ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE
DE MATERIALES
MATERIALES EN
EN LA
LA EJECUCIÓN
EJECUCIÓN DE
DEOBRAS
OBRAS DE
DECONSTRUCCIÓN
CONSTRUCCIÓN

GENERALIDADES
GENERALIDADES MATERIALES
MATERIALES PROCESOS
PROCESOSADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS

COSTOS
COSTOS PRODUCTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD PERDIDAS
PERDIDAS
CONSTRUCCIÓN
CONSTRUCCIÓN

PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN

DESPERDICIO
DESPERDICIO DE
DE
MATERIALES
MATERIALES ADMINISTRAR
ADMINISTRAR MATERIALES
MATERIALES
 El objetivo que se pretende es remarcar la importancia
que tiene un buen sistema de administración de los
mismos; estudiar los problemas que se tienen cuando el
flujo de materiales no es eficiente, así como las ventajas y
beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema.
 Los materiales de construcción son la materia prima utilizada en
las diferentes etapas de construcción de un proyecto de
ingeniería civil y/o arquitectura.
Se pueden clasificar en los siguientes grupos:
• Materiales pétreos tales como arena, triturado, piedra bolo,
piedra, rajón.
• Materiales metálicos: acero, aluminio, cobre y zinc
• Cemento
• Materiales sintéticos como los geotextiles, pinturas, resinas
acrílicas, asfaltos, polímeros, PVC
• Orgánicos como madera.
• Materiales de acabados tales como cerámicas, enchapes y
pisos.
Los procesos administrativos son aquellos que nos
permiten planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de un trabajo
con el fin de alcanzar las metas dentro del desarrollo
de un proyecto o empresa de manera eficiente y
eficaz.
 Son aquellos de tipo operativos, como por ejemplo:
pagar los sueldos al personal de producción,
comprar materiales, fabricar un producto, venderlo,
prestar un servicio, obtener fondos para
financiarnos, administrar la empresa, etc.
Si no se logra el objetivo deseado, decimos que
tenemos una pérdida
Montaje, fabricación, instalación, remodelación,
demolición o eliminación de cualquier estructura,
instalación o construcción adicional incluyendo
todas las actividades relacionadas con desmonte del
terreno, remoción de tierras, dinamización y
paisajismo.
Medición de eficiencia con que los recursos son
administrados para completar un producto
especifico, dentro de un plazo establecido con un
estándar de calidad alto (Serpell 1999).

Para aumentar la productividad es importante

disminuir los desperdicios de materiales.
 Perdidas es todo lo que es distinto de los
recursos mínimos absolutos de los materiales
A continuación se realizara un enfoque en las
cinco etapas de planificación de acuerdo al
modelo propuesto por Laufer & Tucker (1987)

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Preparación del proceso de planificación:
Antes de iniciar la construcción se deben definir
los procedimientos a seguir con respecto al
proceso de compra, manipulación de
materiales y de control de cada uno de esos
procesos, así como de los responsables de cada
uno de ellos.
Recolección de la información:
Es necesario crear las herramientas idóneas
que facilite la recolección de información,
formatos, informes, software especializado.
Elaboración de planes:
Se refiere a la planificación con base en los
datos recolectados para tomar acciones
correctivas o de mejora según corresponda.
Difusión de la información:
Los resultados obtenidos, así como los
planes y decisiones tomadas deben ser
dadas a conocer a las personas involucradas
en los procesos.
Evaluación del proceso de planificación:
Al término del proyecto se debe evaluar el
proceso de planificación, para tomar
acciones de mejora para futuros  proyectos.
Los materiales de construcción constituyen uno de los
recursos más importantes y por ende el motor de
cualquier proyecto, es de vital importancia controlar este
recurso con el fin de llevar a buen término un proyecto.
Dentro de las falencias más generalizadas relacionadas
con el manejo de los materiales de construcción y que
conllevan a sobrecostos en cualquier obra se tiene:

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Falta de procedimiento adecuado para la compra de
materiales.
Falta de un adecuado sistema de control de costos.
Poco conocimiento del personal sobre la administración
de los materiales.
Poco control a la hora de entrega de materiales
Desperdicio de materiales, Robo de materiales
Mala manipulación y almacenaje de materiales.
Falta de diseños adecuados o incompletos.
Cuando se trata de materiales en una obra es preciso
considerar los diferentes procesos para lograr una buena
administración del recurso; la suma de estos procesos
conlleva a la optimización máxima de los recursos
destinados para materiales, bien sea obteniendo mejores
precios o disminuyendo las pérdidas de dinero causadas
por el desperdicio de materiales.
A continuación se realiza un planteamiento de
los diferentes procesos involucrados con la
administración de los materiales en un
proyecto de construcción:
ANALISIS
ANALISIS DE
DE LA
LA LA
LA PLANEACIÓN
PLANEACIÓN LA
LACOMPRA
COMPRA
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN

EL
EL
LA
LACOTIZACIÓN
COTIZACIÓN
ALMACENAMIENTO
ALMACENAMIENTO
 Análisis de la Información
El primer aspecto a tener en cuenta para iniciar un proyecto de construcción son
los planos definitivos completos con detalles constructivos; así como las
especificaciones técnicas completas que nos permitan saber las características de
los materiales y la cantidad que vamos a necesitar para llevar a cabo el proyecto.
Una de las causas de las pérdidas relacionadas con los materiales es la carencia o
deficiencia de planos y especificaciones técnicas, es por ello que antes de iniciar
cualquier proyecto se debe contar con la totalidad de planos, especificaciones
técnicas, presupuesto detallado de obra con sus respectivos análisis de precios
unitarios, la programación de obra detallada, ajustada a los rendimientos
verdaderos, es decir, todo el contexto en particular en el cual se desarrollará el
proyecto y que permitirá realizar una planeación de compras.
Es por ello que se considera que la primera fase inicia con el análisis de la
información, siendo ésta la base del proceso de planeación, cotización y compra.
 Planeación
Esta Segunda etapa corresponde a la fase de proyección
para la adquisición de los recursos materiales e inicia con la
identificación y cuantificación de cada uno de ellos de
acuerdo a las necesidades planteadas por el proyecto,
incluyendo los desperdicios.
Es muy importante distribuir los
recursos del presupuesto de obra en Estas dos programaciones
las actividades del programa para lo serán la base para el control del
cual se puede hacer uso de las recurso en mención, por lo cual
tecnologías actuales o de una se hace importante que sean
sencilla hoja electrónica que integre comunicados a las partes
los recursos presupuestados con el interesadas como la gerencia,
tiempo programado; paralelo a esta coordinación de obra y el
programación debe hacerse un departamento de compras,
cronograma de suministro de pues es importante tener en
materiales, a fin de saber a ciencia cuenta el rol que cumple la
cierta las fechas en la que se comunicación en aras de una
requieren los materiales en el sitio administración eficiente.
para su utilización.
Una vez se ha definido la forma para el control de los recursos, se
procede a la planeación de la distribución y disposición de los
recursos en el sitio, lo cual se relaciona directamente con las
condiciones topográficas (transporte para llegar a los sitios de
recepción de material), climatológicas del sitio, forma de ejecución
de las actividades y la disponibilidad de almacenamiento.
 Cotización
Con base en la programación de compras realizada, es
posible llevar a cabo el proceso de cotizaciones, el cual
consiste en la solicitud y el análisis de cotizaciones. Una
manera de realizar el proceso de cotizaciones es:
1. Solicitar cotizaciones a Diferentes proveedores, basados
en el conocimiento del mercado.
2. Analizar las cotizaciones recibidas, a través de la
elaboración de un cuadro comparativo, a fin de elegir la
mejor opción comercial con base en las condiciones de
compra tales como precio, tiempo de entrega, crédito,
garantías.
3. Determinar la propuesta ideal, y con base en ella negociar
con los proveedores las condiciones más favorables.
Del cuadro puede observarse que para disminuir costos es
necesario comprar a los diferentes proveedores de la
siguiente manera:
• Proveedor 1: cemento
• Proveedor 2: Acero, ladrillo y puntillas.
• Proveedor 3: antisol y alambre negro.
Las compras se realizan buscando el punto de equilibrio entre el costo
del pedido, el inventario y la tasa de consumo.
El punto de partida en esta fase es la solicitud de material que realiza
el área de producción al área administrativa, y tiene como base el
cronograma de suministro de materiales mencionado anteriormente;
el área administrativa (compras) se encarga de verificar la cantidad de
material solicitado vs los pedidos anteriormente hechos del mismo
tipo y el presupuesto de control establecido en la fase de planeación a
fin de no sobrepasar el rubro proyectado para cada capítulo o
actividad.
Una vez realizada la anterior verificación, se procede a la
Investigación de Materiales, que comprende la inteligencia de
mercado o recopilación, clasificación y análisis de los diferentes
tipos de material, la demanda, el precio, el análisis de los
productos ofrecidos por los diferentes proveedores de acuerdo a
las requisiciones fijadas por el programa de producción, la
capacidad financiera de los mismos, las condiciones de pago, las
garantías ofrecidas.
Una vez seleccionado el proveedor, el área de compras emitirá una “orden de
compra” debidamente soportada; las órdenes de compra, son documentos
elaborados en formatos preimpresos u hojas electrónicas usualmente
apoyados de un software especializado en control de costos para facilitar el
control, es decir, que el material que llega a la obra sea el que se pidió y sin
variaciones en el precio pactado con el proveedor. Este documento contiene
los datos generales de la obra, fecha, nombre del proveedor, detalle del
material solicitado (unidad, cantidad, valor); en ocasiones, cuando la obra se
desarrolla en diferentes frentes de trabajo, esta orden de compra puede
especificar la parte de la obra para la que será destinado el material, para
efectos de verificación de las cantidades acumuladas para su utilización en
cada parte con las proyectadas.
Es aquí donde radica la importancia del cronograma de solicitud de
materiales, puesto que es de vital importancia conocer cuándo se
debe hacer la solicitud de un material, tomando como base la fecha
en la cual se inicia la utilización del material, el tiempo de
consecución del mismo por parte del proveedor y sus diferentes
factores influyentes y la capacidad máxima de almacenaje dentro de
la obra.
Dependiendo del tipo de material se requerirá para su
almacenamiento un recinto cerrado o un espacio abierto con
características determinadas. Es importante tener en cuenta que los
materiales que reaccionan al contacto con la atmosfera
deben ser almacenados en espacios cerrados; cuando los materiales
ocupan gran espacio o son entregados a granel pueden almacenarse
en espacios abiertos, generalmente cerca a los frentes de trabajo, y la
asignación se realiza a ellos mismos, y bajo vigilancia se evita que se
les dé un uso diferente al planeado.
La fase de compra se encuentra en relación estrecha con la fase de
almacenamiento, ya que la adquisición de los recursos depende
directamente de las condiciones de almacenamiento existentes.

Es importante que el acceso al almacén este limitado solo al personal

de ésta área, quien deberá estar afianzado con una compañía
aseguradora.
En esta fase se destaca la importancia de mantener registro de todos
los movimientos de material que se realicen a fin de facilitar la
localización inmediata de los artículos. A estos movimientos se les
denomina: Entradas y salidas de Almacén y se expondrán a
continuación.

Las
Las entradas
entradas de
de Estado
Estado de
deOrden
Orden de
de Salidas
Salidas del
delAlmacén
Almacén El
El Kardex
Kardex
almacén.
almacén. Compra
Compra

Flujo
Flujo en
en la
laAdministración
Administración de
de
Control
Control de
deAnticipos
Anticipos Inventario
Inventario
materiales
materiales
Al momento que el material llega a la obra se procede a verificar sus
especificaciones, precio, integridad y cantidad, de acuerdo con la orden de
compra y posteriormente a realizar la respectiva entrada de almacén (Véase
cuadro) que es un movimiento en el cual se carga el material contablemente al
inventario. Cuando el material que llega a la obra no cumple con las
especificaciones de la orden de compra, el responsable del almacén informará
al área de compras y al área de producción quienes realizaran el seguimiento
del material faltante para su consecución en el menor tiempo posible.
En la mayoría de los casos dentro del precio de venta del material no se
encuentra incluido el descargue, por lo que se debe prever este aspecto y
contar con los recursos necesarios para el descargue y traslado al sitio de
almacenamiento
Una vez se haya recibido el material en la obra es fácil llevar el control del
estado de la orden de compra. Una forma de llevarlo es la siguiente
Esta etapa es muy importante en el proceso de administración de materiales,
ya que es la directamente responsable de la ruta del material hasta el lugar de
utilización; aquí es donde se autoriza y se controla el movimiento de material
de la obra y a su vez se obtiene una base actualizada del inventario de
materiales
Se sugiere hacer una programación periódica de salidas de almacén con
base en la programación de obra para de esta manera controlar el material que
se le entregara a cada frente de trabajo, sirviendo esta información como base
para saber con anticipación el consumo de material de cada actividad.
El Kardex es muy importante puesto que es el historial de cada material
permitiendo así dejar la trazabilidad de cada material utilizado en obra.
El Kardex es muy importante puesto que es el historial de cada material
permitiendo así dejar la trazabilidad de cada material utilizado en obra.
Esta verificación es muy importante ya que en algunas negociaciones de
material se logran muy buenos descuentos con la realización de pagos
anticipados, igualmente algunas negociaciones y/o materiales exigen este tipo
de pagos, es por ello que es importante llevar un control muy riguroso de ello,
así como también del material que ha llegado a la obra por lotes y hacer su
respectiva amortización.
El control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas y sin
buenos registros mantener los niveles de inventario bajo control sería muy
difícil, de aquí obtenemos la utilidad de las órdenes de compra en el
seguimiento de pérdidas o retrasos.
Es necesario hacer inventario de materiales periódicamente, se recomienda
hacerlo cada mes o por tardar cada dos (2) meses dependiendo del tamaño del
proyecto. De esta manera se pueden detectar robos de materiales y tomar
correctivos a tiempo, para que situaciones no deseadas no se vuelvan a
presentar, también saber que material realmente tenemos, para poder
programar compras de los periodos siguientes y no llagar a comprar de más, o
en su defecto detener la obra por falta de materiales.
Si se tiene un software de control de costos la tarea se facilita, ya que el
software reporta a la fecha que material se tiene, su costo, que material ha
entrado en el periodo, que material ha salido en el periodo; de esta forma solo
se tiene que comparar lo que se debe tener en el almacén con lo que realmente
hay y de este modo saber si falta material o todo se encuentra en regla
Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales
dentro de un proyecto de construcción. En algunas ocasiones el ciclo podría ser
más complejo debido a que se hace necesario incorporar otros procesos lo cual
dependería de la envergadura del proyecto.
A continuación se muestra de manera objetiva el correcto flujo que debe
manejarse en la administración de los materiales