Benchmarking
Integración profesional al medio
Integrantes:
DEMMI, Andrés
DI BENEDETTO, Pablo
IGLESIAS, Natalia
MASSERA, Lisandro
MICHELINO, Juan Pablo
STAGNITA, Roque
Historia del Benchmarking
Creada por Xerox Corpotation en 1979
Comparaban sus productos con los de sus
competidores
1983 se aplicó a otras areas
Finalmente se buscó superar la competencia
Definiciones de Benchmarking
Definición formal:
Benchmarking es el proceso continuo de medir
productos, servicios y prácticas contra los
competidores más duros o aquellas compañías
reconocidas como líderes en la industria. (David T.
Kearns, director general de Xerox Corporation).
Definiciones de Benchmarking
Todas las definiciones de Benchmarking tienen en común cuatro puntos:
Desarrollar ventajas competitivas
Estudiar las mejoras prácticas de cualquier industria.
Comparar el desempeño entre industrias para lograr una mejora en su
organización y/o producción.
Es un proceso de mejora continua.
Etapas del Benchmarking
• Búsqueda de oportunidad de mejora.
• Selección de oportunidad de mejora.
• Selección del equipo de benchmarking.
• Planificación del equipo de benchmarking.
• Identificación y elección con quienes compararnos.
• Programación de la información a recopilar y la visita.
• Detección de la información de performance superior.
• Planificación del rediseño propuesto.
• Implementación del plan de acción aprobado.
• Monitoreo del mejoramiento continuo.
Búsqueda de oportunidades de
mejora
Principales fuentes de oportunidades
• Las que crean valor agregado para los clientes.
• Las que generan contribuciones competitivas significantes.
• Las que aportan una contribución económica considerable.
• Las que son factores claves para la industria o actividad.
• Capacidades críticas fundamentales.
• Competencias críticas principales.
• Áreas críticas de desempeño.
• Procesos críticos.
Búsqueda de oportunidades de mejora
Metodología de búsqueda
Identificar Establecer insatisfacciones y
Clientes internos
necesidades sugerencias
de los clientes Encuestas comparativas con
Clientes externos
competidores
Capacidades • Management
Vincular las fundamentales
• Performance del producto
necesidades • Personal
• Servicio
con los Competencias • Precio• Innovación
procesos que fundamentales
• Tiempos de distribución
deben • Distribución
• Rápida producción
mejorarse Áreas claves • Ventas
•Tecnología de producto
comparativas con la • Publicidad
competencia
• Posventa
Analizar y comparar las medidas de desempeño actual con las de los
competidores y determinar brechas
Selección de la oportunidad de
mejora
Aspectos esenciales a tener en cuenta
• Coherencia
• Satisfacción
•Desempeño Actual
•Conveniencia
Selección de la oportunidad de
mejora
Prioridades en la selección
Alto
PRIORIDAD PRIORIDAD PRIORIDAD
Impacto MEDIA ALTA MUY ALTA
en la satisfacción
del cliente Medio
PRIORIDAD PRIORIDAD
Bajo MUY BAJA MEDIA
Bajo Medio Alto
Oportunidad de mejora
Seleccíón del equipo de
benchmarking
DESIGNAR MANAGEMENT
PREFERENTEMENTE DEL AREA RPINCIPAL
COORDINADOR DEL
QUE CONDUCE LA MEJORA
PROYECTO
CAPACITACION NECESARIA
HABILIDADES
DEFINIR PERFIL Y
ACTITUDES TIEMPO
DE LOS INTEGRANTES
CONFIABILIDAD Y RESPETO HACIA LOS
INTEGRANTES
ELEGIR UN LIDER EN FUNCION DEL PROCESO A ANALIZAR:
RESPONSABLE Y CONOCEDOR DEL PROCESO
DE SECTORES DE APOYO, ORGANIZACIÓN Y
METODOS, SISTEMAS, ETC.
DETERMINAR EL TAMAÑO INTEGRANTES DEL AREA DONDE RECAERA LA
Y QUIENES CONFORMAN EL MEJORA.
RESTO DEL EQUIPO
COSULTORES EXTERNOS COMO ORIENTADORES DEL
AVANXCE CONTINUO DEL PROCESO
Cómo seleccionar y armar el equipo de benchmarking
A QUIEN ELEGIR
ELEGIR A LOS QUE MAS CONOCEN E INTEGRAN EL PROCESO O TEMA A INVESTIGAR Y
COMPARAR.
NO ELEGIR A ESPECIALISTAS EN BENCHMARKING QUE NO CONOZCAN EL PROCESO O EL
TEMA A ESTUDIAR, ES MAS FACIL Y EFECTIVO CAPACITAR EN BENCHMARKING A LOS QUE
CONOZCAN EL TEMA O PROCESO QUE HACERLO AL REVES.
TAMAÑO DEL EQUIPO
DE 3 A9 PERSONAS COMO MAXIMO, YA QUE MAS QUE ESA CANTIDAD TIENDE A SER
IMPRODUCTIVO Y DESMOTIVADOR
EL TAMAÑO NO ES EL PROBLEMA, PERO LO PUEDE SER LA FALTA DE ACTITUD POSITIVA Y
DE UN OBJETIVO DE GENERAR VALOR AGRAGADO POR PARTE DE SUS INTEGRANTES
CAPACITACION
ES RECOMENDABLE QUE LOS INTEGRANTES ESTEN CAPACITADOS EN:
TRABAJO EN EUIPO Y RESOLUCION DE PROBLEMAS.
METODOLOGIA PARA LA ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS.
METODOLOGIA DE INGENIERIA Y ANALISIS DE VALOR.
MANEJO DE HERRAMIETNAS DE MEJORAMIENTO DE CALIDAD
MANEJO DEL PROCESO DE BENCHMARKING Y HABILIDADES QUE SE REQUIEREN PARA EL
MISMO.
Cómo seleccionar y armar el equipo de benchmarking
HABILIDADES, RECURSOS Y CONFIABILIDAD
ALTA MOTIVACION Y CAPACIDAD DE TRABAJO.
NUNCA TERMINAR DE ESFORSARSE.
HABILIDADES BUENA COMUNICACIÓN.
FLEXIBLE Y NEGOCIADOR EFECTIVO.
SENTIDO DE CUMPLIMIENTO CON LOS OBJETIVOS, LA PLANIFICACION DEL
PROYECTO Y LOS TIEMPOS FIJADOS.
TIEMPO: UN TIEMPO MEDIO BASICO Y NECESARIO ASIGNADO AL PROYECTO
EXIGE REALMENTE DISPONER DE LOS INTEGRANTES
SOLO A MODO DE SUGERENCIA
RECURSOS SI LA PLANIFICACION
PORCENTAJE DE TIEMPO TOTAL DIARIO
SE EXTIENDE
AFECTADO AL BENCHMARKING
6 MESES 30 %
4 MESES 40 %
3 MESES 50 %
EN CALIDAD TOTAL LOS PROCESOS SE MIDEN EN MESES, EN AÑOS, NO SE MIDEN NI EN DIAS NI EN HORAS.
CONFIABILIDAD Y
RESPETO HACIA LOS
INTEGRANTES DEL DEL MANAGEMENT
EQUIPO
DEL PERSONAL DE SU AREA ESPECIFICA
BUEN CONCEPTO GENERAL POR LA EFECTIVIDAD LOGRADA
ANTERIORMENTE.
Estructura y alcance del equipo de benchmarking.
MANAGEMENT COORDINADOR DEL PROYECTO
EL BENCHMARKING EXIGE UN MANAGEMENT QUE GERENCIE EL PROYECTO Y EL PROCESO.
FUNCIONES DE FORMADOR DE EQUIPO, MONITOR, ENLACE, NEGOCIADOR Y FACILITADOR DE VIAS DE ACCESO.
INFORMACION Y RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO.
EQUIPO DE BENCHMARKING
LIDER DE EQUIPO
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION.
PLANIFICA Y MONITOREA LAS TAREAS DEL EQUIPO.
COMUNICACIÓN FLUIDA CON EL MANAGEMENT COORDINADOR SOBRE AVANCES Y OBSTACULOS.
TIENE CONTACTO CON LA/S EMPRESA/S CON QUE SE COMPARAN.
APOYA EL MEJORAMIENTO, EL CAMBIO VENTAJOSO Y QUE EL EQUIPO REALICE ESFUERZOS EN ESE SENTIDO.
FUERTE DEDICACION Y ENTREGA.
RESTO DEL EQUIPO DE BENCHMARKING
ALTA IDENTIFICACION Y PARTICIPACION EN EL PROCESO Y EN LA REUNIONES DE TRABAJO.
ELABORAR UN PLAN DE ACCION DETALLADO.
ALTO CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO ASIGNADO PARA EL PROYECTO DEL PARTICIPANTE Y FACILIDAD DE SU SUPERIOR.
ELIMINAR EN LA RPIMERA REUNION LOS ENFRENTAMIENTOS, PROBLEMAS Y FALTA DE COMUNICACIÓN INTERPERSONALES.
RESPETAR EN FORMA EQUITATIVA APORTES Y TIEMPOS DE EXPOSICION.
DEMOSTRAR BUENA ACTITUD Y HECHOS SEGÚN LAS CONSIGNAS ENCOMENDADAS Y LA PLANIFICACION.
EVALUA LA GESTION, ACTIVIDAD POR ACTIVIDAD, Y LO COMUNICA Y CORRIGE A PARTIR DE LA RPOXIMA ACTIVIDAD.
Planificación del equipo de benchmarking
ANTES DE LA VISITA EL EQUIPO DEBE ORGANIZAR
TODA LA INFORMACION:
REVISAR LA INFORMACION
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
INTERNA RECOPILADA
DESCRIBIR LOS DETALLES Y FACTORES CLAVE DEL
PARA COMPRENDER PROCESO
EL PROCESO MEDICIONES DEL DESEMPEÑO DEL PROCESO
INFORMACION SOBRE HECHOS CRITICOS
PROGRAMACION SOBRE:
QUE HACER
QUIENES SON LOS INTEGRANTES
PLANIFICACION A
FECHA DE COMIENZO ESTIMADO
DETERMINACION DE CADA CASO
COSTO ESTIMADO DE CADA PASO
SOLICITAR APROBACION DE RECURSOS
Y TIEMPOS PRESUPUESTADOS
Identificar y elegir con quien compararse
Tener claro •Procesos de negocio
sobre qué hacer •Procesos de apoyo al negocio
benchmarking
•Productos o sevicios
Lleva a precisar
•Cual proceso,
estrategia, etc. Entregas de pedidos dentro de las
•Objetivos a 18hs, eficiencia, costo, tiempo
alcanzar
Reunir
información
complementaria
sobre quienes
son los mejores
Fuentes de Socios Potenciales
Empresas con prácticas específicas de clase mundial
Organizaciones que hayan obtenido premios de benchmarking.
Organizaciones que en todo el mundo hayan logrado ganar premios nacionales
de calidad, o bien, que hayan logrado reconocimientos o méritos por la mejora
continua.
Organizaciones que administran los PNCs, tanto del sector privado como del
público
Organizaciones que apliquen fuertemente procesos de calidad
Consultores, especialistas y académicos en cada tema específico
Redes o clubes de benchmarking (sobre todo existentes en EE.UU., Japón,
Alemania e Italia)
Asociaciones y consejos profesionales de cada disciplina y en cada país
Cámaras Empresariales
Instituciones Públicas y privadas
Investigación Bibliográfica
Investigación a través de Internet
Su propia base de datos
Programación de la información a
recopilar y de la visita
MAYOR CLARIDAD,
COMPERNESION DE
A MAYOR PROGRAMACION
LOS SIGNIFICADOS Y
DE LA INFORMACION A
UTILIDAD DE LA
RECOPILAR Y DE LA VISITA
INFORMACION
OBTENIDA
Programación de la información a
recopilar y de la visita
Redactar una breve misión de lo que se quiere lograr (el tener un objetivo
escrito ayuda muchas veces a no desviarnos)
Manejo de filtros: realidad, disponibilidad, autoridad, utilización y
documentación
Formalizar por escrito todo lo acordado (evita malos entendidos)
Brindar el tiempo necesario por el socio para recopilar la información
Combinar métodos de recolección de información: entrevistas personales por
teléfono, entrevista, publicaciones, base de datos, archivos, etc.
Prolijar la información evitando superposiciones o repeticiones
Entrevistas
LA CALIDAD DE LAS LA CALIDAD DE LAS
PREGUNTAS RESPUESTAS
IMPACTA EN
Informe ejecutivo: contenido
principal
Objetivo que pretende lograrse
Cuales son los motivos que hace necesario practicar el benchmarking
Que necesidades de información debería satisfacer el socio
Tiempos y recursos asignados para el estudio
Rol de cada integrante del equipo, así como su teléfono y dirección de correo
electrónico
Quienes serán los entrevistados, recorriendo la cadena formal hasta llegar al
dueño del proceso o a quien sabe más del tema
Hacer hincapié en el compromiso de confidencialidad y legalidad
Detección de la información de
desempeño superior
Precisar “como” logra •Analizar la información de desempeño
el mejor el desempeño •Identificar los facilitadores claves, hard y soft
superior que logran el rendimiento superior
Determinar las brechas •Localizar las brechas de desempeño
de desempeño •Documentar y fundamentar las brechas
Clarificar los •Medir y cuantificar las brechas:costo eficiencia,
descubrimientos tiempo, satisfacción al cliente.
Validación de los •¿Se han contactado las mejores empresas para
descubrimientos el tema de nuestra búsqueda?
Tener en cuenta al recopilar la
información...
Medir peras con peras y manzanas con manzanas.
Las empresas miden los procesos de distintas formas,
para lo cual si nos queremos comparar deberemos medir nuestros
procesos de la misma forma que lo hace la empresa comparada.
Tanto para la información interna como la externa lo rico de la información esta
después de profundizar varias capas hasta llegar a lo mas trascendente.
Ejemplo: Igual que el alcaucil, para llegar al corazón, que es lo mas rico, se debe
ir sacando y analizando capa por capa.
Planificacion del rediseño propuesto
•Comprension por parte del equipo de
Utilizar los dos
los facilitadores.
aprendizajes,el de nuestra
•Documentar los aprendizajes y
empresa y el del mejor,
acompañarlos de suficiente informacion.
como base para:
•Diseñar, un plan claro, dado que es
Elaborar un plan de accion la base para:
propuesto con metas, Lograr la aprobacion
progresos, tiempos, costos, Y efectuar la implementacion
resultados para superar
al mejor.
La aprobacion esta sujeta a:
• El mejor lenguaje es el dinero, por lo que
deben cuantificarse todo tipo de mejoras
• La mejora debe superar por lo menos el
25% del rendimientto actual
• Credibilidad del proyecto
Lograr la aprobacion • Ver al benchmarking como una iniciativa de
necesaria. cambio al mostrar las mejoras practicas y
explicar la forman en que estas operan.
Implementar el plan de acción
aprobado
Lograr el apoyo •Recomendar rápida aplicación
de la gerencia
•Eliminar barreras y obstáculos
•Lograr implementación
paulatinamente hasta que se
instale totalmente
•Actúa de
manera segura
Líder del proyecto
Monitorear el mejoramiento
continuo
REALIMENTACIÓN
• Medir el rendimiento y compararlo con el estándar
• Analizar los procesos frente al plan y objetivos fijados
• Brindar recompensa a los encargados de llevar a cabo el Benchmarking
• Propugnar la recalibración continua. Cuál será el próximo Benchmarking
Benchmarking
¿Hay alguna pregunta?
