Importaciones

Funciones
INDICE
1. Preparar documentos de importación.
2. Ingresar facturas y fletes para posteriormente pagar en OA .
3. Actualizar semanalmente los Excel’s destinados.
4. Enviar los Excel’s designados a gerencia general y contactos en China.
5. Intercambiar correos con : agencia de aduana , naviera , transporte y proveedores internacionales.
6. Calcular los derechos aduaneros de los despachos que se van numerando.
7. Coordinar con el área de contabilidad , la cancelación de las facturas , fletes y derechos.
8. Proyectar los costos de los despachos de importación en el sistema SAP.
9. Confirmar todos los costos de los despachos en el sistema SAP.
10. Coordinar y entregar los documentos correspondientes a la agencia de aduana.
11. Revisar los costos de los fletes antes de que estos sean cancelados
12. Archivo de files completos.
13. Trackeo de los despachos aduaneros.
14. Contactar proveedores internacionales.
15. Coordinar y programar reuniones comerciales.
16. Realizar seguimiento a los despachos de importación
17. Generar código SAP para nuevos proveedores
18. Realizar endose de documentos con gerencia.
19. Solicitar las facturas a la agencia de aduanas y contabilizarlas
20. Subir los levantes al área de contabilidad
21. Pago de cursos y fotocheck para ingreso a APM
Preparar documentos de importacion

• En primer lugar revisar los documentos que se encuentran en la carpeta y los

documentos físicos para verificar que no exista ningún error en los costos , C.O ,
N° de BL , partida arancelaria, etc.
• Modificar el Invoice , Packing List , realizar la traducción de factura y proyectar
los costos de importación en Excel.
• Enviar los N° de despacho al Sr.Alan para que revise los costos del Inovice.
• Posteriormente es revisado y aprobado por nuestro supervisor.
• Subir a sellar el Invoice y luego escanearlo.
• Finalmente enviamos los documentos a la agencia de aduana (Invoice , Packing
list, Traduccion de factura, C.O, Seguro Maritimo y permisos de consumo
masivo)
Ingresar facturas y fletes para
posteriormente pagar en OA .
• Revisar las facturas y verificar que todos los montos sean correctos para no generar sobre costos
• Registrar las facturas en el pago tracking y sacar 3 copias para su posterior documentación.
• Se entregan 2 copias a contabilidad para que sean contabilizadas , una se queda en el file de
importaciones.
• Luego se procede a generar el OA , mas adelante es revisado y aprobado por nuestro supervisor,
gerente de operaciones y gerente general.
• Después confirmarnos los costos de importación en el sistema SAP.
• Registramos el N° de OA en el cuaderno ‘’Cargo OA Importaciones’’
• Subimos y registramos el OA en el libro BANK BOOK
• Por ultimo coordinamos con el área de contabilidad , para que procedan a realizar los pagos de las
OA’s subidas.
Actualizar semanalmente los Excel’s
destinados.
Reporte semanal
Agregar los SD de acuerdo a la documentación que envían a china ( invoice, packing list)

Se actualiza de acuerdo a al ETD-ETA , DUA ,nombre de la nave, direccionamiento de la carga,

numero de BL ,numero de manifestó , numero de despacho, canal, agencia de aduana y naviera,
fecha de levante

Además se agrega: Fecha de descarga en puerto, deposito temporal, tiempo de transito, fecha de
ingreso almacén Housemart, fecha de ultimo Ingreso al almacén Housemart, demoras en
operaciones ,transporte local
Pago Tracking

• Registrar las facturas , derechos aduaneros , fletes, THC,

notas de crédito.
• Se ingresa el proveedor ,monto , código SAP , código
OA fecha de contabilización , fecha de emisión y numero
de factura
• A la finalización de la orden se revisa si hay facturas
pendientes de ser así , se solicita al proveedor
correspondiente.
 Seguimiento de Importaciones

• Se actualiza de acuerdo a los despachos que van

ingresando.
• Ingresamos la orden , n° de contenedores, nombre del
producto , código , cantidad de producto por caja y fecha
de llegada de los productos a territorio peruano (ETA).
Flujo de caja (Diario- Semanal)

• Flujo de caja Diario:

• Se calculan y proyectan los costos por pagar al día
siguiente ( THC, Agencia de aduanas , transporte ,
descarga, gate in, flete marítimo ,etc)

• Flujo de caja Semanal

• Se calculan y proyectan los costos por pagar a la semana
siguiente ( THC, Agencia de aduanas , transporte ,
descarga, gate in, flete marítimo ,etc) , se hacen los días
sábados.
Enviar los Excel’s designados a gerencia general y
contactos en China.
Todas los fines de semanas enviamos los siguientes reportes actualizados:
- Seguimiento de importaciones
- Pago tracking
- Reporte semanal

Diariamente y semanalmente enviamos el flujo de caja con los costos proyectados por pagar.
- Flujo de caja diario
Se proyectan los pagos del día siguiente.
- Flujo de caja semanal proyectado
Se proyectan los pagos de la semana siguiente.
Intercambiar correos con : agencia de aduana
, naviera , transporte y proveedores
internacionales.
1. Agencia de Aduana:
Enviamos los documentos por cada despacho (Invoice , Packing List , Seguro, permisos de
consumo masivo , BL , C.O.)
Enviamos aviso de llegada.
Luego adjuntamos el pago por THC o flete
Mediante el correo solicitamos que se realice la numeración (DAM ), visto bueno.
Solicitamos programación de citas de retiro y devolución para contenedores.
2. Naviera
Mediante correo solicitamos el aviso de llegada, adjuntamos el pago por THC o flete ,
también nos comunicamos con ellos en caso exista algún inconveniente en el aviso de
llegada, además solicitamos los saldos pendientes.

3. Transporte
Enviamos correo con el cuadro de programación para retiro de contenedores, ya que
ellos nos brindan SLI ( servicios logístico integral).
Vía correo confirmamos con DPW si se han devuelto los contenedores vacíos para
evitar sobreestadía.
Adjuntan sus facturas posterior al servicio realizado.
Procedemos con el pago de las facturas por sus servicios y luego se les envía el
comprobante de pago.
Con transportes locales ,nos envían sus facturas mediante correo.
4. Proveedores Internacionales
Adjuntamos nuestra carta de presentación
Programamos reuniones comerciales via ZOOM o TEAMS
Solicitamos que nos envíen información acerca de la empresa y los
productos que fabrican.
Enviamos resúmenes de las reuniones.
Solicitamos cotizaciones.
Solicitamos muestras.
Calcular los derechos aduaneros de los despachos
que se van numerando.
1. Revisar la DAM y los detalles que incluyen ( seguro, flete , FOB) dado que estos tienen que
estar acorde a los montos detallados en el INVOICE.
2. Revisar los tributos y si en caso exista Ad Valorem, verificar que el C.O este bien aplicado.
3. Realizar el calculo de los tributos de acuerdo al tipo de cambio de la fecha de numeración de la
DAM
4. Hacer la búsqueda del N° de DAM en CUENTA CORRIENTE de SUNAT para verificar en que
banco se paga.
5. Generar el OA de tributos y detallar el nombre de banco donde se realiza el pago.
Coordinar con el área de contabilidad , la
cancelación de las facturas , fletes y
derechos.
1. A través del flujo de caja proyectamos los costos y enviamos el correo un día antes para sepan
que se pagara el día siguiente.
2. Coordinamos con el área de contabilidad vía WhatsApp, la entrega de OA’s, para que se proceda
a pagar.
3. Solicitamos los comprobantes de pago, y retención para posteriormente enviárselo a los
proveedores.
4. En caso el pago sea urgente , se coordina con Claudia , para que el pago se agilice.
Proyectar los costos de los despachos de
importación en el sistema SAP.

1. Revisar el tarifario , ver la cantidad e contenedores que se

deben calcular, revisar el direccionamiento.
2. Calcular los costos de acuerdo a los proveedores con los
cuales se trabaja.
3. Proyectamos la orden en el SAP
Confirmar todos los costos de los despachos en el
sistema SAP.

1. Una vez que se aprueba el OA , se

procede a confirmar los montos de cada
factura en el sistema SAP.
2. Se anotan los códigos en el OA y en pago
tracking.
Coordinar y entregar los documentos
correspondientes a la agencia de aduana.

1. Luego de preparar los documentos se endosan los BL’s , para posteriormente coordinar con el
motorizado , de la agencia de aduana.
2. Por lo general se tienen listos los documentos un día antes, para evitar inconvenientes.
3. Se realiza un cargo en el cual se detalla los documentos que se están enviando , el cargo
contiene firma, sello y fecha del motorizado.
Revisar los costos de los fletes antes de
que estos sean cancelados

1. Al momento que llega el aviso de llegada , se revisa los costos del mismo a través del sistema
SAP ( proyección realizada en china).
2. Si el monto excede al flete proyectado en SAP , se envía correo a china, para verificar si el
monto es correcto.
3. Se revisa si el monto del flete es igual al monto detallado en el BL, en caso no lo sea se
informa al agente marítimo.
Archivo de files completos.
1. Una vez la orden haya finalizado , se procede a revisar si los files contienen todos los
documentos de importación.
2. En caso no contengan todos , se procede a imprimirlos y adjuntarlos.
3. Se adjuntan los siguientes documentos:
• DAM
• Invoice
• Packing List
• BL
• Aviso
• CO – Certificado de Fumigación
• Seguro Marítimo
• Facturas ( Comisión , VB , descarga , gate in , aforo, transporte, THC)
• Guías de transporte-remision
Trackeo de los despachos aduaneros.

1. Se revisa la fecha de llegada del buque , de acuerdo a

la programación enviada por Freddy.
2. Luego de ello se hace un seguimiento constante , dado
que la nave puede adelantarse o atrasarse.
3. A través del trackeo , se puede visualizar si hay
transbordo, asimismo por el lugar actual donde se
encuentra el buque.
4. El trackeo se realiza por medio de la pagina web de las
navieras.
Contactar proveedores internacionales.

1. Filtrar a través de TRADEMAP, VERITRADE,

etc; exportadores de distintos países de
Sudamérica.
2. Buscar su pagina web e información de
contacto para proceder a enviarles un correo
oficial acerca de nuestro interés por entablar
una relación comercial.
3. Si se llega a encontrar un numero de teléfono ,
se realizan llamadas internacionales.
4. De tener alguna respuesta positiva de parte de
los proveedores , se procede a programar una
reunión comercial.
Coordinar y programar reuniones comerciales.

1. Luego de que los proveedores han

respondido satisfactoriamente los correos que
hemos enviado, procedemos a programar
reunión vía zoom o teams
2. De acuerdo a la disponibilidad de horario de
ambas partes se programara hora y fecha de
la reunión
3. Finalmente enviar el link y así poder llevar
cabo la reunión virtual.
Realizar seguimiento a los despachos de
importación.
1. Luego de haber enviando todos los documentos a la agencia de aduanas y pagado el flete
marítimo, se procede a lo siguiente:
 Se consulta al sectorista si se ha culminado la numeración
 48 hrs antes se consulta si se ha culminado el VB
 Consultamos con la agencia de aduanas el pago del gate in, para que nos brinden el memo y se
pueda programar las citas de retiros
 Si se trabaja con SADA descarga directa, se envía la programación a DPW para que nos brinde
SLI ( Servicio Logístico Integral )
 Una vez programada las citas, realizamos seguimiento a los transportes para que ingresen a la
hora programada a almacén.
 Se coordina con el área de almacén para que los contenedores se descarguen en el tiempo
establecido , se devuelvan los contenedores vacios a tiempo y evitar sobrecostos.
Generar código SAP para nuevos proveedores

1. Ingresar al SAP e ingresar a 0904 SAP

2. Ingresar a SALES - 业务助理 (Asist. de negocios) y clickear en
y luego confirmation.

3. Después veremos: y seleccionaremos según lo que necesitemos

(Categoría de
aplicación)

Agregar proveedor nuevo

Agregar cuenta bancaria
Cambiar nombre de proveedor
4. El paso siguiente es ingresar a : y seleccionamos la 2da
opción (Tienes una cuenta bancaria)
(NO)
SI
NO
4. A continuación adjuntamos los archivos necesarios para la operación que se realizara ( Excel y
Ficha de la empresa en pdf )

5. El penúltimo paso es seleccionar y procedemos a seleccionar el

(Unidad de atribución
de proveedores)
2do
Casa Matriz
(Perú) Perú

6. Como ultimo paso se vuelven a subir los archivos

antes mecionados en ‘Related Accessories’ y
se clickea en ‘submit’.
Realizar endose de documentos con gerencia.

1. Una vez que llegan los BL orginales a la oficina, procedemos a revisar los documentos y
posteriormente sellamos el BL, para que luego sea firmado por el gerente general
2. En caso el BL es SWB ( Sea Waybill), imprimimos el BL a color, para que luego sea sellado y
firmado por el gerente general
3. Por otro lado, si el BL se emite en destino, se realiza el pago por el concepto mencionado
anteriormente. Luego procedemos a imprimir y endosar el BL
Solicitar las facturas a la agencia de aduanas y
contabilizarlas

1. Revisamos constantemente el pago tracking y así verificamos que facturas están

faltando.
2. Luego de ello, solicitamos las facturas que están pendiente al área de facturacion de
la agencia de aduanas
3. Cuando nos envían las facturas procedemos a sacar 2 copias de las facturas,
adicional a la original.
4. La original se archiva, las 2 copias se contabilizan, una se queda en el área de
contabilidad de Housemart, la segunda copia se adjunta para realizar los pagos de las
facturas.
Subir los levantes al área de contabilidad
1. Luego de la numeración de la DAM, se procede a revisar los datos declarados ( monto de
seguro, FOB, flete y CIF) y así verificar si todo esta acorde a los documentos (invoice ,
BL , aviso de llegada)
2. Si todo esta ok, se procede a imprimir 3 copias de la DAM
3. 1 copia para realizar el pago de los derechos aduaneros- OA , 1 copia para archivar y 1
copia para el levante.
4. Los documentos que se adjuntan en el levante son los siguientes:
- DAM
- Invoice
- Packing list
- CO
- Seguro
- Aviso de llegada
- BL
Pago de cursos y fotocheck para ingreso a APM

1. Una vez que el gerente de almacén nos envía la relación de las personas que ingresaran a
puerto, se procede a programar los cursos.
2. En primer lugar, se solicita cotización a la institución PORMARS
3. Cuando tenemos la cotización procedemos a crear el IOU para realizar el pago de los cursos.
4. Una vez que el área de contabilidad ha pagado el curso, enviamos mediante correo el
comprobante de pago a PORMARS, adjuntamos la programación del horario en el cual se
llevaran los cursos. También se adjuntan los DNI de las personas que llevaran los cursos
5. Luego la administradora de PORMARS envía el link para que los participantes puedan llevar
el curso mediante zoom.
6. Los participantes al finalizar cada curso, rinden un examen.
7. Al aprobar el examen envían el certificado, emitido por la APN ( Autoridad Portuaria Nacional
)
Gracias