ING.

IRMA NARANJO PEÑA

MICROSOFT EXCEL

• Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos
hipotecarios.
 C CINTA DE OPCIONES
LA
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene
todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña,
accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
LA CINTA DE OPCIONES
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto
de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
ELEMENTOS
IMPORTANTES
La barra de fórmulas

La barra de etiquetas

Las barras de desplazamiento

La barra de estado
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES: es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada
sobre los valores constantes visita nuestro básico sobre los tipos de datos .
FÓRMULAS: es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen,
Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas mira este tema básico Introducción a las
fórmulas
 ERRORES EN LOS DATOS
• ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.

• #¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
• #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
• #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
• #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
• #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
• #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
• #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
• También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior
izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
PEGADO ESPECIAL
PEGADO ESPECIAL
• Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
• Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
• Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
• Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
• Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
• Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
• Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.
• Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
• Formatos de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de
las celdas seleccionadas.

• Formatos de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de
las celdas seleccionadas.
LOS DATOS
ELIMINAR FILAS DUPLICADAS
Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos
desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos
que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro,
la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información
adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.
En la prestaña Datos pulsamos Quitar duplicados
LA VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son
los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
GRUPO AUDITORÍA DE FÓRMULAS.
• Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.

• Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es
que pertenece a alguna fórmula.

• Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear
precedentes.

• Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados.

• La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.

VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaña Vista y pulsar el botón Nueva
ventana. Si la ventana que teníamos estaba maximizada, no nos daremos cuenta de que haya ocurrido
algún cambio en la ventana pero, si nos fijamos en la barra de título, podemos ver que ahora el nombre
del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo
documento. Para ver las dos ventanas al mismo tiempo, hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de cómo estén situados los datos en la hoja.
DIVIDIR UNA HOJA EN PANELES
Para dividir la hoja en paneles, podemos hacer clic
en el botón Dividir en la pestaña Vista y,
automáticamente, nos aparecen dos barras, una
vertical y otra horizontal, las cuales podemos
desplazar para ajustar el tamaño de las porciones
de ventana a nuestro gusto..
INMOVILIZAR EN PANELES
Podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

• Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los

datos y así desplazarnos únicamente sobre ellos teniendo
siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos
utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

• Para realizar esto, simplemente despliega el menú

Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si
te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la
primera columna (para que ejerza la misma función),
selecciona la opción correspondiente.

• En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se

encontrase en esas posiciones, selecciona el rango de celdas
y pulsa la opción Inmovilizar
AUTORELLENO
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un
cuadrado negro; es el controlador de relleno.
3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se
convertirá en una cruz negra.
4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde quieres copiar el rango.

Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior

derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

REFERENCIAS EN EXCEL
• ¿Qué es una referencia?. Una referencia a una celda podemos definirla como una
llamada que hacemos al contenido de una celda estando situado en otra
• Referencias Relativas (Son aquellas que varián si cambia su posición)
• Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de
su posición)
• Referencias Mixtas o híbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la
columna o bien la fila)
REFERENCIAS RELATIVAS
• Con lo cual lo importante es tener claro que:

• Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas

• Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas

• Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas

• Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnas

REFERENCIAS ABSOLUTAS
• Como podemos ver en imagen anterior las referencias
absolutas son aquellas en las cuales aparecen los signos
del dolar delante de la columna y delate de la fila, se dice
que cuando hacemos una referencia absoluta a una celda
estamos fijando dicha celda puesto que da igual que
arrastremos en un sentido o en otro que la referencia se
mantiene constante, como se puede observar en la imagen
REFERENCIAS MIXTAS
Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las
cuales solo está inmovilizada la fila o la columna. La que
esta inmovilizada es la que tiene el signo del dolar delante
y esta se mantendrá constante.
ORDENAR DATOS

• Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio.
Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u
ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar un

dato concreto en el libro. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La
encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.
LAS FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula
que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

• Siguen las siguientes reglas:

• - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

• - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.

• - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

• - Los argumentos deben separarse por un punto y coma ;.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

• Función Descripción

• AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales

• AÑO Convierte un número de serie en un valor de año

• DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes

• [Link] Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días
laborables

• [Link] Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables
mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana

• [Link] Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas
• DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
• DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
•FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
•[Link] Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha
inicial
•FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
•[Link] Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses
especificado
•FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de
fecha_final
•HORA Convierte un número de serie en un valor de hora
•HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
•MES Convierte un número de serie en un valor de mes
•MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto
•NSHORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
•[Link] Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de
un año
•SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo
•HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie
FUNCIONES DE TEXTO

Función Descripción
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código n todas las funciones de texto ofrecidas
por Excel.
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo

DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
DERECHA, DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
ENCONTRAR, ENCONTRARB Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)
EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la
posición que se especifique .
FUNCIONES DE TEXTO
Función Descripción
HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos
IZQUIERDA, IZQUIERDAB Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB Reemplaza caracteres de texto
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
FUNCIONES DE BUSQUEDA
Función Descripción
• AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
• BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
• BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
• BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el
valor de una celda
• COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
• COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
• COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
• DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada
• DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo
FUNCIONES DE BUSQUEDA

Función Descripción
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red,
en una intranet o en Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica
INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
Función Descripción
ABS Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO Devuelve un número entre 0 y 1
COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos
COS Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
EXP Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
FACT Devuelve el factorial de un número
[Link] Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
PI Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
PRODUCTO Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos
RAIZ Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
RESIDUO Devuelve el resto de la división
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Función Descripción

[Link] Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos

MAX Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR Devuelve la varianza de una lista de valores
[Link] Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
[Link] Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
FUNCIONES LÓGICAS

Función Descripción
FALSO Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NO Invierte el valor lógico proporcionado
Y Comprueba si todos los valores son verdaderos
O Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO
FUNCIONES DE BÚSQUEDA