EL INFORME
Jakeline jurado cogollo
Lina salguedo Alcalá
Yainith julio de aguas
Kathy Gómez Pérez
El informe
■ Es una declaración, escrita u oral que
describe las cualidades, las
características y el contexto de algún
hecho. Se trata de una elaboración
ordenada basada en la observación y el
análisis con el fin de comunicar algo
sucedido o los resultados de una
investigación.
La expedición de informes está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados,
mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con
logo y símbolo, de acuerdo con las
normas internas de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE LA
REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
■ tratar un solo tema por informe;
■ redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
■ usar tratamiento respetuoso y cortés;
■ redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
■ utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;
■ disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y
■ elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
Utilización del informe
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta
los siguientes usos:
- regular o aclarar una situación;
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- impugnar o corregir una situación, y
- presentar detalles sobre un aspecto determinado.
Estructura de un informe
Para la redacción de un informe escrito se puede organizar y plasmar el contenido según la
siguiente estructura:
■ Introducción: Explica brevemente de qué tratará el informe y los objetivos.
■ Cuerpo : Detalla la información principal, en muchos casos con subtítulos y elementos
para textuales, y eventualmente, los pasos que orientaron la investigación. Plantea los
argumentos, los antecedentes y la metodología utilizada.
■ Conclusión: Pone en consideración los resultados más destacados o importantes.
■ Bibliografía: Detalla quiénes aportaron los datos y de qué forma. Se incluye al final del
informe. En el caso de los informes que se exponen oralmente, la bibliografía puede
estar a mano del informante, que acudirá a ella cuando necesite reforzar la validez de
las afirmaciones.
Clases de informes
Los informes pueden ser:
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b) informe corto, que consta de una a 10 páginas y
c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.
Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad.
Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de
investigación o financieros.
Informe ejecutivo
Este tipo de informe breve se usa para:
- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,
- dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos
administrativos,
- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,
- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación,
- presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,
- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria),
grupo de personas o de un individuo.
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento
■ Se recomienda que el resumen incluya:
- encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título,
lugar de origen y fecha de elaboración;
- autoría del resumen ejecutivo;
- objetivos;
- numerales o temas;
- conclusiones y recomendaciones, y
- firma.
Informe corto
Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor
puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda
que el resumen incluya elementos como:
- encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen
y fecha de elaboración;
- autoría del informe corto;
- objetivos;
- capítulo o capítulos;
- conclusiones y recomendaciones (opcional), y
- firma.
El informe extenso
■ El informe extenso es un documento elaborado a partir de una recolección de
datos concretos, que tiene como objetivo notificar una información sobre algún
asunto específico.
La estructura de un informe extenso se caracteriza por presentar un formato
más complejo que los informes cortos, está compuesto por las siguientes
partes: un material preliminar que comprende la portada, carta de presentación
o prólogo, prefacio, reconocimientos o agradecimientos, extracto, introducción,
objetivos, índice o contenido, índice de cuadros, índice de ilustraciones
