Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios
SENA – Regional Huila
PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
Rocio Astudillo Escobar
Instructor Gestión Documental
Cra 5a 16-16, Av. la toma Neiva Huila, Colombia
[email protected] CONTENIDOS
1. Generalidades
2. Gestión Documental
3. Política Documental
4. Organización de los Archivos de Gestión
5. Unidad Gestión Documental
1. Generalidades
Concepto y Función de Archivo
Definición Según el Consejo Internacional de Archivos
(ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones:
Concepto y Función de Archivo
1. “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su
forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda
persona física o moral, y por todo servicios u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus
propia necesidades, ya transmitidos a la institución de
archivos competente en razón de su valor archivístico”
Concepto y Función de Archivo
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento,
inventariado, conservación y servicio de los
documentos.
Concepto y Función de Archivo
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos. Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto
a:
• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o
recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus
actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
Concepto y Función de Archivo
Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la
archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general :
teoría y práctica, 1989) se encuentra la siguiente:
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución
que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de
historia.
Concepto y Función de Archivo
El depósito donde se guardan organizada y ordenadamente
los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales, producidos
por cualquier institución pública o privada, conservados con
el doble fin de garantizar los derechos de los administrados o
de servir de fuentes para la investigación.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican según el tipo
• Archivos civiles: todos los archivos privados.
• Archivos de empresa u organismo público o
privado
Según la organización los archivos se clasifican en:
Archivo Centralizado:
Un archivo es centralizado cuando
toda la información de la empresa se
haya reunido en una sola unidad
administrativa de administración
documental. Esta organización
necesaria supone una centralización
del recibo y despacho de la
correspondencia.
Archivo Descentralizado:
Archivo descentralizado:
Se dice que un archivo es
descentralizado cuando cada una
de las dependencias es responsable
de recibir, despachar, archivar, y
conservar la documentación que a
ella le compete, producida o
recibida.
Archivo descentralizado con control central:
Es una combinación de dos
sistemas anteriores.
El trámite de la documentación
está centralizado. Pero la los
documentos se mantienen en
cada unidad administrativa.
Archivos satélites:
Es el grupo de archivos que conserva
información técnica muy especializada y
de consulta permanente que
necesariamente deben estar
descentralizados en las unidades
administrativas que las genera y se les
denomina archivos satélites. Es el caso
de las secretarias académicas de las
instituciones educativas, las hojas de
vida de los funcionarios activos, las
historias Clínicas.
Clases de Archivos
Según el ciclo vital o
distintas edades de los
documentos, podemos
distinguir entre:
Archivo de Gestión
El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne los
documentos en trámite en busca de soluciones a los asuntos iniciados,
sometida a la continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que lo soliciten
Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos trasferidos
trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo Histórico
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o
del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente
Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado
el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Aplicación TRD
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) son un
listado de series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital y su disposición
final.
Es elaborada de acuerdo con la estructura orgánico
funcional de la entidad productora y es única para cada
unidad administrativa productora
Aplicación TRD
Se elaboran para los documentos que actualmente produce una
institución y tiene por objeto racionalizar el uso de los
documentos previniendo la desaparición de información que
contenga valores primarios o secundarios, antes de que se
cumplan los tiempos previstos.
De esta manera este instrumento archivístico está destinado a
usarse a futuro; una vez elaborado, aprobado y convalidado se
aplica a la documentación que a partir de esa fecha se produce en
la institución.
ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL: SUS DIVISIONES INTERNAS
SUBFONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
UNIDAD DOCUMENTAL
SIMPLE
SERIE TIPOS
DOCUMENTALES
UNIDAD DOCUMENTAL
SUBSERIE COMPUESTA
Aplicación TRD
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por
su contenido y sus características específicas.
TIPO DOCUMENTAL: es la unidad archivística mínima que se conforma en
el desarrollo de un trámite administrativo y está relacionada con una
función específica. Ejemplo un derecho de petición.
¿Para qué sirve la identificación de series documentales?
•Es la base para organizar la documentación de una entidad.
•Sirve para la elaboración de la tabla de clasificación documental.
•Es un paso fundamental previo a la valoración documental.
AGRUPAR
IDENTIFICAR
PRODUCTORES
SERIES Y
TIPOS SUBSERIES FORMAR LOS
DOCUMENTALES DOCUMENTALES
SECCIÓN EXPEDIENTES
SUBSECCIÓN
OFICINA
Documentación transferida correctamente organizada para su ubicación,
localización y consulta y que sea conservada en condiciones, económicas
adecuadas al volumen y características de los materiales semiactivos.
ESTABLECER
ESTRUCTURA NIVELES Y
SEGÚN SUBNIVELES:
ESTRUCTURA RECIBIR ARCHIVO fondo, SUBFOND
ORGÁNICO HISTÓRICO
FUNCIONAL
TRASFER ARCHIVO O, sección,
ENCIAS ENTE
SECCIÓN CENTRAL subsección, serie,
PRIMARIA TERRITORIAL
CORRESPOND subserie,
SUBSECCIÓN S
OFICINA IENTE Unidad
documental
HACER compuesta,
TRANSFE Unidad
ARCHIVO documental
RENCIAS
DE
SEGUNDA simple, en virtud
DARIAS GESTIÓN ARCHIVO del principio de
IDENTIFICAR OFICINA
PRODUCTORES CENTRAL procedencia.
DE
FONDO
SUBFONDO TRAMITE
Elaborar los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus unidades
documentales Contar con los Cuadro General de Clasificación., Catálogo de Disposición Documental, Inventarios Documentales
(General, de Transferencia y de Baja, Guía Simples)
