“Estandarización y elementos
para la administración de
proyectos”
Integrantes:
Jiménez Olmos Paulina Guadalupe
Muñoz Navarro Aldo
Torres Ramírez Yesica Guadalupe
Administración de proyectos
Mtro. José Idelfonso Cortés Ortega
Ingeniería Química
9 “D” 1
Estandarización de proyectos.
Un estándar es: “Un documento que proporciona, para uso común y
repetido, reglas, pautas o características para actividades o sus resultados,
orientado a lograr el óptimo grado de orden en un contexto determinado“.
La estandarización es el conjunto de normas que permiten que cada proceso
del proyecto dentro de la empresa garantice su ejecución y se realice de
manera unificada. Con la estandarización la organización de los proyectos
no sólo maximiza sus resultados, sino también aumenta sus rentabilidad y
reduce costos innecesarios. Es la estandarización lo que permite un flujo de
trabajo eficiente y las actividades en un orden lógico, para organizar un
proyecto y todo lo que involucra.
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El Padre de la Estandarización fue Ely Whitney,
nació el 8 de diciembre de 1765, Westborough,
Massachusetts, Estados Unidos. Era un artesano e
inventor estadounidense, quien en 1801 recibió un
pedido de 10,000 mosquetes para el ejército de
Estados Unidos, pero falló en cumplir la fecha de
entrega. Whitney explicó que en lugar de hacer
10,000 mosquetes diferentes artesanales únicos,
había hecho moldes y maquinaria para hacer piezas
en serie y que eran intercambiables por otras. Ahora,
únicamente era necesario cambiar la pieza estándar
(refacción) por otra y el mosquete estaba como
nuevo. 3
¿En qué consiste la estandarización?
Consiste en una planificación, organización y control de los recursos
necesarios para llevar a cabo el proyecto, para así lograr el objetivo
deseado. Los objetivos principales pueden ser de ingresos y
rentabilidad, de difusión, posicionamiento. Las 2 claves para
estandarizar la gestión de proyectos, y que puedas mantenerlos
ordenados y rentables para tu organización:
•Organización: Definir alcance y roles.
•Definir y estandarizar el flujo de trabajo: Desde presupuestar, hasta el
cierre del proyecto y el análisis.
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¿Para qué sirve la estandarización?
Para lograr el objetivo de tener proyectos más eficientes y rentables, es muy
importante tener estandarizado todo el proceso de un proyecto, ya que los
estándares capturan a mayor detalle la información como guías de conocimiento
y nos dan una predicción de los resultados desde actividades, procesos, riesgos y
problemas, costos o tarifas, mejores prácticas, etc.
•La estandarización garantiza mantener un estándar de calidad en todos los
procesos de la empresa.
•Se eliminan procesos y actividades innecesarias y se reduce costos.
•La información se maneja de forma integrada y sistémica.
•La empresa se embarca en un proceso de mejora continua.
•La estandarización involucra el desarrollo de conocimiento y nuevas habilidades
del personal, promoviendo la capacitación y el crecimiento profesional.
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Conclusión:
La estandarización en proyectos es una herramienta que nos va a ayudar a tener
proyectos más eficientes y rentables para poder organizarse bajo el conocimiento
previo de estructuras estándar bajo informes anteriores para lograr mejoras, ya que al
estandarizar un proyecto se puede asegurar la entrega a tiempo de proyectos, las
empresas pueden mejorar la eficiencia de los recursos de sus proyectos, para lograr
mejoras prácticas. Trabajar de manera estandarizada consiste en establecer una
norma, es decir, una manera organizada y controlada mediante acuerdos acerca de la
forma de hacer algo siempre que es posible mejorar las formas de realizar algo debe
modificarse de manera estándar, los estándares en la gestión de proyectos, deben ser
alimentados con la información constante necesaria para mejorarlos, buscando
siempre la excelencia, con un sistema de calidad continua, porque son publicados
para actualizar y proporcionar una mejora en procedimientos la cual supera a la
práctica anterior.
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Estándares específicos de la organización
Las actividades de gestión de un proyecto tienen dos niveles
básicos: la calidad de las acciones que forman parte del proyecto y
la calidad del producto, servicio o contenido que se está
elaborando.
Al tratarse de un elemento estratégico, el Project Manager y el
resto de los integrantes del equipo deben seguir 4 estándares
específicos:
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● La satisfacción del cliente, es el ingrediente esencial en todo proceso de
gestión de calidad.
● La prevención antes que la inspección, los costes de prevenir son más
bajos que los de la implementación de soluciones.
● La mejora continua, se basa en el ciclo “planificar-hacer-revisar-actuar”,
busca que se cumplan con los objetivos previstos.
● La responsabilidad del equipo, todos los miembros del proyecto deben
estar involucrados sin excepciones en el proceso de gestión, sin embargo
el Project Manager es la cabeza de todo el proceso.
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Beneficios
● Cumplir con los estándares aumenta la eficiencia de la empresa,
lo que redunda positivamente en los beneficios obtenidos y en
su rentabilidad.
● Aumenta el nivel de satisfacción de los consumidores al cumplir
con una serie de estándares de calidad.
● Cuando se cumplen con los estándares, las empresas son mucho
más competitivas en el mercado, lo que les puede llegar a abrir las
puertas de la exportación.
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Aseguramiento y control
Realizar el aseguramiento consiste en auditar los requisitos de calidad y los
resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de
garantizar que se utilicen definiciones operacionales y normas de calidad
adecuadas, cubre también la mejora continua del proceso, que es un medio
iterativo de mejorar la calidad de todos los procesos.
Para realizar el control se monitorean y registran los resultados a fin de
evaluar el desempeño y recomendar cambios, los resultados del proyecto
incluyen los entregables y los resultados de la dirección de proyectos, tales
como el desempeño de costos y el cronograma de actividades, estas
actividades permiten identificar las causas de una calidad deficiente del
proceso o del producto, y recomiendan e implementan acciones para
eliminarlas. 10
Políticas aplicables en la elaboración de proyectos.
● Estándares de cantidad ● Estándares de tiempo
○ Volumen de Producción ○ Tiempo neto de producción
○ Existencia PT ○ Tiempo neto de operación
○ Existencia MP ○ Tiempo de paros
● Estándares de calidad programados
○ Condiciones de MP ● Estándares de costo
○ Controlar la calidad de ○ Costos de producción
PT ○ Costos de administración
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Conclusión
Los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades,
objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue
emprendido. Implementa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y procedimientos,
con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto.
En cualquier caso, el incumplimiento de los requisitos de calidad del producto o del proyecto puede
tener consecuencias negativas graves para algunos interesados en el proyecto e incluso para todos.
Por ejemplo:
• Hacer que el equipo del proyecto trabaje en exceso para cumplir con los requisitos del cliente
puede ocasionar un importante desgaste de los empleados, errores o reprocesos.
• Realizar apresuradamente las inspecciones de calidad planificadas para cumplir con los objetivos
del cronograma del proyecto puede generar errores no detectados. 12
Elementos para la administración de
proyectos
Son un conjunto de factores y prácticas que no pueden faltar durante la
puesta en marcha de una implementación. Constituyen un método para
organizar y planificar el trabajo con eficiencia. Esto implica lograr
metas de forma productiva, sin desperdicios de costos ni tiempo.
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Elementos esenciales
1. Ciclo de vida definido e hitos.
2. Requisitos y alcance estables.
3. Organización, sistema y roles definidos.
4. Estándares de calidad.
5. Compromisos y planificados.
6. Seguimiento y análisis de varianza.
7. Decisiones de acción correctiva.
8. Escalado y gestión de problemas.
9. Autorización de trabajo y control de cambios.
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Estructura de trabajo
En una estructura de trabajo se organiza, coordina y vigila el
cumplimiento del alcance de proyecto, es un instrumento para definir y
asignar a individuos y empresas con la capacidad técnica y financiera
suficientes las tareas, actividades, paquetes de trabajo, etapas o fases
del desarrollo de un proyecto.
Se define la responsabilidad de cada participante y los resultados
esperados por su actuación.
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Estructura de división del trabajo
La estructura de división del trabajo es indispensable para el proyecto, ya
que ésta proporciona una participación que permite organizar el trabajo del
proyecto en parte fácilmente manejables, evaluables y controlables.
Es posible vislumbrar tres grandes divisiones en la toma de decisiones:
alta dirección de proyecto, mandos medios de proyecto y personal
operativo de proyecto. Cada uno de ellos tiene una visión del alance de
proyecto.
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Imagen-División organizacional del trabajo
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14 Principios de la administración-Henri Fayol
Son un conjunto de normas que Henri Fayol estableció para que el proceso
administrativo se lleve a cabo de la forma más efectiva.
División Consiste en fragmentar las tareas necesarias para la producción de un
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del trabajo bien o un servicio.
Sin autoridad, no habría orden y no se llevaría a cabo el trabajo en la
2 Autoridad
calidad y plazos adecuados.
El principio de disciplina dicta que hay que cumplir todos los procesos
3 Disciplina
con una disciplina férrea. Bajo los valores del respeto y la educación.
Unidad de Su importancia recae en que su ausencia podría afectar negativamente
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mando a otros principio como la autoridad o disciplina. 18
Unidad de Las actividades persiguen el mismo objetivo, están dirigidas por un
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dirección mismo plan y un mismo superior.
6 Subordinación Los objetivos generales son siempre lo primero.
Se debe encontrar un equilibrio entre motivar el trabajo con bueno
7 Remuneración
salarios, de acuerdo a la productividad.
Dependiendo del tipo de empresa, puede ser concentrada o
8 Centralización
descentralizada.
Organizaciones con un organigrama vertical, con distintos niveles de
9 Jerarquía
mando.
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Los recursos necesario para la actividad de la empresa deben estar en
10 Orden
el momento y lugar adecuados.
Un trato justo y respetuosos. Todas las personas merecen el mismo
11 Equidad
respeto.
Estabilidad Conviene que el personal se mantenga a largo plazo, aunado a que la
12 del personal estabilidad en el empleo mejorará la productividad.
13 Iniciativa Cualquiera puede sugerir ideas y estas pueden ser valoradas.
Unión del
14 Debe existir un espíritu de equipo.
personal
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Conclusión
Es de suma importancia tener en cuenta los nueve elementos, así
como, los catorce principios de Henri Fayol, pues son necesarios
para una implementación exitosa del proyecto. La forma en que se
utilizan, o si existen, son indicadores de la capacidad de una
organización para gestionar proyectos con éxito. La clave es saber
dirigir un equipo de manera honesta, pero con disciplina y
organización.
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elemento3/estandarizacion.pdf
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