TEXTOS

ADMINISTRATIVOS

DOCENTE: LUZ MARINA TARCO SANCHEZ

TEXTOS ADMINISTRATIVOS
Se refiere a toda comunicación
escrita de carácter formal
utilizado dentro de la
administración pública o privada,
con el fin de permitir el
cumplimiento de obligaciones y
el goce de derechos reconocidos
por la Constitución Política.
(Valladares, 1997)
 PRINCIPIOS
1.1. Formalidad. Tener en cuenta las normas, pautas, esquemas o
formatos establecidos por las instituciones o simplemente por la
costumbre.

1.2. Simplicidad. Debe ser elaborado lo más simple y breve posible, con
lenguaje sencillo.

1.3. Racionalidad. Deben ser redactados con brevedad, directos,

concretos, claros, precisos, sencillos y de fácil lectura.

1.4. Flexibilidad. No debe existir rigidez o exigencia extrema en la

elaboración ni en la evaluación de documentos.
1.5. Eficacia. El documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la
acción, en el menor tiempo y costo posibles.
REQUISITOS DE LA REDACCIÓN DOCUMENTARIA.
2.1. Aspectos en el contenido
a) Claridad y orden. Los escritos deben estructurarse abordando
directamente el tema
b) Unidad y coherencia. Deben transmitir un solo mensaje y
internamente coherentes.
c) Brevedad y precisión. Es necesario simplificar la comunicación.
Por tanto, es el documento, más preciso y eficaz el contenido.
d) Sencillez. Significa utilizar un lenguaje con palabras simples de
comprensión general, sin rodeos ni frases largas.
e) Corrección y cortesía. Los documentos deben expresar respeto,
urbanidad y cordialidad, sin excesos para evitar caer en la pedantería.
2.2. Aspectos en la forma

a) Tipo de papel. Generalmente, se utiliza papel blanco de uso

oficial, tamaño A4.

b) Márgenes. La correspondencia moderna sugieren respeto por

los márgenes.
c) Diagramación. Atribuida a la distribución de frases y párrafos
que debe presentar aspectos agradables y atractivos.

d) Pulcritud. Debe estar presentado en forma limpia e impecable.

e) Ortografía y corrección gramatical. Deben expresar

corrección en el uso de la acentuación, puntuación (general y
auxiliar), con el fin de dotar de mayor exactitud a las expresiones.
 LA SOLICITUD
Clases
Es un documento que una persona a) Solicitud oficial. Está dirigido a una
natural dirige a otra que ostenta un cargo entidad pública.
o una función pública o privada, con el
objeto de solicitar algo, que por derecho b) Solicitud formulario. Es un documento en
o por beneficio le corresponde alcanzar. papel ya impreso, como especie valorada y/o
FUT tiene un formato especial; de acuerdo a las
exigencias de cada caso.

c) Carta solicitud. Se utiliza para pedir algo a

entidades particulares. Por el contenido, tiene
las características de la solicitud de empleo y
por su estructura o forma es una carta.
Partes:
1. Sumilla. Se escribe la palabra SOLICITA seguida del (1) SOLICITA: Certificado de estudios
resumen o síntesis del asunto o texto.
(2) SEÑORA DIRECTORA DEL COLEGIO NACIONAL SANTA
2. Destinatario. Se anota el cargo o función de la TERESA DE CUSCO
persona a quien se dirige el documento. (3) Regina Valenzuela Estrada, exalumna del Colegio, con domicilio
en el Jirón Lamay 517 – Cercado, Cusco; ante usted con el debido
3. Datos personales del solicitante. Nombres y respeto me presento y expongo:
apellidos, nacionalidad, edad, estado civil, profesión,
DNI y domicilio… (4) Luego de haber concluido satisfactoriamente mis estudios
secundarios, cursados en los años 2002 a 2007, turno mañana; y
4. Texto o cuerpo. Se expone en forma detallada la teniendo necesidad de seguir estudios superiores en la universidad,
razón o el objetivo del pedido. ruego a usted ordenar a quien corresponda, se me expida en la
brevedad posible mis certificados aludidos. Para lo cual adjunto el
5. Pie, conclusión o párrafo final. Va precedido por recibo de pago y las fotografías correspondientes.
frases como:
POR LO TANTO: (5) POR LO EXPUESTO:
POR LO EXPUESTO: Es justicia que espero alcanzar.

6. Lugar y fecha. Se escribe el lugar, el día, el mes y el (6) Cusco, 22 de octubre de 2020
año.

7. Firma. Es la última parte, en la que el recurrente (7) ------------------------

firma.
 EL OFICIO

Es una comunicación escrita de carácter Clases

netamente oficial, protocolar; utilizado entre
a) Oficio simple o directo. Va dirigido a una sola persona.
autoridades o funcionarios de las diferentes
dependencias públicas o privadas. Tiene la
b) Oficio múltiple. Va dirigido a varios destinatarios es
función de relacionar a los órganos
importante recordar que:
administrativos de la más alta jerarquía y, por
- El número de oficio es el mismo para todos los
consiguiente, debe ir firmado por el máximo
ejemplares.
representante legal de la institución.
- En el oficio múltiple se escribe la palabra
DISTRIBUCIÓN.
El oficio se usa para intercambiar disposiciones,
c) Oficio de transcripción. Es un documento que sirve
consultas, órdenes informes o también para
para transcribir el contenido de otro documento tal como
llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
se da en el original.
invitación, de felicitación, de colaboración, de
Mediante este documento se emiten: resoluciones,
agradecimiento, etc.
circulares, directivas, etc.
 (1) Denominación del año

Cusco, 15 de agosto de 2018

Partes (2) OFICIO Nº 008-2018-I.E/SR
1. Lugar y fecha. Precedida por la denominación del
3) Señor:
año en renglón separado.
Director de la Dirección Regional de Educación del Cusco
Ciudad.
2. Numeración. Se puede escribir la palabra OFICIO
(4) Asunto: Directiva de Finalización Año Escolar 2017
con mayúscula, seguida del número de expedición; el
3. Destinatario. Se escribe el nombre completo, el
(5) Tengo el agrado de dirigirme a usted para solicitarle, que en la
cargo y el lugar
brevedad posible, nos envíe la directiva de la finalización del año
4. Asunto. Se indica en resumen el contenido del
escolar 2017; las mismas que servirán como guía, para el desarrollo
mensaje.
adecuado de las labores pedagógicas y así cumplir con las disposiciones
5. Cuerpo o texto. Da a conocer el mensaje.
que emanan de su digno despacho.
6. Despedida. Existen fórmulas de finalización
7. Antefirma. Que viene a ser la palabra Atentamente,
(6) Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y
8. Firma y posfirma
estima personal.
9. Iniciales. Se escribe las iniciales de la autoridad
con letras mayúsculas y las de la secretaria con
(7) Atentamente,
minúsculas
…………………………………
10. Distribución.
(8) Nilda Mamani Pérez
11. Anexo.
Directora I.E. Santa Rosa

(9) NMP/jpm
 EL INFORME

Es un documento de uso interno en toda Clases

institución o dependencia, va dirigido de un a) Informe ordinario. Es de uso
subordinado a un superior (también podría permanente: diario, semanal,
darse entre personas del mismo nivel o
jerarquía, cuando el caso lo requiere).
quincenal, bimestral, trimestral o
anual.
Consiste en dar cuenta detallada sobre
asuntos determinados, observaciones que se b) Informe extraordinario. Es el
pueden hacer y al mismo tiempo sugiere que se utiliza ocasionalmente, cuando
posibles soluciones para mejorar o aliviar se presenta algún asunto imprevisto.
una situación dada.
Partes
1. Numeración. Se escribe la palabra INFORME con mayúscula, seguida del número, separada por un guiones, el
año y luego las iniciales del cargo o autoridad del remitente.
2. Encabezamiento. En esta parte se escribe el lugar y la fecha, la localidad, el día, el mes y el año; seguido del
nombre y cargo con los siguientes términos; que pueden ser de dos formas:
AL (A)………………………. SEÑOR:……………… DEL (DE)…………………..CARGO……………………
ASUNTO…………………..
REFERENCIA: …………….. (OPCIONAL)

3. Cuerpo o texto. Se indica el tema o motivo del informe.

4. Término o conclusión. Tiene expresiones conocidas, sobre todo para terminar. Como: ―Es todo cuanto tengo
que informar…

5. Despedida y/o antefirma. Generalmente con la palabra―Atentamente,

6. Firma y posfirma. Rúbrica, nombre, cargo y sello.

7.Iniciales. Con mayúsculas del informante y con minúsculas del redactor.

 EL MEMORANDO

La palabra memorando viene de la voz latina memorare,

que quiere decir recordar, mencionar, referir algo que se
debe tener en la memoria. Sirve de relación en una
institución entre el jefe y un subalterno; entre dependencias.
El memorando se caracteriza por ser:
- Directo y breve
- Funcional y práctico
- Interno, porque circula dentro de una entidad
- Acción inmediata
Clases
a) Memorando simple. Va dirigido a un solo destinatario
para informar asuntos de Trabajo.

b) Memorando múltiple. Se usa para dar a conocer

disposiciones o cualquier información en forma simultánea
a varios destinatarios. Es decir, se trata del mismo texto con
igual numeración.
Partes de un memorando
1. Numeración. Se escribe la palabra MEMORANDO con mayúsculas, seguida del número de expedición separada por
un guion, a continuación el año calendario y las siglas de la oficina de procedencia.

2. Información. En esta segunda parte se escribe:

DE (L) : Seguida del cargo y/o nombre del remitente.

A (L) : Seguida de cargo y/o nombre del destinatario, es decir, a quien se dirige.
ASUNTO : Aquí se consigna, en pocas palabras, el resumen o síntesis del mensaje.
FECHA : En esta parte se escribe: el lugar, el mes y el año en curso.

3. Cuerpo. Se expresa con claridad y precisión el motivo del memorando, mencionando lo necesario, lo fundamental en
forma directa, sin rodeos ni palabrerías.

4. Despedida y/o antefirma. Es la palabra –atentamente,

5. Firma. Es la rúbrica en sí de la persona que dirige el memorando.

6. Con copia (c/c) o distribución. Se utiliza cuando tiene que ser entregado a otra persona o sección para su
conocimiento.

7. Iniciales o pie de página. Con mayúsculas las del remitente y con minúsculas las del secretario.
 Modelo de memorando

(1) MEMORANDO Nº 008-2018-J/OP

(2) DE : Ezequiel Moscoso Valer

Jefe de la Oficina de Personal

A : Amílcar Díaz Mariño

Jefe de Unidad

ASUNTO : Extracción de documentos

FECHA : Lima, 23 de agosto de2018

( 3 ) Por el presente le comunico que, a partir de la fecha, queda

terminantemente prohibido extraer cualquier documento de las oficinas que esté bajo la
administración y custodia de la Dirección, por considerarlo de absoluta reserva.
Sírvase comunicar la presente disposición a los empleados a su cargo, y
por el cumplimiento de la misma deberá usted responder a la superioridad.

(4) Atentamente,

(5) --------------------------------------------------
Ezequiel Moscoso Valer
(6) c.c. Jefe de la Oficina de Personal

 Archivo
 Abastecimiento
 Área de personal
(7)EMV/acp
 EL ACTA Clases
a) Acta de Sesión, resultado de una sesión ordinaria
Dintel (2011) al respecto dice que ―el acta es un
documento escrito cuya función es dejar constancia de b) Acta de Comparendo, cuando se quiere hacer
lo tratado o acordado en una junta, reunión o sesión justicia
ordinaria o extraordinaria (p. 90), se redacta en un libro
de actas. c) Acta de Conciliación, cuando se reúnen dos partes
El Libro de Actas debe estar foliado y firmado, en la y se ponen de acuerdo
primera página, por un notario público.
La redacción de este documento le corresponde al d) Acta de Inspección, cuando se detalla los incidentes
secretario quien, generalmente, escribe primero en de una diligencia cumplida
borrador para después pasar al libro y, luego hacer
firmar a todos los socios o personas asistentes a la e) Acta de Fundación, cuando se deja constancia de la
reunión. creación de una entidad, de una ciudad, región o
aspectos importantes en la vida de un país

f) Acta de Sociedad, que corresponde a empresas

 Partes
1. Encabezamiento. Se señala el lugar, la fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes; la aprobación
o modificación del acta anterior.

2. Cuerpo o texto. En esta parte se considera los siguientes aspectos:

a) Despacho. Lectura de la correspondencia recibida y/o cursada.
b) Informe. Se procede a recibir los informes de los miembros en orden jerárquico.
c) Lectura de la agenda. El presidente lee la agenda de la sesión que se hizo conocer mediante la
convocatoria o citación.
d) Pedido. Los asistentes a la sesión formulan sus pedidos sin ofrecer aún los argumentos.
e) Orden del día. Se debaten los puntos determinados incluido los pedidos. Una vez iniciada la sesión, el
Presidente de Mesa ya no aceptará pedidos posteriores o extemporáneos; salvo el caso de que alguno
presentara a la Mesa en forma escrita y se debata como Cuestión Previa o Moción de Orden del Día.
f) Votación. Una vez debatido el pedido se someterá al voto, para ver si se aprueba o rechaza la moción,
que puede ser por unanimidad o por mayoría.
3. Cierre. Al término del debate en sí, se procede al cierre del acta, con la firma de las personas
responsables o quienes representan a la institución.
 LA CARTA

Partes
Proviene del latín Charta (papel, pergamino, lienzo), se trata
de un documento escrito de carácter privado que una persona
envía a otra, en un sobre cerrado. Fuentes (2011) considera 1. Membrete (opcional)
que esta comunicación puede adoptar la forma de carta 2. Lugar y fecha
(personal, comercial, administrativa…) o también podemos 3. Destinatario
recurrir al correo electrónico, que es la versión digital de la 4. Asunto (síntesis del tenor)
primera. 5. Vocativo o saludo
6. Cuerpo o texto
7. Despedida
A. Carta Comercial 8. Antefirma, firma y posfirma
La carta comercial es un documento escrito y cerrado que una 9. Iniciales (en mayúsculas del remitente y en
persona o empresa que se dedica a la comercialización de minúsculas del secretario o secretaria)
productos envía a otra para comunicarse.
El tenor de las cartas varían de acuerdo al tipo de transacción
que se da al interior de la empresa: de pedido, de venta, de
cobro, de garantía, de cotización, de reclamo, de queja, de
propaganda, etc.
 Partes
B. Carta Notarial
1. Lugar y fecha
Documento escrito que se lleva a cabo 2. Destinatario
mediante un notario público, quien es el 3. Vocativo o saludo
encargado de otorgar y autorizar el 4. Cuerpo o texto
documento; hace uso de este documento 5. Despedida
toda persona natural o jurídica que necesita 6. Antefirma, firma y posfirma
hacer valer sus derechos. 7. Legalización (certificación del notario
La carta notarial puede ser: de renuncia a previa revisión del documento)
un cargo, renuncia a un trabajo, notificación
del vencimiento de un arriendo, despido del
trabajo, otorgamiento de poder, etc.