GROUPWARE

Software para trabajos en

grupo
Indice
 Introducción al Groupware.
 Información sobre distintos softwares:
 Lotus Notes
 eGroupware

 Microsoft Netmeeting

 Xpertia KM

 SharePoint
GROUPWARE
 Groupware o llamado en castellano trabajo en grupo,
se define como aquella tecnología que permite el
trabajo en equipo a grupos de personas. Es una
tecnología relativamente reciente que ha sido posible
gracias al uso, cada vez mas frecuente, de las redes
locales (LAN) en el ambiente empresarial.
 También se podría definir como un software que
soporta grupos de personas comprometidos en una
tarea común y que provee una interfaz para un
ambiente compartido.
GROUPWARE
 El software de uso individual se ha popularizado
muchísimo y todos estamos familiarizados con las
hojas de calculo y los procesadores de palabras.
Dichos productos ha mejorado la productividad
individual a niveles inimaginables hace apenas pocos
años.
 Lo que el Groupware busca es apoyar el trabajo que
se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta
los aspectos de la colaboración, que son necesarios
para cosechar el máximo de ventajas. Esta orientado
a mejorar la productividad de grupos de trabajo o
equipos colaborativos.
GROUPWARE
 Muchas organizaciones utilizan Groupware para apoyar
sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios.
 Los productos Groupware ayudan a ser más eficientes
con menos recursos. La competencia dirige a las
organizaciones a mejorar sus servicios a clientes, a
reducir costos y a responder más rápido a las
condiciones cambiantes del mercado. Groupware ayuda
a las organizaciones a lograr estos objetivos al permitir
una mejor coordinación de actividades, reduciendo o
eliminando barreras de tiempo y geografía, y haciendo
más rápido el proceso de toma de decisiones.
GROUPWARE
 Se sustenta en tres pilares básicos que son:
 Comunicación: Las personas nos comunicamos unas
con otras para enviar información, solicitudes o
instrucciones.
 Colaboración: Las personas colaboramos unas con
otras al trabajar en grupo.
 Coordinación: Las personas nos coordinamos como
participes de procesos estructurados o semi-
estructurados de secuencias de actividades o tareas.
 Estas tres características se conocen como las 3Cs
del groupware.
GROUPWARE
1.- COMUNICACIÓN
 Es la esencia del Groupware. Los miembros de
un grupo de trabajo necesitan comunicarse los
unos a los otros para intercambiar información.
Para ello utilizan herramientas de comunicación
electrónica que envían mensajes, archivos,
datos o documentos entre personas. Estas
herramientas habilitan a los usuarios a
comunicarse fácil y rápidamente entre si.
GROUPWARE
 Los atributos generales que deben atender
estas herramientas son los siguientes:
 Debe ser fácil y sencillo de usar.
 Deber tener bajo costo.
 Debe ser lo mas prevaleciente posible
y estar disponible a la mayor cantidad
de usuarios posibles.
• Ejemplos: E-mail, fax, telefonía, tele
conferencias y programas tipo “chat”.
GROUPWARE
2.- COLABORACION
 El groupware no solo fomenta la colaboración entre
los miembros del equipo, sino que la impone.
 La idea es compartir y propagar el conocimiento,
además de proponer un marco en el que cada
miembro puede aportar ideas o ayudar a resolver
los problemas de los demás. El trabajo colaborativo
es un recurso metodológico orientado a facilitar, a
un conjunto de individuos, el trabajo y la interacción
de forma organizada para construir conocimiento
con el fin de alcanzar o resolver un objetivo común.
GROUPWARE
 La colaboración entre grupos de trabajo,
involucra “Knowledge workers” (empleados
cualificados), quienes trabajan como
parte de equipos en proyectos tales como
creación de reportes, producción de
material publicitario, en el diseño de un
producto o participando en una
investigación.
GROUPWARE
 Las soluciones de Groupware colaborativo deben atender las
necesidades de los individuos y del grupo:
 Deben proveer un “documento” donde se consigna el
trabajo colectivo y que sea fácilmente accesible por los
miembros del equipo. El “documento” es la clave ya que
es la memoria del trabajo y es la memoria en la que el
trabajo se almacena y distribuye.
 Deben proveer a los “Knowledge workers” (Empleados
Cualificados) acceso al “documento” con buen control
sobre quienes tienen derecho a hacerle cuales cambios.
 Deben ser fáciles de usar y muy flexibles. De otra
manera restringirían la creatividad.
 Deben complementar otras actividades de los
“Knowledge workers”.
GROUPWARE
 Ejemplos:
 Sistemas de administración electrónica de
documentos, software para Cad y otros.
 Sistemas de control de flujo de actividad. Para
gestionar tareas y documentos en un proceso
organizado de forma estructurada (burocracia).
 Calendarios electrónicos. Para acordar fechas
de eventos y automáticamente enviar
notificaciones y recordatorios a los
participantes.
GROUPWARE
3.- COORDINACION
 Las tecnologías groupware permiten la coordinación de
los distintos miembros del grupo para la realización de
un determinado proyecto común.
 Con una agenda compartida ya no hay excusa para no
saber cuando y donde hay una reunión. Con los flujos
de trabajo (Workflow), podemos controlar individual y
colectivamente que el equipo esta trabajando de forma
eficiente. Y con las aplicaciones de distribución de
tareas y monitorización podremos saber en todo
momento en que estado esta una tarea y quien esta a
su cargo.
GROUPWARE
 El Workflow, entendido como el flujo de procesos
administrativos o de negocio, es el conjunto de
actividades o tareas realizadas en secuencia o en
paralelo por dos o más miembros de un equipo de
trabajo para lograr un objetivo común siguiendo unas
reglas de negocio preestablecidas.
 Al unir estas tres características (Comunicación,
Colaboración y Coordinación), la información fluye
más rápidamente y con precisión, se eliminan
barreras entre departamentos, se mejora la toma de
decisiones y sobre todo se mejora el servicio al
cliente.
GROUPWARE
 Algunos beneficios que se buscan al
implementar groupware para el trabajo en
proyectos son:
 El groupware estimula la cooperación dentro de
una organización y ayuda a las personas a
comunicarse y colaborar en proyectos comunes.
 El groupware coordina gente y procesos.
 El groupware ayuda a definir el flujo de documentos
y después definen el trabajo que se debe hacer
para terminar un proyecto.
GROUPWARE
 El groupware proporciona a los usuarios una
manera única para compartir información,
construyéndola en documentos estructurados.
El documento se convierte entonces en el lugar
central en donde se almacena la información
compartida.
 Idealmente el groupware debe poder ayudar a
cada persona, en un proyecto de colaboracion,
a realizar su trabajo de una manera más
eficiente.
GROUPWARE
 Groupware puede ser clasificado en nueve
categorías, siete de ellas marcan una diferencia
basándose en la funcionalidad del producto,
incluyen además, una categoría separada para
servicios de Groupware y otra para aplicaciones
Groupware. Esta clasificación fue propuesta por
Esther Dyson y usada en la Conferencia
Groupware en 1994 para los Premios para
mejor producto de cada categoría.
GROUPWARE
 Las categorías son:
 Electronic Mail y Mensajes. Incluye
infraestructura de mensajes, sistemas
de email y calendarizacion grupal y
sistemas de scheduling.
Cc:Mail lotus Development, Microsoft
MailExchange, Meeting Maker-on
Technologies.
GROUPWARE
 Conferencing Collaborative y Discussion Databases,
Electronic Conferencing y Bulleting Boards: todos los
documentos almacenados que permiten a otros ver y trabajar
en documentos simultáneamente o en la pantalla del otro.
 ShowMe 2.0-Sun Solutions, Meeting Room Eden
Systems, Lotus Notes-Lotus Development, Oracle office-
oracle Systems.
 Sistemas de soporte de decisiones grupales (Group
Decisión Support Systems) Sistemas de conferencia
electrónica, audio y video conferencias;
 Videoconferencing-PictureTel, Virtual Notebook-Forefront
Group.
GROUPWARE
 Manejo grupal de documentos (Group Document
Handlling) Edición grupal, trabajo de edición en pantallas
compartidas, administración de imágenes y documentos de
grupo, y base de datos de documentos.
 Face-to-face-crosswise, Workflo-Filenet..

 Workflow. Diagramas de proceso de Workflow y

herramientas de análisis, artefactos de acuerdos de
Workflow, formas electrónicas dirigiendo productos.
 Workflow Analyst-ATI, Jetform-Jetform Corp., Flowmark-

IBM...
 Flujo de Trabajo Secuencial
Un flujo de trabajo
secuencial representa un flujo de
trabajo como una sucesión de pasos
que deben ejecutarse en orden hasta
que se complete la última actividad.
GROUPWARE
 Utilerías de Workgroup y herramientas de
desarrollo (Workgroup Utilities and development
tools)
 Microsoft workgroup for windows, Lotus notes-

lotus corporation, Oracle office-oracle...

 Groupware Frameworks Cooperation-AT & T
Gis, LinkWorks-DEC, Teamoffice-ICL...
GROUPWARE
 Las siguientes categorías son las descritas
como genéricas de servicios y aplicaciones.
 Servicios de groupware (Groupware services). Planeacion
e implantación, reingeniería de negocios, desarrollo de
aplicaciones, reingeniería de procesos, entrenamiento y
mantenimiento.
 Electronic meeting, cambio de administración, consultoría.

 Aplicaciones groupware Software que facilita el trabajo en

grupo...
GROUPWARE
 Algunos de los productos conocidos del
groupware son:
 Lotus notes: fue uno de los primeros productos de
mensajería y groupware completamente equipados. Fue
construido para las operaciones cliente/servidor y utiliza el
concepto de los almacenes de objetos, en los cuales la
información se almacena en los servicios múltiples
replicados.
 Microsoft exchange server: Provee muchas de las mismas
funcionalidades del Notes, incluyendo funcionalidades de
colaboración para trabajo en equipo, seguridad, en otras.
GROUPWARE
 Novel groupwise: Ayuda a mantener sus
comunicaciones seguras y autenticadas tanto dentro
de la empresa como fuera de ella, con otras empresas
y personas que se encuentran fuera de su firewall.
 Netmeeting: Permite combinar vídeo, voz y

documentos compartidos en el escritorio individual.

Incluye Video And Audio Conferencing, Whiteboard,
Chat, Internet Directory, File Transfer, Program
Sharing, Remote Desktop Sharing, Security y
Advanced Calling.
GROUPWARE
 Xpertia KM: Es una plataforma basada en las personas,
intentando aprovechar al máximo el conocimiento tácito de
los miembros de la organización, y combinándolo con el
conocimiento explícito almacenado en documentos. El
sistema es accesible a través de cualquier navegador de
Internet, y suele formar parte de la Intranet de la
organización.
La tecnología de Xpertia es la herramienta idónea para
poder crear una red de expertos dentro de una
organización, permitiendo a todas las personas el poder
localizar expertos, ponerse en contacto con ellos y trabajar
conjuntamente.
Trabajo en Equipos

Elaborar un mapa semántico

de las características mas
relevantes de cada uno de los
Groupware
LOTUS NOTES
Introduccion

 Lotus es actualmente conocido como una familia de

software de IBM para la colaboración y
productividad en grupo
 En 1989, lanza una nueva categoría de software: el
groupware que permitía el trabajo colaborativo en
las empresas, y se convertiría en el producto
estrella. Su nombre era Lotus Notes.
 Lotus Notes es un sistema cliente-servidor
propietario de trabajo colaborativo y correo
electrónico. La parte del servidor recibe el nombre
Dominio, mientras que el cliente se llama Notes
Lotus Notes

 Integra sus recursos más valiosos de mensajería, colaboración y

gestión de información personal (PIM), como el correo electrónico,
la agenda o la lista de tareas pendientes para permitir a los
usuarios acceder a ellos mientras esté conectado a la red o
desconectado de ella.
 Incluye cientos de mejoras fáciles de utilizar, como background
attachment. Proporciona funcionalidades de programación y
planificación de líderes en el sector, que permite a los usuarios
colaborar fácilmente y planificar las reuniones con los compañeros
de todo el mundo.
 Ayuda a reducir el coste total con una formación mínima, mejoras
en la productividad del usuario final y funcionalidades integradas de
administración y gestión.
Lotus Easy sync pro
 Programa que ofrece aplicación para el lotus notes.
 Sincroniza el correo electrónico, el calendario, las tareas, los
contactos y la agenda de IBM Lotus Notes con su asistente
personal digital (PDA).
 Le permite elegir la información que desea transferir al escritorio
de Lotus Notes y descargarla en el asistente personal.
 Determina la configuración de ubicación actual de Lotus Notes,
lo que le permite sincronizar automáticamente con la base de
datos de correo del equipo de escritorio
 Le permite leer, responder y gestionar el correo electrónico
mientras se encuentra lejos de su PC sincronizando la bandeja
de entrada de Lotus Notes con la aplicación de correo
electrónico en su asistente personal digital compatible.
Mnotes

 Es el sincronizador de datos personales para

Lotus notes.
 Permite bajar a un PDA o teléfono inteligente la
agenda, el correo, el listin de contactos
personales, la lista de tareas y el bloc de notas
personal de notes.
 Los usuarios no necesitan tener instalado nada
en sus PCs, ya que solo instalan Mnotes en sus
PDAs o teléfonos y lo configuran para llegar a la
ip donde esta Mnotes workgroup.
EGROUPWARE
EGROUPWARE
 EGroupWare es una suite de programas libres para
la empresa que están listos para el trabajo en grupo
en su red corporativa. Permite la gestión de
contactos, citas, tareas y muchas más cosas para
todo su negocio.
 eGroupWare es un servidor de trabajo en grupo.
Viene con una interfaz web nativa que permite el
acceso a los datos desde cualquier plataforma y
desde cualquier punto del planeta.
EGROUPWARE
 EGroupWare es internacional. En este instante,
soporta más de 25 idiomas.
 EGroupWare es independiente de la plataforma.
El servidor corre bajo Linux, Mac, Windows y
otros muchos sistemas operativos. En el lado
del cliente, lo único que hace falta es un
navegador de Internet como Firefox, Konqueror,
Internet Explorer y muchos más.
EGROUPWARE
APLICACIONES
 CALENDARIO

 La aplicación Calendario es como un

calendario tradicional pero que además
funciona como un administrador de
tareas y eventos.
EGROUPWARE
 LIBRETA DE DIRECCIONES
 La libreta de direcciones es una aplicación
para la gestión de clientes u otra relativa a la
información de contactos, y enlazarla con
otras aplicaciones egroupware.
 Se pueden importar y exportar contactos en

formatos como LDIF, CVS o VCard y

administrarlos por SQL o LDAP.
EGROUPWARE
 FELAMIMAIL
 Felamimail trabaja como una aplicación para
la gestión del correo electrónico desde la cual
podremos enviar, recibir y administrar e-mails.
 INFOLOG
 El Infolog es un registro de notas y tareas de tipo CRM (Gestor
de la relación con el cliente) que utilizando la libreta de
direcciones, el sistema de gestión de documentos y el
calendario nos muestra todas las tareas y notas realizadas y
por realizar.
EGROUPWARE
 PROJECTMANAGER
 El ProjectManager es un administrador de proyectos
en el que se guardan todos y cada uno de los
proyectos a realizar por la empresa, cada uno de
ellos con una id, con su prioridad, con su última
modificación y con su porcentaje acabado.
 Utiliza otras aplicaciones ya existentes del
eGroupware como InfoLog, el Calendario, etc.
EGROUPWARE
 RECURSOS
 Sirve para llevar a cabo una organización de los
recursos de los que se dispone y para hacer
inventarios.
 FILEMANAGER
 Sirve para gestionar archivos, archivos que
normalmente serán basados en sql-db o
webdat.
Netmeeting

Programa de Microsoft
incluido en los distintos
sistemas operativos
Utilidades
 Ver y oír a otras personas. Aunque no pueda
transmitir video, podrá recibirlo
 Compartir programas y documentos
 Enviar y recibir archivos para trabajar con ellos
 Utilizar una pizarra compartida y dibujar en ella
para explicar conceptos, utilizar un esbozo o
mostrar gráficos
 Enviar y recibir mensajes en modo texto
 Escritorio remoto compartido
 Le permite tener acceso a un equipo en una
ubicación desde otro equipo en otra ubicación
distinta.
 Puede compartir su equipo de trabajo y tener
acceso a él desde su equipo doméstico
 Le permite trabajar en los archivos y en el escritorio
del equipo desde otra ubicación.
 Para usar Compartir escritorio remoto, actívelo en
NetMeeting, y después cierre NetMeeting.
Compartir escritorio remoto no funciona si
NetMeeting se está ejecutando en el equipo.
XPERTIA KM
XPERTIA KM
 Xpertia ha desarrollado una plataforma de software en
expertise management, Xpertia KM. Siguiendo su
modelo, es una plataforma basada en las personas,
intentando aprovechar al máximo el conocimiento tácito
de los miembros de la organización, y combinándolo
con el conocimiento explícito almacenado en
documentos.
 El sistema es accesible a través de cualquier
navegador de Internet, y suele formar parte de la
Intranet de la citada organización.
XPERTIA KM
 La tecnología de Xpertia es la herramienta
idónea para poder crear una red de expertos
dentro de una organización, permitiendo a todas
las personas el poder localizar expertos,
ponerse en contacto con ellos y trabajar
conjuntamente.
Conoce la tecnología
 La tecnología de Xpertia es la herramienta
idónea para poder crear una red de expertos
dentro de una organización, permitiendo a todas
las personas el poder localizar expertos,
ponerse en contacto con ellos y trabajar
conjuntamente.
SharePoint
SharePoint
 SharePoint es un nombre común utilizado para referirse
a una serie de productos para empresas desarrollados
por Microsoft. Son utilizados comúnmente como
portales de empresas, centros de colaboración,
manejadores e indexadores de contenido, lugares para
la publicación de formas electrónicas y centro de
reportes de inteligencia de negocios. Se dice que
SharePoint es una serie de productos porque existen
varias versiones que distan en funcionalidades y tiene
objetivos diferentes dentro de la organización.
Componentes Principales:
 Manejo de documentos SharePoint puede manejar
versiones de documentos, borradores, revisiones,
aprobaciones y publicaciones. Además es posible crear
flujos de trabajo los cuales permiten crear documentos y
asignarle ciclos de revisiones y aprobaciones por parte de
distintos miembros de la empresa. Las revisiones de
documentos se pueden hacer en Microsoft Word, Outlook
y a través del navegador de internet. También existen
librerías de almacenamiento de documentos que pueden
sustituir los servidores de contenido (File Sharing).
Componentes Principales:
 Colaboración en la empresa Una de las ventajas de
SharePoint es que permite la comunicación y
colaboración entre los miembros de la empresa. Algunos
ejemplos son el compartir anuncios, tareas, calendarios
y planes de proyectos, además de la creación de
documentos en grupo.
 Procesos de negocios Igualmente es posible crear
formas electrónicas para manejar procesos de negocios.
Esta funcionalidad permiten la automatización y
agilización de procesos.
Componentes Principales:
 Portal para empresas La funcionalidad más visible de
SharePoint es su estructura de portal electrónico que permite
una mejor organización del contenido. Las áreas del portal
son editable y es posible limitar el acceso de usuarios a áreas
determinadas.
 Búsqueda y manejo de información SharePoint puede ser
utilizado para hacer búsquedas dentro de todos los
contenidos almacenado en la empresa. Esto facilita y acelera
la disponibilidad de la información. En la última versión el
modulo de búsqueda ha sido mejorado, y ahora este es más
familiar para el usuario.
Componentes Principales:
 Inteligencia de negocios y repositorio de reportes El
portal de SharePoint puede ser usado como repositorio
de reportes, dashboards y otros contenidos para el
análisis del desempeño de la empresa. Al utilizar el
portal para publicar los reportes y datos de inteligencia
de negocios se logra un mayor control de lo que pueden
ver los usuarios y da la oportunidad de hacer accesible
la información a un mayor número de personas en la
empresa para mejorar la toma de decisiones.
Componentes