Módulo: Hoja de Cálculo
CUARTA CLASE
1. Base de Datos en Excel
2. Diseño de Base de Datos en Excel
3. Crear Base de Datos en Excel
4. Consultar Base de Datos en Excel
5. Sistema de Gestión de Base de Datos (DBMS)
6. Objetivo del Sistema de Gestión de Base de Datos (DBMS)
7. Excel no es DBMS
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1. BASE DE DATOS EN EXCEL
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado
bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista
para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden
almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier
otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las
cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un
número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de
filas
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una
tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está
dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por
mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
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2. DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu
libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y
eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores
prácticas para crear una base de datos en Excel que te
permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que
desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una
lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la
base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño
siguiendo los pasos descritos:
Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel
será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la
información.
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Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes
tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes
poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es
decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En
este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las
órdenes
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Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el
nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del
campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una
de las propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su
código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla
quedará definida de la siguiente manera:
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Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a
tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo,
algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más
información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes
tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.
Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada
uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el
ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional
para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se
repetirá.
En el caso de las tablas
para Órdenes y Clientes
crearemos un número
consecutivo que identificará
de manera única cada una
de las filas.
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Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la
información de las tablas a través de la relación que existe entre dos
de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de
compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará
con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna
ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
De manera similar,
si deseo conocer el
cliente para una
determinada orden
de compra, solo
deberé seguir la
relación indicada
por el campo
IDCliente en ambas
tablas.
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Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra
base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos
datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y
tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos
tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso,
estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios
registros de la tabla
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Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva
tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a
dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la
siguiente imagen:
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De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores
y también se evitará la captura de un sin número de variantes del
mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de
datos de prueba de una orden, por ejemplo:
Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente
ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El
problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso
no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no
puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así
como las columnas IDCliente y TipoPago.
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Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que
almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente
manera:
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha
hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro
diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos
que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan
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De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:
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3. CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla
fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
1.Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
2.Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen
múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros
y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro
lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de
Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas
varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que
moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de
tamaño y se sobrepongan entre sí.
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4. CONSULTAR BASE DE DATOS EN EXCEL
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a
crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de
relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos
complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
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La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Órdenes y la
Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla
Órdenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha
compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha
información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso
de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece
a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna
5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:
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El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue
hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a
Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera
puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base
de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la
combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos
permite crear fórmulas para buscar datos.
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5. SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS
(DBMS)
Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a
hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se
hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las
operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se
crearon los primeros sistemas de gestión de bases de
datos(DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el
almacenamiento, modificación y extracción de los datos.
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6. OBJETIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
BASE DE DATOS (DBMS)
El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a
la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o
aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o
lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de
datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el
usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.
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7. EXCEL NO ES UN DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel
para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de
gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la
inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede
hacerlo directamente en la aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar
nuestros datos son las siguientes:
1.Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
2.Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca
en gran manera.
3.No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como
para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.
