Control de Proyectos con

Microsoft Project
Professional 2003

Curso Básico
Control de Proyectos con Microsoft
Project Professional 2003

Walter Vélez Delgado.

Licenciado en Sistemas de Información
E-mail: velez_walter@[Link]
Móvil: 097972225
Telf. Of. 2295155 ext. 124
Parte 1: Introducción a Project
¿Qué es Project?
• Project es el programa de control de proyectos más usado en todo el
mundo.
• Pertenece a la empresa Microsoft, líder mundial en software, fabricante
de programas como Windows y Office
• Existen otros programas de manejo de proyectos de nivel similar como
SureTrack de Primavera y otros más económicos como TurboProject de
IMSI o Milestones Simplicity de Kidasa.
• Pero si sólo desea crear un gráfico de Gantt para representar el avance
de un proyecto puede usar Excel o Microsoft Visio.
• Project ha pasado por una serie de evoluciones, siendo las últimas
versiones: Project 4, 95, 98, 2000, 2002, Profesional 2003.
• Los cambios más radicales surgen en Project 2000 cuando se introduce
el concepto de Project Central para ser un repositorio centralizado de
información de proyectos para redes.
• A partir de la versión 2002 aparecen 3 productos:
– Project Estándar
– Project Professional
– Project Server
• A partir de la versión 2003 aparece:
– Project Web Access
• Project Professional 2003 corresponde a cualquier otro Project como
2002, 2000 y 98 que son los más usados.
• Las versiones Server y Web Access son orientadas a manejo de
proyectos complejos en grupos de trabajo corporativos.
• Estos son precios estimados de Project 2002 Estándar:
– Caja empresas $670
– Licencia empresas $490. (Compra inicial de 5 licencias de cualquier software
Microsoft)
– Caja académico/personal $220
– Licencia académica $60
¿Qué son proyectos?
• El Project Management Institute ([Link]) de USA define un
proyecto como “un esfuerzo temporal para la creación de un
producto o servicio único”
• Un proyecto es “temporal”, es decir debe acabar en un momento dado.

• Por ejemplo las ventas de una empresa son un proceso que se espera
sea indefinido, mientras exista la empresa, es decir las ventas no son
un proyecto. Sin embargo lanzar un producto nuevo en un lapso
determinado de tiempo es un proyecto.
• Un proyecto es un “esfuerzo” es decir requiere recursos que lo realicen
sean personas, materiales o equipos. Por lo tanto estos recursos deben
ser asignados y coordinados planificadamente.
• Un proyecto debe tener un objetivo claro y definido, en otras palabras
“crear un producto o servicio único”.
• Un proyecto es entonces el conjunto de actividades o pasos que se
realizan en un marco de tiempo para lograr un objetivo utilizando
recursos diversos.
• La administración de proyectos es la planificación, organización y
control de tareas o actividades necesarias para alcanzar el objetivo del
proyecto, con las limitaciones de tiempo y recursos dados.
• El objetivo de un proyecto puede ser simple o complejo, tal como lanzar
un nuevo producto, construir un edificio, pintar una casa, crear un
folleto publicitario, recolectar fondos, organizar un evento, etc.
• Los proyectos tienen una duración determinada, que puede ser unos
pocos días, semanas o años.
• Podemos distinguir varias fases en el manejo de proyectos:
I. Planificar y crear el proyecto: organizar las partes del proyecto, es decir sus
actividades. Asignar los recursos de las actividades.
II. Refinar el proyecto.
III. Iniciar el proyecto y controlar su avance.
IV. Comunicar los resultados del avance del proyecto.
• Project es entonces el software que nos ayuda a crear y controlar el
proyecto, es decir nos ayuda en la administración del mismo.
 Administración de proyectos
• Planificación y creación del proyecto
– Consiste en determinar los objetivos o metas a lograr, de esta
manera se aclara el alcance del proyecto, personas involucradas,
períodos de tiempo.
– Definir los pasos o tareas a realizar. Usando métodos “arriba-
abajo” o sea de lo general al detalle o “abajo-arriba” del detalle a lo
general, según las circunstancias y la complejidad del proyecto,
podemos definir las tareas y el tiempo que empleará cada tarea.
– Estas tareas se pueden agrupar en fases o grupos de tareas.
– Las tareas se relacionan, por ejemplo se indica qué tareas deben
comenzar cuando otras finalicen.
– Se especifican las personas, equipos y materiales necesarios para
completar las tareas.
• Refinar el proyecto
– Dependiendo del alcance del proyecto se pueden realizar más
ajustes tales como ingresar costos de recursos y de tareas.
– Se pueden definir limitantes de tareas tales como fechas
específicas en que deben iniciarse o finalizar dichas tareas.
– Se puede analizar el impacto de agregar o quitar recursos a las
tareas.
• Controlar el avance del proyecto
– Esta fase se inicia cuando el proyecto arranca.
– Consiste en conocer si el proyecto avanza acorde a lo planificado.
– Se ingresan datos reales como fechas de inicio, duración y de fin
de la tareas, para compararlos contra los datos planificados.
– De esta manera se pueden determinar las fallas de la planificación
y los correctivos tales como agregar más recursos.
• Comunicar el avance del proyecto
– Consiste en presentar una serie de reportes o informes acerca del
avance del proyecto.
Un proyecto simple: pintar una habitación
• Organizar las tareas del proyecto
– Se debe dividir el proyecto en partes que son las actividades a
realizar. En el ejemplo pueden ser:
a. Limpiar las paredes.
b. Resanar huecos.
c. Proteger con cinta marcos de puertas, ventanas.
d. Comprar materiales: brochas, pintura, diluyente, etc.
e. Pintar las paredes.
f. Limpiar todo.
– Algunas de estas tareas pueden ser realizadas al mismo tiempo,
otras pueden realizar en cualquier orden y otras tareas se deben
realizar cuando se hayan completado otras tareas.
– Cuando existen tareas que dependen de otras, se dice que las
tareas están relacionadas.
– Una tarea como Limpiar todo podría estar compuesta de subtareas
como: limpiar brochas, limpiar piso, quitar protección de marcos.
La tarea Limpiar todo se llamaría entonces una tarea de grupo.

• Definir la duración de tareas

– Se debe definir la duración de cada tarea. Para esto se requiere
consultar a los “expertos” es decir a las personas o recursos que
realizarán las tareas o personas con la suficiente experiencia que
nos puedan dar un estimado del tiempo que toma realizar una
tarea.
– Entonces algunas duraciones tendrán mayores probabilidades de
ser correctas que otras, dependiendo de la experiencia de las
personas con ese tipo de tareas.
– Es decir si una persona por su experiencia sabe que normalmente
le toma 2 hora pintar una pared de 4 x 2.5 metros, será una buena
estimación del tiempo.
– Pero si una persona nunca ha pintado una pared, deberá buscar
una persona que tenga la suficiente experiencia o conocimiento.
 – En los proyectos se agregan tareas de control, ejemplo: Fin de
pintura con una duración de 0 horas, de modo que nos sirve como
punto de control. Estas tareas se llaman hitos (milestones).

• Identificar y asignar recursos

– Para realizar las tareas se requieren diversos tipos de recursos
como personas y equipos.
– Debemos crear una lista de todos los recursos necesarios.
– Se deben asignar los recursos a las tareas correspondientes.
– Se deben realizar ajustes a las asignaciones de modo que no
queden recursos “sobre” o “sub” asignados o que nos falten
recursos.
– Algunos de estos recursos tienen costos. El costo puede ser por
tarea o por tiempo.
– En el ejemplo algunos recursos pueden ser:
• El pintor (usted mismo)
• El ayudante (cónyuge o amigo)
• Brochas
• Pintura
• Escalera
• Rodillo y recipiente
• Cintas

• Control del proyecto

– Llega un punto en el cual dejamos de planificar el proyecto y el
mismo se inicia realmente.
– Ingresamos información real como fecha de inicio y duración real
de las tareas.
– Luego comparamos las duraciones, los recursos y los costos
planificados contra los reales.
– En la mayoría de casos los proyectos se demoran más de lo
previsto, requieren más recursos y los costos aumentan.
– Las comparaciones permitirán tomar medidas correctivas de modo
que los problemas no aumenten más.
Cómo Project nos ayuda
• Project es un programa que permite registrar todos los
aspectos del manejo de proyectos
i. Ingresar tareas
ii. Relacionar tareas
iii. Definir duraciones de tareas
iv. Definir recursos
v. Asignar recursos a tareas
vi. Realizar el control del avance del proyecto
vii. Realizar comparaciones que muestren el avance del proyecto.

• Project es un programa sumamente poderoso que incluye una

amplia variedad de opciones para el ingreso y consulta de
tareas y recursos.
• Así mismo incluye varios reportes que se pueden obtener en
cualquier momento de la planificación o control del proyecto.
• Debido a la potencia de Project y a su capacidad de ser
“personalizado” en todas sus pantallas y reportes, podemos
sentirnos intimidados con tantas opciones.
• Este curso básico de Project le presentará las opciones más
importantes y usando ejemplos sencillos le mostrará como
Project puede ayudarle en su trabajo.
Algunos conceptos de Project
• Tareas: son las acciones, pasos o actividades necesarias
para completar o lograr el fin del proyecto.
• Duración: las tareas tienen una duración que se la puede
estimar en unidades como horas, días, semanas, etc.
• Relaciones: las relaciones especifican que tareas deben
empezar o finalizar para que otras tareas pueden empezar o
finalizar.
• Limitantes de tareas: pueden ser una fecha específica en
que una tarea debe empezar o finalizar.
• Hitos o puntos de control: tareas que no consumen tiempo.
Se usan como eventos de control del proyecto.
• Tareas de grupo o resumen: aquellas que agrupan otras
tareas o subtareas.
• Tareas repetitivas: aquellas que se repiten periódicamente
como reuniones o informes que se realizan semanalmente.
• Camino crítico: conjunto de tareas que si se atrasan afectan
el final del proyecto.
• Recursos: son personas, equipos y materiales que se usan
para cumplir las tareas.
• Calendarios: existen calendarios de proyecto, de tareas y de
recursos que especifican días laborables y no laborables.
• Vistas: Son las diversas “pantallas” que muestra Project para
ingresar o mostrar información de proyectos.
• Diagrama de Gantt: es la vista más común de Project,
permite ingresar las tareas y observar gráficamente las
duraciones y las relaciones entre tareas.
Pantalla de Project

Barra de menú
Barras de herramientas

Vistas de Project Tabla de Vista Diagrama de Gantt

Ingreso de
tareas
Vistas
• Una vista es un formato para presentar e ingresar datos de proyectos.
• Normalmente se muestra la vista Diagrama de Gantt al iniciar el trabajo
con Project.
• La vista diagrama de Gantt tiene 2 partes: una tabla para ingreso de
tareas y el gráfico que aparece cuando se ingresan tareas.
• Pero existen más de 20 vistas predefinidas en Project y se pueden crear
nuevas vistas y modificar las existentes. Para ver una vista puede usar
la barra de vistas en el lado izquierdo de la pantalla o el menú Ver

Haga clic
en la vista
que desea
ver

Marque más vistas

para ver una lista
de todas las vistas
 Ejercicio: Primer Proyecto
• Vamos a crear un proyecto sencillo para realizar una obra
cualquiera.
• Se debe considerar lo siguiente
– El proyecto se inicia el 15 de diciembre 2006.
– La semana laboral comienza los lunes.
– El nombre del proyecto es Instalación de Equipos.
– El nombre del archivo es Ejer1.
– No se trabajan los días 24, 25, 31 de diciembre, ni 1 de enero.
Información del proyecto
• Para definir información general seleccione el menú Proyecto,
Información del Proyecto.
• Indique la fecha de inicio del proyecto.
• O en la caja Programar a partir de, seleccione la fecha de fin del
proyecto y luego ingrese la fecha de finalización.
• No se pueden ingresar ambas fechas, ya que Project determinará la
fecha que falte, basándose en la duración de las tareas y sus
relaciones.
• Repetimos: Project calculará de modo automático o “programará” las
tareas de acuerdo a la fecha de inicio (o de fin) y a la duración de las
tareas. Es decir no es necesario indicar para cada tarea su fecha de
inicio.
• En Herramientas, Opciones, Calendario se pueden especificar
parámetros generales del calendario del proyecto.
• Cuando crea un archivo nuevo con el icono de Nuevo Proyecto o con el
menú Archivo, Nuevo, puede seleccionar la plantilla de Proyecto en
blanco.
Use el calendario
Debe ingresar la fecha Para marcar la fecha
de inicio o la de fin

Calendario
base
Estándar
Nombre del proyecto
• Debemos distinguir entre:
– Nombre del proyecto (que se puede usar en reportes diversos).
– Nombre de archivo (cuando se graba el archivo).

• Para ingresar un nombre al proyecto se usa el menú Archivo,

Propiedades.
• Se muestran 5 pestañas o fichas.
• En la ficha Resumen aparecen varios datos que se pueden ingresar,
entre otros:
– Título: nombre del proyecto.
– Asunto: descripción del proyecto.
– Autor: persona que ingresa la información en Project.
– Administrador: persona que gerencia el proyecto.
El calendario del proyecto
• Existen 2 tipos de calendarios: calendarios bases y calendarios de
recursos.
• Los calendarios bases pueden servir para todo el proyecto o pueden
definirse calendarios especiales para ciertas tareas.
• En Project vienen 3 calendarios bases:
– Estándar: de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 y 1 hora de
almuerzo.
– 24 horas: con todo el tiempo laborable.
– Noche: empieza el lunes en la noche de 22:00 a 8:00, termina el
sábado en la mañana.
• Usted puede usar estos calendarios bases, modificarlos o crear nuevos
calendarios.
• En el menú Proyecto, Información del Proyecto se especifica el
calendario que se usa en el proyecto.
• Para modificar o crear un calendario base vaya al menú Herramientas,
Cambiar calendario laboral

Seleccione el calendario

Marcar
Días no
laborables
Especifique los
Horarios laborables

O marque la letra de los días

Marque un día específico Para indicar todos los lunes,
martes, etc. de todos los meses
Tareas
• Un proyecto contiene un conjunto de tareas o pasos necesarios
para lograr el objetivo del proyecto.
• Cada tarea tiene una serie de propiedades o datos que la definen,
tales como:
– Nombre de tarea
– Duración
– Fecha de inicio y de fin
– Recursos asignados
– Limitantes de fechas
– Notas
• Por el momento ingresaremos únicamente la duración.
• La duración se puede indicar en minutos, horas, días, semanas,
meses.
• Normalmente ingresamos la duración basándonos en calendarios
laborables.
• Es decir si la tarea tiene duración de 3 días, nos referimos a 3
días laborables o 24 horas laborables. Si la tarea empieza el
viernes, se terminará el día martes, asumiendo que sábado y
domingo no son laborables.
• Pero podemos ingresar duraciones “transcurridas” con días de 24
horas.
• Puede usar estas abreviaturas.
– m minutos
– h horas
– d días
– s semanas
– ms meses
• Agregue una letra t a la abreviatura para tiempos transcurridos.
Ej: 2dt
Opciones de calendario
• Se puede ingresar la duración de varias maneras, ejemplo:
– 5 días equivalen a 1 semana.
– 1 semana equivale a 40 horas.
– 1 mes equivale a 4 semanas.

• Project utiliza estos valores:

– Minutos de 60 segundos.
– Horas de 60 minutos.
– Días laborables de 8 horas.
– Semanas laborables de 40 horas.
– Meses laborables de 20 días.

• Para cambiar los 3 últimos valores seleccione el menú

Herramientas, Opciones y marque la pestaña Calendario
• También aquí puede indicar que el lunes es el día de comienzo de
la semana y no el domingo.

Indique el tiempo
Laborable de días,
Semanas y meses
Ingreso de tareas
• Para este ejercicio ingresamos las tareas siguientes. Si no ingresa
una duración, Project asume 1 día.
• El símbolo ? significa que la duración es estimada.
• Use ? cuando esté muy poco seguro de la duración, luego puede
afinar estos datos.
• Cuando no ingresa la abreviatura de duración (m, h, d, s, ms)
Project asume días.
• Recuerde que estamos en la vista Diagrama de Gantt.
• Las tareas son:
– 1. Elaborar estudio de factibilidad, 2 días.
– 2. Revisión del estudio, 1 día.
– 3. Presentación del estudio al comité, 1 día.
– 4. Realizar cambios sugeridos, 1 día.
– 5. Ejecutar la obra, 2 semanas.
– 6. Revisar la obra, 1 día.
– 7. Prepara informe final, 1 día.
– 8. Presenta informe final, 1 días.

• El ingreso se hace en una tabla similar a una hoja de cálculo

Excel. Cada tarea se ingresa en una fila y se le asigna un número
de identificación.
• Cada fila tiene un conjunto de campos. Los que se muestran
normalmente son: nombre de tarea, duración, fecha de comienzo,
fecha de fin, predecesora y recursos.
• Puede cambiar los anchos de columnas para una mejor
presentación de los datos.
Ingreso de tareas
Si no ingresa
Ingrese la tarea Duración asume 1 día

Número de tarea

Manipule la
barra divisoria
Cambie Y muestre más
anchos información
De columnas

Muestre diversos campos de

Información de las tareas
Edición de tareas
• Seleccionar tareas
– Haga clic en el número de tarea.
– Arrastre el mouse por los números de tareas para seleccionar
varias tareas.

Marque
los números
para seleccionar
tareas

• Insertar tareas
– Seleccione una o más tareas según necesita insertar una o varias
tareas.
– Haga clic derecho y del menú elija Nueva tarea.
– También puede ir al menú principal Insertar, Nueva tarea.
– También puede usar la tecla Insert.

• Eliminar tareas
– Seleccione la tarea o las tareas a elminar.
– Haga clic derecho y del menú elija Eliminar tarea.
– También puede presionar la tecla Supr.

• Mover tareas
– Seleccione la tarea o tareas a mover.
– Ubique el mouse sobre los números de tareas y cuando vea la
flecha blanca arrastre el mouse hacia la posición deseada.
Tareas de resumen o fases
• Si un proyecto es grande es ideal organizar las tareas en
fases o grupos de tareas relacionadas.
• Se llaman tareas de resumen a aquellas que agrupan varias
tareas o subtareas.
• Pueden existir varios niveles de grupos y subgrupos.
• Una tarea de grupo es diferente ya que no puede ingresarle
una duración, fecha de inicio u otros datos, ya que estos
valores dependen de las subtareas.
• Para crear tareas de grupos, simplemente inserte la tarea de
grupo encima de sus subtareas.
• Luego seleccione las subtareas del grupo y haga clic en el
botón Aplicar Sangría.

Quitar Aplicar
Sangría Sangría

• Las tareas de grupo tienen un icono de menos que permite

ocultar sus subtareas.
Tarea de grupo

Subtareas
Del grupo
Hitos o puntos de control
• Los hitos son eventos significativos que sirven como puntos
de control del proyecto.
• Los hitos son tareas que no consumen tiempo, es decir su
duración es 0.
• Se usan los hitos para realizar seguimientos de pasos
importantes que ocurren en el proyecto.
• Ejemplos
– El final de una fase.
– La fecha de entrega de un documento.
• Para crear el hito, simplemente ingrese 0d en la duración de
una tarea.
• Un hito aparece en Gantt como un diamante.

Tareas hitos
Relaciones entre tareas
• Las tareas de los proyectos se realizan en determinado
orden.
• Por lo general las tareas empiezan tan pronto otras terminan.
Ejemplo: Pintar la pared y luego colgar los cuadros.
• Estas dos tareas tienen una relación de Fin a Comienzo (FC),
ya que primero debe finalizar la pintura, para luego empezar a
colgar los cuadros.
• Se le llama tarea predecesora a aquella que antecede o
empieza antes de las que dependen de la misma.
• Y se le llama tarea sucesora a aquella que ocurre luego de la
tarea de que depende.

– 1: Pintar pared - Predecesora de tarea 2

– 2: Colgar cuadros - Sucesora de tarea 1

• Existen 4 tipos de relaciones de tareas:

– FC: Fin a comienzo (más común)

– CC: Comienzo a comienzo

– FF: Fin a fin

– CF: Comienzo a fin

Relaciones entre tareas
• FC: Fin a Comienzo
– La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de
comienzo de la sucesora.
– Ej: Después de tomar la foto, se inicia el proceso de edición.
• CC: Comienzo a comienzo
– La fecha de comienzo de la predecesora determina la fecha de
comienzo de la sucesora.
– Ej: Al iniciar la escritura del manual técnico se inicia la escritura del
manual del usuario.
• FF: Fin a fin
– La fecha de fin del predecesor determina el fin del sucesor.
– Ej: las tareas realizadas con un equipo alquilado deben terminar
cuando termine el alquiler del mismo.
• CF: Comienzo a fin
– La fecha de comienzo del predecesor determina la fecha de fina
del sucesor.
– Es una relación muy rara.
Establecer relaciones
• Como estándar al relacionar tareas se usa el tipo FC: Fin a
comienzo, ya que es el tipo más común.
• Resulta más fácil vincular todas las tareas como FC y luego
hacer cambios para los casos especiales.
• Vincular tareas
– Seleccione las tareas a vincular (si no están contiguas las tareas
use la tecla CTRL para seleccionar las tareas).
– En nuestro ejemplo podemos vincular todas de la fase 1.
– Haga clic en el icono Vincular tareas.
• Desvincular tareas
– Seleccione las tareas a desvincular.
– Haga clic en el icono Desvincular tareas.
• Otras maneras de establecer vinculaciones:
– En la tabla de ingreso de tareas verifique la columna
Predecesores.
– Los números representan allí, un número de tarea.
– Qué pasa cuándo escribe o borra estos números de tareas?

Vincular Desvincular
tareas tareas

Tareas vinculadas
Campos de tareas
• En la vista de diagrama de Gantt, hemos ingresado información en una
tabla de tareas (la tabla Ingreso).
• Verificar el menú Ver, Tabla.
• La tabla Ingreso muestra estos campos de información:
– Número de tarea (número único de identificación)
– Columna de indicadores (i)
– Nombre de tarea
– Duración
– Comienzo
– Fin
– Predecesoras
– Nombres de recursos
• El número o identificador de tarea (ID) es único y se genera
automáticamente.
• La columna indicadores muestra iconos especiales en ciertas
circunstancias (por ejemplo si escribimos un comentario para una
tarea).
• El nombre de la tarea es el nombre que hemos ingresado.
• La duración también se ha ingresado (o asume 1 día si no ingresamos)
• El comienzo y el fin no se han ingresado. Se han calculado en base al
inicio del proyecto, a la duración y a las relaciones entre tareas.
Normalmente no debemos ingresar estos datos, debemos permitir que
Project los calcule.
• Estos datos que Project calcula los llamaremos “actuales” o
“calculados”.
• Predecesoras, se ingresa automáticamente cuando establecemos
relaciones o se pueden ingresar los números de tareas para establecer
las relaciones.
• Nombre de recursos se usa cuando se asignan recursos a las tareas.
• Recuerde que la tecla SUPR borra la fila o tarea completa.
• Con el menú Insertar, Columnas se pueden insertar otros campos de
información.
Grabar archivo
• Al igual que las aplicaciones de Windows, se usa el menú
Archivo, Guardar para grabar el archivo en el PC.
• Por el momento no es necesario guardar la línea base. Línea base
es una “foto” del proyecto en su estado actual. Se usa para
controlar el proyecto cuando ingresa a la fase de ejecución y
comparar lo proyectado y lo real.
• Marque el botón Herramientas y luego elija el menú Opciones,
Guardar si desea que Project guarde automáticamente cada
cierta cantidad de minutos un respaldo o copia de seguridad.
También puede especificar las carpetas donde quiere que se
guarden o de donde quiere que se abran sus archivos de Project.
El primer proyecto
• Repetimos aquí los datos del primer proyecto:
– El proyecto se inicia el 15 de diciembre.
– La semana comienza los lunes.
– El nombre del archivo es Ejer1.
– El nombre del proyecto es Instalación de Equipos.
– No se trabajan los días 24, 25, 31 de diciembre, ni 1 de enero.
– Las tareas a realizar son:
• 1. Elaborar estudio de factibilidad, 2 días.
• 2. Revisión del estudio, 1 día.
• 3. Presentación del estudio al comité, 1 día.
• 4. Realizar cambios sugeridos, 1 día.
• 5. Ejecutar la obra, 2 semanas.
• 6. Revisar la obra, 1 día.
• 7. Preparar informe final, 1 día.
• 8. Presentar informe final, 1 día.
– Luego agregamos 2 tareas de grupo o de fase
• Fase Análisis
– Agrupa tareas 1 a la 4: Elaborar estudio hasta Realizar
cambios.
• Fase Ejecución
– Agrupa las 4 últimas tareas.
– Luego agregamos 2 tareas hitos que irán dentro de su fase
correspondiente al final de la misma
• Fin análisis.
• Fin ejecución.
– Encadenar todas las tareas de la fase Análisis en modo FC Fin-
Comienzo.
– Encadenar las tareas de la fase Ejecución en modo FC.
– Encadenar las 2 fases entre sí en modo FC.
– El proyecto dura 18 días laborables y finaliza el 12 enero 2007.
Duración y estadísticas del proyecto
• Habíamos establecido una fecha inicial del proyecto.
• Luego ingresamos duraciones para cada tarea y luego las
relacionamos (Fin a Comienzo).
• Project calcula la fecha de finalización del proyecto basándose en
esta información.
• Use el menú Proyecto, Información del proyecto.
• Haga clic en el botón Estadísticas para ver el número de días del
proyecto.

Fecha fin
Fecha inicio

Duración
Mejorar el gráfico de Gantt
• Habíamos indicado que la vista común de trabajo es el
diagrama de Gantt.
• Para mejorar la presentación se realizarán los siguientes
cambios:
– Cambiar la escala mayor a semanas con etiqueta Lun 31 ene.
– Cambiar la escala menor a días con etiqueta L, M, M.
– Las tareas hito deben estar en negrita y cursiva.
– En la cuadrícula, una línea vertical intermitente de color rojo para
marcar la fecha de comienzo y de fin del proyecto.
– Las fechas que se muestran en las barras deben cambiar el
formato a Lun 31 ene.
– Las barras deben ser color plata o gris con trama de puntos.
– En las barras de tareas se debe mostrar esta información:
• El nombre de tarea encima de la barra.
• La duración dentro de la barra.
– En las barras de grupos se debe mostrar la fecha de inicio
(comienzo) a la izquierda y el fin a la derecha.
Diseño de Gantt
• En el menú Formato, Diseño se pueden hacer cambios al
diseño general del diagrama de Gantt.
• Ejercicio:
– Reduzca el grosor de las barras a 10 puntos.
– Quite las líneas de vinculación.
– Muestra las fechas en formato como: Lun 3 junio.
Escala de Gantt
• La escala de tiempo de Gantt tiene 2 partes: escala principal y escala
secundaria.
• Por ejemplo, la mayor puede ser en meses y la menor en semanas.
• Para cambiar la escala puede usar el menú Formato, Escala temporal.
• Puede usar también los 2 iconos Acercar y Alejar.
• O hacer doble clic en las escalas directamente.
• A las escalas les puede cambiar su etiqueta, es decir el formato de
presentación.

Escalas Nivel Superior

de
tiempo Nivel Inferior
Estilos de texto
• Permite cambiar los estilos de texto de las diferentes tipos de
tarea.
• Seleccione el menú Formato, Estilos de texto.
• Seleccione el tipo de tarea al que desea cambiar el estilo de
texto. Tiene al menos dieciocho opciones de tareas y títulos.
• Puede cambiar tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, color,
subrayado.
• En el menú Formato, Fuente se cambia el estilo únicamente
a la tarea o tareas seleccionadas.
Barras de Gantt
• Las barras de Gantt tienen 3 partes: el símbolo de inicio, el
símbolo de fin y la barra misma.
• Para cambiar la apariencia de una barra se usa el menú.
Formato, Barra y para cambiar el formato de todas las barras
se usa Formato, Estilo de barras.
• Podemos modificar los datos o textos de las barras, por
ejemplo incluir la duración o fechas de inicio o fin en 5
posiciones: derecha, izquierda, arriba, abajo, dentro.

Parte Parte final

Parte
inicial central
tiene forma,
tienetiene forma,
tipo y color
tipo
forma, y color
tipo y
color
Cuadrícula de Gantt
• Las líneas horizontales y verticales que están al fondo de las
barras de Gantt forman la cuadrícula.
• En el menú Formato, Cuadrícula puede cambiar las
opciones.

Cuadrículas
Ej: Fin del proyecto

Seleccione el
Tipo de línea
Recursos
• Los recursos son personas, equipos, materiales, lugares y en
general elementos necesarios para realizar las tareas.
• Al asignar recursos a las tareas se podrá controlar el costo y
la duración del proyecto.
• Existen 2 tipos de recursos:
– Trabajo: personas, equipos, lugares.
– Materiales: artículos que se consumen como papel, clavos, cinta.
• Cuando ingresa personas:
– Se puede usar el nombre: Juan Diaz, JD.
– Se puede usar el cargo o titulo: Programador, Asesor, Diseñador.

• Ingreso de recursos
– Haga clic en la vista Hoja de recursos.
– Ingrese 3 recursos humanos (de trabajo)
• Coordinador
• Asistente
• Técnico
– Va a cambiar las iniciales de los recursos así:
• Coo
• Asi
• Tec
– La capacidad máxima es 100% es decir 1 unidad de recurso.
– No ingrese costos por el momento.
Asignación de recursos
• Una vez creados los recursos debemos asignarlos a tareas.
• Regrese a la vista de Diagrama de Gantt.
• Haga clic en el icono Asignar recursos que muestra la lista
de recursos.
• Haga clic en una tarea y haga clic en el recurso que le desea
asignar. Marque el botón Asignar.
• En las barras de tareas se muestra al lado derecho el nombre
del recurso.
• También puede crear recursos en esta ventana de Asignar
recursos.
Asignar recursos

Seleccione
El recurso y
asígnelo
Asignación de recursos
• Asigne los recursos así
– Elaborar estudio al asistente.
– Revisión estudio al coordinador.
– Presentación al coordinador y asistente.
– Realizar cambios al asistente.
– Ejecutar obra al técnico.
– Revisar obra al coordinador y asistente.
– Preparar informe al asistente.
– Reunión al coordinador y asistente.

• Observe los nombres de los recursos en las barras de Gantt

correspondientes de las tareas.
• Muestre la abreviatura o iniciales del recurso en vez del
nombre completo.
• Muestre la duración al lado izquierdo de cada barra.
• Pongamos una tasa estándar a cada recurso de $10 al día.
• Consulte las estadísticas del proyecto.
• Cuánto cuesta el proyecto? Por qué?
 Ejercicio de repaso 2
1. Fecha de inicio: 5 de enero del 2007.
2. El martes 30 de enero es aniversario y no se trabaja.
3. Grabar sin línea base como Ejer2.
4. Poner nombre de proyecto: Cambio de oficina.
5. Inicio de semana el lunes.
6. Crear estas tareas de grupo y subtareas con la duración indicada:
Preparación
Inicio plan, 0
Determinar necesidades, 3d
Buscar nueva oficina, 2s
Presentar informes gerencia, 2d
Preparar salida, traslado de luz, teléfono, 3d
Firmar contrato, 0
Avisar clientes, 3d
Conseguir cajas, 2d
Conseguir empresa mudanza, 3d
Fin preparación, 0
Ejecución
Empacar equipos oficina, 1d
Empacar inventario, 2d
Empacar estantes de almacén, 2d
Realizar mudanza, 1d
Instalar estantes de almacén, 2d
Desempacar equipos oficina, 2d
Desempacar inventario, 2d
Dejar operativos equipos, 2d
Fin mudanza, 0

7. Enlazar las tareas de Preparación en modo FC (Fin-Comienzo).

8. Enlazar las tareas de Ejecución en modo FC.
9. Enlazar las 2 tareas de resumen: Preparación y Ejecución entre sí en
modo FC.
10. Cambiar escala principal a meses con formato de ene 00, centrado.
11. Cambiar escala secundaria a semanas con formato de lun 31.
12. Las barras deben tener 10 puntos de alto.
Ejercicio de repaso 2
13. El formato de las fechas de las barras debe ser Lun, 31/01.
14. El estilo de letra de hitos y tareas de grupo debe ser negrita y
cursiva.
15. El estilo de las barras debe ser con un triángulo pequeño
(apuntando hacia arriba) al inicio y al fin, de color negro
sólido. La barra debe ser la más delgada y centrada. A la
izquierda de la barra debe mostrarse la duración.
16. Los hitos deben mostrarse como triángulos apuntando a la
derecha de color verde, sólidos.
17. Mostrar 2 líneas verticales para el comienzo y para el fin del
proyecto en color azul, rayas discontinuas.
18. Crear estos recursos:
– Ventas
– Administración
– Gerencia
– Empresa Mudanza
– Comité
19. Asignar los recursos:
– Gerencia firma el contrato y recibe la presentación informe.
– Comité determina necesidades y presenta informe.
– Ventas avisa a los clientes.
– Empresa mudanza realiza la mudanza.
– El resto de tareas es de Administración.
20. Consulte estadísticas del proyecto. ¿Cuándo termina?
Parte 2:

Más acerca de Tareas y Recursos

Ir a una tarea
• Podemos usar varios métodos para localizar una tarea o
fecha en el diagrama de Gantt.

– Teclas ALT Inicio para ir al comienzo del proyecto.

– Teclas ALT Fin para ir al final del proyecto.

– Tecla F5 o el menú Edición, Ir a para ir a una fecha específica o a

una tarea específica.

– Icono Ir a la tarea seleccionada. Seleccione una tarea y haga clic

en este icono para ubicarnos al inicio de la tarea en el diagrama de
Gantt.
Información de la tarea
• Cuando hace doble clic sobre una tarea aparece la ventana
de Información de tarea.
• También puede seleccionar la tarea y hacer clic en el icono
Información de tarea.
• Muestra 5 pestañas
– General
• Tiene información como nombre de tarea, duración, fecha de
comienzo y fin.
– Predecesoras
• Información de tareas predecesoras, el tipo de relación como FC
(Fin Comienzo) y si hay tiempo de atraso o adelanto entre las
tareas.
– Recursos
• La lista de recursos asignados a la tarea con el número de
unidades.
– Avanzado
• Sirve para poner delimitantes a las tareas, definir como se
programa la tarea en relación a los recursos, asignar calendarios
de tareas.
– Notas
• Sirve para escribir comentarios acerca de la tarea.
Notas de las tareas
• Se usan las notas para registrar información o comentarios
adicionales de las tareas tales como el motivo por el cual una
tarea se va a demorar o se va a retrasar.
• Para ingresar notas de las tareas debe hacer doble clic en la
tarea para mostrar la ventana de Información de tarea.
• Marque la pestaña Notas.
• Escriba el comentario o la nota de la tarea y acepte.
• En la columna i (de indicadores) aparece un icono de color
amarillo que indica que la tarea tiene una nota.
• Haga doble clic en el icono de la nota para mostrar el
contenido de la misma.
• Ejercicio
– Inserte un comentario para una tarea.
– Verifique en la columna de indicadores el símbolo de notas.
Dividir tareas
• Si se ha previsto que una tarea tendrá una interrupción se
puede dividir la tarea para indicar el tiempo en que será
interrumpida y cuando será reiniciada.
• Ejemplo: La tarea que una persona realiza se interrumpe un
día para que asista a un seminario.
• Puede usar una nota para explicar el motivo de la división.
• Project inserta una interrupción que se representa como una
línea de puntos.
• El tiempo de la interrupción no se incluye en la duración de la
tarea, ya que precisamente en la interrupción no hay
actividad.
• Para unir dos partes de una tarea dividida mueva hacia la
izquierda la segunda parte arrastrándola con el mouse.
• Ejercicio:
– Seleccione una tarea.
– Se debe ajustar la escala de tiempo secundaria al mismo tiempo
de interrupción. Es decir si quiero una interrupción en días la
escala secundaria debe estar en días.
– Haga clic en el icono Dividir tarea.
– Mueva el mouse encima de la barra (sin presionar el botón).
– Project le mostrará las fechas donde puede hacer la división.
– Si hace clic hará una interrupción de 1 día.
– Si quiere interrupciones mayores arrastre el mouse hacia la
derecha.
Tiempo de adelanto y posposición
• En la relación FC (Fin-Comienzo), tan pronto finaliza una
tarea comienza la otra tarea.
• Pero existen ocasiones que entre las 2 tareas existirá un
tiempo de retraso o un tiempo de adelanto.
• Este tiempo de retraso se le llama posposición. Es decir la
tarea sucesora empieza un tiempo después o con un retraso.
• También puede haber un tiempo de adelanto o sobreposición
de tareas, es decir que la tarea sucesora comienza antes que
la predecesora finalice.
• Para ingresar estos tiempos, las tareas deben estar
relacionadas.
• Hacer doble clic en la tarea que va a modificar. En la ventana
de Información de Tarea, marque la pestaña Predecesoras.
• En el campo Pos debe ingresar un valor positivo para indicar
un tiempo de retraso, ej: 2 d significan que la tarea empieza 2
días más tarde. Un valor negativo significa un tiempo de
adelanto.
• ¿De qué otra manera puede reflejar un retraso entre tareas?
¿Con una tarea adicional?

Tarea con retraso o Tarea con adelanto o

Posposición de 3d Sobreposición de -2d
Fechas límite
• Cuando ingresamos en una tarea fechas de comienzo o de
fin, estamos usando “limitantes de fechas” para las tareas.
• Se pierde la flexibilidad de que Project planifique las tareas.
• Si sabemos que una tarea debería terminar en una fecha
dada, sería “obvio” ingresar la limitante Debe finalizar el.
• Suponga que el 1 de agosto arranca el proyecto y una tarea
de 3 días la programa para que finalice el 15 de agosto. La
tarea se mueve para comenzar el 12 de agosto y terminar el
15 de agosto.
• Aunque la tarea pudiera comenzar antes (y terminar antes),
Project no la puede programar por su limitante inflexible.
• La mejor forma de programar estas tareas que deberían
terminar en una fecha específica es usar la limitante estándar
que tiene toda tarea: Lo antes posible y usar el campo fecha
límite.
• Las fechas límites no son “limitantes” en el sentido de
obligatorio, es decir no influyen en la programación.
• Sin embargo en el diagrama la fecha límite aparece como un
icono de flecha y si la tarea va a sobrepasar la fecha límite
aparece un indicador en la columna Indicadores de las tareas.
• Las fechas límites también se ingresan en la ventana de
Información de tarea, pestaña Avanzado.
Ver la ruta crítica
• La ruta crítica es el conjunto de tareas que se deben
completar a tiempo para no retrasar el final del proyecto.
• Las tareas que forman la ruta crítica son las tareas críticas.
• La palabra crítica no necesariamente indica que sean tareas
más importantes que otras.
• Son simplemente las tareas que si se atrasan, hacen atrasar
el proyecto.
• Si desea finalizar antes el proyecto, debe reducir entonces la
ruta crítica.
• Ejercicio:
– Ingrese este mini proyecto que inicia el 6 de enero:
• Fase 1
– Prueba, 5d
– Paso A, 4d
– Paso B, 7d

– Encadene las 3 tareas. La duración de la Fase 1 es 16 días.

– A la tarea 4 Paso B, cambie su predecesora para que sea la tarea
2 (con doble clic y pestaña Predecesoras).
• Para ver la ruta crítica se puede usar el icono Asistente para
diagramas Gantt o seleccionar el menú Formato, Asistente
para diagramas Gantt.
• El asistente le muestra varios pasos. En el paso 2 marque
Ruta crítica. En el siguiente paso seleccione Recursos y
fechas. Luego seleccione mostrar líneas de vínculos y acepte.
• En la vista Gantt la ruta crítica aparece en color rojo y las
tareas no críticas en azul.
Ver la ruta crítica
• Otra manera de ver el diagrama de Gantt es:
– Seleccione el menú Ver, Más vistas.
– Seleccione la vista Gantt detallado y aplique.
– En la vista Gantt detallado la ruta crítica aparece en color rojo y las
tareas no críticas en azul.
– Además se muestra el tiempo de holgura de las tareas no críticas.
• El tiempo de holgura es el tiempo que las tareas no críticas se
pueden retrasar.
• Si desea ver solo las tareas críticas puede usar un “Filtro”.
Haga clic en el icono de filtros de la barra de herramientas y
seleccione Tareas críticas.
• Si desea ver todas las tareas use el filtro y escoja la opción
Todas las tareas.
Costos fijos
• Se pueden asignar costos fijos a las tareas independientes de
su duración o de sus recursos.
• Cuando ingresamos tareas en la vista de diagrama de Gantt
usamos una “tabla” para el ingreso de datos.
• Existen varias tablas para el manejo de tareas, siendo la tabla
Entrada la que se muestra normalmente.
• En el menú Ver verifique que la opción Tabla:Entrada está
seleccionada.
• Seleccione la tabla Costo para visualizar una tabla donde se
puede ingresar un costo fijo para la tarea.
• Cuando agreguemos costos a los recursos y se asignen los
recursos a las tareas, el costo total reflejará la suma de los
costos fijos y los costos de los recursos.
• Si no se usan costos de recursos puede ingresar
directamente los costos fijos en el campo costo total
• Si agregamos un costo para las diferentes tareas podemos ir
al menú Proyecto, Información del proyecto y marcar el
botón Estadísticas para ver el costo del proyecto.
Ejercicio de repaso 3
1.- Crear un archivo nuevo
2.- Proyecto inicia el próximo lunes laborable
3.- Nombre del proyecto: Campaña publicitaria
4.- Nombre archivo: Ejer3
5.- Ingrese estas tareas
– 1 Fase diseño
– 2 Contactar diseñadores, 3d
– 3 Cotizar imprentas 1s
– 4 Diseño folletos 1s
– 5 Revisar diseño 3d
– 6 Impresión 1s
– 7 Folletos listos Hito

6.- Encadenar todas las tareas en modo Fin-Comienzo

7.- Usando el filtro muestre
• Las tareas críticas
• Todas las tareas

8.- Rompa la relación entre tarea 2 y tarea 3 con doble clic en la

línea de relación y marque Eliminar.
9.- Muestre con el filtro las tareas críticas y todas las tareas. La
tarea 2 es crítica?
10.- Usar la vista Gantt Detallado para ver la ruta crítica (tareas
en rojo). La tarea 2 puede aumentar su duración sin afectar
el proyecto. Pero si su duración es 17 días o más, se
convierte en crítica.
11.- Regrese al Diagrama de Gantt. Enlazar en modo CC (Comienzo –
Comienzo) a la tarea 2 y la tarea 3. Hágalo de 3 maneras diferentes:
– Enlace las tareas en modo normal FC y haga doble clic en la línea de relación.
Seleccione CC.
– Haga doble clic en la tarea 3 y en la pestaña Predecesores ingrese la tarea 2
y seleccione la relación CC
– En la tabla Diagrama de Gantt en la columna Predecesores de la tarea 3
escriba 2CC

12.- A la tarea 6 poner una fecha límite: 24 de abril (ver icono).

13.- Poner un tiempo de retraso de 2 días entre la tarea 4 y la tarea 5.
Pruebe de 2 maneras diferentes
– En la línea de relación haga doble clic y en la caja Posposición escriba 2 días
– Haga doble clic en la tarea 5 y en la pestaña Predecesora escriba 2d en la
columna POS junto la tarea 4
Recuerde que Posposición es un tiempo de retraso entre 2 tareas
relacionadas

14.- Se afecta la fecha límite de la tarea 6?. Aparece un indicador en la

tarea 6?.
15.- A la tarea 5 escriba un comentario: Juan no determina fecha su llegada
para aprobación.
16.- Entre la tarea 3 y 4 se va a insertar una tarea llamada Tomar fotos con
duración 4d.
17.- La tarea 5 Diseño folletos hacer que se adelante 2 días. En la línea de
relación de tarea 4 a 5, hacer doble clic y escribir en Posposición -2d
18.- Ingresar costos fijos para estas tareas en Ver, Tabla, Costos
– Tomar fotos $150
– Diseño folletos $ 250
– Imprenta $ 300

19.- Consulte las estadísticas del proyecto y revise el costo total

20.- Borre los costos ingresados a las tareas
21.- Crear 3 recursos de trabajo. El costo por tarea es
– Diseñador $ 150
– Fotógrafo $ 250
– Imprenta $ 300
Calendarios de tareas
• En ocasiones se desea que ciertas tareas se realicen fuera
del horario normal de trabajo.
• Es decir no se basarán en el calendario del proyecto
(calendario base)
• Estos calendarios se llaman calendarios de tareas.
• Ejemplo: tareas que se realizan de noche o los fines de
semana
• Cuando necesite asignar un calendario de tareas a una tarea
puede crear un nuevo calendario que sea una copia
modificada de los calendarios base de Project (estándar,
noche o 24 horas).
• De allí viene el nombre de “calendario base”, porque son la
base para crear otros calendarios.
Ejercicio de repaso 4
• Debe cerrar cualquier archivo y crear un nuevo archivo.
• Fecha de inicio: el próximo lunes laborable
• Para crear calendarios bases de tareas seleccione el menú
Herramientas, Cambiar calendario laboral
• Clic en el botón Nuevo
• Aparece una ventana Crear nuevo calendario base
• Ingrese un nombre para el calendario: Sábados
• Verifique que esté marcada la opción Hacer una copia del calendario.
• Como se supone que el calendario base Estándar ya tiene programados
fechas no laborables, al hacer la copia estamos tomándolo como
referencia para la nueva copia.
• En este calendario ponga los días sábados como laborables todo el día
• Haga clic en la S de Sábado y marque el botón Periodo laborable no
predeterminado.
• Una vez creado un nuevo calendario lo asignará a una tarea o varias
tareas.
• Ingrese estas 3 tareas y enlácelas en FC
– 1 Limpieza terreno 3 semanas
– 2 Cerca 2 semanas
– 3 Fin Hito

• Fíjese en la fecha de finalización

• Haga doble clic en la tarea 1 para mostrar la ventana de Información
de la tarea
• Haga clic en la pestaña Avanzado y en Calendario seleccione el
calendario deseado: Sábados
• Haga un clic en la opción: La programación omite los calendarios de
recursos. Para que use el calendario de tareas.
• Cuando usa calendarios para tareas se muestra un icono en la columna
indicadores
• Verifique si el fin del proyecto cambia
Ejercicio de repaso 5
• Nuestro jefe ha realizado un bosquejo de las tareas para la inauguración
del nuevo local. El proyecto arranca el 6 de enero 2003
• Si no entiende la letra de su jefe, estas son las tareas con sus
duraciones:
– Inicio, hito
– Definir requerimientos, 2 d
– Comprar materiales, 3 d
– Remodelación exterior, 8 d
– Instalar letreros, 2 d
– Decoración, 3 d
– Arreglo material ventas, 1 d
– Instalación eléctrica, 5 d
– Instalación alarmas, 3 d
– Enviar invitaciones, 5 d
– Inauguración, hito
• 1. Establezca las relaciones correctas, según el diagrama
anterior. Use la columna predecesores o haga doble clic en
una tarea para cambiar los predecesores.
• 2. Verifique que la fecha de fin del proyecto sea 3 de febrero
• 3. Ponga una fecha límite a la Inauguración: 24 enero del
2003
• 4. Verifique el icono en la columna indicadores, de haber
sobrepasado la fecha límite
• 5. Debe mostrar la duración al lado izquierdo de las barras,
con el texto en tamaño 6 puntos, cursivas.
• 6. La tarea Instalar alarma se puede realizar 2 días antes.
• 7. Verifique fin del proyecto: 30 de enero
• 8. Posponga Enviar invitaciones por 3 días
• 9. ¿Se afectó el fin del proyecto?
• 10. Entre las tareas Remodelación e instalación eléctrica va a
existir una demora de 3 días
• 11. Cambió el fin del proyecto al 4 de febrero?
• 12. Los materiales comprados no se pueden recibir el viernes
10 de enero, interrumpa la tarea hasta el lunes 13 de enero.
• 13. Cambió el fin del proyecto? __________
• 14. Escriba un comentario para la tarea compra de materiales
indicando el motivo de la interrupción del viernes.
• 15. Realice una reunión de 1 hora, durante 3 jueves
• 16. La tarea remodelación deberá realizarse también el
sábado y domingo a tiempo completo de 8 horas. Y de lunes
a viernes se trabajará 2 horas más al día. Deberá crear un
calendario llamado TrabajoPesado y asignarlo a esta tarea.
• 17. Cambió el fin del proyecto? _____________
• 18. Asigne este mismo calendario a instalación eléctrica
• 19. Cambió el fin del proyecto? _____________
• 20. Cambie la fecha límite de Inauguración al 31 de enero.
• 21. Agregue estos costos fijos a las tareas:
– Materiales $1,000
– Remodelacion $500
– Letreros, $150
– Instalación eléctrica $300
– Alarmas $250
– Invitaciones $100
• 23. Ver el costo del proyecto.
• 24. Grabar sin línea base Ejer5
Delimitaciones de tareas
• Normalmente las tarea tienen una delimitación flexible conocida como
Lo antes posible.
• Significa que una tarea debe comenzar tan pronto como sea posible.
• Las tareas pueden tener otras limitantes como una fecha específica en
que la tarea debe iniciarse o una fecha en que debe terminarse.
• Aunque parezca ser lo mismo, no debe confundirse entre:
– Fecha límite
– Tipo de delimitación
• La fecha límite es informativa y no involucra reprogramación de tareas.
En cambio algunas delimitaciones si pueden reprogramar tareas.
• Para crear delimitantes haga doble clic en la tarea y en la Información
de tarea, marque la pestaña Avanzado y en Tipo de delimitación
seleccione la delimitación deseada
• Hay 8 tipos de delimitaciones: 2 flexibles, 2 inflexibles y 4 semiflexibles

• Flexibles (no tienen una fecha asociada)

– Programan las tareas sin ninguna limitación de fechas, solo por su relación
con otras tareas.
– Trate de usar siempre estas delimitaciones. Como estándar las tareas se
crean con la delimitación LAP: Lo antes posible.
– Son 2 delimitaciones:
• LAP: Lo antes posible. Project programará la tarea para que comience
lo antes posible. Este es el valor predeterminado del tipo de delimitación
aplicado a todas las nuevas tareas cuando programa el proyecto desde
la fecha de comienzo.
• LMTP: Lo más tarde posible. Sin que para ello deba posponer las
tareas sucesoras o cambiar la fecha de fin de proyecto. Se usa cuando
se programa desde la fecha de fin.

• Semiflexibles
– Brindan cierto grado de flexibilidad ya que fijan una fecha y otorgan una
posibilidad de programar la tarea antes o después de la fecha según sea la
limitante
– Son 4 delimitaciones:
Delimitantes de tareas

• NCAD: No comenzar antes del. Para que la tarea comience en

una fecha especificada o comience después.
• NCDD: No comenzar después del. Para que la tarea comience en
una fecha especificada o comience antes.
• NFDD: No finalizar después del. Para que la tarea finalice en una
fecha especificada o finalice antes.
• NFAD: No finalizar antes del. Para que la tarea finalice en una
fecha especificada o finalice después.

• Inflexibles
– No permiten programar automáticamente las tareas. Evite usarlas
salvo que sea necesario por un factor que escapa al proyecto. Ej:
una fecha impuesta por un cliente.
– Son 2:
• DCE: Debe comenzar el. Programará la tarea para que comience
en una fecha especificada.
• DFE: Debe finalizar el. Programará la tarea para que finalice en
una fecha especificada.
Ejercicio de repaso 6
• Un nuevo proyecto arranca el Lunes 6 de enero 2003
• Las tareas son:
1 Estudio mercado 1s
2 Constitución legal 3d
3 Imagen corporativa 3d
4 Equipos oficina 4d
5 Fin Hito

• Encadene las tareas en modo FC

• El fin es 24 de enero.
• A la tarea 3 Imagen corporativa, que termina el lunes 20 enero poner
una delimitación inflexible.
• Haga doble clic en la tarea y marque la pestaña Avanzado. Seleccionar
en Tipo de delimitación: Debe finalizar el y marcar jueves 23 de
enero.
• Project avisa que existe un problema potencial de programación del
proyecto.
• Tiene la opción de cancelar, usar una sugerencia de otra delimitación o
usar la delimitación ingresada. Use la delimitación que ha ingresado
• Se muestra en la columna indicadores un símbolo que indica que la
tarea tiene un delimitante.
• El fin ha cambiado a miércoles 29 de enero
• Cambie a la misma tarea la delimitación a Lo antes posible (el modo
estándar) Esta delimitación no usa fechas.
• A la misma tarea ponga la delimitación Debe comenzar el. Ingrese el
martes 16 de enero.
• Nos aparece el mensaje de problema potencial y aceptamos nuestra
delimitación.
• Puesto que estamos afectando a una tarea predecesora que recién
termina el 15 de enero, nos muestra un segundo mensaje de
problemas. Continuamos con nuestra decisión.
• Para finalizar regrese la tarea 3 a su delimitante estándar Lo antes
posible.
Ejercicio de repaso 7
• En un nuevo proyecto que se inicie lunes 6 enero ingrese estas tareas:

1 Inicio, 0d
2 Investigación de necesidades, 2 semanas
3 Diseño, 4 d
4 Aprobación, 0d
5 Instalación y capacitación, 1 d
6 Pruebas de telemercadeo, 4 d
7 Fin prueba, 0d

• Encadene todas las tareas en FC

• La tarea fin prueba debe ser 30 enero
• Cambie la relación de la tarea 2-Investigación y la tarea 3-Diseño que
inicien al mismo tiempo
• La tarea 4 Aprobación depende de que hayan finalizado las tareas 2
Investigación y 3 Diseño. Cambiar predecesores de la tarea 4 para
incluir la tarea 2 como predecesora.
• A la tarea 6 Pruebas cambiar su predecesor a 4 Aprobación.
• Fin prueba debe ser 23 enero
• Quite la barra de vistas con el menú Ver
• Con el menú Ventana, Dividir divida la pantalla en 2 paneles
• Haga clic en el panel inferior. Con el menú Ver muestre la vista Hoja de
tareas
• En el panel inferior con el menú Ver, Tabla cambie a la tabla
Programación
• Marque en la parte superior la tarea 3 Diseño. Observe en la parte
inferior la holgura o demora permisible: 6 días
• Para la tarea 5 Instalación observe su demora de 3 días
• En el panel superior muestre la vista Gantt detallado que resalta la ruta
crítica en rojo.
• Otra definición de tareas críticas es de tareas que no tienen demora. Y
las no críticas si tienen demora permisible.
• Con el menú Ventana quite la división de la pantalla
• La tarea 5 Instalación se inicia el lunes 20 de enero. Ponga la
delimitante: Lo más tarde posible. Se iniciará el jueves 23 de enero. No
tendrá demora y será tarea crítica.
• La tarea 4 Aprobación finaliza el viernes 17 enero. La persona que
aprueba viajará el lunes 20 de enero. Poner una delimitante: “No
finalizar después del” 20 de enero. Cuando aparezca un mensaje,
elegir la última opción: Continuar con lo que he seleccionado.
• Note que la tarea 4 Aprobación continua en 17 de enero
• ¿Que ocurre si la tarea 2 Investigación cambia la duración a 11 días?
• La tarea 4 Aprobación debe tener fecha lunes 20 de enero.
• El fin del proyecto debe ser viernes 24 de enero
• ¿Qué pasa si tarea 2 Investigación cambia a 12 días? Cuando
aparezca un mensaje, elegir la última opción: Permitir el conflicto.
• Note que no cambió ni la tarea 4 ni el fin del proyecto.
• A la tarea 5 Instalación oblíguela a comenzar el miércoles 22 de enero
con la delimitante “Debe comenzar. ¿Se mueve la tarea?.
• Si reduce el tiempo de la tarea 2 Investigación a 1 semana, el fin del
proyecto será el 22 de enero. Porque la tarea 5 tiene la delimitación fija
o inflexible.
• Regrese a 2 semanas la Investigación
• A la misma tarea 5 de Instalación cambie la delimitante a “Debe
finalizar” el miércoles 22 de enero
• Aumente la duración a 2 días, vea que el fin de la tarea no cambia,
sigue el 22 de enero. Aumente a 3 días
• ¿Qué pasa si pone la duración en 4 días?. Va a existir un conflicto
porque la Instalación depende de que la Aprobación finalice y esto
ocurre el viernes 17 de enero.
• Regresa la duración a 1 día y use la delimitación estándar “Lo antes
posible” que no tiene fecha asociada.
• Ingrese una nueva tarea Configura Equipos de 3 días, después de la
tarea 4 de Aprobación. La tarea 6 y 7 dependerán de esta nueva tarea.
Tareas repetitivas
• Son tareas que se realizan periódicamente como reuniones
semanales para ver el seguimiento del proyecto o informes
quincenales.
• Cuando crea una tarea repetitiva, Project crea una tarea de
resumen que agrupa al conjunto de tareas repetitivas.
• Cada subtarea tendrá la “delimitación”: No comenzar antes
del, no tendrá relaciones de tareas y la “programación del
esfuerzo” deshabilitada.
• Para crear una tarea repetitiva debe realizar estos pasos:
– Seleccione el menú Insertar, Tarea repetitiva
– Escriba un nombre para la tarea
– Escriba una duración
– Escoja un Patrón de repetición como Diariamente, Semanalmente,
Quincenalmente, Anualmente.
– Marque el día de la semana
– Escriba la fecha de comienzo
– Escriba el número de ocurrencias o la fecha de finalización. Si usa
fecha de finalización, Project sugiere la fecha de fin del proyecto.
• La tarea repetitiva aparece como una tarea de resumen
comprimida y muestra un icono en la columna de indicadores.
• Siempre se debe asignar los recursos para las tareas
repetitivas con el icono de Asignar recursos en la tarea de
resumen.
• Ejercicio:
– En un nuevo proyecto o en un proyecto existente, inserte una
tarea repetitiva llamada Reunión de control, que se realiza todos
los martes con 2 horas de duración, durante 5 semanas.
Detalles de recursos
• Tipos de recursos: materiales y de trabajo (personas y equipos).
Los recursos materiales son aquellos productos que se consumen
durante el proyecto: combustible, clavos, rollos de película, etc.
• Etiqueta solo los recursos materiales tienen etiquetas como unidad,
docena, metro, galón, tonelada, etc.
• Grupo es una manera de organizar los recursos, por ejemplo se
agrupan por estado, función, tiempo. Ej: turno noche, técnicos,
departamento ventas, asesores, gerentes, etc.
• Capacidad máxima Define el máximo número de unidades de un
recurso disponibles para asignarlas al mismo tiempo en el proyecto. El
valor estándar es 100% es decir 1 unidad. Significa que el recurso está
disponible a tiempo completo e ingrese un 50% si está disponible
medido tiempo.
Puede ingresar números decimales si en el menú Herramientas,
Opciones, Programación, en la caja Mostrar las unidades de
asignación como elige Valores decimales.
Si tiene 2 arquitectos a tiempo completo y uno a medio tiempo puede
usar 250% o 2.5.
• Tasa estándar es un valor por periodo de tiempo. Ej: 2/h, 200/mes,
20/d. Si no ingresa el periodo asume hora.
• Tasa horas extras se usa para valores en horarios no laborables que
suelen tener un recargo. Aunque sea igual a la tasa estándar se la debe
ingresar si van a pagarse horas extras.
• Costo/uso de recurso para recursos cuyo costo no es por tiempo, sino
por uso.
• Por ejemplo, el alquiler de un salón puede tener un costo por hora, pero
además podría tener un costo por limpieza, independiente a las horas
usadas.
• La suma de los 3 costos: estándar, extra y por uso forman el costo
variable que sumado al costo fijo de la tarea dan el costo total
• Acumular puede ser comienzo, prorrateo o fin, indica como aplicar el
costo. Por ejemplo alquilar un equipo puede requerir un pago
adelantado. Los sueldos son prorrateados es decir conforme se van
usando los recursos y algunos servicios se pagan al final. Esto es útil
para flujos de dinero.
Crear recursos y asignarlos
• En la ventana de Asignar recursos se permite crear recursos
y asignarlos a tareas en un solo paso.
• Es decir no es necesario ir a la vista Hoja de recursos para
crearlos previamente.

• Ejemplo:

– Use un proyecto cualquiera

– Seleccione una tarea que no tenga recursos asignados
– Haga clic en el icono de Asignar recursos
– Ingrese un recurso nuevo
– Haga doble clic para ver la ventana de Información de recurso
– Ingrese costos en tasa estándar y acepte
– Asigne el recurso a la tarea seleccionada
Calendario de recursos
• Los calendarios de recursos se usan para controlar la
disponibilidad de los recursos individuales.
• Cuando se crean recursos también se crean de modo
automático calendarios para cada recurso basándose en el
Estándar.
• Es decir que el calendario de un recurso puede ser el mismo
calendario del proyecto con ciertos cambios (un día que el
recurso pida permiso por ejemplo) o puede ser un calendario
nuevo, tal como creamos un calendario para tareas.
• Para modificar un calendario de recursos, puede hacer:
– En la vista Hoja de recursos existe un campo que se llama
Calendario Base. Normalmente los recursos tienen el calendario
Estándar asignado.
– Luego haga doble clic en el recurso. Aparece una ventana llama
Información del recurso. Marque la pestaña Horario de trabajo.
– Allí aparece seleccionado el calendario del recurso y puede hacer
los cambios deseados.
• Otra manera es ir al menú Herramientas, Cambiar
calendario laboral y seleccionar el calendario del recurso.
Ejercicio de repaso 8
• Un nuevo proyecto inicia lunes 21 de abril
• Modificar el calendario laboral para que no se trabaje el 1 de
mayo
• Crear tarea 1: Análisis de necesidades con 15 días de
duración.
• Asigne el recurso Cristina Lopez a esta tarea
• Ponga fecha límite a la tarea el martes 13 de mayo
• Cristina pide permiso para faltar el jueves 8 y viernes 9 de
mayo.
• Modificar el calendario de Cristina para otorgarle el permiso
• ¿Cuándo termina la tarea?
• De qué otra manera podemos decir que esos 2 días jueves y
viernes no se realiza la tarea?
Recursos materiales
• Los recursos materiales son aquellos que se consumen,
como clavos, cemento, combustible, papel, cinta, tinta, etc.
• Los recursos materiales tienen algunas diferencias en
relación a los recursos de trabajo
– No tienen tasa de horas extras
– No tienen calendarios
– No tienen capacidad máxima
– No tienen efecto sobre la duración de tareas cuando está activada
la programación condicionada por el esfuerzo
• Los recursos materiales se pueden consumir de 2 maneras:
– En cantidad fija, es decir en una tarea se consume cierta cantidad
de recursos independientemente de la duración de la tarea. Fue el
caso del ejemplo anterior con el recurso Transparencias que tuvo
un consumo de 50 hojas

– En una cantidad variable es decir que el consumo depende de la

duración de la tarea. Por ejemplo el Galón de combustible cuesta
$1 y se consume al día una cantidad X de combustible. Entonces
dependiendo de la duración de la tarea será el costo.
Ejercicio de repaso 9
• Un proyecto cualquiera que comience un lunes
• Crear recurso Gasolina, tipo material, etiqueta Galón, $2 tasa
estándar.
• Ingrese 2 tareas
– Tarea 1: Visita clientes Guayas, 1 semana
– Tarea 2: Visita clientes Manabí, 1 semana
• Asigne la gasolina a la tarea 1 con el icono de Asignar. Es
indispensable que escriba en Unidades 5/d (es decir 5
galones al día)
• Para la tarea 2 se consumirán 10 galones al día
• El costo total es?
• Aumente las 2 tareas a 2 semanas
• El costo total es?
Asignar costos
• Debemos distinguir entre diversos tipos de costos
– Costos de recursos. Si los recursos son de trabajo son de 3 tipos
• Tasa estándar por período
• Tasa de hora extra
• Costo por uso
– Costos de tareas, también llamados costos fijos
• Los costos de los recursos se cargan a las tareas, cuando
asigna recursos a las tareas.
• La suma de estos 2 tipos de costos (de recurso y de tarea)
nos da el costo total de las tareas
• La suma de los costos de las tareas es el costo del proyecto
• Dependiendo de nuestras necesidades podríamos usar un
tipo o ambos tipos de costos.
• Ejemplo
– Tiene una tarea como la impresión de un tríptico y la imprenta le
cobra $250. Este costo lo puede ingresar directamente como un
costo fijo de la tarea. Aunque también lo podría ingresar como un
costo de recurso de tipo Costo/Uso, ya que la impresión no
depende del tiempo.
– A una tarea llamada Charla puede asignarle costos administrativos
de $50 y luego asignar un recurso Sala Cámara Comercio que
cuesta $20 por hora y tiene un costo fijo de $10. Si el alquiler es
de 4 horas el costo total de la tarea será:

• 4 horas x $20 = $ 80
• Costo fijo sala = $ 10
• Costo tarea = $ 50
• Total costo tarea = $ 140
Ejercicio de repaso 10
• Un nuevo proyecto que inicia el 6 de enero
• Intervienen estos recursos
– Salón Libertadores $50 al día y una tasa única de $25
– Carpetas y refrigerios $200
– Orador $500 por todas las conferencias
– Asistente $15 al día
– El sueldo del asistente se incrementa en 20% desde 15 de enero
• Las tareas son:
– Investigar temas, 2 d
– Invitar asistentes, 3 d
– Crear documentación, 1 semana
– Conferencias, 3 días
– Fin, punto de control
• A la tarea Conferencias asignar en un solo paso (seleccionando todos los recursos)
el salón, el conferencista y los materiales. Esto es para que no se active la
programación condicionada por el esfuerzo. O podría quitar el visto de la opción
condicionada por el esfuerzo.
• Observe las estadísticas. El costo debe ser $875 por la suma de los costos de los 3
días de conferencias
– Salón 3 días a $50 el día = $ 150
– Costo de uso salón $ 25
– Conferencista $ 500
– Carpetas $ 200
• El asistente, se lo asigna a todas las tareas.
• El costo debe ser $1,070.
• Todas las tareas duran 13 días. El asistente gana $15 al día. Es decir el costo del
asistente es $195 más $875 anteriores, nos da un costo total de $1,070.
• Recuerde que cuando asignó el asistente a Conferencias no debía estar activada la
programación condicionada por el esfuerzo.
• El asistente va a tener un incremento del 20% desde el 15 de enero. En la vista Hoja
de recursos, haga doble clic en el Asistente para mostrar la ventana Información de
recursos. Marque la pestaña Costos y en la segunda línea donde dice Fecha
efectiva ingrese 15 enero. En la columna tasa estándar escriba 20% (para
incrementarla en relación a la tasa anterior)
• ¿Aumentó el costo del proyecto? ¿A cuánto?
• Añada un costo de $50 para imprevistos como un costo fijo de la tarea Conferencias.
Verifique el aumento del costo del proyecto.
• Agregue un recurso: Transparencias de tipo material con etiqueta Hoja a un costo
de $0.80. La tarea Investigar temas consume 50 hojas
• ¿Aumentó el costo del proyecto? ¿A cuánto? ¿Porqué?
Trabajo
• Además de un tiempo de duración las tareas tienen un tiempo
de trabajo.
• Si una tarea no tiene recursos, el trabajo es 0 horas
• Cuando se asignan recursos a una tarea aparece un tiempo
de trabajo que se muestra en horas.
• El trabajo es el tiempo que un recurso o recursos emplearán
en realizar la tarea.
• Si existe una persona trabajando al 100% en una tarea, el
trabajo será igual a la duración de la tarea.
• Pero cuando se asigna más de un recurso a una tarea, el
tiempo de trabajo no será igual a la duración.
• Ejemplo:
– Un trabajador emplea 5 días en cavar hoyos
• Duración 5 días = Trabajo 40 horas

– Pero si asignamos 5 trabajadores a la tarea, la duración se debe

reducir a un día, pero el trabajo de la tarea seguirá siendo 40
horas. En este caso la duración no será igual al trabajo
• Duración 1 día <> trabajo 40 horas
Ejercicio de repaso 11
• En un nuevo proyecto que comience un lunes cualquiera
• Ingrese estas tareas:
1 Cavar hoyos, 5 d

• Debe estar en la vista Diagrama de Gantt, tabla de entrada. El

cursor ubíquelo en la duración.
• Con el menú Insertar, Columna va a insertar un campo
llamado Trabajo junto a la duración y verifique que esté en 0.
• Cree el recurso Obrero y asígnelo al 100% a la tarea.
• Debe aparecer 40h en trabajo, porque la duración es 1
semana o 40 horas de trabajo
• Asigne a la tarea el 500% de Obrero (5 obreros)
• La duración cambia a 1 día y el trabajo sigue en 40h
• Si asigna 200% (2 obreros), la duración es 2.5d y trabajo es
40h
• Con el menú Ventana, Dividir puede dividir la ventana en 2
partes o paneles y mostrar en la parte superior la vista
Diagrama de Gantt y en la inferior mostrar la vista Formulario
de tareas
• Puede observar la información de la tarea con su nombre,
duración, recursos, trabajo, predecesores.
• Regrese la asignación del Obrero al 100%
• Cree un recurso Capataz y asígnelo al 100% a la tarea
• ¿Qué pasa con el tiempo y con la duración?
Programación condicionada
• Project usa esta fórmula para calcular el trabajo:
– Duración x unidades del recurso = Trabajo

• Ejemplo:
– Si una persona le asignan una tarea al 100% y la tarea requiere 2
semanas (80 horas laborables)
• 80 horas de duración x 100% de 1 recurso = 80 horas trabajo

– Una tarea dura 4 días y la realiza una persona a medio tiempo:

• 32 horas de duración x 50% del recurso = 16 horas de trabajo

– Una tarea dura 1 día y la realizan 5 personas a tiempo completo

• 8 horas de duración x 500% = 40 horas de trabajo

• Project usa de manera estándar “la programación

condicionada por el esfuerzo”, que significa que el tiempo de
trabajo permanece constante independiente del número de
recursos que se asignen.
• Como el trabajo es constante, la duración de la tarea
cambiará cuando se asignan o se eliminen recursos.
• Todas las tareas tienen normalmente activada la casilla
Condicionada por el esfuerzo.
• Esto lo puede consultar haciendo doble clic en una tarea y
mostrar la pantalla Información de la tarea
• Marque la pestaña Avanzado y verifique que la opción está
marcada
Programación condicionada
• Project aplica la programación condicionada únicamente
cuando se añaden o se eliminan recursos.
• Pero hay tareas que aunque se aumenten los recursos su
duración no debe cambiar
• Ejemplo: Si una visita de inspección toma medio día, no
importa que se asignen más recursos a la visita, la duración
no debe cambiar. O añadir un capataz de supervisor a la
tarea de construir paredes no debe cambiar la duración de la
tarea, ya que el supervisor no interviene en la labor
directamente.
• Repetimos: Project aplica la programación condicionada
únicamente cuando se añaden o se eliminan recursos,
después de su asignación inicial.
• Es decir si ingresamos en un mismo paso más de 1 recurso o
más unidades del mismo recurso, no se usa la programación
condicionada.
• En el caso del ejercicio de cavar hoyos con 5 obreros, si
hubiéramos asignado 5 obreros en la asignación incial, no
habría cambiado la duración. Compruébelo.
Ejercicio de repaso 12
• En un nuevo proyecto que se inicie cualquier lunes
• Ingrese la tarea
1 Preparar bosquejos 5d

• Divida la pantalla para mostrar el formulario de tarea en la parte inferior

• Defina 2 recursos llamados
1 Dibujante
2 Coordinador

• Asigne a la tarea el recurso Dibujante al 100%

• Verifique la duración y el trabajo, deben ser 5d y 40h
• Asigne a esta tarea el recurso Coordinador
• El trabajo continúa siendo 40 horas, pero repartido entre 20 horas del
Coordinador y 20 horas del Dibujante (trabajan 20 horas en paralelo)
• Y el tiempo se reduce de 5 días a 2.5 días.
• Quite al Coordinador de esta tarea y la duración cambia a 5 días
• En la parte inferior en el Formulario de tareas, quite el visto bueno de la
casilla Condicionada por el esfuerzo
• Asigne nuevamente el Coordinador a la tarea
• Note que la duración no cambia, sigue siendo 5 días
• Pero el trabajo es 80 horas, es decir 40 horas de cada persona.
• Borre los recursos de la tarea 1 Preparar bosquejos
• La duración debe ser 5 días y el trabajo 0.
• Ponga el visto bueno de la casilla Condicionada por el esfuerzo
• En la ventana de Asignar Recursos, seleccione ambos recursos para
asignarlos en un solo paso.
• La duración será 5 días y el trabajo será 80 horas.
• Si borra al Coordinador, se aplica la programación condicionada: el
trabajo sigue siendo 80 horas, pero la duración cambia a 10 días.
• Quite cualquier recurso asignado y cambie la duración a 5
días
• Asigne el Dibujante al 100%, la duración es 5 d y el trabajo 40
horas.
• Asigne el recurso Coordinador al 100%.
• Como la programación condicionada dice que el trabajo no
cambia, que pasará cuando asigna al Coordinador.
• El trabajo ahora es 40 horas, y cada recurso trabaja 20 horas
en paralelo y la duración se reduce a 2.5 días.
• Quite el visto bueno de la programación condicionada.
• Quite la asignación del Coordinador.
• Como no hay programación, la duración no cambia. Sigue en
2.5 días, el trabajo se reduce a 20 horas
Quitar asignación recursos
• Si quita recursos y está activada la programación
condicionada por el esfuerzo, la duración de la tarea
aumentará, ya que el trabajo permanece constante.
• Si quita recursos y no está activada la programación
condicionada por el esfuerzo, la duración no aumentará, sino
que disminuirá el trabajo.
Tipo de tareas
• Existen 3 tipos de tareas: de unidades fijas, de trabajo fijo y
de duración fija.
• La programación condicionada por el esfuerzo afecta a la
planificación únicamente en el momento en que asigna o
elimina recursos de la tarea
• El cambio del tipo de tarea afecta a los recursos ya asignados
a la tarea.
• La fórmula de la programación es:
Trabajo = Duración x Unidades

• Los 3 tipos de tareas que existen corresponden a los 3

valores de la programación . El tipo de tarea determina el
valor que permanece fijo si los otros dos valores cambian:
– Unidades fijas: Es el tipo estándar de tarea. Cuando cambia la
duración de la tarea, se vuelve a calcular el trabajo. Si cambia el
trabajo, se vuelve a calcular la duración. Las unidades
permanecen fijas.
– Trabajo fijo: Si una tarea es de trabajo fijo, el trabajo total de la
tarea será el mismo cuando se añaden o eliminan recursos. Si
cambia la duración, cambian las unidades de recursos y si
cambian las unidades cambia la duración. Estas tareas son
siempre condicionadas por el esfuerzo.
– Duración fija: Si se cambia el trabajo cambian las unidades y si
cambian las unidades, cambia el trabajo. La duración permanece
fija.
• El tipo de tarea se cambia en la Información de tarea,
pestaña Avanzado. O en la ventana de Formulario de tarea
cuando divide la pantalla.
Ejercicio de repaso 11
• Crear un proyecto nuevo que se inicia el próximo lunes
• Ingrese la tarea Cavar hoyo con duración 1 d
• Divida la pantalla
• Quite la programación condicionada
• Asigne 1 obrero al 100%, el trabajo será 8 h, la duración 1 d
• Cambie la tarea a duración fija
– Si cambia unidades al 500%, cambia el trabajo a 40 h
– Si cambia trabajo a 4 h, las unidades son 50%
– Si cambia unidades al 200%, el trabajo es 16h
– Regrese unidades al 100%, trabajo es 8h
– Si cambia la duración a 5 días, cambiará el trabajo a 40 h
• Cambie la tarea a unidades fijas, 1 día, 100%, 8 h
– Cambie a 2 días, cambiará el trabajo a 16h
– Cambie a 5d, cambiará trabajo a 40h
– Cambie a 8 horas el trabajo y duración es 1 día
– Cambie las unidades al 500% y cambiará la duración
• Cambie a trabajo fijo, 1 día, 100%, 8h
– Cambie duración 5d, cambia unidades al 20%
– Cambie unidades al 50%, duración cambia a 2d
– Regrese unidades al 100%, duración cambia a 1d
– Cambie trabajo a 40 h, y cambiará duración
Distribución de recursos
• La distribución de recursos es el modo en que las
asignaciones de tareas afectan la cantidad de trabajo de los
recursos.
• Cuando se asignan recursos, pueden ocurrir 3 cosas:
– Que los recursos se “sobre asignen” es decir, una persona o
recurso esté trabajando en diversas actividades al mismo tiempo,
es decir se ha sobrepasado la capacidad máxima del recurso.
Ejemplo: un recurso que trabaja tiempo completo de 40 horas a la
semana, tiene 65 horas de trabajo
– Que los recursos estén “totalmente asignados”, como un recurso
que trabaja 40 horas en una semana laboral
– Que los recursos estén “infra asignados” es decir las tareas no
cubran la capacidad máxima del recurso. Ejemplo: se ha asignado
25 horas de una semana.
• La capacidad de trabajo se mide en unidades y normalmente
se expresa en porcentajes. Ejemplo: tenemos del recurso
Arquitecto, 3 unidades es decir 300%.
• Si bien lo ideal es que no ocurran sobreasignaciones o
infraasignaciones, será perfectamente normal que existan,
según el proyecto.
• Si un proyecto está sobreasignado en un día durante 1 hora,
esto puede no ser un problema, en cambio si durante una
semana está sobreasignado en 20 horas eso si será un
problema que debe resolverse
Ejercicio de repaso 12
• Un proyecto nuevo empieza el lunes 6 de enero.
• Ingrese estas tareas
1 Inicio, 0 d
2 Recolectar datos, 5 d
3 Elaborar informe, 5 d
4 Investigación mercado, 2 s
5 Preparar propuesta, 3 d

• Agregue 2 recursos: Ingeniero y Gerente.

• Enlace las tareas como en este gráfico y realice las asignaciones

30 dic '02 06 ene '03 13 ene '03 20 ene '03 27 ene '03 03 f
Id Nombre de tarea J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M
1 Inicio 06/01
2 Recolectar datos Ingeniero
3 Elaborar informe Ingeniero
4 Investigacion mercado Ingeniero
5 Prepara propuesta Gerente

• Note en el gráfico que el ingeniero está realizando 2 actividades

diferentes al mismo tiempo. En la primera semana: Recolectar datos e
Investigación mercado y en la segunda semana: Elaborar informe e
Investigación mercado.
• Vaya a la vista Hoja de recursos. El recurso Ingeniero aparece de color
rojo, es decir está sobreasignado. Y aparece un mensaje en la columna
indicadores indicando que se lo debe redistribuir.
• Regrese al diagrama de Gantt. Divida la ventana y en la parte inferior
muestre el gráfico de recursos.
• El gráfico de recursos debe mostrar en las tareas donde se ha
sobreasignado al ingeniero una barra azul con una barra roja encima.
La barra roja representa la sobreasignación.
Vista Uso de recursos
• Ahora en la ventana dividida en el panel superior muestre la
vista Uso de recursos (en la inferior deje Gráfico de recursos)
• La vista Uso de recursos muestra los recursos agrupados de
modo que cada recurso muestra un detalle de las tareas a las
cuales está asignado.
• Se muestra un recurso llamado “sin asignar” que agrupa
todas las tareas que no tienen recursos asignados.
• La vista Uso de recursos muestra día por día el trabajo de los
recursos.
• El recurso Ingeniero como está sobreasignado muestra 16
horas de trabajo al día durante 2 semanas.
• Cambie la escala a meses y semanas.
Redistribución de recursos
• Para resolver los problemas de las sobreasignaciones podemos realizar
algunos ajustes o cambios a las asignaciones de los recursos.
• En el ejemplo, se puede dar esta solución:
– Hacer que en las 3 tareas que el Ingeniero está asignado se trabaje a medio
tiempo, es decir al 50%.
– De esta manera no estará realizando 2 cosas al mismo tiempo y desaparecerá
la sobreasignación
– Deberá fijarse que las tareas de unidades fijas al reducir sus unidades
cambian su duración.
– Entonces debe cambiar las tareas a duración fija para que la duración no
cambie, al cambiar las unidades. El tiempo es lo que debe cambiar.
– (Podríamos haber usado otros porcentajes, por ejemplo al 70% en recolectar
datos y elaborar informe y 30% en investigación)
• Otra solución es aumentar a 2 ingenieros en la hoja de recursos, en
capacidad máxima ingresar 200%
• También se puede realizar una redistribución por medio del menú
Herramientas, Redistribuir recursos
• Regrese las asignaciones al 100%
• Otra vez existirá la sobreasignación de recursos
• Use el menú Herramientas, Redistribuir recursos. Verifique los
siguientes datos:
– Manual
– Buscar sobreasignaciones Por día
– Redistribuir proyecto
• Cuando hace clic en el botón Redistribuir ahora, Project mueve algunas
tareas de modo que no exista la sobreasignación de recursos.
• Muestre la vista Gantt de redistribución. En color verde muestra las
barras originales y en color azul las barras después de la redistribución
• Con la misma instrucción Herramientas, Redistribución es posible
borrar la redistribución
Ejercicio de repaso 13
• En un nuevo proyecto que inicia el 6 de enero y las semanas
comienzan los lunes
• Ingrese 3 tareas de 5 días cada una
1 Cotizar muebles
2 Arreglar sala
3 Instalación eléctrica

• Relaciónelas en FC
• En el menú Herramientas, Redistribución marque la opción
Automática
• Asigne el recurso Juan Perez a las 3 tareas.
• Haga que la tarea 2 Arreglar sala comience 3 días antes (en
POS escriba – 3d)
• Encadene Arreglar e Instalación eléctrica en modo CC
• ¿Qué ocurre con las barras? ¿Cambian para reflejar lo que
hemos pedido?
• Las barras no cambian porque estamos usando la
Redistribución automática que no permite que se sobre
asignen los recursos.
Parte 3:

Mostrar y compartir la información

de los proyectos
Diferentes maneras de presentar los datos
• En Project se puede presentar la información de los proyectos
de muchas maneras. Y además se pueden usar
herramientas para ordenar, agrupar y clasificar la información.
• A continuación explicamos estos conceptos:
– Vistas: Las vistas son el lugar donde ingresamos y visualizamos
información de los proyectos. Existen más de 20 vistas.
– Tablas son cuadrículas, es decir conjuntos de filas y columnas.
Existen también más de 20 tipos diferentes de tablas. Pero son de
2 categorías: de recursos y de tareas. Las columnas de las tablas
son los campos de información del proyecto.
– Ordenar: las tablas de recursos o tareas pueden ser ordenadas de
acuerdo a varios criterios
– Filtros: los filtros son condiciones que se pueden poner a las
tablas de recursos o tareas para mostrar información específica
que cumpla la condición.
– Agrupar: las tareas o recursos pueden agruparse de acuerdo a
condiciones
– Informes o reportes: se usan para imprimir información variada
de recursos, tareas o asignaciones.
Vistas
• Las vistas son el lugar donde trabajamos en Project.
• Existen 23 vistas predefinidas, pero pasamos la mayor parte
del tiempo en la vista Diagrama de Gantt
• Una vista es el elemento de mayor nivel, ya que la vista
contiene pantallas, tablas, agrupamientos y filtros.
• Las vistas pueden ser combinadas con elementos gráficos tal
como es el caso del diagrama de Gantt.
• Se pueden modificar las vistas existentes y se pueden crear
nuevas vistas
• Para ver las vistas se usa la barra de vistas o el menú Ver.
• En Ver, Más vistas está la lista completa de vistas
• Las vistas que hemos usado o vamos a usar son las más
comunes:
– Diagrama de Gantt
– Calendario
– Diagrama de red (antes conocido como PERT)
– Gantt de seguimiento (control del proyecto)
– Gantt detallado (muestra la ruta crítica)
– Gantt redistribución (cuando redistribuimos recursos)
– Hoja de recursos
– Gráfico de recursos
– Uso de recursos
Tablas
• Una tabla de Project es similar a una hoja de cálculo de Excel
en cuanto tiene filas horizontales y columnas verticales.
• Project tiene 15 tablas predefinidas para tareas y 10 tablas de
recursos.
• Las vistas muestran combinaciones de tablas y pantallas: La
vista Diagrama de Gantt presenta la tabla de tareas llamada
Entrada y el gráfico de Gantt.
• Hemos visto que en el menú Ver, Tabla se escoge la tabla
deseada, siendo las tablas de tarea más comunes: entrada,
las de costo y la de resumen.
• Se pueden crear nuevas tablas o se pueden modificar las
tablas preestablecidas.
• Para modificar una tabla común como la Estándar (con la que
siempre trabajamos) tenemos 2 opciones:

– Con doble clic sobre los títulos de columnas podemos cambiar el

texto que aparece en la columna, la alineación, el ancho de
columnas, etc.

– Con el menú Insertar, Columna podemos insertar columnas o

campos de información en la tabla.
Ordenar
• Se pueden ordenar tareas o recursos por hasta 3 criterios.
Por ejemplo los recursos por grupos y dentro de los grupos
por costos.
• La ordenación no cambia los datos de las tareas o de los
recursos. Pero si se renumeran los números de tareas (o
recursos), después de haberlas ordenado, no habrá manera
de restaurar la secuencia original.
• La ordenación se aplica a la vista actual donde se está
aplicando el ordenamiento (no a otras vistas)
• Ejercicio:
– En un proyecto cualquiera ordene una lista de tareas por su
duración.
– Para regresar las tareas a su orden original ordénelas por su
identificador.
Agrupar
• La información de tareas o recursos se puede agrupar de
acuerdo a ciertos criterios.
• El agrupamiento también se aplica a la vista donde se está
ubicado.
• Project incluye varios criterios predefinidos para agrupar
recursos o tareas, como agrupar recursos por grupo o
agrupar tareas por duración
• Y también se pueden crear nuevos criterios.
• Ejercicio:
– Presente la vista de Hoja de recursos
– Seleccione el menú Proyecto, Agrupar por, Grupo de recursos
– Los recursos se agrupan por Grupo
– Presente la vista Diagrama de Gantt
– Agrupe las tareas por duración
– Quite los grupos
Filtrar
• Existen 2 tipos de filtros: para recursos y para tareas.
• Filtrar significa aplicar condiciones. Ej: las tareas que tienen
duraciones mayores a 5 días.
• Existen 2 maneras de usar filtros:
– Autofiltros: filtran una tabla de la misma manera que en Excel.
Cada título de columna presentará una flecha para seleccionar los
datos deseados.
– Filtros. Son condiciones ya preestablecidas tales como mostrar
solo las tareas críticas. Además se pueden crear nuevos filtros.
• Los filtros ocultan la información que no cumple las
condiciones solicitadas y muestra únicamente los datos que
cumplen la condición.
• Pero también pueden mostrar todos los datos y resaltar los
que cumplen la condición.
• Ejercicio:
– Presente el diagrama de Gantt
– Haga clic en el icono de Autofiltro.
– En duración escoja > a 1 semana
– En duración haga un filtro personalizado, duración mayor a 10 días
– Quite el filtro duración (marcar Todas)
– Pruebe algunos filtros como
• Fechas límites
• Hitos
• Resumen
Vista preliminar de Gantt
• En la vista Diagrama de Gantt haga clic en el icono
Presentación Preliminar.
• Marque el botón Configurar página.
• También puede usar el menú Archivo, Configurar página
• En la ventana de Configurar página puede seleccionar 5
pestañas
– Página
• Puede ajustar si es posible el reporte a 1 sola página
– Márgenes
• Puede indicar los 4 márgenes de la hoja y si desea imprimir un
borde en cada página
– Encabezado
• Puede seleccionar 3 partes del encabezado: izquierda, centro y
derecha.
• En cualquiera de estas 3 partes o secciones puede insertar datos
o campos de información de Project.
• Algunos de los datos más útiles que se suelen usar son: número
de página, organización, comienzo y fin del proyecto, autor,
nombre del archivo, título del proyecto.
– Pie de página
• Igual que el encabezado
– Leyenda
• Es la explicación del significado de las diferentes barras de Gantt
que normalmente aparece en la parte inferior de cada reporte. Se
puede indicar que no salga o que se imprima al final una hoja sola
con la leyenda
• Al igual que los encabezados y pie de página tiene 3 partes para
añadirle textos o campos de información
– Vistas
• Permite imprimir notas
• Indicar cuántas columnas de la tabla se desean imprimir
Objetos gráficos
• Project tiene una barra Dibujo que incluye varios iconos para
dibujar figuras, flechas y cajas de texto.
• De esta manera puede destacar determinadas barras de
Gantt
• Ejercicio
– Muestra el diagrama de Gantt
– Seleccione el menú Ver, Barras de Herramientas, Dibujo
– Haga clic en el icono de Cuadro de texto
– Dibuje un rectángulo y escriba un texto
– Haga clic en el icono de Flecha
– Trace una flecha que una alguna barra a la caja de texto
Informes
• Project incorpora alrededor de 22 reportes o informes
clasificados en 5 categorías:
– Generales
– Actividades
– Costos
– Asignaciones
– Carga de trabajo
• Los reportes Generales son 5
– Resumen
– Tareas de nivel superior
– Tareas críticas
– Hitos
– Días laborables (calendario estándar)
• Los reportes de Actividades son 6:
– Tareas sin comenzar
– Tareas que comienzan pronto
– Tareas en curso
– Tareas completadas
– Tareas que deberían haber comenzado
– Tareas pospuestas
• Los reportes de Costos son 5:
– Flujo de caja
– Presupuesto
– Tareas con presupuesto sobrepasado
– Recursos con presupuesto sobrepasado
– Valor acumulado
• Los reportes de asignaciones son 4:
– Tareas y recursos humanos
– Tareas, recursos humanos y fechas
Informes
– Lista de tareas pendientes
– Recursos Sobreasignados
• Los reportes de Cargas de trabajo son 2:
– Uso de tareas
– Uso de recursos

• Adicionales a estas categorías existe una categoría llamada

Personalizados que contiene todos los reportes y unos
adicionales que no están clasificados en las 5 categorías
anteriores
• Los reportes se pueden modificar, dependiendo del tipo de
reporte.
Copiar imagen
• Podemos guardar la información del proyecto en un formato
para páginas Web, de modo que personas que no tengan
Project tengan acceso a cierta información de los proyectos.
• Ejercicio
– Cambie la escala temporal con el menú Ver, Zoom. Seleccione
Proyecto completo y acepte
– Haga clic en el icono Copiar Imagen
– Seleccione Para archivo Gif
– Los archivos gif son un formato común de imágenes gráficas que
puede ser visualizadas por programas navegadores de Internet
como Microsoft Explorer o NetScape Navigator.
– Escriba un nombre para el archivo o use el sugerido (el mismo
nombre del proyecto pero extensión Gif)
– Deje las opciones preestablecidas para copiar todas las filas de la
pantalla y la escala de la misma. Acepte
– Busque con el Explorador el archivo Gif.
– Este archivo lo puede publicar en Internet, Intranet, enviarlo como
un adjunto de correo electrónico, insertarlo en Word, PowerPoint,
etc.
Publicar para Web
• Cuando nos interesa publicar la información de texto de
tareas o recursos, en lugar de copiar la imagen podemos
publicar para páginas Web o formato HTML.

• Ejercicio
– Use el menú Archivo, Guardar como una página Web
– Escriba el nombre del archivo y la ubicación (Mis Documentos) y
marque Guardar
– Aparece una ventana Exportar equivalencia
– Seleccione Exportar a HTML usando la plantilla estándar
– Guarde el archivo

• Sin salir de Project, busque la carpeta Mis Documentos

(puede ir al escritorio y hacer doble clic en la carpeta)
• Debe visualizar un archivo HTML (de Web)
• Haga doble clic sobre el archivo para abrirlo.
• Este archivo puede ser visualizado por cualquier PC que
tenga el Explorer o navegador. Si lo puede publicar en
Internet o Intranet estará al alcance de muchas personas que
no tengan Project
• Podemos guardar y hacer modificaciones a la plantilla
estándar de HTML para incluir el archivo GIF creado en el
ejercicio anterior.
Importar de Excel
• Puede importar listas de tareas y recursos de Excel
• Use el menú Archivo, Abrir
• En tipo de archivo marque Libros de Microsoft Excel
• Abra el archivo Lista de Tareas
• Haga clic en Nueva equivalencia
• En la pestaña Opciones marque Tareas
• En la pestaña Equivalencia de tareas
• Seleccione la hoja apropiada (Tareas)
Exportar datos
• Puede exportar información del proyecto a una base de datos,
a Excel, a un archivo texto
• Use el menú Archivo, Guardar como
• En Guardar como tipo marque Libros de Microsoft Excel
• Haga clic en Datos de costos por tareas
Formatos de Project
• Con cada versión de Project han ido cambiando los formatos
de los archivos Project: MPP
• Project 2000 abre y guarda los archivos de Project 98 sin
problemas.
• Sin embargo no se podrán abrir los archivos de versiones
anteriores como Project 3, 4, 95.
• Project 2000 puede abrir archivos en formato MPX y las
versiones anteriores pueden grabar en este formato también.
• Sin embargo una vez convertido de este formato MPX al
formato Project 2000 no habrá manera de convertir otra vez a
MPX
• Cuando se graba un archivo en el formato de Project 98 se
pierden datos de la nueva versión tales como los recursos
materiales
Compartir recursos
• Cuando se manejan varios proyectos los mismos recursos
pueden estar asignados a estos proyectos.
• En cada proyecto los recursos podrían estar correctamente
asignados, pero si reunimos los proyectos podría ocurrir que
los recursos han sido sobreasignados.
• Un fondo de recursos ayuda a analizar la manera en que se
usan los recursos de varios proyectos
• Un fondo es un archivo de Project que solo contiene recursos
(es decir no contiene tareas) y tiene la información de
recursos como capacidad máxima, tablas de costos y
períodos no laborables.
• Los archivos de proyectos vinculados al fondo de recursos se
llaman archivos compartidos.
• Ejercicio
– Abra 2 archivos llamados ejer6-fondo y ejer7-fondo (ambos deben
estar en la vista Hoja de recursos)
– Cree un nuevo archivo llamado Fondo (no se preocupe por fecha
de inicio, ya que no usa tareas)
– Organice los 3 archivos con el menú Ventana, Organizar
– Note que los 2 proyectos tienen recursos comunes.
– Seleccione ejer6-fondo y vaya al menú Herramientas, Recursos,
Compartir recursos.
– Marque la opción Utilizar recursos y escoja el archivo Fondo
– Note como aparecen los recursos ahora en el archivo Fondo.
– Haga lo mismo para ejer7-fondo para que sus recursos sean
compartidos desde el fondo de recursos
– Observará recursos sobreasignados: Ken Bergman
El fondo de recursos
• El fondo de recursos consta de la información de recursos de
los archivos compartidos.
• Project consolidará la información de los archivos
compartidos basándose en el nombre del recurso.
• Es decir un recurso aparece una sola vez en el fondo de
recursos, sin importar el número de archivos compartidos de
proyectos en los cuales el recurso aparece.
• Como pueden haber variaciones al escribir el nombre del
recurso, sería recomendable tener un estándar para ingresar
los nombres de recursos, para evitar la duplicación, ya que
Project considera diferentes a Pedro Sánchez, P. Sánchez o
Pedro José Sánchez, a pesar de que para nosotros sea la
misma persona.
• Si desea que un archivo deje de usar un fondo de recursos,
debe romper el vínculo. Use el menú Herramientas,
Recursos, Compartir Recursos. Utilice la opción de
recursos propios.
• Ejercicio:
– Maximice la ventana del archivo Fondo.
– Seleccione a Ken Bergman
– Aplique la vista Uso de Recursos
– Divida la ventana
– En la parte inferior observará el formulario de recursos donde
estarán las asignaciones del recurso en las diversas tareas de los
diversos proyectos.
Actualizar datos en archivos compartidos
• Cuando realizamos alguna asignación de tareas en uno de
los archivos compartidos, se debe actualizar automáticamente
la información en el fondo de recursos.
• Ejercicio
– En el fondo cree un nuevo recurso llamado Bran Macintosh con
tarifa de $10 la hora.
– Si nos cambiamos a cualquiera de los 2 archivos de proyectos,
¿estará disponible este recurso?
Cambiar calendarios del fondo
• Otra ventaja de usar el fondo es que permite realizar cambios
en datos del recurso como costos y horarios, de modo que
esta información queda disponible para los otros proyectos.
• Ejercicio
– En el archivo Fondo, seleccione a Ken Bergman
– Haga doble clic sobre el recurso y aparecerá la ventana
información de recurso.
– Seleccione la pestaña Horario de trabajo
– Haga 2 días no laborables.
– En el menú Ventana cámbiese a otro de los 2 proyectos
– Verifique que se han realizado los cambios en el horario de Ken
Bergman

• Finalmente también es posible cambiar el calendario base de

todos los proyectos al cambiar el calendario base del fondo.
Nuevos proyectos para el fondo
• Los recursos que ya están creados en un fondo los puede
usar para cualquier nuevo proyecto.
• Ejemplo
– Cierre todos los archivos
– Cree un nuevo archivo
– Ingrese algunas tareas
– Cuando quiera asignar recursos, simplemente use el menú
Herramientas, Recursos, Compartir recursos e indique el
archivo del fondo.
– Como cerramos todos los archivos no existe un fondo para
compartir.
– Debe abrir el archivo de fondo
– Le presenta varias opciones:
• Solo lectura para no cambiar los datos del fondo
• Lectura y escritura (pero no deja que otros lo actualicen)
• Lectura y escritura y abrir todos los archivos en un nuevo archivo
de proyecto
– En una red debería abrir el archivo en solo lectura y con el menú
Herramientas, Recursos, Actualizar fondo de recursos actualizar
las asignaciones realizadas.
– Pero para realizar cambios en detalles de recursos como
capacidad y tasas si se requiere que se abra en modo lectura y
escritura
Proyectos consolidados y subproyectos
• Un proyecto consolidado es un archivo de Project que
contiene subproyectos o proyectos insertados.
• Los proyectos insertados no están dentro del proyecto
consolidado, pero están vinculados de modo que se pueden
visualizar y editar sus datos.
• Si se realizan cambios al proyecto insertado o subproyecto de
modo independiente al proyecto consolidado, la información
actualizada aparecerá en el proyecto consolidado la próxima
vez que sea abierto.
• Ejercicio
– Debe tener creados 2 proyectos
– Debe crear un nuevo proyecto
– En el menú Insertar, Proyecto debe seleccionar los 2 proyectos
(use la tecla CTRL)
– Aparecen 2 tareas de resumen y barras de color gris
– Muestre las subtareas
– Realice cambios a tareas de cada proyecto
– Grabe y cierre el consolidado
– Verifique los cambios en los subproyectos
– Realice cambios en los subproyectos
– Verifique los cambios en el consolidado
Diagrama de red
• La vista Diagrama de red (antes llamado de PERT por la
metodología Program Evaluation and Review Technique) es
un gráfico que revela las relaciones de tareas
• Las tareas se representan por cajas o nodos y las relaciones
por líneas de conexión entre los nodos.
• Es decir presenta un flujo de las actividades, por lo tanto se
centra más en relaciones, a diferencia de Gantt que se centra
en duraciones.
• Ejercicio
– Seleccione menú: Ver, Diagrama de red
– Seleccione Formato, Diseño
– Escoja en Disposición: Vertical por meses
– Y oculte todos los campos excepto el identificador
Vista Calendario
• La vista calendario no es de gran utilidad en proyectos
complejos ya que no presenta información sobre las tareas o
sus relaciones.
• Puede ser apropiada para visualizar las tareas de un recurso
único.
• Ejercicio
– Muestre la vista Calendario
– Use un filtro Que utilizan el recurso
– Seleccione un recurso
– Observaré el calendario de este recurso
– Haga clic con botón derecho sobre un día (no sobre la tarea) y
aparece un menú para personalizar la vista calendario. Puede
modificar
• Escala temporal
• Cuadrícula
• Estilo de barras de texto y tareas
• Zoom
Ejercicio de repaso 15
• El dueño de la empresa donde laboramos actualmente nos ha
propuesto que desde enero próximo nos hagamos cargo de
un nuevo negocio de representación de un producto
internacional.
• Va a montar una pequeña oficina y usar una empresa ya
creada que se llama International Electrics. Ha visto varios
locales y no desea gastar mucho en la adecuación.
• Le gustaría firmar un contrato de arrendamiento para el 15 de
enero, y hasta finales de ese mes, tener instalada línea
telefónica y equipamiento. También quisiera tener contratado
secretaria, vendedor y mensajero.
• De esta manera en la primera semana de febrero podría tener
la oficina operativa.
• Paralelamente el pedirá muestras a fabricantes de USA y se
adquirirán mobiliario, equipos y programas necesarios.
• Además un diseñador creará logotipos, papelería y diseño
publicitario para prensa y TV. El primer anuncio debería
aparecer 1 semana después de estar en operaciones la
empresa.
• En un papel ha plasmado estas ideas, estimando duraciones.
• Nuestro objetivo será ingresar los datos en Project y obtener
una serie de reportes y presentaciones
1.- Nombre del archivo: Ejer15
2.- Nombre del proyecto: International Electrics
3.- Nombre del autor: usted
4.- Organización: Corporación Futura
5.- Inicio del proyecto: 6 de enero del 2003
6.- Las tareas son:
– Inicio proyecto 0d
– Buscar oficina 2s
– Inicio contrato arriendo 0d
– Compra líneas teléfono 2s
– Compra medidor luz 2s
– Adecuación eléctrica 3d
– Adecuación oficina 1s
– Compra muebles 2s
– Compra equipos 2s
– Compra software 2s
– Oficina operativa 0d
– Aviso oferta empleo 0d
– Selección personal 2s
– Contrato personal 0d
– Inducción basica 5d
– Capacitación en sistema 5d
– Pedir muestras 3s
– Diseño logotipo 1s
– Impresión papelería 1s
– Diseño aviso 1s
– Día publicidad 0d

7.- Debe crear 3 tareas de resumen: Operativo, Personal y Comercial para

agrupar a las tareas.
8.- Use los predecesores para establecer adecuadamente las relaciones
9.- El fin del proyecto es 12 febrero
10.-Muestre las fechas de barras en formato Lun, 31 ene
11.-Cambie el alto de las barras en 10 puntos
12.-Cambie el formato de todos los hitos: negrita, cursiva 6 puntos
13.-Muestre a la izquierda de las barras la duración con formato de
letra normal 7 puntos
14.-El proyecto usa el calendario estándar. Debido a la huelga
anunciada el 27 de enero se lo considera no laborable
15.-Cambia el fin del proyecto? ________________
16.-Poner fecha límite: 15 enero para las tareas: Inicio contrato
arriendo y Contrato de personal
17.-Fecha límite: 3 de febrero para Oficina operativa
18.-Fecha límite: 10 de febrero para Día publicidad
19.-Hacer estimadas las duraciones de las tareas: Compra de
línea, Compra medidor de luz y Selección personal
20.-Escribir una nota a la tarea Compra de software: Evaluar
DacEasy, Monica, Peachtree.
21.-Establezca estas relaciones
– Las tareas de Compras de muebles y Compra de equipos deben
arrancar al mismo tiempo que la Búsqueda de oficinas
– A a tarea Compra software ponga como predecesora FC la tarea
Compra equipos
– Establezca un adelanto de 5 días a Compra software
22.-Muestre el Diagrama de Gantt detallado con la ruta crítica
23.-Muestre todo el proyecto con el Zoom
24.-Tome una foto al proyecto (seleccione todas las líneas)
25.-Grabe este archivo GIF como International
26.-Haga una carta en Word para el dueño con el archivo de
imagen. Grabe la carta como International
27.-Ingresar estos 3 recursos. Clasificarlos en el grupo Comercial:
– Diseñador
– Imprenta
– Periódico

28.-Asigne los recursos así

– Diseño logotipo - Diseñador
– Papelería – Imprenta y diseñador Nota: Cuidado con la programación
condicionada x esfuerzo!
– Diseño aviso - Diseñador
– Día publicidad – Periódico
29.- Obligue que la tarea Pedir muestra termine el 22 de enero, ya que el 24
viene un cliente.
30.- Pruebe los siguientes filtros:
– Tareas críticas
– Tareas de nivel superior
– Fechas límites
– Hitos
– Resumen
– Que utilizan el recurso? Pruebe con algunos de los recursos
– Grupo de recursos: escriba Comercial
– Intervalos de fechas
– Intervalos de tareas
– Con duración estimada
– Con datos adjuntos
– Con fechas fijas

31.- Pruebe los siguientes autofiltros.

– Tareas que duran más de 1 semana
– Tareas que cuyo nombre contiene la palabra Compra
– Tareas que comienzan después del 20 de enero
32.- Quite la delimitante de la tarea Pedir muestras
33.- Debe ingresar el siguiente grupo de recursos llamado Empleados
– Gerente
– Secretaria
– Vendedor
– Mensajero
34.- Pruebe estos los agrupamientos
– Agrupe recursos por grupo
– Agrupe tareas por críticas
– Agrupe tareas por duración
35.- Configure la página para la impresión del diagrama de Gantt.
– En el encabezado, lado izquierdo que aparezca de modo automático:
organización
– En el encabezado, al centro: título del proyecto
– En el encabezado, a la izquierda: el autor
– En pie de página escribir a la izquierda la fecha de hoy, al centro la
página y a la derecha el nombre del archivo
– En la leyenda poner la fecha de inicio y la de fin del proyecto

36.- Ingrese estos costos fijos a las tareas

– Compra muebles, $ 1500
– Compra equipos, $ 3500
– Líneas telefónicas, $1000
– Sistemas, $1000
– Medidor eléctrico, $100
– Arriendo, $900
– Adecuaciones, $200
– Instalación eléctrica, $100

37.- Cuánto es el costo del proyecto?

38.- Ingrese otros costos fijos a las tareas
– Aviso empleo $400
– Logotipo $500
– Papelería, $300
– Diseño publicidad $200
– Publicidad, $1500
39.- Cuánto es el costo del proyecto?
40.- Muestre las tareas que cuestan más de $1000
41.- El gerente gana $30 al día
42- Se lo asigna a la tarea Buscar oficina. En cuánto aumenta el costo del
proyecto
43.- Si asignamos el gerente a Compra de muebles y equipos el costo
aumentará en $600. Es correcto que aumente? Si las tareas se hacen
en paralelo con las otras y es el mismo gerente, no deberían aumentar.
44.- Verifique que el gerente está sobreasignado
45.- Una solución a este problema es hacer que el gerente trabaje al 33.3%
en cada tarea. Cuidado con la duración de las tareas. Convierta las 3
tareas a duración fija para cambiar sus unidades.
46.- Pero esta no es la mejor solución en este ejemplo puesto que el gerente
se encarga de muchas actividades en paralelo y posiblemente no es
eficiente realizar este cálculo para todas las actividades.
47.- Quite todas las asignaciones del gerente
48.- El gerente va a ganar $30 por cada día, posiblemente un mejor enfoque
será crear una tarea 1 que represente todo el proyecto y agrupe a las 3
tareas de grupo: operaciones, personal y comercial.
49.- Esta tarea se llamará International Electrics y a esta tarea se le asignará
el Gerente
50.- Verifique el costo del proyecto, la duración del mismo.
51.- El dueño de la empresa se encargará de pedir las muestras a USA y
dedicará 1 hora al día en las 3 semanas de esa tarea. Su costo es $30
por hora. Es decir trabajará 15 horas en las 3 semanas y por lo tanto
aumentará el costo en $450.
52.- Muestre 5 reportes
– Resumen de proyecto
– Días laborables
– Flujo de caja
– Tareas
– General
Parte 4:

Seguimiento del Proyecto

Seguimiento
• Hasta ahora hemos visto la parte de planificación del proyecto
• Una vez que el proyecto se inicia comienza la fase de
seguimiento o control.
• El seguimiento sirve para comparar lo planificado con lo real.
De esta manera se pueden hacer ajustes.
• El seguimiento se puede hacer a varios niveles de detalle:
– Actualización del trabajo según lo previsto. Esto sucede cuando
todo ocurre según lo planificado.
– Actualización del porcentaje completado de cada tarea, en valores
precisos o en incrementos del 25%, 50%, 75% o 100%
– Actualización de la duración real de la tarea y de las fechas de
comienzo y de fin
– Actualización de trabajo por período de tiempo. Aquí se actualiza
los valores de trabajo actual por día, por semana u otro intervalo.

• Puede usarse una combinación de estas posibilidades en un

mismo proyecto, ya que las distintas partes del mismo,
pueden requerir diferentes niveles de seguimiento.
• En la fase de planificación las únicas fechas que existen son
las llamadas actuales (o programadas).
• Cuando se graba una línea base, las fechas actuales se
convierten en fechas previstas.
Línea base
• Para poder realizar el control del proyecto se requiere
compararlo con su plan original.
• Este plan original es lo que se llama la línea base.
• La línea base es entonces el conjunto de valores que
representan el plan inicial del proyecto, como las fechas de
comienzo, de fin, el trabajo, la duración.
• Cuando se guarda la línea base, Project toma una “foto” de
los valores existentes y los guarda para futuras
comparaciones.
• La línea base se guarda de 2 maneras:
– Al guardar el archivo
– Con el menú Herramientas, Seguimiento
• En el mismo menú se puede borrar la línea base si no se la
requiere.
Real, actual y previsto
• Para entender mejor el control del proyecto se deben analizar
cuáles son los campos o datos que se actualizan al realizar el
control del proyecto.
• Project maneja 3 conjuntos de datos para ciertos campos.
• Por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea puede ser:
– Prevista: la que se guarda en línea base
– Real: la que se ingresa cuando YA se realizan las tareas
– Actual o programada: la fecha original planificada o la actual que
cambia al ingresar datos reales en tareas relacionadas
• Ejemplo:
– La tarea A empieza el 10 de enero y la tarea B que está
relacionada comienza el día 15 de enero.
– Estas 2 fechas son las actuales o programadas
– Cuando se guarda la línea base, aparecen las fechas previstas:
• Inicio Previsto A: 10 enero
• Inicio Previsto B: 15 enero
– Cuando se ingresan datos reales, por ejemplo la tarea A comenzó
el 12 enero
• Inicio Real A: 12 de enero
• Inicio Actual B: 17 de enero
– Es decir el Inicio Actual B cambia al 17 de enero, debido a que la
tarea A dura 5 días y realmente comenzó el 12, entonces la tarea
B “supuestamente” comenzará el 17 de enero.
– Los valores reales van reemplazando a los actuales.
Ejercicio 16
• Inicio el 6 de enero del 2003
• Ingrese 3 tareas relacionadas FC
– Buscar oficinas 1s
– Comprar muebles 1s
– Comprar equipos 1s

• Vamos a mostrar la pantalla dividida. En la parte superior el

Gantt de seguimiento y en la inferior la vista hoja de tareas
con la tabla variación.
• La tabla variación muestra entre otros campos:
– Comienzo (es el comienzo programado o actual)
– Fin (programado o actual)
– Comienzo previsto (línea base)
– Fin previsto (línea base)
– Vamos a agregar 2 campos
• Comienzo real
• Fin real
• Los campos previstos y reales deben estar en blanco
• Guarde la línea base y verifique que aparece el Fin previsto y
Comienzo previsto.
• Añada una tarea, sin relacionarla: Evaluar sistemas, 1
semana.
• Esta tarea no tiene información de línea base
• Guarde la línea base
• Cambie el inicio del proyecto al 7 de enero
• Note que ya no son iguales el comienzo y el comienzo
previsto
• Guarde la línea base
• Se igualan los datos actuales y los previstos.
Seguimiento según lo previsto
• La manera más fácil de realizar seguimiento es informar que
el progreso real avanza según lo previsto.
• Si por ejemplo la primera semana del proyecto ha transcurrido
y se han realizado las tareas según lo previsto, podremos
registrarlo de esa manera.
• Ejercicio:
– En el archivo del ejercicio anterior
– Aplique la vista Diagrama de Gantt
– Muestre la barra de la 1ra. tarea
– Menú Herramientas, Seguimiento y elija Actualizar proyecto
– Seleccione Actualizar trabajo completado al y escoja o escriba
15 de enero del 2003
– Aparecerán las barras de progreso para cada tarea en el diagrama
de Gantt.
– Y aparecerá un visto bueno en la columna de indicadores para las
tareas que se hayan completado al 15 de enero.
– En la parte inferior las tareas que ya comenzaron tienen un
comienzo real
– Las tareas completadas tienen un fin real
El porcentaje completado de tareas
• También puede indicar el trabajo realizado de una tarea como
un porcentaje.
• Existen 2 maneras de hacerlo:
– Registrar que una tarea ha sido completada al 25%, 50%, 75%,
100%
– Ingresar un porcentaje exacto que ha sido completado
• Puede usar la barra de herramientas de Seguimiento para
ingresar estos valores
• O cuando hace doble clic en la tarea y marca la pestaña
General e ingresa un valor en Porcentaje completado.
• Cuando ingresa un valor diferente a 0%, Project cambiará la
fecha de comienzo real para que coincida con el comienzo
programado. Luego calculará la duración real, la duración
restante, los costos reales y otros valores.
• Por ejemplo si indicamos para una tarea de 4 días que ha
sido completada al 50%, Project calculará 2 días de duración
real y 2 días de duración restante.
Valores reales
• Otra forma de actualizar la información de la programación es
registrar lo que realmente ocurre en cada tarea del proyecto.
• Puede actualizar los valores reales de comienzo, finalización
y duración de cada tarea.
• Cuando ingresa estos valores Project calcula el porcentaje
completado.
• Cuando introduce una duración real mayor o igual que la
programada, la tarea es completada al 100%
Gantt de seguimiento
• Para conocer las tareas que comenzaron tarde o las tareas
que podrían no comenzar en la fecha prevista se puede usar
además de la tabla de variación un Gantt de seguimiento.
• Las tareas azules representan la programación actual
• Las tareas grises representan la línea base
• Las tareas azules con trama son tareas que no han
comenzado y las rojas claras son críticas que no han
comenzado.
Reportes de seguimiento
• Los reportes que le ayudan en el seguimiento del Proyecto:
– Tareas sin comenzar
– Tareas completadas
– Tareas que deberían haber comenzado
– Tareas pospuestas
– Tareas en cursos
Ejercicio de repaso 16
1. Fecha de inicio: 6 de enero del 2003
2. Grabar sin línea base
3. El proyecto tiene como nombre: Introducción nuevo servicio
4. Ingresar estas tareas:

– Buscar diseñador publicidad 1s

– Diseñar avisos y brochure 1s
– Revisar diseños 3d
– Imprimir brochure 3d
– Crear carta ventas 2d
– Enviar carta y brochure 2s
– Publicar aviso en diario 0d
– Cotizar equipos varios 1s
– Comprar e Instalar ampliación central 3d
– Adquirir muebles y equipos 2d
– Reparar letrero exterior 1d
– Entrenamiento televendedora 2d
– Entrenamiento nuevo servicio 3d
– Listos a recibir pedidos 0d

5. Crear 2 tareas de resumen:

1. Mercadeo para las actividades comprendidas entre Buscar diseñador y
Publicar aviso.
2. Operaciones para tareas de Cotizar equipos hasta Entrenamiento nuevo
servicio.

6. Crear tarea 1: Arrancamos como hito

7. Enlazar FC Fin-Comienzo todas las subtareas de cada Fase (no enlace
las fases)
8. Consulte las estadísticas cuándo termina el proyecto y cuántos días
dura. Anote estos datos:
9. Cambiar enlaces para que Imprimir brochure y crear carta comiencen al
mismo tiempo
10. Escriba cuándo termina el proyecto y cuánto dura.
11. Las tareas Comprar e instalar ampliación y Adquirir muebles pueden
comenzar al mismo tiempo
12. Ha cambiado el proyecto en su fecha de fin?
13. Con el asistente para diagramas de Gantt muestre la ruta crítrica del
proyecto
14. Como tarea 2 ingresar una tarea repetitiva llamada Reunión Lunes de 1
hora, todos los lunes durante 5 semanas
15. Cambiar escala.
1. Principal en meses con etiqueta: Mes abreviado con año y centrada.
2. Secundaria con semanas y etiqueta: Lun 00, centrada.
16. Cambiar cuadrícula para poner 2 líneas verdes al comienzo y fin de
proyecto
17. Poner duración a la izquierda de cada barra
18. Poner costos fijos a tareas. Se van a imprimir y repartir 5,000 cartas con
brochures.
• Diseñador cobra $300 por su trabajo
• Imprenta cobra $ 0.10 por brochure
• La empresa repartidora cobra $ 0.05 por repartir cada sobre
• Cada carta cuesta $ 0.05 (papel membretado + sobre)
• Aviso en diario cuesta $700
• La ampliación de la central cuesta $300
• Los muebles y equipos para la nueva televendedora cuestan $1000
• Reparar el letrero cuesta $100

19. Cúanto cuesta el proyecto hasta el momento?

20. Poner lunes 17 como fecha límite para la tarea Listos a recibir pedidos.
Si no visualiza el ícono agregue una barra para mostrarlo.
21. Ingresar recursos: de mercadeo Cristina Aguilera con sueldo de $300 al
mes y de operaciones Jaime Loza $300 al mes.
22. Asignar estos 2 recursos a todas las tareas de su fase correspondiente.
23. Muestre Abreviaturas de recursos en las barras
24. Cúanto cuesta el proyecto?
25. Imprimir el diagrama Gantt poner fecha inicio, duración y fin en la
leyenda. Poner sus datos nombre, empresa en encabezado.
28. ¿Porqué están sobreasignados los 2 recursos?
29. Por motivos de presentación deseamos añadir los recursos externos a
las barras de Gantt. Como ya hemos puesto los costos fijos de las
tareas, debemos ingresarlos sin costos a estos recursos
1. Diseñador
2. Imprenta
3. Repartidor
30. Asigne Diseñador a la tarea Diseñar avisos
31. ¿Qué ocurre? ¿Cambia la duración? ¿Es correcto que cambie la
duración? ¿Porqué cambió la duración?
32. Quite el recurso para regresar a los datos originales
33. Debemos quitar la Programación condicionada por el esfuerzo en
algunas tareas para asignar el recurso sin que cambie la duración.
– Diseñar aviso, asignar Diseñador
– Revisar diseños, Diseñador
– Imprimir brochure, Imprenta
– Enviar carta, Repartidor
34. Puesto que Cristina en las actividades de Diseñar, Imprimir y Enviar no
realiza ningún trabajo ya que son actividades externas que tienen su
costo, se ha decidido que su asignación sea del 0%.
35. Cuánto es el costo hasta este momento?
36. Sigue sobreasignada Cristina?
37. Agregue 4 recursos: ATU e IBM para adquirir muebles y equipamiento,
Panasonic para comprar e instalar central, Letrex para el letrero. No
tienen costos, ya que las tareas tienen costos. Recuerde quitar la
programación condicionada
38. Jaime Loza no tiene un trabajo directo en estas 3 tareas, poner sus
unidades al 0%.
39. Cuánto es el costo?