ORGANIZACIÓN PLANEACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DEL
DEL TRABAJO TRABAJO
ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO
El conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los
medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el
mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.
Al interior de las Objetivos tácticos Metas o indicadores de medición
empresas, el
trabajo se organiza Procesos Procedimiento
con base en la
correcta Programa Actividad y tarea
estructuración de:
Recursos que intervienen en los
procesos
TIPOS DE ORGANIZACIÓN:
ORGANIZACIÓN FORMAL
La organización formal es la configuración intencional que se hace de
las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de
manera que se logren los fines establecidos por la empresa.
Esta organización formal supone ordenar y coordinar todas las
actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios. En
una organización estructurada correctamente, cada persona tiene una
labor específica.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN:
ORGANIZACIÓN INFORMAL
La organización informal se conforma mediante una red de relaciones
informales que se producen en el ámbito empresarial y que no han
sido planificadas por la dirección ni establecidas con anterioridad.
De esta manera, dos empresas con una organización similar serán
diferentes, y también será distinto su funcionamiento, puesto que
estarán integradas por personas que se adaptan de forma muy
diferente a la organización formal.
TIPOS DE
ORGANIZACIÓN:
ORGANIZACIONES
JERÁRQUICAS Y NO
JERÁRQUICAS
Las organizaciones jerárquicas están centralizadas y se estructuran por
niveles, mientras que las no jerárquicas tienen una estructura
descentralizada y flexible; utilizan para su funcionamiento las técnicas
más modernas en comunicación y tratamiento de la información. Las
organizaciones flexibles y con pocos niveles jerárquicos parecen estar
mejor preparadas para un mundo tan cambiante como el actual.
En estos casos, se habla de organizaciones dinámicamente estables,
las cuales tienen vocación de permanencia y están orientadas al
futuro.
ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO
Jerarquización
División del trabajo Departamentalización
Organización
Descripción de
Coordinación
funciones
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
DEL TRABAJO:
COORDINACIÓN
Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo
social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en
el desarrollo y la consecución de los objetivos.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
DEL TRABAJO:
DIVISIÓN DEL TRABAJO
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de
esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
DEL TRABAJO:
JERARQUIZACIÓN
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de
rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la
función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa
por medio del establecimiento de centros de autoridad que se
relacionen entre sí con precisión. Algunas reglas al realizar una
jerarquización:
1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo
social, deben ser los mínimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel
(lineal, funcional y/o staff).
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
DEL TRABAJO:
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la
siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO:
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
Funcional. Es común en las empresas
industriales; consiste en agrupar las
actividades análogas según su función
principal.
Por producto. Es característica de
las empresas fabricantes de diversas
líneas de productos, la
departamentalización se hace en
base a un producto o grupo de
productos relacionados entre sí.
ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO:
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Geográfica o por territorios
Por clientes. Por lo general se aplica
en empresas comerciales,
principalmente almacenes, y su
función consiste en crear unidades
cuyo interés primordial es servir a los
distintos compradores o clientes.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO:
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
Por proceso o equipo. En la industria, el agrupamiento de equipos
en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo;
así como también en una planta automotriz, la agrupación por
proceso.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO:
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
Por Secuencia. Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin
interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o
cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números
o letras.
OBJETIVOS
Objetivo no es más que la expresión de un deseo mediante acciones
concretas para conseguirlo. Por ello un objetivo sirve para:
Formular concreta y objetivamente resultados
Planificar acciones
Orientar procesos
Medir resultados
Objetivos de largo plazo Objetivos de mediano Objetivos de corto plazo
(Estratégicos) plazo (Tácticos) (Operacionales)
Son objetivos a nivel de la Son objetivos a nivel de áreas Son objetivos a nivel de
organización, sirven para o departamentos, se operaciones, se establecen
definir el rumbo de la establecen en función de los en función de los objetivos
empresa. Se hacen objetivos estratégicos. Se tácticos. Se hacen
generalmente para un hacen generalmente para un generalmente para un plazo
periodo de cinco años, y tres periodo de uno a tres años. no mayor de un año.
como mínimo. Cada objetivo Cada objetivo táctico requiere
estratégico requiere una una serie de objetivos
serie de objetivos tácticos. operacionales.
PROCESOS
Los procesos administrativos operativos en una empresa se refieren a los
lineamientos operativos-administrativos que se seguirán con el objetivo de
obtener los resultados que se ha propuesto alcanzar en un tiempo determinado.
Estos se establecen mediante controles internos y manuales de procedimiento sobre
cómo deberán ser llevados los distintos proceso en la empresa, y cada cierto tiempo
se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente aplicados.
Ejemplo de proceso en el Área Administrativa:
El personal debe estar uniformado.
El horario de entrada es a la 8.00
En áreas delicadas, solo personal autorizado.
PROCEDIMIENTOS
Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más
eficiente para obtener los mejores resultados en cada función
concreta de una empresa. Los procedimientos son como el
seccionamiento funcional de cada acto administrativo.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero
son lógicamente más numerosos en los niveles de operación.
Los procedimientos tienden a formar “rutinas” de actividades que,
de otra manera, requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso. Por
ello permiten que el trabajo de administradores más calificados,
pueda encomendarse a otros que los sean menos.
PROCEDIMIENTOS
Reglas para fijar procedimientos:
1ª Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia,
gráficamente. De esta manera, pueden ser mejor comprendidos,
analizados, etc.
2ª Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin
de evitar tanto la rutina (defecto) como la super especialización (exceso).
3ª Regla. Debe cuidarse siempre la duplicación innecesaria de los
procedimientos.
PROGRAMAS
Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y
la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar
cada una de las partes.
Los programas pueden ser generales y particulares, según que se refieran a toda la
empresa, o a un departamento en particular. Debe advertirse que los términos “general
y particular” son relativos, así tan sólo los programas para toda la empresa son
siempre generales, en tanto que los de producción serán particulares en relación con
los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de
mantenimiento, de troqueles, etc.
Los programas pueden ser también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto
plazo los que se hacen para un mes hasta un año. Los que exceden de ese plazo se
consideran de largo plazo. No deben confundirse los programas generales, con los de
largo plazo, y los particulares con los de corto plazo.
PROGRAMAS
Reglas para estructurar programas:
1ª. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la
suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo
apoyo para lograr su pleno éxito.
2ª. Regla. Debe hacerse siempre “la venta” o convencimiento a los jefes
de línea que habrán de aplicarlos.
3ª Regla. Debe estudiarse el momento más oportuno para iniciar la
operación de un programa nuevo.
RECURSOS QUE INTERVIENEN
EN LOS DIFERENTES PROCESOS:
RECURSOS HUMANOS
Todo organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de
que dispone. El elemento humano, es decisivo en todas las fases de
operación de todo tipo de organización: en las etapas de inicio,
crecimiento y desarrollo.
La fuerza del trabajo representa uno de los renglones más elevados
del gasto (basta ver los gastos de nómina). Pero no solo estos son
importantes, sino que además se agregan otros, que son menos llamativos
y hasta ahora difíciles de cuantificar, como lo son los derivados del
reclutamiento, selección, contratación, inducción, capacitación y
desarrollo del personal, así como los implícitos en los programas de
seguridad y servicios para el personal y sus familiares, y también los que
surgen en la revisión y administración de contratos colectivos.
RECURSOS QUE INTERVIENEN
EN LOS DIFERENTES PROCESOS:
RECURSOS HUMANOS
Desde el punto de vista de la organización, la evaluación de los
recursos humanos puede ser llevada a cabo con el objetivo siguiente
“La medición de la eficiencia con la que utilizan los recursos
humanos de la organización y el mejoramiento de estos recursos”.
Un insumo principal de la mayoría de las empresas son los recursos
humanos por tanto, es necesario el papel de la evaluación en la
utilización eficaz y eficiente de este recurso.
RECURSOS QUE INTERVIENEN
EN LOS DIFERENTES PROCESOS:
RECURSOS FINANCIEROS
Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta
una organización y que son vitales para la ejecución de sus
operaciones.
Los recursos propios son dinero en efectivo, aportaciones de los
socios, utilidades.
Los recursos ajenos son préstamos de acreedores y proveedores,
créditos bancarios, emisiones de valores (acciones).
RECURSOS QUE INTERVIENEN
EN LOS DIFERENTES PROCESOS:
RECURSOS FINANCIEROS
Las finanzas se refieren a los aspectos monetarios de una
organización, consisten en el uso óptimo de los recursos financieros,
en cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que
suministran fondos, como de la aplicación que de ellos se hacen. En
el significado de finanzas, está implícito el adecuado
aprovechamiento y administración de todos los ingresos y
egresos.
Se pueden utilizar diferentes instrumentos para valorar los recursos
financieros de una organización a corto, mediano y largo plazo, entre
ellos el análisis de razones, el flujo de fondos y modelos financieros
basados en la computadora.
RECURSOS QUE INTERVIENEN
EN LOS DIFERENTES PROCESOS:
RECURSOS MATERIALES
Los recursos materiales o físicos, resultan básicos para el éxito o
fracaso de una empresa. Lo vital en su administración, es lograr el
equilibrio en su utilización; tan dañino es para una organización la
escasez de recursos materiales como su abundancia. De ahí que la
administración de recursos materiales haya cobrado tanta
importancia.
Entendemos por recursos materiales, aquellos bienes tangibles,
propiedad de una organización, se incluyen a los siguientes:
edificios, terrenos, instalaciones, materiales, equipo, instrumentos,
herramientas y materias primas (materiales auxiliares que forman
parte del producto), productos en proceso, productos terminados, etc.
GRÁFICO DE GANTT
La técnica más antigua para la programación y control de actividades es la
conocida como gráfico de Gantt, en honor del ingeniero norteamericano Henry
L. Gantt que la creó a principios del siglo XX.
El gráfico de Gantt representa las actividades de un proyecto en unos ejes de
coordenadas.
En el eje horizontal se recoge el tiempo y en de las coordenadas las distintas
actividades que componen el proyecto. Estas actividades se representan
mediante segmentos cuyas longitudes son proporcionales a sus duraciones. El
extremo inferior del segmento correspondiente a una determinada actividad, la
cual se sitúa en la fecha prevista de comienzo de la misma. La duración total del
proyecto coincidirá con la finalización de la actividad más alejada del eje de
coordenadas.
