GENERALIDADES DE
ALMACENAMIENTO
MÓDULO II
FACILITADORA: SOLANYI LORA
OBJETIVO GENERAL DEL MÓDULO
Al finalizar el módulo de aprendizaje, las
personas participantes estarán en capacidad
de analizar las generalidades de
almacenamiento, de acuerdo a los
procedimientos y normas establecidos.
Concepto de Almacén
Un almacén básicamente es un espacio, recinto,
edificio, o instalación donde se suele guardar la
mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras
funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de
productos determinados, hacer recambios (tanto para el
mantenimiento como para la existencia técnica), etc.,
más profundamente diríamos que el término almacén
viene derivado del árabe (almaizan) y es una casa o
edificio donde se guardan géneros de cualquier clase.
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser
requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o
mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable o rentable para un negocio según el
apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento
rápido de entrado y salida, o sea una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo
de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de
operación.
FUNCIONES DE UN ALMACEN
• Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y
deterioros.
• Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
• Mantienen en constante información al departamento de compras,
sobre las existencias reales de materia prima.
• Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
Objetivos de los almacenes
Para que un almacén sea eficiente debería tener en cuenta
estos objetivos:
• Aprovechamiento del espacio físico
• Minimizar la manipulación
• Facilidad de acceso al stock
• Mínimos recorridos
Objetivos de los almacenes
• Posibilidad de rotación del stock
• Facilidad de control del stock
• Facilidad de gestión
Según su situación geográfica y la actividad que realicen, podemos
distinguir entre:
- Almacén Central: Es el almacén más próximo a los centros
productivos con el fin de disminuir los costes. Una de las funciones que
tiene este tipo de almacén es suministrar productos a los almacenes
regionales. Se caracteriza por que en él se manipulan unidades de carga
completas, tales como paletas.
- Almacén Regional: Es el almacén que se localiza cerca de los lugares
donde se van a consumir los productos. Se caracteriza por su especial
diseño: adecuado para recibir grandes vehículos para la descarga de
mercancía y con una zona de expedición menor. La ruta de distribución
de los productos del almacén a los centros de consumo no debe ser
superior a un día.
- Almacén de Tránsito: Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la
recepción y expedición rápida de productos. Se suele localizar en algún punto
intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos
hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día. Suele aplicar
equipos y sistemas de almacenaje sencillos.
Según el tratamiento fiscal que reciben los productos
almacenados, podemos distinguir los siguientes tipos de
almacenes:
-Almacén con productos en régimen fiscal general: Es aquel
en el que los productos almacenados no gozan de exenciones
fiscales, por lo que se les aplican los impuestos vigentes y de
forma general.
-Almacén con productos en régimen fiscal especial: Es el
almacén cuyos productos están exentos de impuestos ordinarios
mientras estén situados en ese espacio en concreto; un ejemplo
de ello son las zonas francas, los depósitos aduaneros, etc.
Según el recinto del almacén, tenemos los siguientes tipos:
- Almacén Abierto: Es aquel que no requiere ninguna edificación, la
superficie destinada a almacenaje -al igual que los pasillos- queda
delimitada por una valla, o bien por números o señales pintadas. Debe
almacenarse productos que no se deterioren cuando estén expuestos a la
intemperie.
- Almacén Cubierto: Es el almacén cuya área destinada al depósito de
los productos está constituida por un edificio o nave que los protege. En
ocasiones hay productos que necesitan estar protegidos de la luz, tener
unas condiciones térmicas especiales, etc., por lo que debe existir un
edificio adecuado para estos casos.
Según el grado de mecanización podemos distinguir distintos tipos de
almacenes, en función de cómo se manipulen los productos, se usen los equipos y
se apliquen los sistemas de almacenaje:
- Almacén convencional: Es aquel cuyo equipamiento máximo de almacenaje
consiste en estanterías para el depósito de paletas, con carretillas de mástil retráctil.
Esto influirá en las dimensiones del almacén, cuya altura oscilará entre 6 y 7 m;
además deberá tener pasillos anchos para que discurran sin dificultad las carretillas.
- Almacén mecanizado: Es el almacén en el que la manipulación de productos se
realiza mediante equipos automatizados, por lo que reduce al mínimo la actividad
realizada por los trabajadores. Su altura sobrepasa los 10 m, por lo que permite
almacenar mayor volumen de productos. Todo esto requiere que las unidades de
carga tengan las mismas dimensiones.
EL ALMACENISTA
Es la persona encargada de atender los
requerimientos de diferentes unidades o
dependencias en cuanto al suministro de materiales,
repuestos, equipos y otros rubros de un depósito o
almacén, recibiéndolos, clasificándolos,
codificándolos, despachándolos e inventariándolos
para satisfacer las necesidades de dichas unidades.
EL ALMACENISTA
El encargado de almacén será la persona responsable del
correcto funcionamiento de todas las actividades que se
desarrollan en él y también de la optimización del
espacio. Una buena labor llevará desarrollada aquí,
ayudara a la empresa a obtener unos resultados óptimos
con el consiguiente aumento de la calidad del servicio y
de la satisfacción del cliente.
PERFIL DE UN ALMACENISTA
• Reciben, verifican y clasifican los productos, mercancías por almacenar.
• Colocan, a mano o con máquinas, las mercancías en los espacios correspondientes
dentro del almacén, conforme a las Normas de Seguridad e Higiene.
• Llevan registros de la cantidad, tipo, ubicación de los productos y/o mercancías
almacenados, para lo cual, pueden operar programas de cómputo.
• Verifican que los comprobantes y registros diarios de movimientos de mercancías
o productos existentes en el almacén correspondan entre sí.
• Formulan inventarios físicos de los productos o mercancías almacenados, con el
propósito de comprobar que concuerden con los movimientos realizados.
PERFIL DE UN ALMACENISTA
• Formulan informes de los movimientos realizados en el almacén.
• Pueden operar montacargas y paletizadoras automáticas para la estiba de las
mercancías.
• Pueden dar mantenimiento preventivo al equipo y herramientas utilizados para el
movimiento de los productos o mercancías.
• Pueden atender y observar una báscula de plataforma para pesar diversos insumos
y productos.
• Pueden empacar y embarcar los productos de acuerdo con los requerimientos del
solicitante.
Las funciones de un almacenista
Las funciones de un almacenista pueden variar
dependiendo de la empresa y el sector al que
pertenezca la misma; sin embargo hay ciertas
actividades que este realiza que son inherentes a
todas las áreas, dentro de las cuales cabe destacar
las siguientes:
Las funciones de un almacenista
• Suministrar los elementos que le sean requeridos
por el personal autorizado.
• Recibir e inventariar los materiales y elementos que
ingresen al almacén
• Revisar las especificaciones y las condiciones
físicas del equipo y material solicitado
Las funciones de un almacenista
• Rendir las cuentas que le son solicitadas en la
periodicidad requerida por la autoridad competente.
• Verificar el material en existencia según listado o informe
de inventario.
• Coordinar y vigilar la elaboración del plan de compras
acorde con la normatividad
Las funciones de un almacenista
• Solicitar las cotizaciones de adquisiciones cuando éstas
sean requeridas.
• Realizar mensualmente el inventario general de
Almacén
• Habilidades requerí das
• Trabajo en equipo, organización y responsabilidad
• Planeación
PRINCIPIOS DE
ALMACEN
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo
la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con
su debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos
del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las
existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y
conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre
bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas
con su debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de
producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación
en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma
localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a
él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de
control de inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de
operación.
PROCEDIMIENTOS
DE ALMACEN
• Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para ella en el almacén.
• Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
• Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.
• Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la
mercancía que más se utiliza).
• Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.
• Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los de más cercana
caducidad.
• Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta (ítems o productos hijos).
• Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato
correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de
mercancías.
• Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el sistema, esto es darle
salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.
Importancia de la coordinación en todas las
operaciones de almacén
Tal su nombre lo afirma, un almacén es un lugar o punto que anda con el almacenaje
de cierto modelos de productos. Los almacenes toman parte indispensable de todo el
patrón de organización de una empresa actualmente es ahí a donde llegan los bienes
para su futuro traslado o para su posterior comercialización.
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya
que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el
departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
