PRESUPUESTOS
FLEXIBLES
Un presupuesto flexible es un presupuesto que se
ajusta con los cambios en el volumen de actividad
(cantidad producida, cantidad vendida, etc.).
Calcula diferentes niveles de gasto para los costos
variables, dependiendo de los cambios que haya en los
ingresos reales.
El resultado es un presupuesto variante, dependiendo
de los niveles de actividad reales experimentados. El
presupuesto flexible es más sofisticado y útil que un
presupuesto estático, el cual permanece fijo en una
cantidad, independientemente del volumen de
actividad alcanzado.
La definición subyacente del presupuesto flexible es que un
presupuesto es de poca utilidad a menos que los costos y el
ingreso estén relacionados con el volumen real de
producción. Por lo tanto, se podría preparar un
presupuesto para varios niveles de actividad; por ejemplo,
80 %, 90 % y 100 % de utilización de la capacidad.
Entonces, cualquiera sea el nivel de salida realmente
alcanzada, se puede comparar con un nivel apropiado. Un
presupuesto flexible le brinda a la empresa una
herramienta para comparar el desempeño real con el
presupuestado en muchos niveles de actividad.
Características de un presupuesto flexible
En el presupuesto flexible se introduce el ingreso real u otras
medidas de actividad una vez se haya completado un período
contable, generando un presupuesto específico para esos valores.
Este enfoque varía del presupuesto estático común, el cual solo
contiene cantidades fijas que no varían con los niveles de ingresos
reales.
Los reportes “presupuestado versus real” bajo un presupuesto
flexible tienden a arrojar variaciones mucho más relevantes que
las generadas bajo un presupuesto estático, ya que tanto los
gastos presupuestados como los reales se basan en la misma
medida de actividad.
Ventajas
Uso en un entorno de costo variable
Es especialmente útil en negocios donde los costos están
estrechamente alineados con el nivel de actividad del negocio, tal
como un entorno de venta minorista, donde los gastos generales se
pueden segregar y tratar como un costo fijo, mientras que el costo de
la mercancía está directamente relacionado con el ingreso.
Medición del desempeño
Dado que el presupuesto flexible se ajusta en función del nivel de
actividad, es una buena herramienta para evaluar el desempeño de
los gerentes: el presupuesto se debe alinear estrechamente con las
expectativas en cualquier cantidad de niveles de actividad.
Desventajas
Formulación
El presupuesto flexible puede ser difícil de formular y administrar. Un problema con su formulación es que
muchos costos no son completamente variables; por el contrario, tienen un componente de costo fijo que
debe calcularse e incluirse en la fórmula del presupuesto.
Además, se puede emplear una gran cantidad de tiempo en el desarrollo de las fórmulas de costos. Este es
más tiempo del que tiene disponible el personal que está en medio del proceso presupuestario.
Retraso del cierre
No se puede precargar un presupuesto flexible en el software de contabilidad para compararlo con los
estados financieros.
En vez de eso, el contador debe esperar hasta que se complete el período del informe financiero.
Posteriormente, introduce el ingreso y otras medidas de actividad en el modelo de presupuesto.
Finalmente, extrae los resultados del modelo y los carga en el software de contabilidad.
Solo entonces es posible emitir los estados financieros que contengan la información presupuestaria versus
real, con las variaciones entre los dos
Comparación de ingresos
En un presupuesto flexible no se compara el ingreso presupuestado con el
real, ya que los dos números son iguales. El modelo está diseñado para
comparar los gastos reales con los gastos esperados, no para comparar los
niveles de ingreso.
Aplicabilidad
Algunas compañías tienen tan pocos costos variables que no tiene sentido
construir un presupuesto flexible. En cambio, tienen una gran cantidad de
gastos generales fijos que no varían como resultado del nivel de actividad.
En esta situación no tiene sentido construir un presupuesto flexible, ya
que no variará el resultado con respecto a un presupuesto estático.
¿Cómo hacer un presupuesto flexible?
Dado que los costos fijos no varían con las
fluctuaciones de la actividad a corto plazo, se
puede observar que el presupuesto flexible
constará realmente de dos partes.
La primera es un presupuesto fijo, compuesto por
costos fijos y el componente fijo de los costos
semivariables. La segunda parte es un presupuesto
verdaderamente flexible que consiste únicamente
en costos variables. Los pasos necesarios para
construir un presupuesto flexible son:
1- Se identifican todos los costos fijos y se segregan en el modelo de
presupuesto.
2- Hay que determinar en qué medida cambian todos los costos variables
según cambie el nivel de actividad.
3- Se crea el modelo de presupuesto, donde los costos fijos están
“incrustados” en el modelo y los costos variables se expresan como un
porcentaje del nivel de actividad o como un costo unitario del nivel de
actividad.
4- Se ingresa en el modelo un nivel real de actividad después de que se haya
completado el período contable. Esto actualiza los costos variables en el
presupuesto flexible.
5- Para el período completado se ingresa el presupuesto flexible resultante
en el sistema contable, para compararlo con los gastos reales.
Ejemplo
Supongamos que un fabricante determina que su costo variable de
electricidad y de otros suministros para la fábrica es de
aproximadamente $10 por uso de máquina por hora (HM-Hora
Máquina). También se sabe que la supervisión de la fábrica, la
depreciación y otros costos fijos son en total $40 000 mensuales.
Comúnmente, el equipo de producción opera entre 4000 y 7000
horas por mes. Según esta información, el presupuesto flexible
para cada mes sería de $40 000 + $10 por HM.
Ahora vamos a ilustrar el presupuesto flexible mediante el uso de
algunos datos. Si se requiere que el equipo de producción opere un
total de 5000 horas en enero, el presupuesto flexible para enero
será de $90 000 ($40 000 fijo + $10 x 5000 HM).
Como el equipo debe operar en febrero durante 6300
horas, el presupuesto flexible para febrero será de
$103 000 ($40 000 fijo + $10 x 6300 HM).
Si marzo requiere solo 4100 horas de máquina, el
presupuesto flexible para marzo será de $81 000 ($40
000 fijo + $10 x 4100 HM).
Conclusión
Si se requiere que el gerente de planta use más horas de
máquina, es lógico aumentar el presupuesto del gerente
de la planta para poder cubrir el costo adicional de
electricidad y suministros.
El presupuesto del gerente también debería disminuir
cuando se reduzca la necesidad de operar el equipo. En
resumen, el presupuesto flexible proporciona una mejor
oportunidad para planificar y controlar que un
presupuesto estático.
VARIACIÓN DE COSTOS
Una variación de costos es la diferencia entre los costos reales y
los presupuestados, que las empresas utilizan para determinar la
eficiencia de sus operaciones.
Las variaciones pueden ser favorables o desfavorables, ya que en
la empresa se usa menos o más dinero de lo esperado. La
medición de la variación de costos es común en las prácticas de
contabilidad gerencial.
Los contadores comparan los costos de producción esperados y
reales para determinar dónde existen ineficiencias en el sistema
de fabricación.
Las herramientas comunes para estas mediciones son
presupuestos flexibles y costos estándar.
Un presupuesto flexible es el primer paso del proceso de
variación de costos. Las compañías a menudo revisan los
gastos del año anterior para determinar el monto promedio
gastado en ciertas operaciones comerciales.
La compañía enumera el capital anual necesario para cubrir
los gastos del próximo año.
Los gerentes deben permanecer dentro de estos límites en
dólares cuando ejecutan sus respectivas operaciones.
Las revisiones de presupuesto pueden ser un proceso mensual
o anual, dependiendo de los procesos contables y financieros
de la compañía.
Cada mes, las empresas pueden revisar el presupuesto
flexible para comparar los gastos planificados con los gastos
reales. Los contadores notan dónde la compañía gastó más
o menos dinero.
Luego, un informe de variación de costos resume todas las
diferencias del mes. Los contadores pueden enviar el
informe a los ejecutivos y permitirles revisar las diferencias.
Para fortalecer aún más el proceso de presentación de
informes, los contadores pueden crear un informe de todos
los departamentos o divisiones principales de la empresa.
El costeo estándar es una herramienta de variación de
costos específica para el proceso de fabricación de una
empresa.
Los contadores revisan los costos presupuestados para los
gastos generales de fabricación y crean una tasa de gastos
generales predeterminada. Esta tasa divide los costos
generales totales de fabricación presupuestados por la
producción esperada para el año.
Luego, los contadores calculan esta cifra utilizando la
misma fórmula para cada mes que producen productos.
La tasa de gastos generales de fabricación predeterminada
real se compara con la tasa estándar.
Las diferencias en la tasa de gastos generales de
fabricación requieren que los contadores borren el libro
mayor por cualquier diferencia.
Los contadores pueden publicar pequeñas diferencias
entre las dos tasas en la cuenta del costo de los bienes
vendidos de la compañía. Grandes diferencias deben ir en
contra de la cuenta de inventario de una empresa.
Después de esta entrada, los contadores preparan un
informe de variación de costos para determinar si las
diferencias fueron favorables o desfavorables.
Las diferencias desfavorables en un informe de
variación de costos no siempre son malas. Una
empresa puede haber gastado más dinero en la
producción de productos, por ejemplo, debido al
aumento de la demanda de los consumidores.
Puede haber sido necesario más dinero para
comprar materiales y mano de obra para
satisfacer esta demanda.
El análisis del informe de variación de costos
contra otros informes comerciales ayuda a las
empresas a explicar las variaciones.
