Curso: Carga de Presupuesto FM

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PROCESOS

MACRO PROCESO PROCESO

Gestión de Datos Maestros de FM

Gestión de Formulación FM

Carga de Presupuesto y Modificaciones

FUND MANAGEMENT-FM
Traslados Suplementos Devoluciones

Orden de Inversión y asignación Presupuesto

Principales Reportes de FM
 Carga de Presupuestos FM
• El usuario responsable de presupuesto tendrá el rol de carga de presupuesto. Para la
realización de la carga de la planificación del presupuesto se requiere la configuración de
un perfil planificador en SAP.
• Tanto en CO como FM, se podrán cargar hasta tres versiones de planificación y
presupuesto para mantener un registro año a año de cada ajuste en el proceso de
modificación.
• La carga de la versión 0 se efectuará a más tardar el 03 de Enero del año inicial.
• La solicitud de modificación del presupuesto se puede realizar hasta el 31 de agosto
después de esta fecha ya no se puede iniciar el proceso de modificación en el ejercicio.
• El presupuesto será registrado en forma mensual con la combinación de centros gestores
(centro de costo) y posiciones presupuestarias (cuentas contables de gasto)
• El presupuesto podrá liberarse total o parcialmente según la necesidad de cada empresa.
En el caso de las dos sociedades la liberación no se dará hasta el 100% ya que no es
recomendable.
Liberación de presupuesto
•  El presupuesto anual no se liberara, para ello estaremos definiendo la estrategia de
liberación, las opciones son mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral.
Actualización de versiones del Presupuesto Operativo
• Existirán tres tipos de actualización de presupuesto. Para la realización de las operaciones
presupuestales se utilizarán las transacciones

Disponibilidad Presupuestal
• Mensajes de error: Al exceder el presupuesto en un 100% existirán mensajes de error que
impidan las contabilizaciones a la estructura de presupuesto afectado (requerimiento de
solicitud). En este caso, de ser necesaria la contabilización se debe efectuar el traslado del
presupuesto. Para ello el responsable de presupuesto realiza este proceso siempre y
cuando sea respaldado con un documento físico (sustento fuera del sistema), el cual debe
facilitar el área usuaria en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas.

De requerir disponibilidad presupuestaria en casos de emergencias se debe ejecutar el

proceso del suplemento (crédito suplementario) debidamente autorizado por el Gerente de
Administración y Finanzas y Gerente General (sustento fuera del sistema).
 Carga de Presupuestos FM
Para las compras y servicios menores a 3 UITs se utilizará el pedido de compra, en el
cual se validará la disponibilidad del presupuesto de acuerdo al centro gestor
imputado.

Ejecución del Presupuesto

• Se ejecuta el presupuesto con el ingreso al almacén o con la conformidad del
servicio. Las salidas de los materiales no consumen presupuesto.
• La ejecución del presupuesto para otros gastos se efectúa con las contabilizaciones
directas en FI.
Para EGASA , por más que el gasto venga comprometido del año anterior, si la factura
llega el año siguiente, se considera gasto del año en curso y por ende se debe hacer
una reducción al presupuesto del año curso.
 Carga de Presupuestos FM
Observaciones:

La formulación del presupuesto se realizará fuera de SAP.

La carga del presupuesto al SAP es mediante archivo .csv.

Los usuarios indican que la carga del presupuesto desagregado se realiza hasta el 03 de enero con lo que se
evita las restricciones que pueda tener el área de logística.

Al llevar el control detallado por cuenta y centros de coste se expone a tener mayores restricciones en la
contabilización al superar el presupuesto, con lo cual se incrementaría la gestión de traslado de posiciones
presupuestarias a otras.
 
La sugerencia de llevar el control a un nivel general, por ejemplo conceptos de cuentas, no fue aceptada
por los usuarios, debido a que el nivel del control es manejado a nivel analítico.

El control de las actividades del presupuesto estará a cargo de un responsable por sociedad. Si un área no
cuenta con disponibilidad presupuestal, el usuario responsable realizará las operaciones de traslado para
asignar presupuesto y se pueda realizar las contabilizaciones requeridas.

Los usuarios del módulo de FM del proyecto MEGA, indican que las operaciones de traslados, devoluciones
y suplementos son funciones exclusivas del área de presupuesto.
 Carga de Presupuestos FM
Gastos de Capital Inversiones FBK

Todos los Proyectos de Inversión y los Gastos no Ligados a Proyectos deben estar considerados en el
Plan Estratégico, Plan Operativo y en el Plan anual de Contrataciones
 
 Proyectos de Inversión:
La Gerencia y/o División de Proyectos, alcanza la relación de los Proyectos de inversión (requiere ser
registrado en el SNIP y la Oficina de Proyectos de Inversión de FONAFE, otorga la viabilidad previa
evaluación) a ser incluida en el Presupuesto de Inversiones, la cual es evaluada en Comité de Gerencia,
quienes aprueban a nivel de cada proyecto, en concordancia con los objetivos y planes empresariales.
 
Gastos de Capital no Ligados a Proyectos:
 
Cada una de las áreas, alcanzan sus presupuestos relacionados a las partidas: Maquinaria y equipo
generación, Unidades de transporte, Muebles y enseres, Software y licencias de uso, Terrenos, Equipos
y herramientas talleres, Equipos de Comunicación, Equipos de Informática, Equipos diversos, obras,
estudios finales, mantenimiento que prolongan la vida útil del activo, los cuales luego de ser aprobadas
por las diferentes instancias se considera para su aprobación.
 
El área de presupuesto remite mensualmente el estado de cuenta de cada proyecto.
 Carga de Presupuestos FM
Aprobación del presupuesto de inversión
• Proyectos (Obras y Estudio final)
• El flujo de la aprobación del presupuesto de inversión se realiza fuera del SAP y la entidad
que finalmente lo autoriza es FONAFE.
• La aprobación de este presupuesto se da por obra y cada obra tiene asignado un código
SNIP (Este código es asignado por la entidad oficial respectiva para otorgar la viabilidad del
proyecto – Este proceso está fuera de SAP). Para el SAP cada obra es una orden de
inversión, a la cual se le asignará el costo total de la inversión. Bajo este escenario se deja
de presupuestar las inversiones bajo la cuenta 339* para presupuestar y controlar a nivel
de las ordenes de inversión.

• Gastos de Capital No Ligados a Proyectos.

• Para el caso de los gastos de capital no ligados a proyectos, FONAFE aprueba partidas, en
SAP serán representadas por las clases de órdenes. Se tiene mapeado con anticipación a la
carga del presupuesto de inversiones los gastos de capital no ligados a proyectos, en el
sistema todas las órdenes estarán contenidas en cada clase de órdenes.
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Registro de la planificación de inversión en las órdenes de inversión

El registro de la planificación de las órdenes de inversión es responsabilidad del área de presupuesto.

Este registro se realiza en las fechas de la carga del presupuesto operativo, en función a las inversiones
aprobadas por las entidades correspondientes.

Utilización del presupuesto de inversión

La utilización del presupuesto de inversión se da con las solicitudes hacia las órdenes de inversión:
 
Solicitud de pedido de servicios
 
Solicitud de pedido de compra.

Las salidas de los materiales del almacén no consumen presupuesto asignado hacia la orden de
inversión.
 Carga de Presupuestos FM
Liberación del presupuesto de inversión:

La liberación del presupuesto de la orden de inversión se realiza cambiando el estatus de la

orden de abierto a liberado. El cambio del estatus lo realiza el área de presupuesto.

La liberación se da para todas las órdenes de inversión que hayan sido aprobadas para el
ejercicio. Se libera en un 100%.

Activar Perfil de Planificador

Transacción utilizada: 7KEP
Se activó el perfil planificador: ZPLANIF
 Carga de Presupuestos FM
Cargar Excel de Planificación–Gastos y Costos

Transacción utilizada: 7KEX

Se cargó la planificación de Cecos (gastos) desde un archivo de texto con extensión

CSV
Carga de Presupuestos FM
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 Carga de Presupuestos FM
Planificación de Ingresos
 
Activar Perfil de Planificador
Transacción utilizada: 7KEP
Se activó el perfil planificador: ZPLANIF
 Carga de Presupuestos FM
Cargar Excel de Planificación – Ingresos
• Transacción utilizada: 7KEX
• Se cargó la planificación de Cebes (Ingresos) desde un archivo de texto con extensión CSV
 Carga de Presupuestos FM
• Gestión de Formulación de Presupuesto Operativo
• Cargar Excel del Presupuesto
• Transacción utilizada: FMPLUP
• Se cargó el Excel de Presupuesto desde un archivo con extensión CSV
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Carga de Presupuestos FM
 Carga de Presupuestos FM
• Anular Datos de Planificación
• Transacción utilizada: FMCYRESET
• Se anuló los datos de planificación del CeGes: 1312101000 y la PosPre: 6032002010
Carga de Presupuestos FM
 Carga de Presupuestos FM
El control de disponibilidad presupuestal se dará:

Mensajes de error: Al exceder el presupuesto en un 100% existirán mensajes de

error que impidan las contabilizaciones a la estructura de presupuesto afectado en
este caso, de ser necesaria la contabilización se debe efectuar el traslado del
presupuesto. Con (sustento fuera del sistema), el cual debe facilitar el área usuaria
en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas.

De requerir disponibilidad presupuestaria en casos de emergencias se debe ejecutar

el proceso del suplemento (crédito suplementario) debidamente autorizado por el
Gerente de Administración y Finanzas y Gerente General (sustento fuera del
sistema).
 Carga de Presupuestos FM
En el módulo de CO- OM (Order Management) se tiene la funcionalidad de la
Contabilidad de Ordenes Internas (OM-OPA, Order and Project Accounting).
 
Las Órdenes Internas en SAP son colectores de costo temporales. A diferencia del
Centro de Costo que permanece en el tiempo, las Ordenes Internas tienen desde
su concepción un fin previsto.
•  Existen tres grupos de órdenes de inversión:
-Proyectos de Inversión (que tengan SNIP)
-Gastos de Capital No Ligados a Proyectos.
-Obras por aportes reembolsables
 
 Carga de Presupuestos FM
• Cierre de los proyectos de inversión y Gastos de Capital no ligados a
  Proyectos:
• Cuando se trate de un Proyecto de Inversión será la Gerencia y/o División de
Proyectos que da por concluida la obra, comunicando a Contabilidad y a
presupuesto.
• Cuando se trate de un Gasto no Ligado a Proyecto de Inversión será el área
usuaria solicitante la que da por concluida la obra, comunicando a Contabilidad y
a presupuesto.
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