Gestión de Proyectos de I+D+i

Victoria E. Sánchez
Fco. de Borja Domínguez

GESTIÓN DE PROYECTOS
 PROGRAMA
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS
3. FASES DEL PROYECTO
4. INICIACIÓN
5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE
PROYECTOS
3.1. Programación de Tareas
3.2. Memoria Técnica
3.3. Presupuesto Económico
3.4. Ayudas Financieras
4. DESARROLLO Y CONTROL DEL PROYECTO
5. EVALUACION Y CIERRE

GESTIÓN DE PROYECTOS
 BIBLIOGRAFÍA (1)
• “Dirección Integrada de Proyecto -DIP-: Project Management”
(Rafael de Heredia)
• “Manual de planificación y gestión de proyectos
administrativos” (Javier Carrasco, Rafael Ramos)
• “Project Management for Business Professionals: a
comprehensive guide” (Joan Knutson, editor)
• “La gestión de proyectos en la empresa” (Gordon Webster)
• “Planificación y rentabilidad de proyectos industriales”
(Ramón Companys, Albert Corominas)
• “Gestión de Proyectos” (Antonio Drudis)

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 BIBLIOGRAFÍA (2)
• “Manual de Frascati” (OECD. 1993)
• “Manual de Oslo” (OECD, 1996)
• “Gestión e Innovación. Un enfoque estratégico” (Julián
Pavón, Antonio Hidalgo)
• “UNE 166000 Ex:2002 – Gestión de la I+D+i: Terminología y
definiciones” (AENOR, 2002)
• “UNE 166002 Ex:2001 - Gestión de la I+D+i: Requisitos del
sistema de gestión de la I+D+i” (AENOR, 2002)

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Definición
PROYECTO =
• Iniciativa nueva o única,
• con un principio y un final,
• llevada a cabo por personas
• para alcanzar un objetivo específico
• dentro de unos parámetros acordados de
tiempo, coste y calidad.
RECURSOS + TIEMPO = PROPÓSITO

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 Definición I+D+i
• Invención: Una forma de la innovación
que da lugar a nuevos productos, nuevos
procesos, algo original -suele incluir el
concepto de no obviedad-.
• I+D: Actividad o proceso que conduce a
una invención o una innovación.
• Innovación: Incluye la invención, pero
también mejoras y perfeccionamientos.

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 I+D versus i
• Investigación y desarrollo
–Investigación básica (12 - 20%)
–Investigación Aplicada (30 - 40%)
–Desarrollo experimental (40 - 60%)
• Innovación

–Innovación incremental
–Innovación radical

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Factores comunes
• Complejidad.
• Los recursos no tienen rendimientos homogéneos y
predecibles.
• El precio suele estar acotado.
• Los recursos son limitados.
• Hay muchas actividades que deben ser sincronizadas.
• El tiempo de finalización está limitado.
• Utilización de grandes cantidades de recursos.

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Factores comunes en I+D+i
• Incertidumbre en la consecución de los objetivos
técnicos
• Los objetivos técnicos pueden variar con el avance
del proyecto.
• Dificultad en el cumplimiento de costes y plazos.
• Influencia y colaboración externas.
• Calidad de ejecución.

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 Ejemplos de proyectos
• La construcción de una casa o de un puente.
• La instalación de un sistema informático para control
de la producción.
• El diseño, producción y comercialización de un
nuevo producto.
• Proveer un nuevo servicio.
• La puesta en marcha de una empresa.
• La reforma de una oficina.

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 Ejemplos de proyectos de I+D+i
• Secuenciación del Genoma Humano.
• Estudio de la formación estelar a grandes
desplazamientos al rojo.
• Búsqueda de un nuevo fármaco contra la malaria.
• Desarrollo de un nuevo superconductor a alta
temperatura.
• Análisis del régimen jurídico español para las
actividades de I+D.
• Industrialización en España durante el siglo XVIII.

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 Aspectos más importantes
• ¿Qué vamos a producir?
• ¿Cómo vamos a hacerlo?
• ¿En cuánto tiempo?
• ¿Cuánto va a costar?
• ¿Qué recursos necesitamos?
• ¿Qué riesgos estamos corriendo?

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 Ejercicios (1)

• Ana es manager regional de un banco. Una de

sus responsabilidades es la de préstamos
personales a clientes de ingresos medios–
bajos.
• Aunque el banco trabaja en este ámbito, quiere
expandirlo. Por ello su jefe quiere que aumente
el porcentaje de préstamos de este tipo.

• ¿Se puede considerar esto un proyecto? ¿Por

qué?

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Ejercicios (2)

• El mismo banco quiere descentralizar el mantenimiento

de tarjetas de cajeros a las sucursales. Para esta
transferencia necesita un sistema informático cuyos
usuarios serán los del Departamento de Servicio al
Cliente, a los que habrá que formar en su uso. Hay
personas de varios grupos trabajando en esta
conversión que debe terminar en 6 meses. Las
modificación del sistema costará 360.000 € y habrá
80.000 € para formación.

• ¿Se puede considerar esto un proyecto? ¿Por qué?

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Ejercicios (3)
• El mismo banco quiere explotar sus BBDD’s sobre el
uso que hacen de las tarjetas de créditos sus clientes y
de este modo ofrecerles dentro de su catálogo de
servicios, el producto más ajustado a las necesidades.
El trabajo lo van a realizar conjuntamente los Dtos. de
Estrategia Corporativa, el de Atención al Cliente y el de
Informática; está previsto que se desarrolle durante 6
meses; se contrará a una empresa que aporte el
conocimiento y herramientas de explotación de BBDD’s:
y su presupuesto es de 300.000 €.
• ¿Es esto un proyecto de I+D? ¿Por qué?

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 Dirección Integrada de Proyectos

• Conjunto de procesos, técnica y sistemas para

planificar de forma eficaz un proyecto
• Implica manejar , interrelacionar y asignar
tareas y recursos (personal, equipamiento y
materiales).

Habilidades Habilidades
personales técnicas
Habilidades
de gestión
GESTIÓN DE PROYECTOS
 ¿Por qué la gestión por proyectos?
• Visibilidad de las necesidades del cliente -
mayor integración interfuncional.
• Necesidad de gestionar tareas complejas que
involucran a distintas funciones de la
organización.
• Visión horizontal versus vertical: óptimo global
versus óptimo local.
• Utilización rigurosa de técnicas de gestión para
la planificación, organización y control del
proyecto.

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Director funcional vs director de proyecto

Funcional:
•Especialista D ire c tor

•Supervisor D ise ñ o P rod u cc ió n A d m in is trac ió n M a rk e tin g /V en ta s

Proyecto:
• Generalista
• Facilitador Dtor. de P royecto

Resp. Diseño Ingeniería P roducción Palnificación A bastecim ientos Jefe de Legal

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 Organización matricial

R&D Marketing
Finanzas Fabricación

Jefe de
Proyecto A

Jefe de
Proyecto B

Jefe de
Proyecto C

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Visión funcional - visión de proyecto

Necesidades
cliente

Necesidades
cliente

Necesidades
cliente

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Restricciones

Tiempo

Costes Calidad

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Restricciones

Tiempo

Tiempo Tiempo

Calidad
Costes

Costes Calidad
Costes Calidad

GESTIÓN DE PROYECTOS
 FASES DEL PROYECTO

• Ciclo de vida de un proyecto.

• Definición

• Planificación y programación.

• Ejecución y control

• Cierre

GESTIÓN DE PROYECTOS
 FASES DEL PROYECTO

Ciclo de vida
Iniciación de un proyecto
Planificación /
Programación

Control
Ejecución

Cierre

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Iniciación
Se trabaja en :
• Definición de necesidades reales.
• Idea resolutiva y descripción del producto final.
• Viabilidad inicial (técnica,euros, MA)
• Estimación: ¿cuándo, cuánto, cómo?
• RRHH, materiales y organización.
• Definición de objetivos. Visión compartida de expectativas y
restricciones de proyecto.
• Documentar: Memoria, objetivos, especificaciones y pliego de
condiciones, funcionalidad, planos, infraestructura, estudio de
viabilidad, presupuesto inicial, implicaciones legales, contractuales,
medioambientales, de seguridad,...
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Iniciación

Determinar necesidad real

Definir el producto final

Determinar prioridades del proyecto

Desarrollar Cómo se Establecer

objetivos harán infraestructura
cambios?

Preparar Documentación de
Definición del Proyecto

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Planificación

• Acción de ordenar un conjunto de actividades en

series lógicas.
• Preparación de los elementos necesarios para
hacer posible el proyecto.
Motivación

Objetivos: Recursos:

• Inciertos/ • Caros
Indeterminados planificación
• Escasos
• Complejos / • Rígidos
difíciles
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Planificación
En su parte más formal se compone de:
• Descomposición del proyecto en tareas o actividades.
• Estimación de duración y cargas de trabajo para las tareas.
• Asociación persona-tarea y homogeneización.
• Programación y secuenciación de tareas: dependencias, red
lógica, camino crítico y holguras.
• Distribución en el tiempo de tareas y eventos (hitos). Gantt. .
• Estudio de costes:
• Estimación y elaboración de presupuesto.
• Evaluación económica del proyecto.
• Identificación y evaluación de riesgos.
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Planificación
En su parte más formal se compone de:

Tareas Duración
¿Quiénes?
tareas

Red lógica Cargas de

Calendario
o diagrama trabajo por
de flujo tarea y persona

Costes / Evaluación
Riesgos
Presupuesto económica y
decisión

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Ejecución y control
Definición: Seguimiento y gestión del
proyecto de acuerdo al plan

•Informes periódicos de estado del proyecto

•Reuniones de revisión del proyecto
•Documentos de Control de Cambios: listado, estudio
de su necesidad, evaluación de su impacto, decisión
SI/NO, implementación e integración del cambio en el
plan del proyecto.

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 Ejecución y control

Inicio Toma de datos

Determinar diferencia
Comparar datos
causa y analizar
reales vs plan
impacto
Impacto
bajo Impacto alto No
Acción correctiva diferencia

Revisar planificación
del proyecto
Informe de estado
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Cierre

•Recogida de datos finales .

•Entrega de productos o servicios.
•Desinversión y traslado de recursos a otros
proyectos o a sus unidades funcionales.
•Revisión de fin de proyecto.
•Cierre documental del proyecto y archivado.
•Lecciones aprendidas y como mejorar: calendario,
presupuesto, control, equipo, relaciones, general,...

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Planificación

Objetivos de la Planificación:
• Minimizar la duración del proyecto.
• Minimizar el coste del proyecto.
• Minimizar el consumo de recursos.
• Asegurar plazos y calidad.

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Obstáculos y ventajas

Obstáculos típicos a la planificación

tiempo Innecesaria Falsas

No creativo
expectativas

Ventajas de la planificación

Ahorra tiempo Crea sinergias Comunicación Realista

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Elementos de la planificación

Elementos de la planificación: Salidas:

• Descomposición en tareas. • WBS (Work Breakdown Structure)
• Estimación duración y cargas • Matriz de responsabilidades y
de trabajo. Asociación persona- cargas de trabajo por tarea y
tarea y cargas de trabajo. persona.
• Dependencias y secuencia • Red lógica y camino crítico.
de tareas. • Plan Gantt
• Calendario de tareas.
• Presupuesto y evaluación
• Costes. económica.
• Riesgos • Formato de identificación y
evaluación de riesgos.
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Descomposición en tareas

Re-confirmar objetivos del proyecto

Recoger información del equipo

Descomponer el proyecto en tareas generales

“Romper” las tareas generales en otras más detalladas

Identificar responsables y salidas de cada tarea

Escribir la descripción de la tarea

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Descomposición en tareas

WBS
PROYECTO

Tarea 1.0 Tarea 2.0 Tarea 3.0

Subtarea 3.1 Subtarea 3.1 Subtarea 3.1

paquete paquete paquete

3.1.1 3.1.2 3.1.3

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Descomposición en tareas
Ejemplo de
WBS construcción
casa

preparación
albañilería Fontanería Electricidad carpintería
del terreno
2.0 3.0 4.0 5.0
1.0

Paredes Tabiques
Estructura Suelos
exteriores interiores
2.1 2.4
2.2 2.3

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Descomposición en tareas

WBS- Tareas o Paquetes de trabajo

1. El elemento mas pequeño dentro del árbol WBS
2. Se puede definir de forma muy detallada
3. Se identifican recursos.
4. Se identifican todas las relaciones importantes
de precedencia
5. Cuando todos los paquetes de trabajo están
completos el proyecto está completo.
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Descomposición en tareas
Formato de tarea:
Descripción de la tarea o actividad
Proyecto Código
Tarea o actividad Código
Resultado o salida de la tarea
Descripción
Responsable
Duración estimada Inicio Fecha fin prevista
Presupuesto estimado Presupuesto límite
Recurso Cantidad Tiempo Coste

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Asociación de personas a tareas

Crear una matriz de habilidades

Habilidad Programación Analista Formador Tester Usuario
Juan X X X
Mª Luisa X X
Laura X X

Negociar y acordar responsabilidades y papeles

Crear matriz de responsabilidades

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Asociación de personas a tareas

Matriz de responsabilidades

Tarea WBS Responsable Responsabilidad

Juan Mª Luisa Pedro Laura
A1 Identificar Requisitos Juan L C
B1 Determ inar recorrido Mª Luis a L C C
B2 Preparar recorrido Laura C L
C1 Preparar inscripción Pedro L
C2 Materiales inscripción Pedro L C

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Estimación de duración y carga de trabajo

• ¿Cuánto durará el proyecto?

• ¿Cuánto costará?
• ¿Cuánto durará una tarea?
• ¿Cuántas personas necesitaré para
completar una tarea?

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Estimación de duración y carga de trabajo

Estimación de cargas de trabajo

• Basada en datos históricos, la experiencia o cálculos.
• Aplicar factor de productividad: habilidades,
interrupciones, reuniones, motivación, formación...

Determinación de la naturaleza de la tarea

• Limitada por recursos
• Limitada en duración
Estimación de la duración

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Estimación de duración y carga de trabajo

Ejemplo de Estimación de carga de trabajo:

• Cantidad de trabajo (que se paga) en días,
horas, semanas.. para completar una tarea.

Tarea Carga individual de trabajo (días) Carga Total (días)

Juan Mª Luisa Pedro
A1 2 0.5 3 5.5

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Estimación de duración y carga de trabajo

Ejemplo de Estimación de la duración de una tarea

Tarea WBS Resp. Matriz responsabilidades Carga Total Duración
Juan Mª Luisa Pedro Laura
A1 Requisitos Juan L/0.5 C/0.8 C/0.1 1.4 0.8
B1 Diseño Producto Mª Luisa
B2 Disteño Sistema Juan C/0.6 L/1 C/0.2 1.8 1.2
C1 Modif. Prog. Actual Pedro
C2 Modif Proced. Actual Laura

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Actividad o tarea.
• Fecha de comienzo
• Fecha de finalización
• Recursos previstos
• Restricciones

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Tipos de Restricciones (1)

• De tipo potencial: Asociadas al tiempo
Localización temporal
• Deba comenzar antes de X
• Debe comenzar después de Y
• Debe comenzar el día d
• Debe terminar antes de Z

Sucesión: La actividad B no puede comenzar hasta

que termine la actividad A.

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Tipos de Restricciones (2)

De tipo acumulativo: Asociadas a recursos
Limitación real: R(t) < cantidad (t)

Estabilidad en el consumo de recursos

recursos

tiempo

De tipo disyuntivo: Asociadas a recursos

Un recurso es necesario para realizar la actividad A y
la actividad B, pero no puede realizar las dos
actividades al mismo tiempo.
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Técnicas de duración mínima:

• PERT / CPM (Program Evaluation and Review

Technique / Critical Path Method)
• PDM (Precedence Diagram Method)

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Pasos para construir un diagrama

WBS

Identificación de predecesores y
sucesores

Red lógica (post-it)

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

REDES PERT

• Nodos: sucesos o hitos

• Flechas : Tareas

H
i j
7

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

PERT: Ejemplos de representación

A B
2 3
1

B
A X

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

PERT: Ejemplos de representación

B
A

X
Z
Y

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

PERT: Ejemplos de representación

A C
B D

A B

C D

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

• Tareas ficticias: Representan restricciones entre

tareas, pero no consumen ni tiempo ni recursos.
• Tareas virtuales: Representan esperas, consumen
tiempo pero no recursos.
• Ambas se dibujan como flechas discontinuas en
PERT.

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Tabla de proyecto
ACTIVIDAD PREDECESOR ESTIMACION EN DIAS
A ....... 3
B A 4
C A 5
D B,C,F 7
E ........ 3
F E 6

• Dibujar la red PERT

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 Dependencia y secuencia de tareas

DIAGRAMA PERT

A
C B
D

E F

CAMINOS: A-B-D
A-C-D
E-F-D
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Diagrama de Gantt
• Un programa se puede presentar en una tabla o
de forma gráfica

• Diagrama de Gantt o diagrama de barras

– Abscisas: Eje temporal
– Ordenadas: Tareas

• PERT no proporciona un único programa de

ejecución del proyecto

• Se necesita criterio programación tareas no

críticas

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Diagrama de Gantt

Representa la evolución de las actividades en el tiempo,

respetando sus dependencias.

Pasos para su elaboración.

• Representar la 1ª actividad crítica .
• Añadir las demás actividades críticas a
continuación.
• Representar las actividades no criticas
en su fecha más pronta de inicio.
• Indicar interdependencias entre tareas
usando líneas verticales.
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Ejemplo Diagrama Gantt

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Dependencia y secuencia de tareas

Método de las precedencias PDM / AON

(Precedence Diagram Method/ Activity on
Node)

• Nodos: Tareas
• Flechas : Restricciones entre tareas.

A B

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 Nodos
A Nombre de la tarea
d Duración
t f
t Fecha de comienzo más temprana
A d
T Fecha de comienzo más tardía
T F
f Fecha de fin más temprana
F Fecha de fin más tardía

f=t+d F=T+d

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Arcos
• Restricción final - comienzo

n tB  fA + n
A B
t B - fA  n
• Restricción comienzo - comienzo

A B tB - tA  n

( n puede ser  0 ó  0 )
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Arcos
• Restricción final - final
( n puede ser  0 ó  0 )
n

A B fB - fA  n

• Restricción comienzo - final

A B fB - tA  n
GESTIÓN DE PROYECTOS
 Representación de restricciones
• Una restricción entre dos tareas se puede
representar de las cuatro formas anteriores

• Restricción de sucesión sin interrupción:

La tarea B TIENE que empezar en cuanto
termine A

A B

GESTIÓN DE PROYECTOS
 ¿Qué contiene una Memoria
Técnica?

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Memoria Técnica (1)
• Antecedentes y resultados esperados
– Problema a resolver
– Oportunidades
– Aspectos legales y éticos
• Innovación o novedad del proyecto
– Estado del arte
– Limitaciones técnicas del estado actual
– Avances científicos o técnicos que propone el
proyecto
• Experiencia del grupo

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Memoria Técnica (2)
• Objetivo y finalidad del proyecto
• Descripción técnica del proyecto
– Descripción básica del proyecto
– Planificación del proyecto
– Duración
– Papel de las distintas organizaciones
– Estructura organizativa
– Recursos humanos y materiales
– Hitos y resultados

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Memoria Técnica (3)
• Plan de difusión, divulgación y explotación
de resultados
– Protección de la propiedad de los resultados
– Publicaciones
• Presupuesto
– Análisis de los costes
– Fuentes de financiación
– Distribución temporal de los ingresos

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Presupuesto Económico (1)
• Personal
– Personal propio
– Personal de otros centros
– Nuevo personal
• Inventariable
– Adquisición de equipos
– Amortización
• Fungible
• Subcontratación de servicios

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Presupuesto Económico (2)
• Dietas y viajes
• Formación
• Otros
• Costes generales
• Impuesto sobre el Valor Añadido

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Ayudas Financieras

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Control
• Iniciado el proyecto:

– Seguimiento de características (plazos, costes,

calidad)

– Comparación con valores programados o contratados

(cálculo de desviaciones)

– Determinación y ejecución de acciones:

• Correctoras
• Informativas

GESTIÓN DE PROYECTOS
 PERT - Coste
• Control de costes y plazos

• Cálculos en la etapa de programación:

– Presupuesto del lote de trabajo

– Presupuesto del proyecto
– Curva previsional coste-plazo

P0( tareas previstas, costes previstos

)

GESTIÓN DE PROYECTOS
 PERT - Coste
• Cálculos durante la ejecución del proyecto

– Costes reales de la parte ejecutada

R ( tareas reales, costes reales )

– Valoración de la parte ejecutada con las estimaciones

iniciales de coste
V ( tareas reales, costes previstos )

– Reestimación de la parte por ejecutar

Pt

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Informes de Seguimiento

GESTIÓN DE PROYECTOS
 Cierre
• Justificación.
• Resultados (propiedad).
• Comercialización (Plan de Explotación).

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