Importancia
En la conducción de la organización
El control e información de las operaciones,
Ayuda a
Que los recursos (humanos, materiales y financieros)
disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo
criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su
custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.
Ambiente y estructura del control interno
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que
enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del
control interno y que son por lo tanto determinantes del grado
en que los principios de este último imperan sobre las
conductas y los procedimientos organizacionales
Los principales factores del ambiente de control son:
1. La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
2. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y
los manuales de procedimiento.
3. La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y
el compromiso de todos los componentes de la organización,
así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
4. Las formas de asignación de responsabilidades y de
administración y desarrollo del personal.
5. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de
formulación de programas que contengan metas, objetivos e
indicadores de rendimiento.
Competencia profesional
Los directivos y empleados deben caracterizarse por poseer un
nivel de competencia que les permita comprender la importancia del
desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos
apropiados. Tanto directivos como empleados deben:
· Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a
sus responsabilidades.
· Comprender suficientemente la importancia, objetivos y
procedimientos del control interno.
La Dirección debe especificar el nivel de competencia requerido
para las distintas tareas y traducirlo en requerimientos de
conocimientos y habilidades.
Los métodos de contratación de personal deben asegurar que
el candidato posea el nivel de preparación y experiencia que se
ajuste a los requisitos especificados. Una vez incorporado, el
personal debe recibir la orientación, capacitación y
adiestramiento necesarios en forma práctica y metódica. El
Sistema de Control Interno operará más eficazmente en la
medida que exista personal competente que comprenda los
principios del mismo.
Tipos de control interno
1 Control interno administrativo
2 Control interno financiero
3 Control interno previo
4 Control interno concomitante
5 Control interno posterior
1 Control posterior interno
2 Control posterior externo
1 Control interno administrativo
Son los mecanismos, procedimientos y registros que
conciernen a los procesos de decisión que llevan a la
autorización de transacciones o actividades por la
administración, de manera que fomenta la eficiencia de
las operaciones, la observancia de la política prescrita y el
cumplimiento de los objetivos y metas programados.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado
de efectividad, eficiencia y economía de los procesos de
decisión.
Control interno financiero
Son los mecanismos, procedimientos y registros que
conciernen a la salvaguarda de los recursos y la
verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de
los registros contables, y de los estados e informes
financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos,
patrimonio y demás derechos y obligaciones de la
organización.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado
de efectividad, eficiencia y economía con que se han
manejado y utilizado los recursos financieros a través de
los presupuestos respectivos.
organización.
Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos
momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la información a producir.
Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los procedimientos en todos
los niveles que sean necesarios, se refieren al control previo, control concurrente y control
posterior interno. No existen unidades administrativas que se encarguen por separado de este
tipo de controles, estos están incorporados a los procesos normales que siguen las operaciones;
los controles previos se refieren a actividades simples, quizá como preguntarse antes de
autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe partida presupuestaria
para proceder a comprometer los recursos, etc.
Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son fuentes de riesgo, ya que si
uno de esos no se cumple puede incurrirse en compras innecesarias, decisiones inconvenientes,
compromisos no autorizados, etc. por lo que aquí también juega la conciencia de los empleados
ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior, las posibilidades
de desperdicio y corrupción, son menores.
Control interno concomitante
Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar
las acciones en el mismo momento de su ejecución, lo cual
esta relacionado básicamente con el control de calidad.
5 Control interno posterior
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y se practica por medio de la Auditoría
Gubernamental; por su aplicación se clasifica en:
1.3.5.1 Control posterior interno
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y se practica por medio de la Auditoría
Interna de cada organización.
1.3.5.2 Control posterior externo
Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas y es responsabilidad exclusiva del
Organismo Superior de Control, a través de la Auditoría
Gubernamental.
Documentación del control interno
El control interno se encuentra en todos los niveles y en
todas las acciones y funciones, por tanto, debe estar
respaldado por toda la legislación, sistemas,
documentación de soporte, información y demás criterios
utilizados en las operaciones, creando los archivos que las
necesidades ameriten, de acuerdo a la tecnología
existente.
Las funciones de los empleados y todos los
procedimientos operativos, deben constar en documentos
que sirva de partida para evaluar y documentar las
acciones llevadas a cabo por cada persona.
