“ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001 VERSIÓN 2015 EN LA

EMPRESA TOTALITY SERVICES S.A.S.”
CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA OBJETIVOS

DELIMITACIÓN
MARCO TEORICO
DEL
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN DE LA
METODOLOGIA
EMPRESA

DIAGNOSTICO ESTRATEGIA

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
INTRODUCCIÓN

Sistemas de
gestión de
calidad

Trabajo de ISO 9001 de

grado 2015

Periodo de
pasantía Bogotá,
empresarial Colombia

Totality
Services
S.A.S
 DEFINICIÓN DEL
PROBLEMA

Gran cantidad de empresas de

servicios temporales certificadas
Consolidarse en el sector de en la mencionada norma
empresas de servicios temporales El problema en síntesis
• Intención de la alta • La información documentada • Posibilidad de cancelar
dirección en buscar para estructurar un SGC no el contrato con las
es suficiente • Percepción desfavorable en el
dicha certificación • Incertidumbre de no lograr mercado de empresas de empresas clientes que • Certificarse en la NTC
reconocimiento al lograr • La descripciones de cargo no servicios temporales al no contar solicitan la certificación ISO 9001 versión 2015
• Selección del momento se encuentran actualizadas
la certificación. con dicha certificación
adecuado para realizar debido a la eliminación de para el año 2019. • No certificarse en la
• Perdida potencial de nuevas
dicha certificación. • Percepción de diversos empresas clientes que exigen la NTC OISO 9001
beneficios certificación en ISO para contratar versión 2015 y afrontar
diferentes servicios.
administrativos, cargos operacionales Solicitud expresa de varias las posibles
Certificarse en la NTC-ISO Carecen de un adecuado y empresas clientes para contar
9001 :2015
operativos y documentado SGC con la certificación en la NTC
consecuencias
gerenciales ISO 9001 :2015

“Carencia en la implementación y certificación

de la NTC ISO 9001 versión 2015” ; teniendo en
cuenta las presiones externas para lograr la debida
certificación. Beneficios de todos y cada uno de los
niveles jerárquicos de la empresa Totality Services S.A.S.
 OBJETIVO
S
Objetivo General

Estudiar la aplicación de la
norma ISO 9001 versión 2015
para diseñar un sistema de
gestión de calidad en la empresa
Totality Service SAS
 OBJETIVO
S
Objetivos Específicos

•Estructurar de manera
eficiente las actividades y
procesos llevados a cabo Objetivos
dentro de la empresa Totality Específicos
Services S.A.S conforme la norma
•Proponer
ISO 9001:2015.
medidas de
mejoramiento
para garantizar el
Objetivos Específicos cumplimiento de los
requisitos de la
• Realizar un diagnóstico norma ISO 9001
organizacional para la de 2015.
aplicación de la norma ISO
9001 de 2015.
DELIMITACIÓN
DEL
PROBLEMA
 MARCO TEORICO

ADMINISTRACIÓN
DE LA CALIDAD
TOTAL
Principios de Estructura de la
gestión de la Desarrollo Manual de Familia de norma NTC Servicio al Capítulos NTC
calidad organizacional calidad normas ISO ISO 9001:2015 cliente ISO 9002 : 2105
 METODOLOGIA

D M A I C
• Define • Measure • Analyze • Improve • Control
(Definir) ( Medir) (Analizar) (Mejorar) (Controlar)
 METODOLOGIA

Definición de los
D requerimientos para lograr
la implementación de un
• Define SGC
(Definir)
 METODOLOGIA

Identificación de la mejor
M manera de medir la
implementación de un SGC para
• Measure obtener los datos pertinentes que
permitan la implementación de
(Medir) un SGC
 METODOLOGIA

Analisis de la información recolectada

A para determinar las posibles causas
técnicas u operativas que intervienen

•Analyze
en la generación de no conformidades
en la implementación de un SGC

(Analizar)
 METODOLOGIA

Cuantificación de las potenciales

I soluciones para concretar los objetivos
planteados en el inicio del trabajo de

•Improve
grado así como asegurar que el mismo
cuente con flexibilidad y adaptación a
las situaciones futuras
(Mejorar)
 METODOLOGIA

C Se implementan las diferentes

solución o soluciones que
garanticen que las mejoras sean
•Control mantenidas en el tiempo
(Controlar)
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA TOTALITY
SERVICES S.A.S
 TOTALITY SERVICES S.A.S., se creó
con el ideal de ser un aliado estratégico
para sus clientes en la administración de
sus procesos a través de la innovación,
el mejoramiento continuo y la
agregación de valor.
 Se constituyó en la cámara de comercio
de Bogotá el 25 de agosto de 2014 como
una empresa especializada en brindar
soluciones estratégicas en Outsourcing
en administración de personal, nómina y
seguridad social, iniciando labores el 16
de febrero de 2015 en las instalaciones
ubicada en la Av.
Suba No 122 - 33 Local 1. En este
mismo año la empresa empieza a
documentarse para implementar un
sistema de gestión de calidad bajo la
norma ISO 9001:2015.
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA TOTALITY
SERVICES S.A.S
TOTALITY SERVICES COD : INV-001

 Maquinarias y equipo
S.A.S
VERSIÓN: 001
PÁGINA 1 DE 1
INVENTARIO Y HOJA DE VIDA DE EQUIPOS

DATOS
LUGA RECURSO ID O NOBRE CODIGO ESTADO ASIGNADO O OBSERVACIONES / PAZ Y
R RESPONSABL SALVO
E
ZONA DE IMPRESORA LEXMARK BUENO TODOS LOS MANTENIMIENTO
IMPRESIÓN T654DN IMP-T654DN FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADAO
EMPRESA QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

ZONA DE IMPRESORA LASER KYOCERA ECOSYS ESC- M3550IDN TODOS LOS MANTENIMIENTO
IMPRESIÓN MULTIFUNCIONAL M3550IDN EXCELENT FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADAO
E EMPRESA QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

ZONA DE RACK SERVIDOR SWITCH SERVIDOR SWITCH SER- SG220-50-K9- BUENO PERSONALDE MANTENIMIENTO
CISCO SMALL BUSINESS SG220-50-K9-NA NA MANTENIMIENTO DEL PROGRAMADAO
SERVIDOR QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

ZONA DE RACK COMPUTADOR HP ELITE COMPUTADOR HP COM-HPELITE 8200 ACEPTABLE PERSONAL DE MANTENIMIENTO
8200 SFF ELITE 8200 SFF SFF MANTENIMIENTO DEL PROGRAMADAO
SERVIDOR QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

ZONA TELEFONO FIJO GRANDSTREAM TF GXP2140 EXCELENTE (NUEVO) TODOS LOS MANTENIMIENTO
LINEAS GXP2140 FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADAO
EMPRESA QUINCENALMENTE O
(CANT 20) ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

RECEPCIÓN TELEFONO FIJO GRANDSTREAM TFRGXP2170 EXCELENTE (NUEVO) RECEPCIONISTA MANTENIMIENTO

GXP2170 (CANT 1) PROGRAMADAO
QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

GERENCI TELEFO FIJO GRANDSTREAM TFG GXV3275 EXCELENTE(NUEVO) GERENTE MANTENIMIENTO

A GXV3275 (CANT 1) PROGRAMADAO
QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

PUESTOS DE COMPUTADOR PERSONAL LENOVO C260 CPC260 BUENO TODOS LOS MANTENIMIENTO
TRABAJO FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADO
EMPRESA (CANT 20) QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE

OFICINA 507 MOBILIARIO OFICINA PUESTOS DE TRABJO PTO507 EXCELENTE (NUEVO) TODOS LOS MANTENIMIENT
FUNCIONARIOS DE LA O PROGRAMADO
EMPRESA ANUALMENTE

ARCHIVO FISICO ARCHIVO RODANTE ARCHIVO RODANTE ARO507 ACEPTABLE TODOS LOS MANTENIMIENT
DUCON FUNCIONARIOS DE LA O PROGRAMADO
EMPRESA ANUALMENTE

SOPORTE INFORMATIVO DE SOFTWARE Y HARDWARE 7-SRH// 7-WEB SH7E EXCELENTE (ACTUALIZADO) TODOS LOS MANTENIMIENTO
LA SUSTENTO INFORMATIVO FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADO
EMPRESA DE LA EMPRSA EMPRESA (CANT 20) QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA TOTALITY
SERVICES S.A.S
 Niveles promedios de Descripción de servicios Uni/mens % de participación

producción. Levantamiento del perfil

de cargo a contratar
10 3.6363%

Reclutamiento del cargo a 23 8.3636%

contratar,
Aplicación de las pruebas 20 7.2727%
psicotécnicas
Presentación de las 15 5.4545%
entrevistas
Verificación de 15 5.4545%
referencias,

Informe de selección a la 15 5.4545%

empresa cliente

Entrevista final de 7 2.5454%

selección

Firma del contrato y 5 1.8181%

requerimientos legales
finales
Formalización de los 5 1.8181%
derechos y deberes adquiridos
al firmar el contrato

Consecución del papeleo 5 1.8181%

necesario para
la liquidación
Atención a PQR por parte 5 1.8181%
de las empresas clientes y por
parte de él o los trabajadores
contratados

Liquidación de nómina 150 54.54%

formal del periodo de trabajo
liquidado
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA TOTALITY
SERVICES S.A.S 6.6.1 Suministro y administración de personal en
 Familias de servicios misión

Lo que ofrece:
1.Carga de información al sistema
2.Normatividad de la Gestión de Nómina
3.Generación de Pre-nómina
4.Pago y Dispersión Electrónica
5.Auditoría y Reportes
6.Autoliquidación y Pago de Prestaciones Sociales,
Extralegales y Parafiscales

6.6.2 Reclutamiento, selección y contratación de

personal
Aasegurando la satisfacción de los requerimientos de las
Empresas en los diferentes sectores económicos teniendo en
cuenta:
1. Aplicación de pruebas.
2. Informes de selección.
3. Visitas domiciliarias.
4. Estudios de seguridad.
5. Assement Center.
6. Clínica de Ventas.

6.6.3 Contratación

7. Validación de Documentos
8.Afiliación a Sistema de Seguridad Social;
CCF,ARL,AFP y EPS (Empleado y Grupo Familiar)
9. Formalización de Contrato
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA TOTALITY
SERVICES S.A.S
 Empresas clientes

TOTALITY SERVICES
CLIENTE SERVICIOS DEMANDADOS UNIDADES PROMEDIOS DE
PRODUCIÓN
FERRERO LADM COLOMBIA Aplicación de las pruebas 20
psicotécnicas
BANCO GNB SUDAMERIS Informe de selección a la 15
empresa cliente
GILAT COLOMBIA liquidación de nómina del 150
periodo de trabajo
liquidado
PENGUIN RANDOM HOUSE firma del contrato y 5
requerimientos legales
finales
PERSIANAS SAFRA Levantamiento del perfil de 10
cargo a contratar
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA TOTALITY
SERVICES S.A.S
 Competidores
Adecco
Acción S.A.S
AIKA
Aliados estratégicos Alianzas
temporales Alternativa de
servicios Aser Tempo
Colombia S.A Coltemp S.A.S
Gente útil
Human Net
Gran servicios S.A.S
Laboramos S.A.S
DIAGNOSTICO

 SGC (Sistema de gestión de calidad)

DIAGNOSTICO

 Responsabilidad de la dirección
DIAGNOSTICO

 Gestión de recursos
DIAGNOSTICO

 Prestación de servicios
DIAGNOSTICO

 Medición, análisis y mejora

ESTRATEGI
A
 SGC (Sistema de gestión de la calidad)

Fase de preparación

Misión de Visión de Políticas Políticas Objetivos

la la de la de de la
empresa empresa empresa calidad calidad
ESTRATEGI
A
 Responsabilidad de la dirección.

Responsabilidad de la alta
dirección
Seleccionar un comité de
calidad para la empresa
Desarrollar el plan de escogiendo una persona
calidad, definiendo la por dependencia de la
filosofía corporativa, Mejorar y actualizar los empresa para capacitarlas,
implementando procesos de mecanismos necesarios para apoyar y designarle
control, revisión, una comunicación eficaz recursos tanto físicos como
actualización, aprobación, con los clientes internos y económicos para su
vigencia y disponibilidad externos. respectiva manutención y
de documentos. funcionamiento.
ESTRATEGI
A

 Gestión de los recursos

Gestión de los recursos

Desarrollar programas de capacitación y motivación
acorde a las necesidades de la empresa, asiendo uso
para ello de convenios con el SENA , Cajas de
compensación familiar o diversas universidades de la
ciudad de Bogotá, presupuestando para ello un costo
adecuado para diversas capacitaciones anuales de sus
funcionarios.
ESTRATEGI
A

 Documentación de los procesos de Totality Services S.A.S.

Documentación de los procesos de

Totality Services S.A.S.

Creación y
Control de la actualización de Control de las Acciones para Matrices de Informes de
la información Actas de Analisis de
información salidas no abordar riesgos y reunión matrices DOFA gestión del revisión por la
documentada documentada conformes oportunidades riesgo alta dirección
ESTRATEGI
A

 Prestación del servicio

Prestación del servicio

Planear y formalizar de manera escrita los procesos en el área de
vinculaciones, conforme a los requerimientos exigidos por la NTC
ISO 9001:2015 diseñando e implementando por ejemplo
Instructivos de trabajo, formatos de ordenes de contratación,
criterios de revisión y aprobación de los procesos de vinculación
laboral. Para en definitiva alcanzar un mayor nivel de productividad
e involucramiento de todos los funcionarios en el sistema de gestión
de la calidad.
ESTRATEGI
A

 Medición, análisis y mejora.

MAM
Mejora
Garantizar la calidad del
Medición Analisis servicio al cliente,
Consolidar vínculos con Analizar y planificar las documentando e
entidades acciones correctivas y implementando los
certificadoras de preventivas de cada procedimientos de
calidad para actividad incluida en el almacenaje, embalaje,
diseñar e manual de calidad de preservación, entrega entre
implementar programas acuerdo a los requisitos otras características propias
de auditorias internas al exigidos en la NTC ISO de las diferentes ordenes de
SGC de la empresa 9001 : 2015 contratación.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

 A continuación, se expresan los logros de tipo tangible y no tangible de este trabajo desarrollado para la
empresa TOTALITY SERVICES S.A.S.

Dentro de los logros intangibles están:

 Elaboración del diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa TOTALITY

SERVICES S.A.S., según requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2015.

 Desarrollo de un plan de implementación con el cual se espera cumplir con los requisitos de un sistema de gestión
de calidad de acuerdo a la norma NTC ISO 9001 versión 2015.

 Concientización de la Alta dirección de TOTALITY SERVICES S.A.S., gracias al

diagnóstico realizado por los autores de este trabajo, esta empresa sabe en donde enfocar sus esfuerzos para lograr la
acreditación de calidad.

 Se logró sensibilizar y motivar al personal de TOTALITY SERVICES S.A.S. sobre la importancia de trabajar basados
en la calidad, encontrando así receptividad en el momento de dar
información y soporte en la investigación.

 El conocimiento y experiencia adquiridos por parte del autor en la realización de este proyecto para la empresa
TOTALITY SERVICES S.A.S.

Dentro de los logros tangibles están:

 Se elaboró el diagnóstico al Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa TOTALITY SERVICES S.A.S.,

según requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2015.

 Se desarrolló un plan de implementación con el cual se espera cumplir los requisitos para una calidad de acuerdo a la
norma NTC ISO 9001 versión 2000.

 Se identificaron los diferentes procesos utilizados al momento de la contratación en la empresa

TOTALITY SERVICES S.A.S. Se analizó el diseñó de un SGC basado en la Norma NTC ISO 9001:2015
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

En conclusión, TOTALITY SERVICES S.A.S. en la actualidad no está cumpliendo con los requisitos exigidos por la
norma NTC ISO 9001:2015 necesarios para la certificación de su sistema de gestión de calidad, lo cual implica el
desarrollo e investigación de las actividades a seguir para cumplir con esta norma.
 No posee un sistema de indicadores de gestión necesarios para evaluar los resultados del sistema de gestión de la
calidad.
 Se nota la importancia en TOTALITY SERVICES S.A.S. y en sus directivas de trabajar en pro de la calidad.
 Se recomienda:
 Mantener vigente el sistema de gestión de la calidad TOTALITY SERVICES S.A.S. con base en la norma NTC ISO
9001:2015
 Difundir entre el personal de la empresa los principios de la administración de la
calidad: organización orientada al cliente, liderazgo y compromiso de las personas, enfoque en procesos, enfoque
sistémico de la administración, mejoramiento continuo, enfoque en evidencias para tomar decisiones y
relaciones cliente – proveedor, de mutuo beneficio, como elemento de preparaciónen la
implementación de la norma NTC ISO 9001:2015.
 Realizar campañas de Concientización entre el personal de la filosofía corporativa
con miras a fortalecer el compromiso con la satisfacción de los clientes y con el desempeño del sistema de gestión
de la calidad.
Referencias y bibliografía
GRACIAS