FUNDAMENTOS DE
ARCHIVISTICA
PRINCIPIOS Y
CONCEPTOS
FUNDAMENTALES
FINALIDAD DEL
ARCHIVO
DOCUMENTOS DE GESTIÓN: Son todos aquellos relacionados con actividades
o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el
tiempo. En sí, son los de la actividad interna.
DOCUMENTOS LEGALES: Son aquellos que la empresa tiene que conservar
obligatoria mente por ley. En sí, son documentos que siempre van a estar, por
lo menos por un tiempo considerable.
DOCUMENTOS HISTÓRICOS: Los referidos a operaciones y actividades
terminadas, más los que se acumulan por razones comparativas, estadísticas,
etc.
Para que este objetivo se cumpla es necesario que los criterios que rigen la
estructura y organización del archivo se ajusten a los siguientes parámetros:
Que sea posible localizar los documentos de forma fácil y rápida.
Que la documentación se conserve en buen estado.
Que el espacio físico ocupado por el archivo sea el menor posible.
La creciente mecanización e informatización de estos procesos
viene a solventar inconvenientes como este.
Que se evite la inflación de papeles y las duplicidades, copias
innecesarias, etc.
Que se utilice un criterio de clasificación claro, eficiente y sencillo,
al alcance de todos los potenciales usuarios, no solo de la persona
directamente encargada del archivo.
Que el costo de mantenimiento del archivo no sea excesivo y
resulte por tanto antieconómico. La estructura y el alcance del
archivo deben estar en consonancia con el tamaño y el volumen de
actividad de la empresa.
EL PERSONAL DE LOS
ARCHIVOS Y SU
PERFIL PROFESIONAL
En relación con el perfil de los profesionales es
bien conocido que la falta de una titulación
específica constituye actualmente el obstáculo
más claro para el reconocimiento social de la
profesión en Colombia. Solo el establecimiento
y la continuidad en la educación en archivística
permiten vislumbrar el futuro con un cierto
optimismo, en la perspectiva de su
materialización en una formación y titulación
asumida desde las universidades.
PODEMOS CONCLUIR QUE EN UN
ARCHIVO DEBERÍA EXISTIR:
Profesionales en Archivísti ca.
Técnicos en Archivísti ca.
Auxiliares de Archivo.
FUNCIONES DE LOS
TECNICOS EN
ARCHIVO
Colaborar en la custodia y en la organización de la documentación del archivo y en la aplicación del sistema de
organización integral de la documentación en los archivos de gestión del organismo o entidad.
Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el proceso de implementación del sistema de organización
integral de la documentación, ofreciéndoles ayuda técnica en la descripción, modificación o asignación de
descriptores, etc.
Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales que no requieran de una especialización,
además de asignar los descriptores en el momento de la introducción de los datos.
Colaborar en el proceso de aplicación de las tablas de evaluación documental aprobadas ejecutando la gestión y el
control de la documentación a eliminar.
Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo documental y, muy
especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestión en el desarrollo de esta actividad.
Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, comprobando la correspondencia
entre las hojas de transferencia y la documentación transferida.
Atender las consultas sobre información y la documentación custodiada en los depósitos del archivo, y hacer su
seguimiento.
Gestionar y controlar del préstamo de la documentación a las dependencias del organismo, institución o entidad a la
que pertenece el archivo.
Colaborar en las actividades de difusión de la documentación que se organicen en el centro.
Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico de los diferentes
soportes de la documentación.
FUNCIONES DE LOS
AUXILIARES DE
ARCHIVO
Colaborar con los técnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental
consistentes en la ordenación física de la documentación de algunas series documentales, etc.
Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico,
en aplicación del calendario de conservación y eliminación.
Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos
del archivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y
su numeración.
Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las directrices de su superior
jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con la
finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.
Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado
físico; y además le corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las mejoras
oportunas para que los documentos se conserven en un estado óptimo.
Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer los
clips, gomas, plásticos, etc., de los documentos.
Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partir
del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y
seguridad del edificio y los depósitos.
TALLER DE AUTOFORMACIÓN
ELABORAR UN ENSAYO DE
UNA PAGINA EN DONDE
USTED ARGUMENTE SI ESTÁ
DE ACUERDO O NO, CON LAS
FUNCIONES DE UN TÉCNICO
EN ARCHIVO.
EL INSTRUMENTO DEFINIDOR DEL
PERSONAL DE ARCHIVOS (IDPA)
El IDPA es un conjunto de datos
numéricos que tienen por objeto el
estudio de diversos fenómenos que
inciden, en diferentes grados, en el
funcionamiento y en el servicio que
ofrecen los archivos.
La necesidad de disponer de un instrumento que
ayude al profesional o técnico en archivística a
definir la plantilla de personal que necesita según
las características del archivo, es obvia, sin
embargo un instrumento como el que se presenta
no es infalible, ya que se puede predecir
comportamientos evolutivos futuros de los
archivos, y sus resultados hay que considerarlos
orientativos mas no definitivos.
El Instrumento para definir el personal de archivo
analiza catorce indicadores que se han creído más
importantes en el momento de estudiar un
archivo. La agrupación de estos catorce
indicadores se ha hecho bajo tres criterios.
El primero agrupa los indicadores que por ellos mismos tienen que
dar la estructura base de funcionamiento. Son variables no
previsibles en su evolución, es decir, el archivista poco puede influir
en cuál será la evolución de estos datos a corto o largo plazo, ya que
son ajenos a su campo estricto de actuación y dependen tanto del
público como de la institución donde está ubicado.
El segundo agrupa los indicadores que definen una estructura
especializada y complementan las necesidades específicas no
recogidas en el primer grupo, es decir, perfilan la estructura base
resultante del grupo anterior.
Por último, el tercero agrupa los indicadores que denotan las
necesidades de carácter temporal, es decir, personal de ayuda
durante un tiempo determinado. Este grupo, a diferencia del
primero, sí que es controlado directamente por el archivista y, por
tanto, puede hacer una temporización.
Los indicadores tienen dos o más variables. Estas
pueden ser de dos clases: Cualitativas o
Cuantitativas.
Las variables cualitativas se utilizan para
estudiar los datos no susceptibles de ser
medidos, por ejemplo, los conocimientos
específicos para ejercer el lugar de trabajo.
Las cuantitativas se utilizan para las variables
que son susceptibles de medir, como, por
ejemplo, el volumen de metros lineales.
EL PROCESO DE
ELABORACIÓN DEL IDPA
Una vez se definió el objeto de la investigación a efectuar y
las técnicas estadísticas más apropiadas, se delimitó el
colectivo a investigar, fijando las características que tenían
que reunir sus elementos, lo que permite excluir todos los
que no las cumplen.
Así, se definió materialmente que se entiende por archivo,
con la finalidad de excluir aquellas situaciones en que el
archivo es una mezcla entre centro documental, museo,
archivo o biblioteca.
En segundo lugar, se fija el universo que en este caso es aplicable a los archivos.
De acuerdo con esto, las fases de elaboración del IDPA fueron las siguientes:
Fase de recopilación de la información: Para la recopilación de la información se
utilizaron técnicas directas e indirectas. Las técnicas directas hacen referencia a
cuestionarios, entrevistas, observaciones, experiencias, etc. Las indirectas
agrupan la información procedente, entre otras, de memorias, estadísticas,
estudios y artículos.
Fase de preparación de los datos: Con los datos recopilados se procedió a definir
los indicadores y sus variables agrupándolos en los tres grupos mencionados
anteriormente: Indicadores de estructura básica, indicadores de estructura
específica e indicadores de estructura temporal. Posteriormente, se determina el
tipo de ponderación que le corresponde a cada variable.
Fase de análisis e interpretación: La diversidad de los servicios de archivo
existentes puede generar que durante la fase de análisis se realizará una pequeña
prueba que indicará si tanto los indicadores, como las variables y los valores de
ponderación eran correctos. En este sentido, se entrevistó a diversos archivistas
seleccionados de tal forma que representaran las diferentes tipologías de
archivos existentes.
El IDPA está dividido en tres grupos: A, B y C. Cada
grupo dispone de indicadores que inciden en un tipo
de estructura determinada así: El grupo A establece
la estructura base (archivistas, técnicos, auxiliares,
subalternos, etc.). El grupo B, la estructura
específica (fotógrafos, expertos en microfilms,
paleógrafos, restauradores, etc. según las
necesidades del archivo). El grupo C indica la
estructura temporal de personal. De acuerdo con
esto, los datos procedentes de estos tres grupos
ofrecen la información siguiente:
Estructura Base: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del
Grupo A. Este grupo indica la estructura de personal de carácter permanente. Es
decir, corresponde a la plantilla de trabajadores que un archivo necesitará para
cubrir las necesidades mínimas. Sus indicadores informan de rasgos elementales y
comunes a todos los archivos, sin prejuicio de su estructura y ámbito
competencial.
Estructura Específica: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del
Grupo B. Este grupo indica la estructura específica de personal. Es decir, los
especialistas necesarios para incluir en la plantilla de personal de carácter
permanente. Los datos que ofrece este segundo grupo complementan los datos de
la estructura base. Sus indicadores analizan funciones que pueden ser ejercidas
por algunos archivos, pero que no son una característica común en todos ellos.
Estructura Temporal: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del
Grupo C. Este grupo indica la estructura temporal de personal. Es decir, la
contratación de profesionales y técnicos en régimen temporal para la realización
de trabajos puntuales, de tal forma que una vez realizados desaparece la relación
jurídica entre ambos sujetos (institución-profesional o técnico). Los datos de este
grupo complementa las dos estructuras anteriores.
Por último, para una correcta aplicación del IDPA será necesario
tener en cuenta las siguientes observaciones:
Si el archivo está formado por dos edificios y en ambos hay
habitualmente personal, se deberá utilizar un IDPA para cada
centro.
Los archivos centrales de los departamentos no podrán sumar
datos procedentes de los archivos de las unidades de carácter
territorial, independientemente exista o no archivista.
Se tienen que utilizar los datos más recientes, es decir, los
obtenidos el último año.
Se tienen que responder los indicadores de los tres grupos. Los
grupos no pueden funcionar de forma independiente.
Grupo A
INDICADORES DE ESTRUCTURA BASE
Número de metros lineales: Hace referencia al volumen de
ocupación real, no al volumen de metros lineales
disponibles. Hay que sumar todos los metros de
documentación aunque esté ubicada en locales diferentes.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 1.000 m 1
De 1.001 a 3.000 m 3
De 3.001 a 6.000 m 5
De 6.001 a 9.000 m 7
De 9.001 a 12.000 9
De 12.001 a 15.000 m 11
Más de 15.001 m 13
Número de consultas: Agrupa todos los préstamos y las consultas
tanto externas como internas que se producen anualmente.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 1.000 consultas 1
De 1.001 a 5.000 consultas 3
De 5.001 a 10.000 consultas 9
De 10.001 a 15.000 consultas 12
De 15.001 a 20.000 consultas 15
De 20.001 a 25.000 consultas 17
De 25.001 a 30.000 consultas 20
Más de 30.001 consultas 22
Número de trabajadores: Hay que sumar todas las personas dedicadas a
trabajos administrativos o burocráticos que trabajan en el organismo
donde el archivista presta sus servicios.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 500 personas 1
De 501 a 1.500 personas 3
De 1501 a 3.000 personas 6
De 3001 a 4.500 personas 9
Más de 4.501 personas 12
Volumen anual de crecimiento documental: Se calcula teniendo en cuenta los
metros lineales de documentación que anualmente se depositan en el archivo.
Se deben utilizar los últimos datos estadísticos.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 100 m 1
De 101 a 300 m 2
De 301 a 600 m 3
De 601 a 900 m 4
De 901 a 1.200 m 5
De 1201 a 1.500 m 7
De 1501 a 2.000 m 9
De 2001 a 2.500 m 11
De 2501 a 3.000 m 13
Más de 3.001 m 15
Prestaciones y actividades que ofrece el centro de documentación a usuarios
externos: Las prestaciones incluyen los siguientes servicios: Reproducción de
audiovisuales, archivos informáticos, de microfilms, de fotografías, planos,
asesoramiento de usuarios, organización de exposiciones, visitas, trabajos de estudio.
En ningún caso se debe sumar la repetición de la misma actividad o prestación.
Tampoco se debe tener en cuenta las actividades o prestaciones dirigidas a usuarios
internos. Todas las actividades deben ser ejercidas por el propio centro de archivo.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 4 prestaciones 1
5 a 6 prestaciones 3
Más de 7 prestaciones 6
Régimen de horarios: Es necesario seleccionar el nivel correspondiente al
régimen de horario semanal que tiene establecido el archivo para los usuarios
externos. El archivo que por sus funciones solo presta servicios internos, no
podrá escoger ningún nivel.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 38 horas semanales 1
De 39 a 45 horas semanales 5
De 46 a 50 horas semanales 10
Más de 51 horas semanales 15
El total de la valoración corresponde a la sumatoria de
los valores seleccionados en cada ítem de la estructura
base.
GRUPO B
INDICADORES DE
ESTRUCTURA ESPECÍFICA
Secciones de archivo: Estas secciones son las siguientes: Registro
general de archivos, audiovisuales, hemeroteca, gráficos,
laboratorio de restauración, bases de datos informáticos y
laboratorio geográfico-microfilmación.
Variable Valor Valor seleccionado
1 sección 1
2 a 3 secciones 3
4 secciones 5
Más de 5 secciones 10
Conocimientos específicos: Se requiere tener en cuenta si por las características del
fondo documental del archivo, el archivista tiene que tener conocimientos específicos
para el tratamiento de la documentación. En este sentido, se diferencian tres grupos
genéricos de conocimientos: Derecho administrativo, historia y ciencias auxiliares.
Variable Valor Valor seleccionado
Derecho administrativo 1
Derecho administrativo e Historia 3
Derecho administrativo, Historia y 7
Ciencias auxiliares
Responsabilidades administrativas: Hace referencia a las responsabilidades
que asume, legalmente, el archivista para resolver asuntos administrativos.
Estas responsabilidades son las siguientes: coordinación de personal, gestión
administrativa de personal, elaboración de normativa administrativa o técnica
y gestión económica.
Variable Valor Valor seleccionado
1 responsabilidad 1
2 responsabilidades 3
3 responsabilidades 5
4 responsabilidades 10
Funciones extra-archivística: Se sumarán las funciones que se ejercen en el mismo lugar
de trabajo cuando son ajenas a la profesión y que son asumidas por el archivista por
orden de un superior jerárquico. Estas funciones pueden ser, entre otras, corrección de
textos, servicio de publicaciones, asesoramiento histórico, biblioteca histórica. No se
podrán sumar servicios de biblioteca auxiliar ni publicaciones de materia archivística
referentes al archivo.
Variable Valor Valor seleccionado
1 función 1
2 a 3 funciones 3
4 a 7 funciones 5
Más de 8 funciones 7
El total de la valoración corresponde a la sumatoria de los
valores seleccionados en cada ítem de la estructura específica.
GRUPO C
INDICADORES DE
ESTRUCTURA TEMPORAL
Nivel asumido de evaluación y eliminación de series: Incluye la documentación
generada y producida. Se debe calcular la totalidad de series de
documentación y aplicar el porcentaje de las series evaluadas o eliminadas. Si
no se ha procedido a la evaluación de ninguna serie documental, no se podrá
seleccionar ningún nivel.
Variable Valor Valor seleccionado
Más de un 81% 1
De un 51 a un 80% 3
De un 31 a un 50 % 5
Hasta un 30 % 7
Aplicación de un sistema integral de documentación: Comprende todas las partes o los
elementos que puede tener un sistema. En el ámbito de la archivística hace referencia al
sistema de gestión documental. Este sistema es único para todo el ciclo de vida de los
documentos sin perjuicio del principio de procedencia de los fondos generados por
diversas instituciones. Si el sistema utilizado por el archivo no forma parte de ningún
sistema integral, no se podrá seleccionar ningún nivel.
Variable Valor Valor seleccionado
En fase de mantenimiento 1
En fase de implementación 5
En fase de elaboración y diseño 10
Superficie de depósitos complementarios: Calcular en m2, la superficie de los
locales, fuera del edificio de archivo, donde hay depositada documentación. Si
el local está contemplado por otras dependencias u otro material, se tendrá
que restar los m2 que se ocupa. Si hay más de un local, hay que sumar la
totalidad de los m2 de todos los locales.
Variable Valor Valor seleccionado
Hasta 200 m2 1
De 201 a 1.000 m2 3
De 1.001 a 1.500 m2 6
Más de 1.500 m2 10
INTERPRETACIÓN
DE RESULTADOS
Para una correcta interpretación de los datos obtenidos, el IDPA
incluye dos instrumentos: La escala orientativa del número de
personal y la estructura del tipo de personal.
La escala o tabla cuantitativa indica que número aproximado de
personal necesita el archivo. Las coordenadas (abscisas y ordenadas)
hacen referencia a la puntuación obtenida de los grupos A, B y C. el
punto de intersección (origen) de las dos coordenadas indica el
número de personal del archivo. Este personal incluye todos los
cuerpos, escalas, clases, categorías tanto del personal funcionario
como laboral. De acuerdo con esto, se debe seguir el siguiente
proceso
Sumar la puntuación de cada grupo:
Total por Grupo Puntuación Obtenida
Grupo A: Estructura Base
Grupo B: Estructura Especifica
Grupo C: Estructura Temporal
Sumar los puntos de los grupos:
Total Grupos Puntuación Obtenida
A+B+C
Con la puntuación global (suma de los tres grupos) consultar la escala o tabla del
número de personal. El número del personal que indica hace referencia a las tres
estructuras A, B y C.
Con la puntuación obtenida del grupo C, consultar la escala o tabla. El número de
personal resultante corresponderá al personal de carácter temporal.
Restar el número de personal temporal del número de personal obtenido de los tres
grupos. El resultado de la operación indicará la plantilla de personal permanente del
archivo.
Por último, se incluyen cinco modelos de estructuras de personal, es decir, estructuras
de tipos de personal. Los modelos propuestos son orientativos, por tanto, el archivista
tendrá que hacer las variaciones que considere oportunas con la finalidad de adecuar
sus necesidades al tipo de personal.
MODELOS DE ESTRUCTURAS
ATENDIENDO
AL TIPO DE PERSONAL
N° puntos N° de personas por estructura
(Suma A, B y C)
Estructura con 3 personas:
1 Técnico (responsable/director del archivo)
HASTA 21 PUNTOS 1 Administrativo
1 Auxiliar
Estructura con 6 personas:
1 Técnico (responsable/director del archivo)
1 Técnico (con funciones de responsabilidad media)
1 Técnico (con funciones de responsabilidad básica)
1 Técnico (especialista)
DE 22 A 42 PUNTOS 1 Administrativo
1 Auxiliar
Estructura con 12 personas:
1 Profesional (responsable/director del archivo)
2 Técnicos (responsabilidad superior)
1 Técnico (especialista)
2 Técnicos (responsabilidad media)
1 Técnico (responsabilidad media. Especialista)
DE 43 A 63 PUNTOS 1 Administrativo
1 Auxiliar de archivos
3 Auxiliares
Estructura con 24 personas:
1 Profesional (responsable/director del archivo)
5 Técnicos (responsabilidad superior)
2 Técnicos (responsabilidad superior. Especialistas)
5 Técnicos (responsabilidad media)
2 Técnicos (responsabilidad media. Especialistas)
DE 64 A 84 PUNTOS
2 Administrativos
1 Auxiliar de archivos con competencias específicas.
6 Auxiliares
Estructura con 48 personas:
1 Profesional (responsable/director de archivo)
10 Técnicos (responsabilidad superior)
4 Técnicos (responsabilidad superior. Especialistas)
8 Técnicos (responsabilidad media)
4 Técnicos (responsabilidad media. Especialistas)
MÁS DE 85 PUNTOS
6 Administrativos
4 Auxiliares de archivos con competencias específicas
11 Auxiliares
TALLER
EL ARCHIVO “X” APLICÓ EL INSTRUMENTO IDPA
OBTENIENDO LA SIGUIENTE SUMATORIA
EN CADA GRUPO:
Total por Grupo Puntuación Obtenida
Grupo A: Estructura Base 43
Grupo B: Estructura Especifica 10
Grupo C: Estructura Temporal 23
a partir de la información anterior desarrolle en hojas cada una
de las actividades para determinar la cantidad y tipo de
personal permanente y temporal necesario para el archivo.
