione
Información del
proyecto… del Menú
Proyecto

4. Modifique la Fecha de
estado en el cuadro de dialogo
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Actualizar el progreso
En la columna % trabajo completado de la tabla, especifique un
valor entre 0 (no se ha realizado ningún trabajo en la tarea) y 100
(se ha realizado todo el trabajo de la tarea) para cada tarea que
Incorporar Progreso

desee actualizar.
5. Indique porcentaje de
trabajos ejecutado

6. Haga clip en
Actualizar Tarea
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Comprobar el progreso
La vista resume el estado de las tareas del proyecto. Mediante la
aplicación de un filtro o de un grupo puede modificar la vista para
concentrarse en otro tipo de información.
Incorporar Progreso

7. Seleccione
Comprobar el
progreso del
proyecto… del Menú
Seguimiento
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Realizar cambios en el progreso

Incorporar Progreso

8. Seleccione Realizar
cambios en el
proyecto… del Menú
Seguimiento
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Realizar cambios en el progreso

Se puede modificar los siguiente:
Duración: es el tiempo total necesario para realizar una tarea. Se
calcula mediante la consulta del período laboral que comprende
Incorporar Progreso

todas las asignaciones de recursos de la tarea.

Trabajo: es el número de horas por persona o el esfuerzo
necesario para completar una tarea o una asignación. El trabajo
total de una tarea es la suma del trabajo de todas sus
asignaciones.
Unidades de Asignación: representan el porcentaje del tiempo de
un recurso que está asignado a una tarea. Para asignar varios
recursos como '3 carpinteros', establezca las unidades de
asignación en '300%'.
 SEGUIMIENTO A UN PROYECTO

Realizar seguimiento de los riesgos

Esta opción se hace a

Incorporar Progreso

través del Servidor de

Project Server
 PASOS PARA
HACER INFORMES
DEL PROYECTO
 INFORMES DE UN PROYECTO

Seleccionar una vista o un Informe

Se puede dar formato e imprimir tanto vistas como informes.
Una vista muestra un conjunto de información del proyecto en un
Informes de un Proyecto

formato concreto. Las vistas se utilizan para escribir, modificar y

mostrar información. Al especificar información en una vista, se
almacena en la base de datos del proyecto. Una vez que la
información está en la base de datos, se puede mostrar en otras
vistas. Por ejemplo, si escribe la duración de una tarea en el
Diagrama de Gantt y después cambia a la vista Hoja de tareas, la
duración de la tarea aparece también en la vista Hoja de tareas.
Los informes se pueden clasificar por información general,
actividades actuales, costos, asignaciones, carga de trabajo e
informes personalizados. Puede seleccionar un informe y después
modificarlo para personalizarlo según sus necesidades.
 INFORMES DE UN PROYECTO

Seleccionar una vista o un Informe

Informes de un Proyecto

1. Seleccione
Seleccionar una vista
o… del Menú Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Seleccionar una vista o un Informe

2a. Si se selecciona Vista
puede escoger:
-Calendario
Informes de un Proyecto

-Gantt Detallado
-Diagrama de Gantt
-Gantt de varias Líneas de Base
-Diagrama de Red
-Diagrama de Relaciones
-Formulario de Recursos
-Gráfico de Recursos
-Hoja de Recursos
-Usos de Recursos
-Formulario de Tareas
-Hoja de Tareas
-Usos de Tareas
-Gantt de Seguimiento

3a. Haga clic en

Aplicar esta vista
 INFORMES DE UN PROYECTO

Seleccionar una vista o un Informe

2b. Si selecciona Imprimir

Informe podrá escoger:
Informes de un Proyecto

-Generales
-Actividades Actuales
-Costos
-Asignaciones
-Carga de Trabajo
-Personalizados
Si selecciona Mostrar
informes…

3b. Haga clic en

Seleccionar
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el contenido o el orden de la información de la vista

Informes de un Proyecto

4. Seleccione Cambiar
el contenido… del
Menú Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el contenido o el orden de la información de la vista

Informes de un Proyecto

Permite Ordenar o
aplicar un filtro o un
Grupo a las Tareas o
Recursos
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Gantt

Informes de un Proyecto

5. Seleccione Cambiar
el aspecto… del Menú
Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Gantt

6. Puede seleccionar:
-Utilizar Asistente
Informes de un Proyecto

-Cambiar Escala Temporal

-Cambiar Aspecto de las Barras
-Agregar Texto a las Barras
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Gantt

Utilizar Asistente para Diagrama de Gantt
7. Del
cuadro de
Informes de un Proyecto

dialogo
seleccione y
haga clip en
siguiente
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Gantt

Cambiar escala Temporal
Nivel superior
Informes de un Proyecto

Nivel intermedio

8. Del Nivel inferior

cuadro
adapte el
diagrama a
su gusto y Periodo no
haga clip en laborable
aceptar
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Gantt

Cambiar el aspecto de las barras de Gantt
10. Seleccione
la pestaña
Informes de un Proyecto

Forma de la
barra y
modifique

11. Seleccione
la pestaña
Barra y
modifique

9. Seleccione para
dar formato y
estilos a la Barra
 INFORMES DE UN PROYECTO

Cambiar el aspecto y contenido del Diagrama de Gantt

Agregar texto a las barras de Gantt
13. Seleccione
la pestaña
Informes de un Proyecto

Texto de la
barra y
modifique

14. Seleccione
la pestaña
Texto y
12. Seleccione modifique
para dar
formato y
estilos a la
Barra
 INFORMES DE UN PROYECTO

Imprimir vista actual como informe

Informes de un Proyecto

15. Seleccione
Imprimir vista
actual… del
Menú Informe

16. Seleccione Una

pagina o Varias
paginas y haga clip
en Imprimir 17. Seleccione
Guardar e ir al
paso 2
 INFORMES DE UN PROYECTO

Imprimir vista actual como informe

Informes de un Proyecto

18. Modificar
las Opciones de
Tamaño

19. Seleccione
Guardar e ir al
paso 3
 INFORMES DE UN PROYECTO

Imprimir vista actual como informe

Informes de un Proyecto

20. Especificar
encabezado, pie
de página o
leyenda

21. Seleccione
Guardar e ir al
paso 4
 INFORMES DE UN PROYECTO

Imprimir vista actual como informe

Informes de un Proyecto

22. Especificar
otras opciones

23. Seleccione
Imprimir
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver estado de varios Proyectos

Informes de un Proyecto

24. Seleccione Ver el

estado de varios… del
Menú Informe

Esta opción se hace a

través del Servidor de
Project Server
 INFORMES DE UN PROYECTO

Comparar el Progreso con el Trabajo Previsto

Se muestran dos barras de tareas para cada tarea: la barra inferior
muestra las fechas de comienzo y fin previstas y la barra superior
muestra las fechas de comienzo y de fin programadas, el progreso
Informes de un Proyecto

real se indica mediante el valor Porcentaje completado.

25. Seleccione
Comparar el
progreso… del Menú
Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver las Áreas Criticas del proyecto

La ruta crítica es la serie de tareas que dictan la fecha de fin del
proyecto. Las tareas de la ruta crítica se denominan tareas críticas
y no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin del
Informes de un Proyecto

proyecto. Las tareas críticas se muestran en forma de barras rojas

26. Seleccione Ver las

tareas … del Menú
Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver riesgos y problemas del Proyecto

Informes de un Proyecto

27. Seleccione Ver

Esta opción se hace a
riesgos… del Menú
través del Servidor de
Informe
Project Server
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver como esta asignado el tiempo de los recursos

Informes de un Proyecto

28. Seleccione Ver

como esta asignado…
del Menú Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver como esta asignado el tiempo de los recursos

Se muestran todos los recursos, las tareas que tienen asignadas y
el trabajo que tiene programado realizar en cada tarea. Puede
seleccionar un recurso o una asignación en el panel superior y ver
Informes de un Proyecto

los detalles del elemento seleccionado en la vista de Gantt de la

parte inferior. Los recursos sobre-asignados y las horas exactas
que están sobre-asignados se muestran en color rojo
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver Costos del Proyecto

Normalmente el costo de una tarea se basa en el costo de sus
recursos, es decir, el costo de los recursos asignados a la tarea.
Project calcula esto en función de las tasas de recursos
Informes de un Proyecto

especificadas.

29. Seleccione Ver

costos del producto…
del Menú Informe
 INFORMES DE UN PROYECTO

Ver Costos del Proyecto

Si el proyecto excede el presupuesto, hay diversos modos de
ajustar los costos:
Informes de un Proyecto

-Cambiar asignaciones de recursos para reducir costos.

Por ejemplo, podría sustituir un recurso costoso por uno más
barato.
-Ajustar las tasas de pago del recurso o los costos de las
tareas. Por ejemplo, podría negociar una tasa más baja para un
recurso o, si tiene costos fijos asignados a las tareas, tal vez
pueda reducirlos.
-Reducir el ámbito del proyecto. Puede entregar menos
cantidad con el fin de reducir costos. En ese caso, tal vez tenga
que eliminar tareas o acortar su duración para reflejar las entregas
más pequeñas. Esto también reducirá costos.