TRÁMITE DOCUMENTARIO Y

GESTIÓN DE ARCHIVOS

Mg. Rosabel Salazar Serrano

TRÁMITE DOCUMENTARIO
 DOCUMENTO

Es toda información
registrada en cualquier
soporte material, sea textual
(digitados, manuscritos o
impresos), iconográficos
(mapas, planos, dibujos,
fotografías) sonoros (cd,
cintas magnetofónicas),
audiovisuales (DVD,
películas cinematográficas)

3
 EL DOCUMENTO
Etimológicamente el término “documentum” deriva del
verbo latino “docere” que significa enseñar.

Docere = enseñar
 Documéntum = lo que se enseña

El Documento como objeto que conserva la huella de la

actividad humana, sirve para dar noticia de un hecho.

Documento es el testimonio de la actividad del hombre

fijado en un soporte perdurable que contiene
información.
4
 EDADES DEL DOCUMENTO
EDAD ACTIVA.- El documento está en plena actividad, hasta que cumpla su fin
para el cual fue originado.
EDAD SEMI-ACTIVA.- Su tramitación ha concluido, su consulta es esporádica
o por que tiene vigencia administrativa.
EDAD INACTIVA.- Su consulta es infrecuente, solo para fines de investigación.

5
 CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE
ARCHIVO

Unicidad
Integridad
Autenticidad
No genera propiedad ni derecho de autor
Tiene un carácter seriado

6
 CLASE

 TEXTUALES, transmiten información mediante texto

escrito. Ej. Los manuscritos, los documentos impresos.
 GRAFICOS, la información se representa por formas y
colores. Ej. Mapas, plano, dibujos.
 IMAGEN, fotografías, diapositivas, ecografías
 AUDIOVISUALES, a través de la imagen y el sonido.
Ej. Los discos, la película.
 LEGIBLES POR MÁQUINA, el microfilm, diskette,
disco duro.

7
CARACTERES DEL DOCUMENTO

EXTERNOS INTERNOS
 Clase  Entidad productora
 Formato  Origen Funcional
 Cantidad  Lugar y Fecha
 Forma  Contenido
 Tipo

8
 EJEM: VÍDEO SESIÓN DE DIRECTORIO RRPP-UNJBG

CARACTERES EXTERNOS
CLASE : AUDIOVISUAL

FORMATO: CINTA DE VÍDEO

CANTIDAD: 02

FORMA : ORIGINAL Y COPIA

TIPO: VÍDEO

9
 CARACTERES INTERNOS
ENTIDAD PRODUCTORA:
RR. PP./UNJBG
ORIGEN FUNCIONAL:CETIFICAR LA
SESION DE DIRECTORIO
LUGAR Y FECHA:
TACNA 05/04/2018
CONTENIDO :
SESION DE DIRECTORIO
10
 VALOR DEL DOCUMENTO

 PRIMARIO: Se refiere desde su nacimiento

y tiene como principal objetivo servir de
garantía o prueba de algo.

 SECUNDARIO: Es cuando pierden su valor

primario y sirven como fuente de
información e investigación para la historia.

11
¿QUIÉNES GENERAN
DOCUMENTOS?
 LA SOCIEDAD
 INSTITUCIONES PUEDEN SER PÚBLICAS O
PRIVADAS
 UNA PERSONA
 OJO: No es la acumulación indiscriminada de
papeles cuyo valor nunca fue establecido, sino, un
repositorio de documentos que después de ser
evaluados por su contenido, ameriten ser
conservados temporal o permanentemente. (Archivo)
12
GESTION DE DOCUMENTOS
Conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes a la planificación,
organización y utilización de la
documentación generada y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su
acceso y conservación.

13
 CLASIFICACION DE TIPOS
DOCUMENTALES
 Dispositivos.- Dados por la autoridad para gobernar.

Eje. Leyes, decretos, resoluciones.

 Probatorios y Testimoniales.- Sirve de prueba legal o jurídica. Ej.
Balances, actas, contratos, certificados, informes, dictamines, constancias,
credenciales.
 Normativos, Resolutivos y Contractuales: Sirven para normar
disposiciones generales contenidas en leyes, Ej. El estatuto, reglamento,
bases de concurso, resoluciones administrativas, directivas, circulares,
contratos, convenios.
 Informativos.- Utilizados para establecer una comunicación.

Ej. Circulares, boletines, trípticos, programa de actividades, currículos.

 Administrativos.- documento protocolar que vincula a autoridades y otros
con la finalidad de comunicar y coordinar acciones. Ej. solicitudes,
oficios, memorandos, cartas, etc.
14
 CONTROL Y RETENCIÓN DE DOCUMENTOS
 El control de los documentos comienza desde su recepción y
termina cuando son archivados por las respectivas
dependencias, donde sigue su control de archivo hasta su total
eliminación, de acuerdo a ley.

SISTEMA DE CARGO:
 Existen varios sistemas de cargo y se aplican de acuerdo a las
necesidades de cada oficina. Por ejemplo: libros, cuadernos de
registro, copias de los documentos, etc.(citar ejemplos)

GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
 Lo primero que corresponde realizar por una oficinista, es
analizar cada documento, por el asunto, para determinar su
gestión.
15
 ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
 

Para asegurarse de que los documentos estarán disponibles para ser

consultados cuando se necesiten, es importante que la empresa
mantenga en un mismo sitio la correspondencia. Estos son los
archivos.
RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
El método que se utiliza para mantener la correspondencia recibida
varía de una compañía a otra. En la mayoría de las empresas grandes,
existe un departamento central de correo que
  Tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a
los departamentos o individuos indicados.
La correspondencia dirigida a los ejecutivos de alto nivel, se entrega
sin abrir, sólo podrán se aperturadas por sus secretarias. En caso de
que en la rotulación diga “personal” sólo será aperurada por el o la
interesada

16
 DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
FINALIDAD
 Facilitar la localización de los documentos a través
del seguimiento.
 Brindar un eficaz y eficiente servicio de información.

 Instrumentos Descriptivos:
 Guías
 Inventarios
 Seguimiento computarizado

17
¿CÓMO ES LA ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA?
Remitidos Recibidos Varios
Oficios oficiosoficios, cartas
Solicitudes solicitudes solicitudes,
Cartas cartas informes, etc.
Informes informes
Memorandos memorandos
Por oficinas
 Geográficamente
 Cronológicamente
 Alfabéticamente
 Numéricamente.
18
No es la acumulación Un repositorio de documentos que
indiscriminada de papeles después de ser evaluados por su
cuyo valor nunca fue contenido, ameriten ser conservados
establecido si no temporal o permanentemente.

19
 Mesa de
Partes/Área de Solicita matricularse en turno
admisión y carrera a la que postuló.
(FUT)
NO SI
Expediente
COMPLETO

MATRÍCULA
DEL INGRESANTE
Área de
Programación

Tesorería

Ficha de
matrícula

Atención
médica FIN
 PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

La palabra Proceso presenta origen latino, del vocablo processus, de procedere, que
viene de pro (para adelante) y cere (caer, caminar), lo cual significa progreso, avance,
marchar, ir adelante, ir hacia un fin determinado.

Proceso está definido como la sucesión de actos o acciones realizados con cierto
orden, que se dirigen a un punto o finalidad. Según el diccionario de la real academia
española esta palabra es definida como la acción de ir hacia adelante, al transcurso del
tiempo, al conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial.
 PROCESO

Secuencia de Para Obtener un

pasos establecer un objetivo
organizados orden específico
 TRÁMITE DOCUMENTARIO

Manejo de la documentación desde que ingresa un documento a una

organización o entidad empresarial manteniendo el control de la
ubicación física y estado actual y pasado del documento con el fin de
obtener un resultado específico en el menor tiempo posible.
También podemos decir que Trámite Documentario es una aplicación que permite a
las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de
la documentación que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos
mostrar estadísticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor
y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la
organización.
En las organizaciones, el ingreso, creación y
envío de documentos es una tarea de
ejecución diaria en las diferentes
organizaciones. La administración del flujo
de estos documentos y la ubicación de los
mismos se ha convertido en una tarea
titánica, si no imposible. Esta situación lleva
a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten
recursos generando múltiples veces los
mismos documentos o que la imagen de la
organización se deteriore al no responder a
los requerimientos con diligencia y
oportunidad.
Finalidad del trámite documentario
Las normas para la sistematización del trámite documentario tiene la finalidad
de simplificar agilizar el flujo de la documentación desde el momento en que
ésta se origina hasta el momento en que se le da el destino final dentro de los
lineamientos de eficacia y productividad.
La búsqueda de un patrón racional establece que la validez del trámite
documentario, implica no sólo las necesidades de encontrar un camino
adecuado a la tramitación de los documentos, sino a la nueva tónica que obliga
el avance tecnológico.
Beneficios del trámite documentario
 Al disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de
un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se
evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan
avisos y recordatorios por correo electrónico.
 

 Al disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente los

gastos por este concepto.
 

 Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre

este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado,
ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse
en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado
documento.
 

 Estandarización de la documentación emitida (cartas, memos,

oficios, resoluciones, convenios, etc.).
¿Qué es una oficina de trámite documentario?
Es un órgano de apoyo que tiene por finalidad proporcionar y
dirigir las acciones que constituyen el proceso de trámite
documentario, el movimiento interno de los documentos que
ingresan y salen de la entidad, así como el suministro de la
información, ubicación de los expedientes y dirección de los
trámites respectivos mantiene relaciones con los órganos
superiores de apoyo, de asesoramiento para la mejor marcha del
trámite documentario, intercambia criterios en información de la
especialidad con las entidades públicas y privadas, nacionales y
extranjeras.
Bases para un buen trámite documentario
Para que se lleve a cabo un buen trámite documentario deben
observarse tres condiciones fundamentales:
 Agilidad: Que el documento llegue a su destino en forma
rápida.
 Oportunidad: Que el documento cumpla su finalidad en el
momento oportuno.
 Eficiencia: Que el documento sea atendido con el mínimo de
recursos posibles o en el menor tiempo posible.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Podemos clasificar la documentación de diferentes formas, una opción:
Externa y interna.
1. Documentación Externa.- Es la que proviene de los organismos y
personas fuera de la entidad, esta puede ser:
 Documentación Externa simple.- Es la que no genera un
procedimiento. Ejemplo: Situaciones de invitación,
agradecimiento, pésame, etc.

 Documentación externa compuesta.- Es la que genera un

procedimiento. Ejemplo: Solicitudes, cartas, oficios, etc.

 Documentación Externa Especial.- Se refiere a la documentación

con características especiales como “Privado”, “Confidencial”,
“Muy Confidencial”, “secreto”, “reservado”, “personal”, etc.
Generalmente este tipo de documento va dirigido a autoridades
como Ministros, Congresistas, Directores, Gerentes, etc. Tiene un
tratamiento especial para su control.
2. Documentación Interna.- Es la que se origina dentro de la entidad y
esta pueda ser:
 
 Documentación Interna simple.- No genera ningún trámite ni
procedimiento alguno. Ejemplo: citaciones, invitaciones,
agradecimientos, felicitaciones, folletos, separatas, etc.
 
 Documentación interna compuesta.- Es la que genera un
procedimiento. Ejemplo: Solicitudes, memorandos, informes,
etc.

 Documentación Interna Especial.- Se refiere a la

documentación que por su contenido es tratada en forma
directa, su carácter es privado, confidencial, secreto o personal.
TRÁMITE DOCUMENTARIO

El Proceso del trámite

documentario abarca
SIETE acciones básicas
que pueden modificarse
según la necesidad o rubro
de la empresa o
institución.
1. RECEPCIÓN (verificación de documentos)

Recepción es el acto administrativo que consiste en

recibir los documentos que son presentados para
gestionar cualquier servicio de la empresa con los
requisitos que señalan las normas.

El trámite inicia con el primer

escrito del interesado y se
seguirán agregando
documentos (si los hubiera) al
expediente en estricto orden
cronológico.
 RECEPCIÓN (verificación de documentos)
 
Recepcionar la documentación que ingresa por mesa de partes. Debe estar
capacitada para observar que cada documento reúna los requisitos necesarios
para su tramitación.
Escritos por persona natural, debe contener los siguientes datos:
 DNI u otro documento del interesado
 Lugar y fecha
 Dependencia o autoridad a la se dirige
 La Petición concreta expresada
 Nombres y apellidos
 Domicilio real o legal
 Firma
 La petición concreta
Si proviene de una institución, deberá contener el asunto, firma, pos firma,
lugar y fecha.
Los documentos deberán tener copia, que será devuelta al interesado con el
correspondiente sello de recepción.
1. RECEPCIÓN (verificación de documentos)

Se sella, fecha, numera e inicia la foliación y se

entrega al interesado la copia o cargo, quedando el
original para su trámite.

El personal a cargo está

obligado a recibir bajo
responsabilidad todos los
escritos, solicitudes o recursos
que se presenten en horas
hábiles.
1. RECEPCIÓN (verificación de documentos)

La documentación clasificada como personal,

confidencial, privada, secreta, reservada u otra palabra
o frase de significado equivalente, se recepcionará en
sobre cerrado y se entregará a su destinatario, tal como
se recibió, empleando solo el cuaderno de cargos.
2. REGISTRO:

Procedimiento: Asentar o inscribir los documentos recepcionados

en un libro de. ingreso de documento.
 
Este registro se caracteriza por:
• Único, debido a que la numeración es correlativa
• Integral, se anotan o registran todos los datos necesarios
• No deben haber borrones
3. CLASIFICACIÓN:

Agrupar los expedientes o documentos ingresados en forma

separada tanto por asuntos o motivos afines.
4. DISTRIBUCIÓN:

Consiste en derivar o transferir los expedientes clasificados a

los órganos, departamentos, oficinas a las que competen su
atención. En este procedimiento se seguirá utilizando un libro de
registros, debiendo anotarse las áreas a donde fue derivado el
documento.
 
5. CONTROL Y SEGUIMIENTO:

Acción que requiere un especial cuidado, controlar el

movimiento de los expedientes en forma específica.

Para permitir informar del estado en que se encuentran estos.

6. INFORMACIÓN:

Dar a conocer del estado en que se

encuentra el documento presentado.
El responsable es mesa de partes,
ya el documento ingresó para esta
instancia.
7. ARCHIVO:

Es el proceso final en la administración, la

documentación cumplió su objetivo.
 Recepción

Registro

Clasificación

Distribución

Control y seguimiento

información

Archivo
FIN
 TRÁMITE DE CERTIFICACIÓN MODULAR
3°
1° 2°
Secretaria Académica
Mesa de Partes - Verifica, registra
- Jefe de U.A.
FUT - Evalúa y verifica expediente y consolida.
- Récord - Emite dictamen de
requisitos
académico/nota - Autoriza emisión conformidad.
práct. del módulo - Proyecta resolución de
- de certificado
Pago por derecho - Deriva expediente emisión de Certificado.
de certificado. - Organiza expediente y
- a Secretaría Acad.
Copia DNI. deriva a Dirección Gral.

5° 4°

SECRETARÍA ACAD. DIRECTOR GENERAL

- Recepciona y registra - Firma Resolución
- Entrega al interesado - Certificado
en acto de colación
 TRÁMITE DE Mesa de - 1°
FUT
Partes -
CERTIFICACIÓ (FUT) -
Récord académico/nota práct. del módulo
Pago por derecho de certificado.
N MODULAR - Copia DNI.
(IESTP. FPGV) NO SI 2°
Jefe de - Evalúa y verifica requisitos
3° U.A - Autoriza emisión de certificado
- - Deriva expediente a Sec. Académica
registra EL expediente y
consolida.
- Emite dictamen de
conformidad. Secretaría
- Proyecta resolución de Académica
emisión de Certificado
- 4°
Organiza expediente y Director General.
deriva a Dirección Dirección
Firma la resol. y certificado
General
5°
- Recepciona y registra IESTP
- Entrega al interesado en FPGV.
acto de colación Secretaría
Académica
FIN