PRODUCTIVIDAD
2020 1 S
PRODUCTIVIDAD
CONCEPTO DE PROCESO
CONCEPTO DE PROCESO
“CONJUNTO DE RELACIONES
QUE SE DESARROLLAN EN
FUNCION DE LA NECESIDAD
DEL CLIENTE”
Un procedimiento puede entenderse como una forma que tiene el
especialista, el experto o el grupo de elegidos de ejercer su autoridad,
legitimarse, marcar el contexto desde el que tendrá que darse la relación
Desde el procedimiento la historia ya esta contada antes de que esta suceda.
El discurrir por el proceso se lleva acabo balanceándose entre el orden y el
desorden
CONCEPTO DE PROCESO
PROCEDIMIENTO PROCESO
Sentido determinista del tiempo Sentido caótico del tiempo
La autoridad es externa y esta en el La autoridad es interna y esta en grupo
experto que elabora el procedimiento que desarrolla el proceso
Supone que los eventos se darán Supone la creación de soluciones a partir
siempre en la misma forma (causalidad del efecto de sinergia de los participantes
lineal) (causalidad no lineal)
Trae respuestas a preguntas ya hechas Se hace las preguntas a partir de la
necesidad del cliente (y aprende de las
soluciones)
Hace abstracción del contexto donde se Parte del escenario donde se desarrolla
desarrolla la acción la acción
Es una herramienta para el control y La necesidad del cliente genera el
sistematización de la actuación conjunto de relaciones a desarrollar
CONCEPTO DE PROCESO
UN PROCESO, TIENE SIETE DOMINIOS SISTÉMICOS
Transferencia Satisfacción
Sistema de negociación del cliente
necesidades De valor
NECESIDAD
SATISFACCIÓN
Construcción
Elaboración
de la de la Evaluación
necesidad económica
solución
eje del tiempo
CONCEPTO DE PROCESO
DOMNIO DEFINICIÓN ACTIVIDADES
Se establecen las cosas que se Búsqueda de información
hacen en el plazo más largo del
Examen del entorno
Sistema de proceso, tales como indagar
Investigación relacionada
necesidades sobre lo que necesita el cliente o
determinar influencias remotas Evaluación de impactos del
en el proceso. proceso
Las necesidades son filtradas,
sintetizadas o reducidas Análisis de información
mediante procesos analíticos o Diagnóstico de situaciones o
Elaboración de la
diagnósticos. Estas operaciones problemas
necesidad
se refieren a actividades del Planeamiento de desarrollos
primer dominio o a un grupo de Formulación de proyectos
ellas.
Identifica actividades Toma de decisiones
relacionadas con definiciones Solución de problemas
Decisiones y dilemas concretas que, en general, Balanceo de dilemas
desencadenen la ejecución del Concreción de acciones
proceso. Asignaciones
CONCEPTO DE PROCESO
DOMNIO DEFINICIÓN ACTIVIDADES
Identifica actividades de
preparación, incorporación y
aprovechamiento logístico. Esto Adquisición de recursos
Construcción implica reunir las actividades de Incorporación de capacidades
De la solución adquisición con las de Estructuración preparatoria de
estructuración y alistamiento de esquemas preoperativos
recursos para el momento de la
verdad.
Entrega el producto o servicio
Transferencia De valor
Requerido por el cliente.
No sólo se dedica a la
evaluación, Transacciones financieras
Sino que previamente se hace Tipos de seguimiento
Evaluación económica
cargo de TRANSACCIONES económico o financiero
financieras que respondan al Indicadores
impacto de la transferencia
En éste se consignan las Buzón del cliente
Satisfacción del
actividades habituales de Retroalimentación típica
CONCEPTO DE PROCESO
1 EJEMPLO MAPA DE PROCESO: GESTION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
DE LA NECESIDAD DE 2
MATERIAS PRIMAS E
INSUMOS CON LA A MATERIAS PRIMAS
CALIDAD DEFINIDA, DISPONIBLES DE
ABASTECIDOS A LA ACUERDO CON PLANES
VELOCIDAD DE LA Desarrollo de DE PRODUCCION
DEMANDA Red de
abastecimiento
Análisis de las Gestión de
necesidades MP proveedores
Compra de
MP e Análisis costo
Presupuesto de insumos logístico de
Compras entrada
Gestión de 3
inventarios
Materias primas e
Abastecimiento MP insumos disponibles
e Insumos a Líneas
de producción Abastecimiento a
líneas de producción
Gestión del
Almacenamiento
Sistema de Elaboración
necesidades de la Decisiones Construcción de la Transferencia de Evaluación Satisfacción
necesidad y dilemas solución valor económica del cliente
CONCEPTO DE PROCESO
Proceso:
2
1
Elaboración Decisiones Satisfacción
Sistema de de la Transferencia de Evaluación
necesidades y dilemas del cliente
necesidad Construcción valor económica
de la
solución
CONCEPTO DE PROCESO
EJERCICIO – DEFINICION DE PROCESOS
1. Describa en el campo 1 las necesidades básicas del cliente frente al proceso
2. Describa en el campo 2 la satisfacción del cliente derivada del desarrollo del proceso
3. Describa en el campo 3 los productos/servicios que el proceso entrega al cliente para su
satisfacción (que le generan valor)
4. Ubique en los dominios
que corresponda los
procedimientos
existentes
5. Señale otros procedimientos que no existen y que deberían adoptarse
TALLER 3 S 5/6
APLICACIÓN CONCEPTO DE PROCESO
a) Conseguir la documentación de un proceso de una Organización
b) Identificar los procedimientos componentes y colocarlos en el dominio
sistémico que corresponda
c) Sugerir procedimientos que harían falta, si lo considera necesario, con base
en el concepto de los siete dominios sistémicos de los procesos
CONCEPTO DE PROCESO
MODELO DE LAS CINCO DIMENSIONES DE UN PROCESO
Actividades que
trasforman recursos
Flujo de
trabajo Tecnología
Lo que el Soporte
SISTEMA es Métrica de
información tecnológico
capaz de de valor
DIMENSIONES
entregar DE UN
PROCESO
Recursos Logística
El hacer - roles
físicos y
dinero Personas El saber - Competencias
CONCEPTO DE PROCESO
MODELO DE LAS CINCO DIMENSIONES DE UN PROCESO
DEFINICION DE LAS DIMENSIONES DEL PROCESO
DIMENSION DEFINICION
DEL PROCESO
FLUJO DEL TRABAJO Establece los pasos que se siguen para resolver una necesidad del cliente del proceso y/ o para lograr
la realización de un producto o servicio. Estos pasos, dependiendo del nivel desde donde se realice ya
sea el análisis o la descripción, pueden ser procedimientos o actividades; el grupo total de
procedimientos o actividades que integran el proceso, pueden ser realizados en una misma área
funcional o varias; lo importante para la descripción del flujo de trabajo es asociarlo la totalidad a la
generación de un producto o servicio, claramente identificable.
TECNOLOGIA DE A partir de la identificación del flujo de trabajo se describe como los sistemas de información, el
INFORMACION Y LA hardware utilizado y la conectividad, soportan el desarrollo del proceso. En este componente es
COMUNICACION importante tomar en cuenta las capacidades para interactuar con los clientes y proveedores
(Plataformas tecnológicas colaborativas)
PERSONAS La dinámica de los procesos las dan las personas. En este componente se describe y/o se analiza, para
las personas que participan en el desarrollo del proceso: competencias para gestionar las necesidades
del cliente del proceso, niveles de conocimiento mínimo requerido, roles de las personas, poder
asignado, cantidad de horas hombre asignadas
LOGISTICA DEL Para realizar el proceso cumpliendo los estándares de calidad y parámetros de servicio al cliente el
PROCESO proceso requiere de recursos físicos (maquinas y equipos especiales, dinero, áreas especiales
diferentes a oficinas normales, etc) que deben estar disponibles para el desarrollo de las actividades
METRICA DE VALOR En este componente se define la capacidad del proceso, ya sea la que se espera con los recursos y
personas asignadas o la que se ha desarrollado a través de l tiempo y que refleja el aprendizaje que
se tiene. La forma de mostrar el nivel de aprendizaje logrado o la capacidad normal del proceso es a
través de indicadores que la evidencien.
CONCEPTO DE PROCESO
EJEMPLO DOCUMENTACION DE PROCESO- METODOLOGIA 5-D
GESTION CADENA DE
HyM MAPA DE PROCESO
ABASTECIMIENTO- LOGISTICA
PLAN DE COMPRAS
PROGRAMAR LA OPERACIÓN
GESTIONAR EL INVENTARIO
GESTIONAR LA MERCANCÍA
ENTREGA DE
ARTICULOS A CLIENTES
Sistema De Necesidades Decisiones Y Dilemas Construcción de la solución Transferencia De Valor Evaluación Económica Satisfacción Del Cliente
CONCEPTO DE PROCESO
EJEMPLO DOCUMENTACION DE PROCESO- METODOLOGIA 5-D
PROCESO: GESTIONAR MERCANCIA
Entregas
INDICADOR
perfectas
2
CAMPO RESPONSABL
PROCEDIMIENTO OBJETIVO DE A
APLICACIÓN E
Mercancía Incorporacion de
Incorporar las mercancias
recibida y/o a ser Recibir Orden de mercancias a
adquiridas y/o a comercializar
gestionada en Director de compra y/o ANS inventario y
2.1 Recibir mercancía (VMI) al inventario a ser
CEDI/BODEGA Logística con proveedores almacenamiento
gestionado a de acuerdo con los
S fisicas y (VMI) en los casos que
diferentes canales de ventas
virtuales aplique
Mercancía
Recibir orden de
Distribuir a Punto de Asegurar la disponibilidad de la almacenada en Director de
2.2 traslado/listas de Cerrar la entrega
Venta mercancía en PV CEDI/BODEGA Logística
distribución
S
Asegurar el cumplimiento de la
Entregas desde
promesa de servicio al Cliente Director de Entregar al
2.3 Entregar al Cliente CEDI/BODEGA Recibir facturas
en los diferentes canales de Logística cliente
S
ventas
Asegurar que en la operación Mercancía en
Coordinador de Identificación de Trasladar la
2.4 Gestionar Averías solo exista mercancía apta para CEDI/BODEGA
Inventarios la avería mercancía
la venta S
CONCEPTO DE PROCESO
EJEMPLO DOCUMENTACION DE PROCESO- METODOLOGIA 5-D
PROCESO: GESTIONAR MERCANCIA/PROCEDIMIENTO RECIBIR MERCANCIAS
DESCRIPCIÓN DE
LOGÍSTICA/GESTIONAR LA MERCANCIA
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL
RECIBIR MERCANCÍA INDICADORES Entrega Perfecta Proveedores
PROCEDIMIENTO
HyM
Incorporar las mercancías
adquiridas y/o a
comercializar (VMI) al CAMPO
OBJETIVO Mercancía recibida en CEDI/BODEGAS
inventario a ser gestionado a APLICACIÓN
de acuerdo con los
diferentes canales de ventas
O
B
S
ACTIVIDADES TAREAS DE LAS PERSONAS CARGO TAREAS DEL SISTEMA FORMATO DOCUMENTOS DE RECURSOS
E
R
V
APOYO
A
CI
O
N
E
S
Reporte: Modulo
Consultar Ordenes de Mostrar Orden de NA Compras/Documento NOVASOFT: Modulo compras N
Compra Compra s/Período/Orden de
A
Compra D
es
ar
ro
Reporte: Modulo ll
ar
Coordinar Recibir solicitud de cita Compras/Documento
Ci
ta
pr
Proveedores para entrega mercancía por Mostrar Orden de Citas Proveedores s/Período/Orden de NOVASOFT: Modulo compras
o
ve
e
Líder de Compra d
or
(programar recibo) parte de los proveedores bodega Compra/Nº Orden es
e
n
Correo proveedor O
U
TL
O
O
K
D
es
Formato: Citas ar
ro
ll
ar
Verificar capacidades de Formato: Proveedores Pr
o
gr
recibo NA Programación de Formato: NA m
a
ac
recibo Programación de ió
n
d
recibo e
re
ci
b
o
Recibir Mercancía
TALLER 4 S 5/6
APLICACIÓN CONCEPTO DE PROCESO METODOLOGIA 5-D
a) Identificar los procedimientos de un proceso.
b) Describir las cinco (5) dimensiones para uno de los procedimientos
identificados
CONCEPTO DE PROCESO
ANALISIS DE VALOR
PARADIGMAS
ACTIVIDAD
NECESARIA
NO PARA GENERAR
EL P/S
SI COSTO
CONTRIBUYE A LOS SI CREA
REQUERIMIENTOS DEL VALOR MEJORAR
CLIENTE
NO
CONTRIBUYE A LAS SI COSTO SIMPLIFICAR
FUNCIONES DE LA ORG REDUCIR
ORGANIZACIÓN
“PROCESOS
SOMBRA”
NO
EXTRACOSTO
SIN VALOR ELIMINAR
CONCEPTO DE PROCESO
ANALISIS DE VALOR
COSTO VALOR
EXTRACOSTO
AGREGADO AGREGADO
ELIMINAR SIMPLIFICAR INCREMENTAR
CONCEPTO DE PROCESO
PARADIGMA DE LOS “5-0”
UN PROCESO BIEN DISEÑADO DEBE TENDER A :
CERO PAPELES
CERO PARADAS PARADAS EN EL PROCESO POR SOPORTE
FÍSICO
CERO DEFECTOS RESULTADOS FUERA DE LOS ESTANDARES
DEFINIDOS PARA EL PROCESO
CERO EXTRACOSTO/DESPERDICIOS * Capacidades excedidas, sobreinventarios,
reprocesos, operaciones que no crean valor,
etc
CERO TIEMPOS
DE ESPERA
CONCEPTO DE PROCESO
ANÁLISIS DE VALOR
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PROCESO
SUBPROCESO
N ACTIVIDAD D t OBSERVACIONES
CV VO SV
TOTALES
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
CONCEPTO DE PROCESO
TALLER ANÁLISIS DE VALOR
1. DESCRIBIR ACTIVIDADES DEL PROCESO
(SER MINUCIOSO - DETALLAR BASTANTE)
2. CALIFICAR CADA ACTIVIDAD SEGÚN PARADIGMA “5 - 0”.
3. ESTIMAR TIEMPOS DE ESPERA (SI LOS HAY).
4. ESTIMAR TIEMPO DE CADA OPERACIÓN.
5. TOTALIZAR (CONTAR VERTICALMENTE CADA COLUMNA).
6. SUMAR COLUMNAS (1, 2, 3, 4, 5 Y 6) TOTAL DE ACTIVIDADES (TA).
7. SUMAR COLUMNAS (7 Y 8) TIEMPO DE CICLO DEL PROCESO (TC).
8. DIVIDIR COLUMAS (1+2) POR (TA) = % VALOR REAL(VA).
9. IDENTIFICAR PORCENTAJE DEL PROCESO SIN VALOR
EXTRACOSTO (1-VA).
10. DIVIDIR TOTAL COLUMNA 7 POR TC = TIEMPO DE ESPERA (Te).
11. RELACIONAR LA CANTIDAD DE DOCUMENTOS.
