3.3.
9 Soportes contables para una
empresa
Los soportes contables son una serie de
documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa por ende
se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos se necesita tantas copias como lo
requiera la empresa. Todas las operaciones
económicas de una empresa se deben registran en
el libro de contabilidad.
CLASIFICACION
Los soportes de una empresa se dividen en dos partes
SOPORTES EXTERNOS SOPORTES INTERNOS
Son aquellos emitidos Son los documentos
fuera de la empresa y emitidos en la empresa
luego recibidos y que pueden ser
conservados entregados a terceros
dentro de la empresa o
circular dentro de la
misma
DOCUMENTOS INTERNOS
Nota de contabilidad
Es un documento interno de la empresa que es utilizado para hacer
registros contables cuando se trata de operaciones que no tienen soportes
externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos
específicos.
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento de tipo contable en donde se registran en forma resumida
las operaciones comerciales realizadas por las empresas.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Recibo de caja o comprobante de ingreso
Son los documentos que respaldan entradas de dinero a tu empresa. Cada
vez que registres un Ingreso, ya sea como pago de una factura de venta o por
otros ingresos asociados a cuentas contables, automáticamente quedará
registrado un recibo de caja para dicho dinero recibido.
Recibo de consignación
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar.
Factura comercial
Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación
de compraventa
DOCUMENTOS EXTERNOS
Comprobante de venta con tarjeta de crédito
Cuando una empresa recibe tarjeta de crédito de sus clientes es por que se
encuentra afiliado al sistema, suscribiendo un contrato con la entidad
financiera donde se compromete aceptar las tarjeta de crédito como un medio
de pago y por su parte la entidad financiera se compromete a pagar al
afiliado la suma de los comprobantes firmados.
Cheque
Es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que emite y firma
una persona (librador), para que una entidad financiera (librado) pague la
cantidad consignada en el mismo a otra persona (tenedor o beneficiario),
siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la que se libra
el cheque.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Comprobante de pago o de egreso
Es un documento contable que permite registrar el pago de las diferentes
obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a
proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes gastos
operacionales (servicios, papelería, etc.)
Letra de cambio
Es un documento de cobro en donde se ordena el pago de una determinada
suma de dinero en la fecha de vencimiento.
Nota debito
Sirve para aumentar el valor de una factura emitida con anterioridad, por
ejemplo, si se cometió un error al ingresar el monto del producto y el IVA en la
factura electrónica, normalmente se genera una nota de débito.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Nota crédito
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la
devolución de un valor determinado por el concepto indicado en la nota.
Recibo de caja menor
Es un soporte que debe diligenciar el funcionario que solicita la compra o
servicio para justificar el gasto, con la firma del respectivo proveedor en caso
de que no expida factura.
