Tablas Dinámicas
Tablas Dinámicas
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes
volúmenes de datos. Se utiliza para analizar detenidamente datos numéricos y responder a
preguntas no anticipadas sobre los datos.
Esta especialmente diseñado para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el
usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías,
y crear cálculos y fórmulas personalizados.
Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los
datos de resumen de las áreas de interés.
Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de
origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles
e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
A menudo se utiliza cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si
tiene una lista larga de números para sumar y desea realizar comparaciones
distintas con cada número.
En el informe de tabla dinámica mostrado a continuación, puede ver fácilmente cómo
se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de
cualquier otro deporte o trimestre, o con las ventas totales.
Para ir conociendo en profundidad la enorme potencia de las tablas dinámicas,
vamos a ver un sencillo ejercicio. Partiremos de la siguiente tabla con los
datos de una serie de conferenciantes, con las distintas ciudades, sueldo
percibido y horas trabajadas.
En esta tabla están los datos que
necesitamos para responder a las
siguientes preguntas:
¿Cuantas conferencias se han dado en
Madrid?,
¿Cuanto ha ganado Nadia Vidal y
Cristina García?
¿Cual es el numero de horas que Nadia
Vidal ha dado en Barcelona?
¿Cual es el sueldo promedio de cada
ponente?
¿ Y el sueldo medio por ciudad?
Vamos a responder la primera de las preguntas utilizando tablas dinámicas.
¿Cuantas conferencias se han dado en Madrid?
Lo primero que haremos será, ahora y siempre, seleccionar el rango de
datos que queremos usar para la tabla dinámica. En este caso sería el
rango A1:D15.
Una vez seleccionado el rango, en este caso, las columnas A, B, C y D. Nos
vamos al menú Insertar, opción Tabla dinámica.
Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y
menús para generar nuestra tabla dinámica.
Elegiremos el campo delegación (la columna de las ciudades) y, para saber
cuantas conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la
función que le asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente.
Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo
Ponente al área Valores.
Vemos que en el área Valores, pone Cuenta
de Ponentes, en un desplegable. En este caso
lo dejaremos como está porque lo que
queremos es que cuente el número de
ponentes, pero ahí podríamos elegir otras
funciones como la función SUMA,
PROMEDIO, etc.
Llegados a este punto se nos ha
generado la siguiente tabla dinámica
en la que se ve el número de
conferencias por cada ciudad y el
total.
Como quiera que en el ejercicio nos piden sólo las de Madrid, elegiríamos
Madrid del desplegable rotulado como Etiquetas de Fila.
El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo aparece el
dato de Madrid:
De este modo, en un instante podemos obtener la información por las
localidades que queramos.
En este ejemplo, hemos visto claramente porque se llaman tablas dinámicas,
porque son tablas que se modifican muy fácilmente en función de lo que nos
interese.
Formas de trabajar con Tablas Dinámicas
Explorar los datos de la siguiente manera:
Expandiendo y contrayendo los datos, y mostrando los detalles
subyacentes de los valores.
Ordenando, filtrando y agrupando los campos y elementos.
Cambiando las funciones de resumen y agregando cálculos y fórmulas
personalizados.
Cambiar el diseño de formulario y la organización de campos de la
siguiente manera:
Cambiando el formato del informe de tabla dinámica: compacto,
esquemático o tabular.
Agregando, reorganizando y quitando campos.
Cambiando el orden de los campos o elementos.
Cambiar el diseño de las columnas, las filas y los subtotales de la
siguiente manera:
Activando o desactivando los encabezados de campo de las columnas y
filas, o bien, mostrando u ocultando las líneas en blanco.
Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas.
Ajustando los anchos de columna al actualizar.
Moviendo un campo de columna al área de fila o un campo de fila al área
de columna.
Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y columna
externos.
Cambiar la presentación de las celdas en blanco y de los errores de la
siguiente manera:
Cambiando la forma en que se muestran los errores y las celdas vacías.
Cambiando la forma en que se muestran los elementos y rótulos sin
datos.
Mostrando u ocultando las líneas en blanco.
Cálculos personalizados para campos de
datos de Tablas Dinámicas
Para realizar cálculos personalizados
en campos de valores dispone de las
siguientes funciones.
Fórmulas en Tablas Dinámicas
Crear una Fórmula
Determinar si se desea un campo calculado o un elemento calculado dentro
de un campo.
Campo Calculado: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico que utiliza una fórmula creada por el usuario. Los campos
calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos
del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Se usa un campo
calculado si se piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula.
Elemento Calculado: Los elementos calculados pueden realizar cálculos
mediante el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de
tabla dinámica o gráfico dinámico. Se usa un elemento calculado si desea
que la fórmula utilice datos de uno o más elementos específicos dentro de
un campo.
Agregar un campo calculado
◦ Hacer clic en el informe de tabla dinámica.
◦ En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en
Fórmulas y, a continuación, hacer clic en Campo calculado.
◦ En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el campo.
◦ En el cuadro Fórmula, escribir la fórmula para el campo.
Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, hacer clic en el campo en
el cuadro Campos y, a continuación, clic en Insertar campo.
Hacer clic en Agregar.
Agregar un elemento calculado a un campo
◦ Si los elementos del campo están agrupados, en la ficha Opciones, en el
grupo Grupo, haga clic en Desagrupar.
◦ Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado.
◦ En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en Fórmulas
y, a continuación, haga clic en Elemento calculado.
◦ En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado.
◦ En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento.
Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga clic en el elemento
en la lista Elementos y, a continuación, en Insertar elemento (el elemento
debe ser del mismo campo que el elemento calculado).
Haga clic en Agregar.
Mostrar una lista de Fórmulas
Para mostrar una lista de todas las fórmulas utilizadas en el informe de tabla
dinámica actual, es necesario:
•Hacer clic en el informe de tabla dinámica.
•En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en Fórmulas y,
a continuación, clic en Crear lista de fórmulas.
Editar una Fórmula
1. Determinar si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento
calculado.
2. Realizar una de las siguientes operaciones:
• Editar una fórmula del campo calculado
• Modificar una única formula para el campo calculado
• Editar formulas individuales para celdas específicas de un elemento
calculado.
3. Si se tiene varios elementos o fórmulas calculados, ajustar el orden de
cálculo haciendo lo siguiente:
• Hacer clic en el informe de tabla dinámica.
• En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas hacer clic en Fórmulas
y, a continuación, clic en Orden de resolución.
• Hacer clic en una fórmula y, posteriormente, clic en Subir o en Bajar.
• Continuar hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que se desean
calcular.
Eliminar una fórmula
Eliminar un campo calculado
1. Hacer clic en el informe de tabla dinámica.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en
Fórmulas y, a continuación, clic en Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, seleccionar el campo que se desea eliminar.
4. Hacer clic en Eliminar.
Eliminar un elemento calculado
5. Hacer clic en el campo que contiene elemento a eliminar.
6. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en
Fórmulas y, a continuación, clic en Elemento calculado.
7. En el cuadro Nombre, seleccionar el elemento a eliminar.
8. Hacer clic en Eliminar.
