INSTRUMENTOS PÚBLICOS

PROTOCOLARES

FERNANDO TARAZONA ALVARADO

NOTARIO DE LIMA
INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL

Es instrumento público notarial lo que el

notario, por mandato de ley o a solicitud
de parte, extiende o autoriza en ejercicio
de su función, dentro de los límites de su
competencia y con las formalidades de ley.
Los instrumentos públicos notariales
otorgados con arreglo a ley, producen fe
respecto a la realización del acto jurídico y
de los hechos y circunstancias que el
notario presencie.
INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES Y
EXTRAPROTOCOLARES
INSTRUMENTOS PÚBLICOS
PROTOCOLARES
Son instrumentos públicos protocolares las
escrituras públicas y demás instrumentos
que el notario incorpora al protocolo
notarial, los que debe conservar y expedir
los traslados correspondientes.
INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES Y
EXTRAPROTOCOLARES
INSTRUMENTOS PÚBLICOS
EXTRAPROTOCOLARES
Son Instrumentos Públicos
Extraprotocolares las actas y demás
certificaciones notariales que se refieren a
actos, hechos y circunstancias que
presencie o le conste al notario por razón
de su función, y que no se incorporan al
protocolo notarial.
EL PROTOCOLO NOTARIAL

El Protocolo Notarial es la colección

ordenada de registros sobre la misma
materia en los que el notario extiende los
instrumentos públicos protocolares con
arreglo a ley.
REGISTROS QUE CONFORMAN EL PROTOCOLO NOTARIAL

a).- De escrituras públicas.

b).- De testamentos.
c).- De actas de protesto.
d).- De actas de transferencia de bienes muebles
registrables.
e) De actas y escrituras de procedimientos no
contenciosos.
f) De instrumentos protocolares denominados de
constitución de garantía mobiliaria y otras
afectaciones sobre bienes muebles.
g) Otros que la ley determine.
FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO NOTARIAL

Es importante porque es el conjunto de

matrices o registros ordenadamente
dispuestos en tomos, encuadernados y
empastados para su conservación y
archivamiento en la notaría.
EL REGISTRO NOTARIAL

El registro se compone de cincuenta fojas ordenadas

correlativamente según su numeración.
Puede ser llevado de dos maneras:
a) En veinticinco pliegos de papel emitido por el
Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos
dentro de otros, de modo que las fojas del primer
pliego sean la primera y la última; que las del segundo
pliego sean la segunda y la penúltima y así
sucesivamente;
b) En cincuenta hojas de papel emitido por el Colegio
de Notarios, que se colocarán en el orden de su
numeración seriada, para permitir el uso de sistemas
de impresión computarizado.
CARACTERISTICAS

- Se incorporan al protocolo.
- Son eminentemente formales.
- Gozan de la garantía de la autenticidad.
- Son medios de prueba ante terceros.
- Son públicos
- Son ejecutivos.
- Producen efectos jurídicos.
- Son inscribibles
- Su contenido perdura a través del tiempo.
- Ostentan la calidad de prueba plena.
FORMALIDADES
- Autorización de los Registros por el CN.
- Foliación de los Registros.
- Formación de tomos: Un tomo por cada 10
registros.
- Conservación de los Registros: El notario
responde del buen estado.
- Seguridad de los Registros: No pueden
extraerse de la oficina del notario, salvo por
fuerza mayor o se requiera para el
cumplimiento de la función.
- Intangibilidad del instrumento público.
- Cierre de los registros: el 31 de diciembre de
cada año.
INTANGIBILIDAD DE UN INSTRUMENTO PÚBLICO

El instrumento público protocolar suscrito por

los otorgantes y autorizado por el notario no
puede ser objeto de aclaración, adición o
modificación. Ésta se hace mediante otro
instrumento público protocolar y debe dejarse
constancia en el primero, de haberse extendido
otro instrumento que lo aclara, adiciona o
modifica. En el caso que el instrumento que
contiene la aclaración, adición o modificación
se extienda ante distinto notario, éste debe
comunicar esta circunstancia al primero.
 CORRECCIÓN UNILATERAL

Cuando el notario advierte algún error en la

escritura pública, en relación a su propia
declaración, puede rectificarla bajo su
responsabilidad y a su costo, con un
instrumento aclaratorio sin necesidad que
intervengan los otorgantes, debiendo de
informar a los otorgantes del hecho al domicilio
señalado en la escritura pública.
 CORRECCIÓN UNILATERAL

- Será aplicable a todo error en relación a la

propia declaración del notario.
- Son declaraciones del notario las
constataciones que él efectúa y consigna en
el instrumento público.
- No se considera declaración del notario el
contenido de la minuta o la declaración de
voluntad de las partes sin minuta, ni
transcripción de documentos anexos que
completen el sentido y efectos de la minuta.
EL ARCHIVO NOTARIAL

El archivo notarial se integra por:

a) Los registros que lleva el notario conforme a

ley;
b) Los tomos de minutas extendidas en el
registro;
c) Los documentos protocolizados conforme a
ley; y,
d) Los índices que señala esta ley.
 INDICES

El notario llevará índices:

- Cronológico y
- Alfabético

En los instrumentos públicos protocolares se

llevan ambos índices, a excepción del registro
de actas de protestos que solo lleva el índice
cronológico. En el índice se consigna los datos
necesarios para individualizar cada
instrumento.
TRASLADOS INSTRUMENTALES

Son traslados las copias certificadas o

certificaciones que expide el notario de los
instrumentos públicos notariales que hubiera
autorizado en el ejercicio de su función.
 TIPOS DE TRASLADOS INSTRUMENTALES

- Testimonio: Transcripción íntegra del

instrumento público notarial.

- Boleta: Un resumen del contenido del

instrumento público notarial o transcripción
de las cláusulas o términos que el
interesado solicite.

- Parte: Transcripción íntegra del instrumento

público notarial para su presentación al
Registro.
 PARTE NOTARIAL (I)

- El parte notarial debe constar en papel notarial

de seguridad uniforme, el mismo que incorpora
características especiales que evitan la
falsificación o alteración de su contenido. El
empleo de dicho papel es obligatorio desde el 01
de abril de 2016.
- A partir del 01 de febrero de 2016, los partes
notariales referentes a mandatos y poderes
inscribibles en el Registro de Mandatos y Poderes
de la Oficina Registral de Lima de la Zona Registral
Nº IX – Sede Lima, se expiden obligatoriamente
en formato digital utilizando la tecnología de
firmas y certificados digitales de acuerdo a la ley
de la materia.
 PARTE NOTARIAL (II)

- Resolución Nº 179-2015-SUNARP/SN:
extiende la presentación en línea de los
partes digitales a las inscripciones de
constituciones de empresas, como a las de
otorgamiento de poderes, en cualquiera de
las oficinas registrales a nivel nacional.
- Resolución Nº 101-2018-SUNARP/SN:
extiende la obligatoriedad de la
presentación en línea a los actos inscribibles
en el Registro de Mandatos y Poderes de las
Oficina Registrales de Tumbes, Talara,
Sullana y Piura.
 PARTE NOTARIAL (III)

- Resolución Nº 167-2018-SUNARP/SN:
extiende obligatoriedad de la presentación
en línea en el Registro de Mandatos y
Poderes de las oficinas registrales de Lima,
Callao, Chiclayo, Tumbes, Talara, Sullana y
Piura. En las demás oficinas registrales, la
presentación en línea es facultativa.
 PARTE NOTARIAL (IV)

- Resolución Nº 033-2016-SUNARP-SN:
extiende el empleo de la presentación en
línea de partes firmados digitalmente, a
través del SID-SUNARP, a los contratos de
compraventas de vehículos que se
presenten en la Oficina Registral de Lima,
ampliada a todas las oficinas registrales del
país mediante Resolución Nº 277-2017-
SUNARP-SN.
 PARTE NOTARIAL (V)

- Resolución Nº 068-2016-SUNARP-SN:
extiende la presentación de partes firmados
digitalmente, a través del SID-SUNARP, a las
solicitudes de inscripción de compraventas
sobre predios registrados en la Oficina
Registral de Lima, siempre y cuando se
cumpla con los requisitos siguientes: a) se
trate de un solo predio, b) una sola partida
registral, c) el titular registral sea el
transferente y d) no comprenda la
transferencia de cuotas ideales.
 PARTE NOTARIAL (VI)

- Resolución Nº 083-2018-SUNARP-SN: se
extiende la presentación de partes firmados
digitalmente, a través del SID-SUNARP, a las
solicitudes de inscripción en los Registros de
Sucesiones Intestadas de todo el país.
 EL REGISTRO DE ESCRITURAS PÚBLICAS

La escritura pública es el documento matriz

incorporado al protocolo notarial, autorizado
por el notario y que contiene uno o mas
negocios jurídicos.
“…aquel documento autorizado por el notario u
otro funcionario con atribuciones legales para
dar fe de un acto o contrato jurídico” (Herrera
Cavero).
“…se trata de la escritura matriz, del original
autorizado por notario en que consta la esencia
de un contrato o de un acto jurídico inter vivos
o de última voluntad” (Azpeitia).
CONTENIDO

En el registro de escrituras públicas se

extienden:

- Escrituras públicas.

- Protocolizaciones y actas que la ley

determina.
PARTES

La redacción de la escritura pública comprende

tres partes:

- Introducción.

- Cuerpo.

- Conclusión.
INTRODUCCIÓN (I)

Antes de la introducción de la escritura pública, el notario

puede indicar el nombre de los otorgantes y la naturaleza
del acto jurídico.
En la introducción se indica:
a).- Lugar y fecha de extensión del instrumento.
b).- Nombre del notario.
c).- Nombre, nacionalidad, estado civil y profesión u
ocupación de los comparecientes; seguida de la indicación
que procede por su propio derecho.
d).-El documento nacional de identidad - DNI, los
documentos de identidad o de viaje determinados para la
identificación de extranjeros en el territorio nacional
conforme a la normatividad sobre la materia, y la
verificación de la respectiva categoría y calidad migratorias
vigentes que lo autorice a contratar.
INTRODUCCIÓN (II)

e).- La circunstancia de intervenir en el instrumento una

persona en representación de otra, con indicación del
documento que lo autoriza; así como, los datos de
identificación del beneficiario final, conforme a la
legislación de la materia.
f).- La circunstancia de intervenir un intérprete en el caso
de que alguno de los comparecientes ignore el idioma en
el que se redacta el instrumento.
g).-La indicación de intervenir de una persona, llevada
por el otorgante, en el caso de que éste sea analfabeto,
no sepa o no pueda firmar, sin perjuicio de que
imprima su huella digital. A esta persona no le alcanza
el impedimento de parentesco que señala esta Ley para
el caso de intervención de testigos.
INTRODUCCIÓN (III)

h).- La fe del notario de la capacidad, libertad y

conocimiento con que se obligan los comparecientes.
i).- La indicación de intervenir de apoyos, a las personas
que sean apoyos no les alcanza el impedimento de
parentesco que señala esta Ley para el caso de
intervención de testigos.
j).- Cualquier dato requerido por ley, que soliciten los
comparecientes o que sea necesario a criterio del notario.
k).- La indicación de extenderse el instrumento con
minuta o sin ella.
IDENTIFICACIÓN DEL OTORGANTE (I)

El notario dará fe de conocer a los otorgantes y/o

intervinientes o de haberlos identificado, conforme a lo
siguiente:

a) Cuando en el distrito donde se ubica el oficio

notarial tenga acceso a internet, el notario exigirá el
documento nacional de identidad y deberá verificar la
identidad de los otorgantes o intervinientes utilizando
la comparación biométrica de las huellas dactilares, a
través del servicio que brinda el Registro Nacional de
Identidad y Estado Civil — RENIEC.
IDENTIFICACIÓN DEL OTORGANTE (II)

b) Cuando no se pueda dar cumplimiento a lo señalado

en el literal a) respecto a la comparación biométrica de
las huellas dactilares por causa no imputable al notario,
éste exigirá el documento nacional de identidad y la
consulta en línea para la verificación de las imágenes y
datos del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil
— RENIEC con la colaboración del Colegio de Notarios
respectivo, si fuera necesaria. El notario podrá recurrir
adicionalmente a otros documentos y/o la intervención
de testigos que garanticen una adecuada identificación.
IDENTIFICACIÓN DEL OTORGANTE (III)

c) Tratándose de extranjeros residentes o no en el país,

el notario exigirá el documento oficial de identidad, y
además, accederá a la información de la base de datos
del registro de carnés de extranjería, pasaportes y
control migratorio de ingreso de extranjeros; en tanto
sea implementado por la Superintendencia Nacional de
Migraciones. Asimismo, de juzgarlo conveniente podrá
requerir otros documentos y/o la intervención de
testigos que garanticen una adecuada identificación.
IDENTIFICACIÓN DEL OTORGANTE (IV)

d) Excepcionalmente y por razón justificada, el notario

podrá dar fe de conocimiento o de identidad sin
necesidad de seguir los procedimientos señalados en
los literales a) y b). En este caso, el notario incurre en
las responsabilidades de ley cuando exista suplantación
de la identidad.
IDENTIFICACIÓN DEL OTORGANTE (V)

El notario que cumpliendo los procedimientos

establecidos en los literales a), b) y c) diere fe de
identidad de alguno de los otorgantes, inducido a error
por la actuación maliciosa de los mismos o de otras
personas, no incurre en responsabilidad, sin perjuicio
de que se declare judicialmente la nulidad del
instrumento.
En el instrumento público protocolar suscrito por el
otorgante y/o interviniente, el notario deberá dejar
expresa constancia de las verificaciones a las que se
refiere el presente artículo o la justificación de no
haber seguido el procedimiento.
OTORGANTE E INTERVINIENTE

El otorgante es aquella persona relacionada

directamente con el acto jurídico. Ejemplo: el
vendedor y el comprador.

El interviniente es aquella persona que

colateralmente participa en una escritura
pública. Ejemplo: Traductor, testigo o perito.
 TESTIGO Y FIRMA A RUEGO

La firma a ruego implica la imposibilidad del

otorgante para firmar por sus propios medios,
por ello interviene un testigo que la hace en
reemplazo del otorgante. La Ley ha previsto la
intervención de testigos cuando el otorgante
sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea
ciego o tenga otro defecto que haga dudosa su
habilidad, sin perjuicio de que imprima su
huella digital. En estos casos no le alcanza el
impedimento de parentesco.
IMPEDIMENTOS PARA SER TESTIGO

- Ser sordo, ciego y mudo.

- Ser analfabeto.
- Ser cónyuge, ascendiente, descendiente o
hermano del compareciente.
- Ser cónyuge o pariente del Notario dentro del
cuarto grado de consanguinidad o segundo de
afinidad.
- Los que a juicio del notario no se identifiquen
plenamente.
- Ser dependiente del Notario.
Al testigo cuyo impedimento no fuese notorio al
tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil
si la opinión común así lo hubiera considerado.
 CUERPO DE LA ESCRITURA PÚBLICA

a)La declaración de voluntad de los otorgantes,

contenida en minuta autorizada por letrado, la
que se insertará literalmente.
b)Los comprobantes que acrediten la
representación, cuando sea necesaria su
inserción;
c)Los documentos que los comparecientes
soliciten su inserción;
d)Los documentos que por disposición legal sean
exigibles; y,
e)Otros documentos que el notario considere
conveniente.
 CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA (I)
a) La fe de haberse leído el instrumento, por el notario
o los comparecientes, a su elección;
b) La ratificación, modificación o indicaciones que los
comparecientes hicieren, las que también serán leídas;
c) La fe de entrega de bienes que se estipulen en el
acto jurídico;
d) La transcripción literal de normas legales, cuando en
el cuerpo de la escritura se cite sin indicación de su
contenido y están referidos a actos de disposición u
otorgamiento de facultades,
e) La transcripción de cualquier documento que sea
necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo
de la escritura,
CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA (II)
f) La intervención de personas que sustituyen a otras, por
mandato, suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que
podrán ser marginales,
g)Las omisiones que a criterio del notario deban
subsanarse para obtener la inscripción de los actos
jurídicos objeto del instrumento y que los comparecientes
no hayan advertido;
h) La corrección de algún error u omisión que el notario o
los otorgantes adviertan en el instrumento;
i) La constancia del número de serie de foja donde se
inicia y de la foja donde concluye el instrumento: y;
j) La impresión dactilar y suscripción de todos los
otorgantes así como la suscripción del notario, con
indicación de la fecha en que firma cada uno de los
otorgantes así como cuando concluye el proceso de
firmas del instrumento.
CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA (III)
k) La constancia de haber efectuado el notario las
mínimas acciones de control y debida diligencia en
materia de prevención del lavado de activos,
especialmente vinculado a la minería ilegal u otras
formas de crimen organizado, respecto a todas las
partes intervinientes en la transacción,
específicamente con relación al origen de los fondos,
bienes u otros activos involucrados en dicha
transacción, así como con los medios de pago
utilizados.
LA MINUTA.

La minuta es el documento privado en el que

consta la declaración de voluntad de las partes,
debidamente suscrito por ellos y autorizado
por un abogado.
CASOS EN QUE NO ES EXIGIBLE LA MINUTA.

- Otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y

renuncia del poder.
- Renuncia de nacionalidad.
- Nombramiento de tutor y curador en los casos que puede
hacerse por escritura pública.
- Reconocimiento de hijos.
- Autorización para el matrimonio de menores de edad
otorgada por quienes ejercen la patria potestad.
- Aceptación expresa o renuncia de herencia.
- Declaración jurada de bienes y rentas.
- Declaración de voluntad de constitución de micro y
pequeñas empresas.
- Donación de órganos y tejidos.
- Hipoteca unilateral.
- Otras que la ley señale.
 PROTOCOLIZACION
Por la protocolización se incorpora al registro de escrituras
públicas los documentos que la ley, resolución judicial o
administrativa ordenen.

El acta de protocolización contiene:

a) Lugar, fecha y nombre del notario.

b) Materia del documento.
c) Los nombres de los intervinientes.
d) El número de fojas de que conste.
e) Nombre del juez que ordena la protocolización y del
secretario cursor y mención de la resolución que ordena la
protocolización con la indicación de estar consentida o
ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la
protocolización.
PROTOCOLIZACIONES, CONCEPTOS Y FORMAS

El notario agrega los documentos materia de la

protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta
de protocolización. Los documentos protocolizados no
pueden separarse del registro de escrituras públicas por
ningún motivo.
REGISTRO DE TESTAMENTOS

Por el testamento una persona puede disponer

de sus bienes, total o parcialmente, para
después de su muerte, y ordenar su propia
sucesión dentro de los límites de la ley y con las
formalidades que ésta señala.
Son válidas las disposiciones de carácter no
patrimonial contenidas en el testamento,
aunque el acto se limite a ellas.
CLASES DE TESTAMENTO

Ordinarios:
- Escritura pública.
- Cerrado.
- Ológrafo.

Especiales:
- Militar.
- Marítimo.
- Aéreo (Ley 27261).
REGISTRO DE TESTAMENTOS: CARACTERISTICAS:

- En el Registro de Testamentos se extiende el

testamento en escritura pública y el
testamento cerrado.
- Es llevado en forma directa por el notario,
para garantizar la reserva de ley
correspondiente.
- Se prohíbe al notario y al colegio de notarios
informar o manifestar el contenido o
existencia de los testamentos mientras viva el
testador. El informe o manifestación deberá
hacerse por el notario con la sola
presentación del certificado de defunción del
testador.
REGISTRO DE DE PROTESTOS
- Se anotan los protestos de títulos valores, asignando
una numeración correlativa a cada título, según el
orden de presentación por parte de los interesados
para los fines de su protesto, observando las
formalidades señaladas en la ley de la materia.
- Se anotan los pagos parciales, negación de firmas en
los títulos valores protestados u otras
manifestaciones que deseen dejar constancia las
personas a quienes se dirija la notificación del
protesto, en el curso del día de dicha notificación y
hasta el día hábil siguiente.
- Puede constar en libros, o en medios electrónicos o
similares que aseguren la oportunidad de sus
anotaciones.
REGISTRO DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE BIENES
MUEBLES REGISTRABLES
En este registro se extienden las actas de transferencia
de bienes muebles registrables, que pueden ser:

a) De vehículos.

b) De otros bienes muebles identificables y/o

incorporados a un registro jurídico, que la ley
determine.
 REGISTRO DE INSTRUMENTOS PROTOCOLARES
DENOMINADOS DE CONSTITUCIÓN DE GARANTÍA
MOBILIARIA Y OTRAS AFECTACIONES SOBRE BIENES
:MUEBLES: ACTOS QUE SE EXTIENDEN
1. La garantía mobiliaria a que se refiere esta Ley y los
actos relativos a su eficacia, modificación o
eventual cesión.
2. Cesión de derechos.
3. Fideicomisos.
4. Arrendamiento.
5. Arrendamiento financiero.
6. Contratos de consignación.
7. Medidas cautelares.
8. Contratos preparatorios.
9. Contratos de opción.
10. Otros actos jurídicos en los que se afecten bienes
muebles.
FORMULARIO DE INSCRIPCION

- A este instrumento público notarial le son

aplicables las disposiciones establecidas para
la extensión de los instrumentos públicos
notariales protocolares (D.S. 12-2006-JUS).
- Se extienden respetando el orden de la
estructura de datos de los Formularios
aprobados por la SUNARP, pudiendo
contener, adicionalmente, los pactos
especiales que acuerden las partes
contratantes.
FORMULARIO DE INSCRIPCION. CONTENIDO (I):

1. Los datos que permitan la identificación, incluyendo

el domicilio, del constituyente, del acreedor
garantizado y del deudor, así como la firma escrita o
electrónica cuando menos del primero.
2. En caso de bienes no registrados, la declaración
jurada del constituyente sobre su condición de
propietario del bien mueble afectado en garantía
mobiliaria. El constituyente asumirá las
responsabilidades civiles o penales que pudieran
derivarse de la falsedad o inexactitud de esta
declaración.
3. El valor del bien mueble afectado en garantía
mobiliaria, acordado entre las partes o fijado por un
tercero de común acuerdo.
FORMULARIO DE INSCRIPCION. CONTENIDO (II):

4. El monto determinado o determinable del gravamen.

5. La identificación y la descripción del bien mueble
afectado en garantía mobiliaria. La descripción se
realizará preferentemente de forma específica o
genérica, según lo acuerden las partes.
6. La descripción específica o genérica de la obligación
garantizada, según lo acuerden las partes.
7. El nombre o razón social, documento oficial de
identidad y domicilio del depositario, si fuera el caso.
8. La fecha cierta del acto jurídico constitutivo.
9. El plazo de vigencia de la garantía mobiliaria. Podrá
pactarse un plazo indefinido. En defecto de plazo
pactado, se presume que es indefinido.
FORMULARIO DE INSCRIPCION. CONTENIDO (III):

10. La forma y condiciones de la ejecución del bien

mueble afectado en garantía mobiliaria.
11. Indicación de los datos de inscripción del bien
mueble en un Registro Jurídico de Bienes, cuando
corresponda.
12. Identificación de los representantes a que se
refieren los artículos 47º, inciso 1, y 53º, numeral 53.6,
de ser el caso, de la Ley Nº 28677.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN