Gestión del PCA
Por: Yuri Francisco Santisteban Umeres
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EL PCA tiene los siguientes
procesos:
1.Conformación del Comité.
2.Elección de la Canasta Alimentaria.
3.Elaboración de la demanda de Alimentos .
4.Elaboración del requerimiento.
5.Adquisición de alimentos.
6.Recepción de alimentos y conformidad.
7.Distribución de alimentos.
8.Supervisión de los Centros de Atención.
9.Elaboración del informe a la Contraloría.
10.Elaboración del padrón de beneficiarios (RUBEN).
11.Elaboración de los indicadores para el MIDIS.
12.Gestión de los vales FISE.
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Elección de la Canasta Alimentaria.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de noviembre, máximo diciembre.
• ¿Cómo se realiza?, tener presente que los alimentos a adquirir serán complementarios a la
canasta de las organizaciones (comedores y hogares); aproximadamente solo se cubre el
40%(no se entrega el total de una canasta ideal), asimismo:
1. De acuerdo a la disponibilidad y estacionalidad de alimentos de producción local;
2. Se sugiere adquirir alimentos que tengan Ficha Técnica, que estén en el Catálogo de
Productos del SEACE, y que su proceso de compra sea por Subasta Inversa Electrónica,
así se garantiza la competencia de precios.
3. Comprar solo un producto por grupo de alimento (serian solo 4 productos: 01 cereal, 01
Menestra, 01 Cárnico, y 01 Grasa).
4. Seleccionar productos de bajo costo, esto es muy importante.
5. Esta demás decir que el otro 60% lo ponen las organizaciones.
• ¿Y luego?, toda esta elección se detalla en un acta o en el libro de actas del PCA.
• ¿Alguna sugerencia?, si es posible tomar los servicios de un especialista.
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Elaboración de la demanda de Alimentos .
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de noviembre, máximo diciembre.
• ¿Cómo se realiza?,
1. Se separa el presupuesto total en dos rubros, Alimentos (90%) y Gastos operativos (10%).
2. De acuerdo al presupuesto asignado para el próximo año (este se publica desde el mes de agosto).
3. Estudio de Mercado de los productos seleccionados por parte del área usuaria (PCA). Cotizar por volumen
no por unidades (sacos y cajas; y no kilos y unidades).
4. Coordinar con el área de OEC (Logística) y ponerse de acuerdo en los precios unitarios.
5. Se prioriza a la población mas vulnerable (niños, ancianos, etc.), luego se cubre la demanda de los
Comedores Populares, y si sobra se cubre para Alimentos por Trabajo.
6. Calcular de acuerdo a la cantidad de usuarios por cada programa, y tomando el cuenta el periodo de
atención.
7. Tomar en cuenta los saldos (si hubiera) para restarlos de la demanda total y aumentar mas usuarios.
• ¿Y luego?, toda este cálculo se reflejará en una proyección de compra, que será anexada al PAAC( Plan Anual
de Adquisiciones y Contrataciones); si no es anexada, no se podrá realizar el requerimiento menos la compra.
• ¿Algo más?: El cálculo de la demanda de alimentos debe ser preciso y óptimo, al Gramo y al Céntimo,
comprar exactamente; sobre todo balanceado (cumplir la normativa por programa).
• ¿Alguna sugerencia?, si es posible, tomar los servicios de un especialista para que realice los cálculos. 4
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Elaboración del requerimiento.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de febrero, máximo marzo.
• ¿Cómo se realiza?:
1.Se reajusta los precios unitarios elaborados para el PAAC. Con un nuevo estudio de mercado
en coordinación con la OEC (logística).
2.Recordar que estudio de mercado de los productos seleccionados por parte del área usuaria
(PCA). Cotizar por volumen no por unidades (sacos y cajas; y no kilos y unidades). Asimismo la
norma establece que es estudio de mercado se realiza tomando en cuenta la especialización
de los proveedores.
3.Tomar como fuente de información: los precios históricos del SEACE (y aplicar el índice de
inflación anual), en lo posible cotizar a productores no ha distribuidores.
4.Se modifica el PAAC con el nuevo cálculo en coordinación con la OEC.
5.Se presenta el requerimiento a gerencia para su aprobación.
6.Se presenta a Presupuesto para su asignación de recursos y certificación.
• ¿Algo más?, de acuerdo a la disponibilidad del presupuesto y un almacén, se podrá pedir en una
sola entrega o en varias; recordar que el costo de gestionar un almacén es alto y de cuidado.
• ¿Alguna sugerencia?, presionar a la OEC para la compra.
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Adquisición de alimentos.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de abril, máximo mayo.
• ¿Cómo se realiza?:
1.De acuerdo a la norma de contrataciones los productos a comprar por lo general son Bienes
Comunes, por lo tanto estos se deben comprar por la modalidad de Subasta Inversa Electrónica
(SIE). Y en los casos especiales aplicar la Ley 27767 de pequeños agricultores, en lo posible evitar
aplicar esta ley.
2.Invitar a los proveedores productores de preferencia.
3.Las bases deben exigir lo mínimo en documentación, de acuerdo a las Fichas Técnicas de los
productos y la INACAL; no solicitar demostraciones, degustaciones, muestras, esta prohibido.
4.La OEC debe garantizar la adjudicación de los productos en la primera convocatoria, no hay motivo
para que el proceso quede desierto, si fuera el caso, convocarlo nuevamente; pero
inmediatamente, analizando las razones por las cuales no se adjudicó.
• ¿Algo más?, una vez adjudicado, no es necesario esperar los plazos topes, para la elaboración y firma
de contrato, si hay buena fe de ambas partes, estos pueden realizarse sin esperar las fechas topes.
• ¿Alguna sugerencia?, presionar a la OEC, para apresurar los plazos de las fechas topes y tener listo los
contratos y/o órdenes de compra.
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Recepción de alimentos y conformidad.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de junio, máximo julio (10).
• ¿Cómo se realiza?:
1. Una vez adjudicado, y de acuerdo al numero de entregas establecido, coordinar con el
proveedor para quedar la fecha y hora exacta para la recepción de los productos.
2. Estos productos deben venir con su certificado de calidad; también se pueden realizar
complementariamente otros análisis si fuera necesario.
3. Disponer el almacenamiento adecuadamente, tomando en cuenta cada parihuela, cama y
altura, esto para poder contar exactamente.
4. Realizar la conformidad de los alimentos para su cancelación al proveedor, adjunto todos los
documentos (contrato, orden de compra, guías de remisión, facturas, certificados de calidad,
etc.).
• ¿Algo más?, no olvidar anotar y detallar los lotes y las fechas de producción y vencimiento de cada
producto, para gestionar su salida y evitar vencimientos.
• ¿Alguna sugerencia?, presionar a la OEC, y tesorería, para el pago al proveedor, para acelerar la
meta del gasto.
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Distribución de alimentos.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de junio (15-20), máximo julio (1-10).
• ¿Cómo se realiza?:
1. Planificar la PROGRAMACION de distribución de alimentos por programa (uso de los formatos).
2. Convocar por todos los medios, a las centros de atención; en lugar, fecha y hora, que no sea
alterado.).
3. Priorizar a los hogares, los comedores deben agruparse por distrito o cercanía, para que puedan
llevar sus alimentos en grupo.
4. Disponer los productos por grupo, controlando el peso, cantidad de unidades, y estado de
conservación.
5. Para el cado del PanTBC, se debe disponer de una camioneta exclusiva para la entrega en cada
posta en coordinación con la Red de Salud y cada centro o posta de la provincia.
• ¿Algo más?, revisar sus libros de almacén, roles de cocina, etc. otorgar un padrón para su actualización
por parte de las presidentas y su posterior recepción; esto para el RUBEN.
• ¿Alguna sugerencia?, contar por ese día, con apoyo de personal para la estiba, control, entrega y
revisión de libros de los centros de atención.
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Supervisión de los Centros de Atención.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de enero a diciembre.
• ¿Cómo se realiza?:
1.Se planifica de acuerdo a la disposición de recursos (movilidad, personal, viáticos, etc.), la
fuente de los recursos es el 10% de los gastos operativos.
2.En el año, se tiene que visitar por lo menos tres (3) veces a cada centro de atención, y de
acuerdo a las evaluaciones se dispondrá de la continuación, suspensión temporal o
anulación del apoyo alimentario. Solo se debe aplicar la normativa.
• ¿Algo más?, revisar sus libros de almacén, roles de cocina, etc. otorgar un padrón para su
actualización por parte de las presidentas y su posterior recepción; esto para el RUBEN.
• ¿Alguna sugerencia?, contar con apoyo de personal y recursos, presionar a presupuesto para su
ejecución,
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Elaboración del informe a la Contraloría.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de mayo (1 trimestre), julio (2 trimestre), octubre (3 trimestre) y enero (4
trimestre).
• ¿Cómo se realiza?:
1. Para esta actividad es necesario haber ejecutado la PROGRAMACION de distribución de alimentos
por programa, si no se tuviese esa programación será muy laborioso realizar este informe, y a veces
es imposible.
2. Teniendo la programación, solo se debe filtrar los datos y digitarlos al sistema mochica de la CRG.
3. Muchas veces la CGR observa, cuestiones de cantidad de raciones, gramaje, productos, usuarios,
indicadores, etc., los cuales se deben levantar máximo a los 10 días.
4. Este informe es mas contable (almacén) de compras, entregas y gestión de stock por programa.
• ¿Algo más?, mantener también el RUBEN al día para disponer de la información de los beneficiarios.
• ¿Alguna sugerencia?, de preferencia contratar aun especialista para la realización de dicho informe.
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Elaboración del padrón de beneficiarios
(RUBEN).
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes de julio (1 semestre) y enero (2 semestre).
• ¿Cómo se realiza?:
1.Para esta actividad es necesario haber decepcionado los padrones actualizados por
parte de las dirigentes y/o representantes de los centros de atención.
2.En algunos municipios se tiene la información del semestre anterior, del cual se
puede disponer de información base para solo actualizar (eliminar, actualizar, y
adicionar); de lo contrario se tendrá que iniciar de cero nuevamente la información
del RUBEN.
• ¿Algo más?, guardar siempre una copia de seguridad de la base de datos del RUBEN, en
la NUBE.
• ¿Alguna sugerencia?, de preferencia contratar aun especialista para el acompañamiento
del padrón del RUBEN.
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Elaboración de los indicadores para el
MIDIS.
• ¿Cuándo se realiza?, en el mes marzo (1 trimestre), julio (2 trimestre), octubre (3
trimestre) y enero (4 trimestre).
• ¿Cómo se realiza?:
1.Para esta actividad es necesario haber ejecutado la PROGRAMACION de distribución
de alimentos por programa, si no se tuviese esa programación será muy laborioso
realizar este informe.
2.Para la cantidad de beneficiarios, usar el RUBEN.
3.Para el caso de la ejecución del gasto, coordinar con presupuesto, o desde la WEB
acceder a Transparencia Económica, allí se encuentra las asignaciones, envíos de
prepuesto, y los gastos efectuados.
• ¿Algo más?, guardar toda esta información en la NUBE.
• ¿Alguna sugerencia?, tener toda información la del PCA actualizada.
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Muchas Gracias….
• Por: Yuri Francisco Santisteban Umeres.
• Especialista en gestión de sistemas para programas sociales.
• Especialista en informática y sistemas de información.
• Programador de sistemas de información.
Correo: [email protected]
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