En el caso de una organización, la
administración del tiempo está centrada en
como utilizamos el tiempo para contribuir
con la organización en la cual trabajamos. En
ese sentido debemos partir de los objetivos
que tiene nuestra organización y elaborar un
plan que contribuya a dichos objetivos.
Teniendo los objetivos claramente definidos
y priorizados, y lo que tenemos que hacer
para alcanzar dichos objetivos.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
Un sistema personal de planificación
puede comprender los siguientes niveles,
que forman la llamada “cascada de listas”
- Lista de objetivos (largo alcance)
- Lista de metas (mensuales o semanales)
- Lista de actividades (diarias)
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
Este sistema de planificación es esencial
para poder convertir en realidad y en
logros tangibles las intenciones y deseos
formulados en el plano de los objetivos.
Los objetivos sin acción son simplemente
deseos, para convertirlos en resultados se
requiere avanzar en poco cada día o cada
semana.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
a) Objetivos Una buena lista de objetivos debe
ser completa e integrada, Completa en cuanto
contenga objetivos de todos los roles que
identificamos en nuestra vida, Integrada en
cuanto los objetivos no se complementen, se
refuercen unos con otros. Mientras más
objetivos aparezcan mayor es la probabilidad de
conflicto entre ellos y de falta de integración.
Las listas de objetivos requieren ser revisadas y
quizás reformuladas periódicamente.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
El objetivo que se propone ha de ser
concreto y asequible.
El objetivo ha de tener un plazo
Conocer el propio ritmo biológico y
laboral.
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planificador de uso del tiempo
b) Metas Las metas son las etapas o
logros parciales que integran el camino
hacia el objetivo. Por su naturaleza la
definición o enunciado de las metas suele
ser más concreto y específico que el de
los objetivos.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
c) Lista de pendientes Hay que hacerlo al
fin del día anterior. Esto permite ordenar
lo que quedó pendiente y focalizarse en
las prioridades de mañana y se pueden
planificar al inicio del día, permitiéndole
focalizarse en la jornada que tiene por
delante.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
Si ve que su plan del día no está
funcionando muy bien, pregúntese ¿Al
menos estoy alcanzando las prioridades
más importantes? Si la respuesta es No, o
duda, debería trabajar sobre la siguiente
lista:
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
1. ¿Trata de abarcar demasiado en un solo
día?
2. ¿Hay tareas que no se llegaron a realizar
porque usted no estaba listo cuando había que
hacerlas?
3. ¿Estaba el ítem o tarea claramente
formulado?
4. ¿Encuentra dificultades para tomar
decisiones?
5. ¿Tiene toda la información que necesita?
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planificador de uso del tiempo
6. ¿Se negó a planificar lo suficiente su
día porque sintió que estaba presionado?
7. ¿Abandonó la tarea que estaba
realizando porque era muy difícil o muy
aburrida?
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d) Lista de actividades (priorizadas)
A la hora de jerarquizar y priorizar las tareas a lo largo
de la jornada laboral, es necesario distinguir
los siguientes conceptos: importancia, urgencia y
grado de dificultad.
Urgencia: es la secretaria quién decide la prioridad o
urgencia de una tarea.
Importancia: se debe desde el punto de vista de quien
demanda un servicio y de quien
tiene que realizar el servicio.
Dificultad: hay que conocer el grado de dificultad que
permitirá distribuir las tareas en horas altas o bajas.
Elementos que integran un
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e) Horarios
Las horas de alto rendimiento: es el
momento en el que las personas
desarrollan su máxima actividad.
Las horas de bajo rendimiento: es el
momento en el que las personas están
menos activas.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
f) Holgura para atención de contingencias
Dejar espacio para imprevistos. Una
consideración de altísima importancia es
tener muy claro que
durante el día se presentarán imprevistos,
nuevas actividades no programadas,
retraso en la
terminación de otras, imposibilidad de
iniciar algunas.
Elementos que integran un
planificador de uso del tiempo
TIPOS DE HOLGURA
Holgura libre: Es lo que puede retrasarse
una tarea sin que afecte a las fechas de
comienzo de las tareas sucesoras.
Holgura total: Es lo que puede retrasarse
una tarea sin que afecte a la duración del
proyecto.
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planificador de uso del tiempo
