ASISTENTE ADMINISTRATIVO

ASISTENTE DE GERENCIA

JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú
Doctorando en Derecho del Trabajo por la Universidad de Salamanca – España
Maestría con mención en Derecho Procesal por la Escuela de Postgrado de la
Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría con en Política Jurisdiccional por la Escuela de Postgrado de la
Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría en Derecho de la Empresa con mención en Gestión Empresarial por la
Escuela de Postgrado de la Pontificia Universidad Católica del Perú

Ciudad de Ayacucho, lunes 05 de julio de 2021

 Contexto y Objetivos
Como parte del ciclo laboral de MIDE UC se encuentra el
subsistema llamado de “Compensaciones”, cuyo objetivo es
Selección
establecer el plan de remuneraciones y beneficios que recibirá
Desvinculación
Inducción cada colaborador como retribución a la ejecución de sus funciones.
Desarrollo Relaciones Uno de los pilares fundamentales para concretar lo anterior, fue la
Humanas
organizacio creación de “Familias de Cargos” cuyos objetivos principales son
nal
Compensaciones los siguientes:
Establecer un ordenamiento de cargos a nivel organizacional
Gestión del
desempeño Capacitación que permitió clasificarlos según tipo de funciones,
responsabilidad, complejidad y requisitos que tiene cada
cargo,
Resguardar la equidad interna, mediante el establecimiento
Ciclo Laboral

de banda de remuneraciones asociadas a cada familia de

cargo,
Determinar la metodología de revisión y ajuste a las
remuneraciones.
 Familias de cargos

Planta 1) Apoyo Administrativo

Administrativa 2) Asistente Administrativo Especializado

3) Profesional Asistente
4) Analista Procesos /Gestión
Planta 5) Analista Datos/ Instrumentos
Profesional 6) Profesional Encargado
7) Jefaturas y Coordinaciones
8) Gerentes y Sub gerentes
 Definiciones Planta Administrativa

Desempeña tareas administrativas que debe realizar con

exactitud acorde a los plazos establecidos y con adecuada
orientación y atención al usuario.
Apoyo
Sus funciones se vinculan al manejo de correspondencia,
Administrativo
atención de público, organización de reuniones, disposición
de materiales, manejo de registros, ordenamiento de
documentación, además de otras actividades relacionadas
encomendadas por la jefatura.

Por lo general estas actividades se enmarcan dentro de

procedimientos estandarizados e instrucciones específicas.
 Planta Administrativa
Aplicando un conocimiento técnico o de gestión específico, es
responsable de ejecutar y monitorear funciones administrativas que
forman parte de una cadena de procesos insertos en subsistemas que
impactan significativativamente la gestión o imagen de la organización.

Asistente Bajo supervisión se le asignan flujos de trabajo tales como:

Administrativo procesamientos de pagos, mantención de registros, control de servicios,
Especializado información a usuarios, organizaciones logísticas, contactos con
proveedores, mantenimiento de instalaciones, seguimiento de procesos,
cumplimiento de estándares de seguridad entre otros.

Se encarga de verificar la eficiencia de los flujos operativos de otras áreas

considerando el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la
normativa interna.
 Planta Profesional

Desarrolla acciones técnicas y profesionales de mediana especialización, por

intermedio de las cuales brinda asistencia en cualquier área de la organización.

Profesional Estas actividades se relacionan con la cooperación a jefaturas, apoyo en la

Asistente construcción de instrumentos, participación en la emisión de informes y
colaboración en operaciones logísticas e infraestructura entre otras.

Si bien es un rol de asistencia, se espera que aporte desde su formación nuevas

ideas y conocimientos para la mejora de procesos y funciones en los que
participa.
 Planta Profesional
Ejecuta tareas circunscritas a un dominio técnico profesional especializado,
necesario para la operación de un área o línea de trabajo.

Analista
de Estas actividades se ubican en su mayoría dentro de procesos de gestión y apoyo.
Procesos / Las tareas en general comprenden la definición, desarrollo y ejecución de
Gestión procesos relevantes dentro de una sucesión de líneas de trabajo.

Además, debe organizar actividades de recolección y análisis de información que

respalden las decisiones de la línea en búsqueda de mejoras a los productos o
servicios por los cuales responde. Estas se asocian a las áreas de finanzas, RRHH;
logística y operaciones entre otras.
 Planta Profesional
Efectúa funciones que requieren de conocimiento profesional altamente
especializado, ya sea análisis para generar datos a fin que otros tomen
decisiones (analistas de datos) o realizar análisis desde los datos
entregados para mejorar instrumentos de medición (analistas de
Analista instrumentos). Se espera que, aporte nuevos razonamientos y mejoras
de
en la construcción y aplicación de instrumentos, análisis de datos,
Datos /
Instrumentos elaboración de informes cualitativos y cuantitativos y que contribuya a la
generación de información confiable de acuerdo a los estándares, que
permita el apoyo oportuno y pertinente para la toma de decisiones.

En general se circunscribe a todas las funciones vinculadas directamente

con los procesos centrales.
 Planta Profesional
Realiza funciones de carácter autónomas dentro de un área
especializada de conocimiento, desenvolviéndose en procesos
centrales, de gestión y apoyo.

Profesión Sus labores incluyen decisiones preliminares a la jefatura enmarcadas

al dentro de políticas internas. Normalmente estos cargos realizan
Encargado procesos completos, entregan productos finales o responden por un
área, pudiendo o no tener personal a cargo.

En general diseñan, implementan y controlan áreas o planes de trabajo

garantizando su fluidez y eficiencia, buscando también consolidar una
adecuada retroalimentación a su jefatura. Estas tareas se relacionan con
los ámbitos de finanzas, ventas, tecnologías, logística y sistemas de
calidad, entre otras.
 Planta Profesional
Responsables técnica y administrativamente de la conducción de área
o equipos de trabajo que ejecutan los procesos centrales dentro de las
áreas estratégicas del Centro. Requiere de la integración y
coordinación de actividades de diversa índole ( administración,
finanzas, logística, datos, instrumentos entre otros) para lo cual deben
Jefaturas recurrir a diferentes conocimientos que demandan su comprensión
y práctica.
Coordinacione
s
Estos cargos exigen una elevada preparación técnica dada la
autonomía, toma de decisiones y capacidad para responder por los
resultados de sus proyectos y equipos a cargo. La naturaleza de estas
funciones afecta significativamente con su gestión el logro y
posicionamiento, tanto de sus áreas como del Centro.
 Planta Profesional
Responsables finales de la conducción e integración de la gestión total
de la organización.
Desde una perspectiva global, sus funciones se orientan a dirigir,
controlar y retroalimentar a coordinadores, jefaturas, profesionales y
Gerentes
y equipos de trabajo en general, los cuales pueden estar a cargo de
Sub proyectos específicos, procesos centrales o de soporte.
Gerentes
Responden a un Director y a través de sus gestiones, concretan la
planificación estratégica, supervisan los resultados financieros y
operacionales, propiciando el auto sustento de sus áreas, además de
formular acciones tendiente a alcanzar los objetivos y posicionamiento
corporativo.
 Requisitos Planta Administrativa
Competencias Criterios de Clasificación

Ubicación en el Administración
Educación FormalExperiencia previa Supervisión Directa Mapa de de Recursos
Procedimientos de Financieros
Prestación de
Nombre de la Servicios Cargos
Familia de Transversales Del Estamento Representativos
Cargo Se define como el Experiencia Responsabilidad del Responsabilidad del Responsabilidad
dominio técnico práctica que cargo sobre la cargo en: procesos del cargo
requerido por el necesita el cargo asignación, técnicos centrales estimada por el
cargo, expresado medida en dirección y control críticos, en procesos manejo de
en niveles de número de años del trabajo de otros de gestión o en recursos
estudios formales medido en el procesos de apoyo. financieros de la
número de organización
personas a cargo

1.- Trabajo en Equipo.

2.- Orientación al
Cliente.
Apoyo 3.- Ajuste a
Administrativo Procedimientos.
4.- Responsabilidad. Enseñanza Media No requiere No tiene personal a Inserto en procesos No administra
completa experiencia previa cargo. de presupuesto Auxiliar
apoyo
Asistente
Administrativo de
1. Orientación a Finanzas,
Asistente la Calidad 1.- Trabajo en Equipo. Enseñanza Inserto en procesos No administra
Administrativo 2.- Trabajo bajo Media, Técnico Mínimo 2 años No tiene de apoyo presupuesto Administrativo de
[Link] Operaciones,
Especializado [Link] Presión. Profesional personal
3.- Ajuste a TP/CFT estable a cargo. Encargado de
Interpersonales comunas,
. procedimientos. (completa)
4.- Secretaria de
Responsabilidad. dirección.
 Planta Profesional
Competencias Criterios de Clasificación

Ubicación en el Administración
Educación FormalExperiencia previa Supervisión Directa Mapa de de Recursos
Procedimientos de Financieros
Nombre de la Prestación de Cargos
Familia de Transversales Del Estamento Servicios Representativos
Cargo

Se define como el Responsabilidad del Responsabilidad del Responsabilidad

dominio técnico Experiencia cargo sobre la cargo en: procesos del cargo
requerido por el práctica que asignación, técnicos centrales estimada por el
cargo, expresado necesita el cargo dirección y control críticos, en procesos manejo de
en niveles de medida en del trabajo de otros de gestión o en recursos
estudios formales número de años medido en el procesos de apoyo. financieros de la
número de organización
personas a cargo

1.- Capacidad de
Aprendizaje y Asistente de
Desarrollo 2.- Ajuste Estudios Técnicos Gerencia,
Profesional a procedimientos o Universitarios No requiere No tiene Inserto en procesos No administra Asistente de
Asistente 3.- Trabajo en (en curso, experiencia personal centrales, de presupuesto Informática,
Equipo 4.- egresados, previa estable a cargo. apoyo o de gestión Coordinador
Adaptabilidad titulados) administrativo
.
1. Orientación a 1.- Capacidad de
la Calidad Analista de
Aprendizaje y No tiene Capacitación y
[Link] Desarrollo 2.- Estudios Inserto en procesos
Analista [Link] personal No administra Selección,
Orientación a Universitarios Mínimo 1 año. centrales, de Analista de
Procesos/Gestión Interpersonales (titulado) estable a cargo. apoyo o de gestión presupuesto
Resultados proyectos,
. 3.- Ajuste a Analista de
Procedimientos operaciones.
4.- Trabajo en
Equipo
 Planta Profesional
Competencias Criterios de Clasificación

Ubicación en el Mapa Administración de

Educación Formal Experiencia previa Supervisión Directa de Procedimientos de Recursos
Nombre de la Familia Prestación de Servicios Financieros Cargos
de Cargo Se define como el Experiencia práctica Responsabilidad del Responsabilidad del Responsabilidad del Representativos
Transversales Del Estamento
dominio técnico que necesita el cargo sobre la cargo en: procesos cargo estimada por el
requerido por el cargo medida en asignación, dirección y técnicos centrales manejo de recursos
cargo, expresado en número de años control del trabajo de críticos, en procesos de financieros de la
niveles de estudios otros medido en el gestión o en procesos de organización
formales número de personas a apoyo.
cargo

1.- Capacidad de Asistente de

Aprendizaje y Desarrollo Estudios Técnicos o Gerencia,
Profesional 2.- Ajuste a Universitarios (en No requiere No tiene personal Inserto en procesos No administra Asistente de
Asistente procedimientos curso, egresados, experiencia previa estable a cargo. centrales, de apoyo o presupuesto Informática,
3.- Trabajo en Equipo titulados) de gestión Coordinador
4.- Adaptabilidad administrativo.
1. Orientación a la
Calidad
2. Eficiencia 1.- Capacidad de Analista de
[Link] Aprendizaje y Desarrollo Capacitación y
Interpersonales. 2.- Orientación a Estudios Mínimo 1 año. Inserto en procesos Selección,
Universitarios No tiene personal centrales, de apoyo o No administra
Resultados estable a cargo. presupuesto Analista de
3.- Ajuste a (titulado) de gestión proyectos, Analista
Analista Procedimientos
Procesos/Gestión de operaciones.
4.- Trabajo en Equipo

Analista de
construcción y
corrección de
1.- Pensamiento Analitico Estudios Mínimo 2 años. No tiene personal No administra instrumentos, Analista
2.- Orientación a los Inserto en el proceso
Universitarios estable a cargo. central presupuesto de medición.
Resultado (titulado) Coordinador de sub
Analista 3.- Iniciativa sector de aprendizaje.
Datos/Instrumentos 4.- Trabajo bajo presión
5.- Autonomía
 Rúbricas Apoyo Administrativo
Criterio 0 1 2 3 Ponderación

Enseñanza media Enseñanza media

Educación formal Básica incompleta. Basica completa. incompleta. completa. 20%

Experiencia laboral hasta 1 año 11 meses 2 a 3 años 3 a 4 años más de 4 años 30%

El reporte de la jefatura directa

acerca del desempeño, es muy
El reporte de la jefatura directa positivo. Se aprecia un nivel
contiene reparos respecto de su El reporte de la jefatura directa El reporte de la jefatura directa sobresaliente en el
desempeño. Por ej.: persistentes acerca del desempeño, si bien acerca del desempeño, es cumplimiento de los objetivos
Apreciación del atrasos, errores reiterados, no es positivo, refiere algunas fundamentalmente positivo. del cargo.
desempeño acta instrucciones, disposiciòn debilidades ocasionales y Se aprecia cumplimiento de los Siempre presenta buena 40%
negativa hacia al trabajo. suceptibles de mejorar. objetivos del cargo. disposición para asumir nuevas
tareas, aporta ideas, de trato
cordial y amable.

No tiene conocimientos de Noción elemental de Manejo básico de Manejo intermedio de

Manejo de Herramientas Office herramientas herramientas herramientas herramientas 10%
computacionales. computacionales. computacionales. computacionales.
 Administrativo Especializado
Criterio 0 1 2 3 Ponderación
Estudios técnicos superiores Estudios técnicos superiores
Educación formal Enseñanza media Enseñanza media técnico incompletos (CFT, otros) completos (CFT, otros) 20%
completa profesional completa

Experiencia laboral hasta 1 año 11 meses 2 a 3 años 3,1 a 4 años Más de 4 años 15%

El reporte de la jefatura
directa acerca del
El reporte de la jefatura directa desempeño, es muy positivo.
contiene reparos respecto de El reporte de la jefatura directa Se aprecia un
su desempeño. Por ej.: atrasos El reporte de la jefatura directa acerca del desempeño, es nivel sobresaliente en el
en la entrega del trabajo, fundamentalmente positivo. Se cumplimiento de los objetivos
acerca del desempeño, si bien es aprecia cumplimiento de las
Apreciación del errores reiterados, no acata positivo, refiere algunas del cargo. Su trabajo presenta
instrucciones, disposiciòn tareas y objetivos en tiempo y 40%
desempeño debilidades susceptibles de forma. una baja presencia de errores,
negativa hacia al trabajo. mejorar. demuestra excelente
disposición al trabajo,
cordialidad y empatía
hacía los clientes.

Manejo de sistemas No tiene conocimientos de

especializados (logisticos, sistemas computacionales Manejo básico de sistemas Manejo intermedio de sistemas Manejo avanzado de sistemas
financieros, administración de especializados. computacionales especializados. computacionales especializados. computacionales 15%
clientes, otros) especializados.

Manejo básico de herramientas Manejo intermedio de Manejo avanzado de

No tiene conocimientos de computacionales outlook, excel y herramientas computacionales herramientas computacionales
Manejo de Herramientas Office herramientas word. outlook, excel y word. outlook, excel y/o word. 10%
computacionales.
 Profesional Asistente
Criterio 0 1 2 3 Ponderación

Educación Formal (en área Estudios técnicos o Estudios técnicos o Estudios técnicos o universitarios
relevante para cargo, en lo universitarios no universitarios en curso o Estudios técnicos o titulados, con diplomados u otra
relacionados con el cargo universitarios titulados especialización 30%
técnico y/o en gestión) egresados

Experiencia laboral - general hasta 1 año 11 meses 2 a 2,6 años 2,7 a 3 años Más de 3 años 20%

El reporte de la Jefatura directa

El reporte de la jefatura acerca del desempeño, es muy
directa contiene reparos El reporte de la jefatura directa El reporte de la jefatura directa positivo. Se aprecia nivel
respecto de su desempeño. acerca del desempeño, si bien es acerca del desempeño, es
positivo, refiere algunas fundamentalmente positivo. Se sobresaliente en el
Por ej.: calidad del trabajo cumplimiento de los objetivos del
inferior al nivel esperado, debilidades importantes y aprecia cumplimiento de los
mejorables a través de un objetivos del cargo y cargo. Facilita y aporta en la
dificultades de adaptación, mejora continua de los
Apreciación del Desempeño no acata instrucciones ni adecuado monitoreo y buena habilidades personales 40%
disposición del colaborador. adecuadas para ejercerlo [Link] buena
sigue procedimientos. disposición para el aprendizaje y
el trabajo.

Manejo básico de herramientas Manejo intermedio de Manejo avanzado de

No tiene conocimientos de computacionales outlook, excel herramientas computacionales herramientas computacionales
Manejo de Herramientas Office y word. outlook, excel y word. outlook, excel y/o word.
sistemas computacionales.
10%
 Analista Procesos/ Gestión
Criterio 0 1 2 3 Ponderación
Educación Formal (en área Estudios universitarios no Estudios universitarios en curso Estudios universitarios Estudios universitarios titulados,
relevante para cargo, en gestión) relacionados con el cargo con diplomados u otra 20%
o egresados titulados especialización

Experiencia laboral - general sin experiencia 0 a 6 meses 6,1 meses a 1 año más de 1 año 10%
Experiencia laboral específica hasta 1 año 11 meses 2 a 3 años 3,1 años a 4 años más de 4 años 20%
- área técnica
El reporte de la jefatura
directa contiene reparos
respecto del desempeño. El reporte de la Jefatura directa acerca
El reporte de la jefatura del desempeño, es muy positivo. Se
Por ej. calidad técnica de El reporte de la jefatura directa directa acerca del desempeño,
nivel inferior al esperado, acerca del desempeño, si bien es aprecia nivel sobresaliente en el
es fundamentalmente cumplimiento de los objetivos del
generación de problemas de positivo, refiere algunas positivo. Se aprecia
clima, disposición negativa debilidades importantes y cargo. Facilita y aporta en la mejora
Apreciación del Desempeño cumplimiento de los objetivos continua de los [Link] 30%
hacia el trabajo, persistente mejorables a través de un del cargo y habilidades
desacato a instrucciones y adecuado monitoreo y buena buena disposición para el aprendizaje
personales adecuadas para y el trabajo.
procedimientos. disposición del colaborador. ejercerlo

Manejo básico de Manejo Intermedio de Manejo intermedio de office Manejo avanzado de office o manejo
herramientas herramientas computacionales o manejo básico de
computacionales no no estadísticas (excel, word, herramientas intermedio de herramientas
Manejo de Herramientas Office computacionales estadísticas
estadísticas (excel, word y power point) computacionales 15%
power point) estadísticas

Ingles (basta la sola No tiene conocimientos de inglés elemental. inglés básico.

declaración) inglés inglés intermedio. 5%
 Analista Datos/ Instrumentos
CRITERIO 0 1 2 3 Ponderación

Educación Formal (en área Estudios universitarios titulados, Estudios universitarios

relevante para cargo, en lo Estudios universitarios no Estudios universitarios con diplomados u otra titulados, con magister o
relacionados con el cargo. titulados. 20%
técnico) especialización. doctorados.

Experiencia laboral - general 0 a 6 meses 6,1 meses a 1 año 1,1 a 2 años más de 2 años 5%
Experiencia laboral específica -
área técnica hasta 1 año 11 meses 2 a 4 años 4,1 a 6 años 6,1 años o más 20%
El reporte de la Jefatura directa
El reporte de la jefatura directa acerca del desempeño, es muy
contiene reparos respecto del El reporte de la jefatura directa El reporte de la jefatura directa positivo. Se aprecia nivel
desempeño. Por ej. calidad acerca del desempeño, si bien acerca del desempeño, es sobresaliente en el cumplimiento
técnica de nivel inferior al es positivo, refiere algunas fundamentalmente positivo. Se de los objetivos del cargo. Los
esperado, generación de debilidades importantes y aprecia cumplimiento de los productos que entrega cumplen
Apreciación del Desempeño problemas de clima, mejorables a través de un objetivos del cargo y habilidades siempre con altos grados de 35%
disposición negativa hacia el adecuado monitoreo y buena personales adecuadas para confiabilidad y exactitud. Aporta
trabajo, persistente desacato a disposición del colaborador. ejercerlo constantes mejoras a los
instrucciones y productos y servicios que
procedimientos. ejecuta.

Manejo básico de Manejo intermedio de

Manejo intermedio de Manejo intermedio de
Manejo de Herramientas Office y herramientas computacionales herramientas computacionales herramientas computacionales herramientas computacionales
computacionales especificas estadísticas (a lo menos una) estadísticas (a lo menos una) 15%
estadísticas (a lo menos dos) estadísticas (tres o más)

Inglés elemental (lectura no Inglés intermedio (al menos en

autónoma, requiere traductor lectura y audición: puede leer con
para audición Inglés básico. uso mínimo de diccionario, puede
Ingles (basta la sola declaración) técnica) entender conferencia sin Inglés avanzado en lectura y 5%
traductor) audición
 Profesional Encargado
Criterio 0 1 2 3 Ponderación
Especialización formal (en Estudios universitarios
área relevante para cargo, en Estudios universitarios en curso o Estudios universitarios titulados titulados, con diplomados u Estudios universitarios titulados,
20%
lo técnico y/o en gestión) egresado otra especialización con magister o doctorado.
Experiencia laboral - general
1 año 11 meses 2 a 3 años 3,1 años a 4 años más de 4 años 10%
Experiencia laboral
específica - de su 1 año 11 meses 2 a 3 años 3,1 años a 4 años más de 4 años 20%
Especialidad
El reporte de la Jefatura directa
acerca del desempeño, es muy
El reporte de la jefatura directa positivo. Se aprecia nivel
contiene reparos respecto del El reporte de la jefatura directa El reporte de la jefatura directa sobresaliente en el cumplimiento
desempeño. Por ej. calidad técnica acerca del desempeño, si bien es acerca del desempeño, es de los objetivos del cargo. Facilita
de nivel inferior al esperado, positivo, refiere algunas fundamentalmente positivo. y aporta en la mejora continua
Apreciación del Desempeño generación de problemas de clima, debilidades importantes y Se aprecia cumplimiento de los de los [Link] buena 25%
disposición negativa hacia el mejorables a través de un objetivos del cargo y disposición para el aprendizaje y
trabajo, persistente desacato a adecuado monitoreo y buena habilidades personales el [Link] para
instrucciones y procedimientos. disposición del colaborador. adecuadas para ejercerlo atender multuiplicidad de tareas
de manera eficiente.

Manejo básico de herramientas Manejo Intermedio de Manejo avanzado de

Manejo de Herramientas Nivel elemental de herramientas computacionaless (excel, word y herramientas herramientas computacionales.
power point) computacionales. 5%
Office computacionales.

Ingles (basta la sola inglés elemental inglés básico inglés intermedio. inglés avanzado. 5%
declaración)
Participa en areas o proyectos de
Participa en areas o proyectos de mediana complejidad y podria Participa en areas o proyectos Participa en areas o proyectos de
baja complejidad y podria coordinar equipos de trabajo de alta complejidad y coordina gran complejidad y coordina
Administración de Recursos coordinar equipos de trabajo equipos de trabajo pequeños o equipos de trabajo medianos
financieros y humanos pequeños o medianos definidos 15%
pequeños definidos según la según la gerencia en la cual medianos definidos según la definidos según la gerencia en la
gerencia en la cual colabora. colabora. gerencia en la cual colabora. cual colabora.
 Criterio 0
Jefaturas y Coordinaciones
1 2 3 Ponderación
Especialización formal (en área Universitario titulado con postítulo
relevante para cargo, en lo técnico Universitario Egresado de de al menos 1 semestre Universitario titulado, con al Universitario y magister o
y/o en gestión) carreras Universitarias académico, cursado menos 1 año cursado de magister doctorado titulado. 20%
o doctorado
Experiencia laboral específica - área 1 año 11 meses 2 a 4 años 4,1 a 6 años más de 6 años 10%
técnica
Experiencia laboral específica - 1 año 11 meses 2 a 4 años 4,1 a 6 años más de 6 años 15%
jefatura
El reporte de la jefatura directa El reporte de la Jefatura directa
acerca del desempeño, es acerca del desempeño, es muy
positivo. Se aprecia nivel
fundamentalmente positivo. Se sobresaliente en el cumplimiento
El reporte de la jefatura directa aprecia cumplimiento de los de los objetivos del cargo y
objetivos del cargo y habilidades habilidades personales y técnicas
contiene reparos respecto del excepcionales.
desempeño del colaborador. El reporte de la jefatura directa personales adecuadas para Propone nuevas formas de
Presenta dificultades para trabajar acerca del desempeño, si bien es ejercerlo. trabajo, transfiere conocimiento
en equipo, calidad técnica de nivel positivo, refiere algunas Demuestra permanente técnico a sus equipos,
Apreciación del Desempeño debilidades importantes compromiso institucional, espiritú demuestra alta capacidad para 20%
inferior al esperado, falta de enfrentar exitosamente
acertividad para tomar decisiones suceptibles de mejorar a través de colaborativo, propicia buen clima situaciones criticas, posee
en situaciones emergentes. un adecuado monitoreo. laboral, genera aprendizaje que habilidades potenciales de
incorpora como mejora continua asumir mayores
de procesos en los que está a responsabilidades en el área/
cargo. Centro.

Ejecuta proyectos de baja Ejecuta proyectos de complejidad Ejecuta proyectos de alta Ejecuta proyectos de gran
Administración de Recursos complejidad y presupuestos de media y presupuestos de mediano complejidad y presupuestos de complejidad y presupuestos de
minimo impacto economico para impacto economico para las metas importante impacto economico importante impacto economico 15%
Financieros
las metas de la gerencia de la gerencia para las metas de la gerencia para las metas de la gerencia

Administración de Recursos Lidera equipos internos o externos Lidera equipos internos y externos Lidera equipos internos o externos Lidera equipos internos o 15%
humanos de pequeño tamaño. de pequeño tamaño. de mediano tamaño. externos de gran tamaño.

inglés elemental (lectura no inglés intermedio (al menos en

autónoma, requiere traductor para lectura y audición: puede leer con
inglés básico o uso mínimo de diccionario, puede inglés avanzado y
audición técnica) o manejo básico de herramientas manejo avanzado de
manejo básico de herramientas entender conferencia sin traductor)
computacionales no estadísticas o herramientas computacionales
Otros computacionales no estadísticas (ej. excel, project, etc.) no estadísticas (ej. excel, project, 5%
(ej. excel, project, etc.) manejo avanzado de
herramientas computacionales etc.)
no estadísticas (ej. excel, project,
 Definición del Asistente Administrativo
Profesión u oficio que una persona se encarga de
recibir y redactar correspondencias de un superior
Jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le
custodian unas actividades por medio del orden de
documentos en la oficina y de la empresa en general.
Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciado
también una nómina, realizando pagos y sueldos
haciendo deducciones y bonificaciones de los
empleados en beneficio de la empresa. Es además un
ser integro en sus tareas eficiente y eficaz en sus
funciones responsables y atenta en sus deberes
recursiva y creativa en la organización general de la
empresa en fin. Es una persona auxiliar
administrativo y de gerencia.
MISIÓN
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las
tareas establecidas, además de acompañar en la
vigilancia de los procesos a seguir dentro de la
empresa.
 Perfil del Asistente Administrativo
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes
características:
Buena presencia.

Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

Excelente redacción y ortografía.
Facilidad de expresión verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada. 
Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
Brindar apoyo a todos los departamentos.
Desempeñarse eficientemente en su Área.
Aptitudes para la Organización.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinámica  entusiasta.
Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
 Funciones de un Asistente Administrativo
Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al
cliente.
Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el
cumplimiento y servicios de éstos.
Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el
trabajo asignado.
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o
departamentos dentro de la empresa.
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
Mejora y aprendizaje continúo
Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan
por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en
donde   salen avante  aquellas empresas que se han preparado para ello, las
que cuenta con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de
actuar en estas características.
 Características Indispensables
De Un Asistente Administrativo

Desempeñar el rol de un Asistente Administrativo significa

frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera: los
clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La profesión de
secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a
otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más
que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la
empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
 Desempeño de un Asistente Administrativo
Discreción: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el
cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado
de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es
aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

Puntualidad: Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No

solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el
cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Paciencia: Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos
resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la
tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus
impulsos y no te dejes dominar por ellos.

Organización: Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan
contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y
forma. Por un parte esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has
comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o
advertirlo.
Lealtad: La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo,
lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de… Significa que
nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si
es necesario, a los que trabajan con nosotros. También, abarca la dedicación al trabajo,
rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.

Tacto: Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la
persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar
responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este
hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

Responsabilidad: La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita

cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con
puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.
 CUALIDADES QUE DEBE REUNIR
Una secretaria de
UNA SECRETARIA
dirección es la mano derecha
del jefe y debe convertirse en su enlace con el
resto del mundo. Por ella han de pasar los
empleados y las personas ajenas a la empresa
que se dirijan al director.
Tienen que ocuparse de labores propias de las
secretarias, como la agenda de su superior, la
organización de viajes de negocios, las actas de
las reuniones, la correspondencia, el archivo de
documentos o la preparación de presentaciones.
Pero también deben hacerse cargo de otras
funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele
delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de
tareas encomendadas varían en cada empresa. Se
trata de una profesión mayoritariamente ejercida
por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de
secretaria en la empresa privada.
La comunicación es la herramienta esencial a través de la cual se organizan las acciones de las personas de una
organización.
Fundamentos De La Comunicación
Proceso. Flujo. COMUNICACIÓN SECRETARIAL
Ascendente. Descendente.
Lateral.
Beneficios de La Comunicación.
Desaparecen los rumores y la radio pasillo. Herramientas
Se comprenden mejor los problemas. De Comunicación.
Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas. Ordenes verbales.
Favorece la identificación del personal. Memorándum.
Incrementa la participación. Grupos de trabajo.
Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso. Círculos de calidad.
Aumenta la productividad. Buzón de sugerencias.
La participación recibe el adecuado reconocimiento. Encuestas de opinión.
Barreras En La Comunicación.
Se clasifican en:
Barreras en el emisor. Barreras en la transmisión.
Barreras en el receptor. Barreras físicas.
Barreras semánticas. Barreras psicológicas.
 3 “QUE”

Que comunicar.
Tipos De Comunicación. Que da la información.
Escrita. A quien se le va a comunicar.
Verbal. 3 “C”
Corporal. Cuándo comunicar.
Mecanismos De La Comunicación. Cómo comunicar.
Palabras. Cuánto comunicar.
Imágenes. Comunicación Organizacional.
Acciones. La comunicación existe siempre en
Gestos. las organizaciones (formal o
Contexto. informal).
Comunicación Efectiva. Los empleados necesitan
Simplificación y precisión en mensajes escritos. comunicarse con sus superiores.
Capacidad de escucha apática. La comunicación es un proceso
Coherencia entre el mensaje y la acción. continuo y acumulativo.
Dos Reglas A Tener En Cuenta. La comunicación efectiva requiere
canales múltiples con mensajes.
Los canales más son los
bidireccionales.
Cinco Pasos Para Una Comunicación Eficaz. Mapa de ruta.
Enunciar el punto central en la primera oración. Una idea por vez.
Sintetizar y reformular. Ser específico.
Utilizar analogías y ejemplos. Palabras, voz y cuerpo.
Sincronizar lo que estoy diciendo. Tono de voz. Ajustarlo a la realización del oyente.
Ponernos en el lugar del otro. Pasos Para Una Comunicación Eficaz.
Controlar: lo que realmente nos están diciendo:
Expresan los gestos.
Información por otra vía.
Antecedentes.
No manejarse con suposiciones: Simplemente preguntar.
Atender a las emociones: Calificativos y las ironías.
Crear un clima de confianza: Demostrar que tenemos interés en la comunicación.
Evitar interrupciones.
No irse por las ramas: lo que queremos decir.
Ser flexible: podemos equivocarnos.
Reforzar y controlar el mensaje: Si extendieron el mensaje.
Destinatarios De La Comunicación.
Empleados. Familiares. Sindicatos.
Otros mercados, médicos, organismos públicos, etc.
1. Defina trabajo en equipo.
2. Escribe y defina los tres elementos claves del
trabajo en equipo.
3. A que se refiere la cooperación.
4. Con base a los componentes del equipo que
actividades se realizan.
5. Por que se caracterizan los equipos
cohesionados.
6. Que valora un equipo cohesionado.
7. Que es un equipo efectivo.
8. Cuales son los ejemplos de actividades de
mantenimiento del equipo.
9. Cuales son las tres competencias claves de un
equipo de trabajo.
[Link] base a lo anterior construya un mapa
conceptual del tema trabajado en equipo.
 SOLUCIÓN
1. Podríamos definir que el trabajo en equipo como acción individual dirigido,
que al tratar de conseguir objetivos compartidos, no pone en peligro la
cooperación y con ello robustece la cohesión del equipo de trabajo.
[Link] de personas: Los equipos de trabajo están formados por personas,
que aportan a los mismos una serie de características diferenciales
(experiencia, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente en los resultados
que obtenga esos equipos.
Organización: Un equipo se puede organizar de diversas formas para el logro
de una meta u objetivo, por lo general las empresas con esta organización
implica algún tipo de organización de tares de cada miembro del equipo realiza
una serie de tareas de forma independiente, y es responsable de todo el
resultado del equipo.
 SOLUCIÓN

Objetivo común: No debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de

necesidades y objetivos que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida,
incluido el trabajo, una de las claves del buen funcionamiento de un equipo de
trabajo es que las metas personales sean compartibles con los objetivos del
equipo.
3. Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a esté todos sus
recursos personales para ayudar al logro del objetivo común.
4. Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo.
Interesarse por las ideas del otro y desarrollarlas.
Ofrecer información relevante y hechos contrastados.
intentar coordinar las actitudes de los miembros y clasificar las aportaciones de
estos.
Evaluar los resultados del equipo.
 SOLUCIÓN
5. Se caracterizan porque tienen menos conflictos, y cuando estos surgen se
encauzan y se resuelven de manera positiva, la comunicación es mas fluida y
todos los integrantes sienten que tiene la oportunidad de participar en las
decisiones tomadas por el equipo. Esto refuerza la motivación.
6. Valora su permanencia y se esfuerzan por mantener relaciones positivas con
los miembros de otros equipos.
7. Es un equipo donde cada miembro favorece las relaciones interpersonales y
aporta sus habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo.
8. Ejemplos: Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás,
mostrando solidaridad.
Contribuir a armonizar las disensiones del equipo, reconciliando diferencias.
 SOLUCIÓN

Expresar estándares de realización que ha de alcanzar el equipo o ha de usar en

la evaluación del proceso del mismo.
Caminar con el equipo estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros.
Alentar la participación de todos y no solo de unos pocos.
9. Saber: esta competencia engloba las características diferenciales entre los
miembros del equipo de trabajo.
Poder: Se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en
funcionamiento todos sus recursos.
Querer: Hablemos de motivación de la competitibilidad entre objetivos
personales y objetivos de equipo.
 Capacidades DE UN asistente administrativo
Tener la capacidad para contestar, cuatro teléfonos al mismo tiempo, dos visitantes mientras
escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos aunque tengo la plena certeza
que apenas mañana será firmada.
A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual
yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe.
A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron sin importancia a mi
jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordar fácilmente.
A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hallan sido
simplemente segundarios o técnicos.
A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá, aun que eso no lo sepa
nadie y muchos menos su esposa.
A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere
recibir, después de que he dicho no esta y de repente él me habla en voz alta.
 LOS 7 PECADOS CAPITALES DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo: en la
industria, en el comercio, en las instituciones públicas y privadas.
Cada día, la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola presencia para crear una
imagen favorable de su jefe y de su empresa.

Si bien es cierto que hay excelentes secretarias, también debemos reconocer que existen otras
que por ciertos detalles negativos, no pueden considerarse como buenos elementos.
Voy a presentar las "siete debilidades" más frecuentes de algunas secretarias, con la idea de
que aquellas que estén decididas a superarse profesionalmente, eviten caer en los mismos
errores:

1.- APARIENCIA DESCUIDADA:

Se debe llegar a la oficina lista para trabajar, con toda la apariencia de la secretaria pulcra y
elegante que convenció a su jefe a contratarla. Los rizadores, pasadores, pinturas, espejo y
demás utensilios similares causan pésima impresión sobre el escritorio.
 2.- BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO:
Un buen desayuno es muy recomendable, pero no en el tiempo de la empresa. El intermedio del
café debe ser un breve paréntesis para descansar de la rutina y reanimar nuestro espíritu.
 LOS 7 PECADOS CAPITALES DE UN ASISTENTE
3.- ABUSO DEL TELEFONO: ADMINISTRATIVO
 Una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se utiliza para
asuntos personales, se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o
institución. El uso del teléfono es buen índice que nos permite identificar a las secretarias con criterio y
con conciencia de ética profesional.
4.- INDISCRECION:
 Comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta de lealtad. Una
de las normas vitales por su importancia para una secretaria, es ser leal a su jefe y a la empresa o
institución. Mientras seamos miembros de un equipo, debemos luchar por él y defenderlo, de lo contrario
perderíamos el respeto de todas las personas que tengan oportunidad de presenciar nuestra actitud.
5.- LA DESCORTESIA:
 Ser cortés, representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que la opinión
que los clientes y los visitantes tengan de su jefe y de la compañía, se deberá en un buen porcentaje al
trato que usted les brinde.
6.- MURMURACION:
La comunicación es muy importante para toda empresa o institución, pero no debe confundirse con la que
se realiza en los grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores.
7.- ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO: Las rifas, las colectas, ventas de todas las formas son actividades
prohibidas para una excelente secretaria, ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias entre
el personal de la oficina.
 EXCUSAS QUE LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS
No creí que fuera tan importante
DEBEN EVITAR
Siempre lo hemos hecho así
No sabía que urgía
Tengo tanto trabajo que no he podido archivar
Eso no me corresponde a mi
Fíjese que...
Nadie me dijo que lo hiciera
Se me olvidó
Estoy esperando que me lo autoricen
¿Cómo iba a saber que esto era diferente?
Lo entregué pero no me acuerdo a quien
Espera a que llegue y se lo preguntas
Te lo había dicho (te lo dije)
Primera vez que lo oigo
Pá mañana te lo tengo
Ese es tu (su) trabajo, no el mío
No lo he recibido aún
Mi trabajo no es ése
 CLASIFICACIÓN DE LAS TAREAS DE LOS ASISTENTES
ADMINISTRATIVOS
Las tareas que realiza la secretaria se clasifican
de la siguiente manera:
1. Cotidianas: se refiere a la apertura y
clasificación de la correspondencia, manejo de
la red telefónica solo para uso exclusivo de la
empresa, planeación permanente de la
agenda personal del jefe diaria y semanal.
2. Periódicas: Se refiere a la organización de
reuniones de personal de los diferentes
departamentos de la empresa y ser
interlocutora en el proceso de comunicación
de la empresa.
3. Ocasionales: Preparar y reservar viajes,
hoteles, visados ó espacios locativos que el
jefe o la empresa necesite.
 I MAG EN

En la terminología tradicional, se
denomina secretaria a la persona
que escribe la correspondencia,
extiende las actas de las
reuniones, resuelve los asuntos de
trámite y custodia los documentos
de una oficina.
 FORMACIÓN DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Cada vez es mayor el número de Asistente Administrativo que
requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de
vital importancia en todos los sectores del desarrollo.

Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe

tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso
correcto del lenguaje escrito y oral, que le facilitará su
desenvolvimiento en cualquier nivel del ámbito empresarial.
 PERFIL
En términos generales toda Secretaria y Asistente Administrativa
debe poseer el siguiente perfil
Personalidad equilibrada y Proactiva,
Autoestima positiva,
Capacidad de adaptación a los cambios,
Habilidades comunicativas,
Capacidad de crear, innovar e implementar,
Criterio propio para actuar y distinguir prioridades,
Disposición para trabajo en equipo,
Tacto y prudencia para manejar situaciones adversas,
Flexibilidad,
Resistencia física y nerviosa,
Agudeza visual.
 CONOCIMIENTOS TÉCNICOS

Técnicas de Archivo,
Digitación y mecanografía,
Uso apropiado del teléfono,
Manejo y organización de la agenda,
Redacción de correspondencia general, comercial y
administrativa,
Conocimiento y dominio del idioma del país,
Manejo adecuado de documentos.
 CÓDIGO DEONTOLOGICO DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(teoría del deber)
Dignidad: Abstenerse de todo Relaciones con sus
comportamiento que suponga compañeros: Abstenerse de
infracción en el ejercicio de su cualquier competencia desleal
profesión. con sus compañeros.
Discreción en la entrega de
Integridad: Debe actuar con información. Colaboración
honradez, lealtad y buena fe. para lograr los objetivos.

Secreto Profesional: Principio Relaciones con la empresa:

de confidencialidad en los Disposición y cooperación;
hechos que conozca por prohibición de aceptar
razones de su cargo. compensaciones económicas
ajenas a su remuneración.
 LA CONTRATACIÓN DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Teniendo en cuenta que el objetivo del empleo es suministrar a la

organización las personas necesarias en calidad y cantidad, se debe dar
mucha importancia al proceso de selección que conducirá a la
incorporación del candidato (a) idóneo para el puesto de trabajo.
Se tendrá que definir el puesto y para ello tendremos que conocer:
Qué tareas y responsabilidades principales tendrá que desempeñar el
candidato.
La formación y experiencia requerida para el puesto.
Las habilidades y características personales requeridas.
Los factores clave de la cultura de la organización.
 ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

GERENTE
GENERAL

SECRETARIA
GERENCIA

JEFE
GERENTE GERENTE JEFE DE
COMERCIALIZA-
TECNICO ADM. Y FINANZAS INFORMÁTICA
CION

JEFE
SECRETARIA SECRETARIA ASISTENTE JEFE DE
DESARROLLO
ADMINISTRATIVA G.A.F. ADMINISTRATIVA OPERACIONES
DE SISTEMAS

JEFE
JEFE JEFE DE
ATENCIÓN PROGRAMADORES
TECNICO CONTABILIDAD
USUARIOS
ORGANIGRAMA EMPRESARIAL
GERENTE
COMERCIAL

SECRETARIA
GERENCIA

SUB GERENTE SUB GERENTE SUB GERENTE

ELECTROHOGAR AUTOMOTRIZ AGROFERRETERIA

ASISTENTE SECRETARIA ASISTENTE

ADMINSIT. SUB GERENCIA ADMINIST.

JEFES DE JEFES DE
VENDEDORES
LOCALES LOCALES

VENDEDORES VENDEDORES

ADMINISTRA- ADMINISTRA-
TIVOS TIVOS

BODEGUEROS BODEGUEROS
 DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Descripción General: Profesional responsable de Encargada de digitar diversos documentos.
la confección, manejo y custodia de Encargada de clasificar, distribuir y
documentación a su cargo, además de la archivar toda comunicación escrita o
administración de operaciones menores de la documentos que por su naturaleza lo
empresa. exijan.
Encargada de administrar el edificio,
Descripción detallada: cuidando que la totalidad de las
Velar por el correcto y apropiado uso de los dependencias se encuentren en perfectas
equipos a su cargo. condiciones de uso.
Encargada de la compra, custodia y distribución Encargada de supervisar a auxiliar a su
de los diversos materiales de oficina que sean cargo.
requeridos por los empleados para su trabajo Desempeñarse como secretaria del Consejo
habitual. de Administración.
Responsable en el aspecto administrativo de todo Encargada de coordinar todo lo
lo concerniente al retiro de socios, sea en forma relacionado con el aseo de la entidad,
provisoria o permanente. actividad que realiza una empresa externa.
 DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Descripción General: Encargada de canalizar y gestionar la información y
documentación proveniente de clientes, proveedores y de otras áreas de la empresa,
derivada de las tareas que el departamento requiere en sus distintos niveles jerárquicos.
Descripción detallada:
Confeccionar correspondencia (fax, memos y cartas)
Atender el teléfono, derivar llamadas a los anexos y/o recepcionar mensajes y
posteriormente transmitirlos a quien corresponda.
Confirmar reuniones. Fijar citas.
Apoyo directo a los jefes de tienda.
Recibir, despachar, ordenar, archivar y derivar correspondencia.
Ordenar documentos y otros por envío de valija.
Administrar caja chica.
Atención de clientes y proveedores.
 REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACIÓN NECESARIA:
Secretaria ejecutiva con conocimientos y manejo de PC a
nivel de usuario.
Egresada de colegio técnico o titulada de Administración.

EXPERIENCIA NECESARIA:
A lo menos un (1) año en un cargo similar.
 EL PERFIL DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

El secretariado es una función

esencial en cualquier tipo de
actividad empresarial, tanto en
el mundo de los negocios
como en la industria o en las
profesiones liberales. La
secretaria contribuye al eficaz
funcionamiento de una
empresa mediante su trabajo
discreto, ordenado y
metódico.
 El Asistente Administrativo debe
poseer el siguiente Perfil
Personalidad equilibrada y proactiva.·        
Autoestima positiva.·        
Capacidad de adaptación a los cambios.·        
Habilidades comunicativas y escucha activa.·        
Capacidad de crear, innovar e implementar.·        
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.·        
Disposición para trabajar en equipo.·        
Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.·        
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.·        
Espíritu de superación.·        
Flexibilidad·        
Sentido de humor. ·        
Resistencia física y nerviosa.·        
Agudeza visual. 
 Funciones del Asistente Administrativo
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al
cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo
asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o
departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.
 Misión del Asistente
Administrativo
Brindar a su jefe un apoyo
incondicional con las tareas
establecidas, además de
acompañar en la vigilancia
de los procesos a seguir
dentro de la empresa.
 Asistente Administrativo

Es la profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y

redactar correspondencias de un superior, es quien además lleva la
agenda, quien custodia y organiza documentos en una oficina con el
fin de dar cumplimiento a unos procesos administrativos que
conducen al éxito de su [Link] la que se ocupa de realizar pagos,
diligenciar formatos elaborar facturas y además documentos menores
en la empresa, es también una persona eficiente, eficaz, activa,
responsable, proactiva, organizada, pulcra, dinámica, creativa y
recursiva en todas sus funciones y finalmente es la auxiliar
administrativa que desempeña las gestiones organizacionales.
 Perfil del Asistente
Administrativo
•Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y cumpla con las siguientes
características:
•Buena presencia
•Persona de buen trato amable, Cortez y seria
•Excelente redacción y ortografía
•Facilidad de expresión verbal y escrita
•Persona proactiva y organizada
•Facilidad para interactuar en grupo
•Dominio de Windows, Microsoft office, internet
•Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa
•Desempeñarse eficientemente en el área
•Aptitud para la organización
•Buenas relaciones interpersonales
•Dinámica y entusiasta
•Habilidades para el planeamiento, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones
•Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
 Características y funciones del Asistente
Administrativo
1. Ser puntual en todas sus actividades y funciones.
2. Reclutar las solicitudes de servicio por parte de departamentos del servicio al cliente.
3. Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicio de este.
4. Recibir e informas asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que
todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
5. Mantener discreción sobre todo lo relacionado con la empresa.
6. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento de la
empresa.
7. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y
demás asuntos.
8. Obedecer instrucciones que sean asignadas por el jefe.
9. Mejorar el aprendizaje continuamente.
 Comunicación
Asistente Administrativo
Es la herramienta esencial atreves de la cual se organizan las acciones de las personas en una
organización.

Fundamentos de la Beneficios de la
comunicación: comunicación:
•Desaparecen los rumores y la radio pasillo
•se comprenden mejor los problemas
•Procesos
•se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas
•flujos de la comunicación •favorecen la identificación del personal
•ascendentes •incrementan la participación
•descendentes •se establecen política basadas en la consulta y en el consenso
•lateral •aumenta la pro actividad
•la participación recibe el adecuado reconocimiento
•aumenta el sentido de pertenencia
Barreras de la comunicación:
Tipos de
Clasificación en: comunicación:
•Barreras del emisor
•Barreras del receptor
•Escrita
•Barreras físicas
•Barreras semánticas •Verbal
•Barreras psicológicas •Corporal
 Mecanismos de la Comunicación efectiva:
comunicación:
•Simplificación y precisión
•Palabras en mensajes escritos
•Acciones •Capacidad de escucha
•Imágenes empática
•Gestos •Coherencia entre el mensaje
•Contextos y la acción
 2 reglas básicas a tener en Comunicación organizacional:
cuenta:
La comunicación existe siempre en las
comunicaciones (informal e informal)
3 “Q” •Los empleados necesitan comunicarsen
•Que comunicar
con sus superiores
•Quien da la información •La comunicación es un proceso
•A quien se le va a comunicar continuo y acumulativo
3 “C” •La comunicación efectiva requiere
•Cuando comunicar canales múltiples con mensajes
•Como comunicar consistentes .
•Cuanto comunicar
Objetivo general: identificar las normas de
cortesía y etiqueta, para aplicarlas
correctamente en su mundo profesional y
cotidiano.
Reconocer la importancia que tiene la
presentación personal en el ámbito laboral.
 Las 6 cosas que
esperan las mujeres de Las 6 cosas que
los hombres: esperan los hombres
de las mujeres:
•Comprensión y
ternura •Sexo
•Comunicación •Orgulloso
•Apoyo •Apoyo
•Respaldo económico •Ternura
•Respeto por la •Bonitas y arregladas
familia •Sumisión
•Sentirse orgullosas
 Presentación personal y etiqueta

Objetivo: proporcionar las herramientas necesarias en cuanto a la

presentación personal y etiqueta en mi presentación como secretaria.
Introducción
Las relaciones comerciales, Laborales y sociales exigen pautas de
comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las personas
que participan en ella.
Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones, por su
presentación personal y la observación de las normas de cortesía y
etiqueta.
 Etiqueta
Normas de cortesía
Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de los
familiares, vecinos, compañeros y de la humanidad en general:

•Saludar y responder el saludo

•Reconocer y respetar los derechos de los demás
•Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes
•Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia
•Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento
 Normas de etiqueta para la mesa

En algunas ocasiones se realizan eventos

empresariales con los cuales se comparte la mesa
con compañeros y directivos; sin que el
comportamiento social deba ser diferente del que se
utiliza cotidianamente, a continuación se presentan
algunas recomendaciones:
•Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los
puestos, esperen a que señalen el lugar que debe ocuparse.
•No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de los puestos, no lo
haga o lo indique explícitamente.
•Adoptar una posición erguida.
•No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del
cuerpo.
•Empezar a comer cuando hallan servido a todos los comensales.
•No hablar con la boca llena.
•No empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturalidad.
•No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar, ni al
beber del vaso o tomar al sopa.
•No tomar con la cuchara o tenedor grandes porciones de alimento.
•No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad.
•No tocar el plato con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse.
•No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos.
•No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado
educado come lo que le sirvan.
•No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.
•No retocarse en la mesa.
 Normas de etiqueta para restaurante
•Si la comida no corresponde con el pedido, esta fría o si no es del
agrado devolverá con discreción y cultura
•Si se derrama algo, no limpiar la mesa, solicitar al camarero que lo
haga.
•Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero
•Si en la mesa ha sucedido un desastre por que algo se rego debe
pasarse a otra, pero no llevar los platos, ni la copa, esto lo hace el
camarero.
•Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante,
en este caso, ella sugiere la comida, pero siempre pide a su invitado
que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga.
Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.
 Plegaria del Asistente Administrativo
A tener la capacidad para contestar 4 teléfonos amablemente y atender al
mismo tiempo 2 visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista
dentro de cinco minutos y aunque tengo la plena certeza que apenas
mañana será firmada.
A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando
un papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe.
A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron
inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a
recordar.
Finalmente a tener la sabiduría de varios profesores universitarios aunque
mis estudios hayan sido simplemente secundarios.
A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá
aunque eso no lo sepa nadie y mucho menos su esposa.
A que cuando el año termine tenga al inteligencia necesaria para no
obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un
par de semanas después.
A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas
que mi jefe no quiere recibir después de que he dicho no esta y de
repente el me habla en voz alta.
 Importancia de trabajo en equipo
en una secretaria
Objetivo: reconocer la importancia en la profesión de secretariado de trabajar en conjunto con
otras personas para lograr un objetivo en común.
1. Equipo de trabajo:
Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan de una forma
determinada para lograr un objetivo común.

2. Elementos claves de trabajo en equipo:

Los equipos de trabajo están formados por personas que aportan a los mismos una
serie de características diferenciales (Formación, personalidad, aptitudes, etc.)
 Importancia de trabajo en equipo
en un Asistente Administrativo
Objetivo: reconocer la importancia en la profesión de secretariado de trabajar en conjunto con
otras personas para lograr un objetivo en común.
3. A que se refiere la cooperación:
Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a estos todos sus
recursos, personales para ayudar al logro del objetivo común este se observa
cuando los componentes del equipo realizan actividades.

4. Con base a los componentes del equipo de trabajo ¿Qué actividades se

realizan?
•Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo.
•Interesarse por las ideas de los otros y desarrollarlas.
•Ofrecer información relevante y hechos contrastados.
•Evaluar los resultados del equipo.
5. ¿Por que se caracterizan los equipos cohesionados?
Se caracterizan por que tienen nuevas ideas y cuando esto surge, se
encausan y se resuelven de manera positiva.
6. ¿Que valora los equipos cohesionados?
Valora su pertenecía y se esfuerzan por mantener relaciones positivas
con los miembros de los otros equipos.
7. ¿Qué es un equipo efectivo?
Cada miembro favorece las relaciones interpersonales y aporta sus
habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo.
8. ¿Cuáles son los ejemplos de actividades de mantenimiento en
equipo?
•Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás, mostrando
solidaridad.
•Caminar con el equipo, estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros.
•Alertar la participación de todos y no solo de unos pocos.
9. ¿Cuáles son los 3 mantenimientos claves de un trabajo en equipo?
Saber: esta competencia engloba las características, entre los miembros de
los equipos de trabajo.
Poder: se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en
funcionamiento todos sus recursos para el logro de sus objetivos.
Querer: hablamos de motivación, de la compatibilidad entre objetos
personales y los objetivos del equipo.
 MUCHAS GRACIAS

JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú

FACEBOOK. JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Email: jorgeluismayorsanchez@[Link]