ARCHIVO PERMANENTE La institucion publica «region grau»

esta en proceso de auditoria ejercicio 2011 ,por la contraloria

general de la republica,en la cual usted forma parte del equipo
de auditores y de acuerdo al planeamiento de auditoria se esta
evaluando el sistema administrativo y de gestion,habiendo
determinado los siguientes:
DOCUMENTOS DE GESTION:
La entidad carece de normativas administrativas y legales,el
organigrama mof,rof,tiupa,manual de procedimientos
administrativos y flujograma no se han actualizado desde el
ejercicio 2005
DOCUMENTOS DE DECISIÓN
El plan operativo institucional es del ejercicio 2011,plan de
proyectos de inversion y el planes operativos estrategicos no
existen.
DOCUMENTOS PRESUPUESTALES: durante el ejercicio se ha solicitado
creditos suplementarios y modificacion de partidas genericas,las mismas
no han sido autorizadas pero se han comprometido ,las partidas
genericas y especificas se han modificado sin la autorizacion del MEF.
ESTADOS FINANCIEROS: los estados financieros y el plan anual de
control no estan concluidos para el ejercicio 2011
ACCIONES DE CONTROL INSTITUCIONAL El sistema de control interno
ha participado como asesor en el proceso de adquisiciones de bienes y
servicios y no se ha evaluado la ejecucion del plan anual de control
ejercicio 2011
ASPECTO LABORAL :Existen denuncias sobre abuso d de
autoridad,despido arbitrario de trabajadores imcumpliento de
obligaciones laborales,los funcionarios de confianza se han designado
con memorando y la ejecucion de fondos de tesoreria se realiza sin
tomar en cuenta la austeridad
TOMA DE DESICIONES DE LA ALTA DIRECCION :imcumplimientos de la
decisión de la alta direccion sobre politicas sectoriales,se han suscrito
convenios y contratos que al 31 de diciembre se han imcumplido .
 1
titulo :Evaluacion de los documentos de gestion
Hallasg:la entidad cuenta con documentos de gestion
desactualizados
Obser : se ha evidenciado que la entidad auditada no cuenta con
los siguientes documentos de gestion
documentos de gestion condicion
normas administrativas desactulizdo desde el 2005
El equipo de auditoria de conformidad a la observancia resultan
responsables de la inexistencia de los referidos documentos de
gestion los siguientes funcionarios (direct ejecutivo de
administracion y direct de planeamiento estrategico)
Efecto :la entidad sujeta a la auditoria presenta ineficiencias en
su estructura organizacional por lo tanto el proceso
administrativo presenta irregularidades con implicancias
sustanciales hacia los usuarios de la entidad.
Causa: la entidad muestra según evidencias la ausencia de
normativas administrativas vigentes para su aplicación institucional
Recomendaciones: de conformidad a las normas del sector publico
toda entidad debe formular,elaborar y oficializar documentos de
gestion por lo tanto en este contexto el equipo de auditoria
recomienda implementar lo siguiente :
[Link] entidad de inmediato debe oficializar documentos de gestion
que permitan mantener actualizada la estructura organizacional en
bien de los usuarios internos y externos.
[Link] entidad debe implementar en el corto plazo un sistema de
control interno que garantize el control y supervision de
cumplimiento de normas institucionales.
[Link] entidad de inmediato debe proceder en aperturar procesos
administrativos a los funcionarios responsables de las deficiencias
observadas y por lo tanto resultan responsables los siguientes
funcionarios.
 2
titulo : revision de los documnts de la toma de desiciones
Hallasg: inexistencia de documentos de gestion para la toma de
desiciones
Obser : se ha evidenciado que la entidad auditada carece de los
siguientes documentos de gestion.
docmts de gestion condicion
poi actualizado al 31/12/2011
La entidad no cuenta con documentos de gestion para la toma de
desiciones y por lo tanto resultan responsables los funcionarios y
directores de la entidad durante el ejercicio materia de auditoria.
Efecto :la carencia de los documentos de gestion para la toma de
desiciones no permitira quer la entidad ejecute que los
presupuestos asignados para bienes y servicios e inversion lo que
implica que la ciudadania y la comunidad no cuenten con
servicios elementales a nivel de la localidad.
Causa:carencia de los documentos de gestion actualizados
para la toma de desiciones.
Recomendaciones :
La entidad de inmediato debe implementar las siguientes
recomendaciones
[Link] de inmediato el plan de proyectos de
inversion que garantize la ejecucion del presupuesto
asiganado poara bs del capital.
[Link] entidad debe formular y aprobar planes operativos
estrategicos que garantizen un eficiente y calidad de servicios
a la comunidad.
[Link] institucion debe aperturar proceso administrativo
disciplinario a los funcionarios.
(director de planeamiento,director de racionalizacion y
director de administracion)
 3
titulo : revision de las partidas presupuestales
Hallasgo:

Obser :

Efecto :.
Causa:

Recomendaciones :
titulo : evaluacion de los Eeff y el plan anual de control
4
Hallasgo: los Eeff no formulados al 100%
Obser :se ha evidenciado que los EEFF ejercicio 2011 no
estan formulados en su totalidad lo que significa que el
sistema contable es ineficiente y por tanto no garantiza la
calidad de la [Link] puede advertirse ademas
que la entidad no cuenta con un plan anual de control
presupuestal a la contraloria general de la republica para su
ejcucion en el 2011 deficiencias mostradas y sutentadas
durante el proceso de auditoria gubernamental.
Efecto :la entidad al carecer de EEFF no tiene conocimiento
cabal de la ejecucion de los presupuestos asignados por
toda fuente de [Link] mismo la entidad al no
contar con el plan anual de control no se garantiza la calidad
y veracidad de la informacion contable y financiera.
Causa: la entidad a imcumplido las normas
presupuestales del ejercicio 2011 y ademas a imcumplido
las normas tecnicas de control establecidas por la
contraloria general de la republica
Recomendaciones :
[Link] entidad debe formular y elaborar y presentar los
EEFF ejercicio 2011 ante la entidad responsable del
otorgamiento presupuestal.
[Link] entidad en el corto plazo debe formular ,elaborar y
remitir a la contraloria general de la republica el plan
anual de control de conformidad y a lo dispuesto por las
normas del sistema de nacional de control.y los
responsables de estas deficiencias son (direc de pspsto,de
plneacion,de ofic de control inter,contador de la entidad.
titulo : revision de los procedimientos de adquisicion
espara el ejercicio 2011 5

Hallasgo: se ha evidenciado la participacion en proceso de

adquisiciones y no se ha evaluado el plan anual de control.
Obser: se ha evidenciado que el organo de control interno
han participado directamente en el proceso de
adquisiciones violando el principio de equidad o
imcumplimiento del Mof y normas colaterales de la
contraloria general de la republica .asi mismo se ha
probado sustantivamente que la oficina de control interno
no ha evaluado el cumplimiento de la ejecucion del plan
anual de control-ejercicio2011,por lo tanto asume una
responsabilidad inherente al cargo funcional del director de
la oficina de control interno.
Efecto :imcumplimiento de las funciones de la oficina
de control interno en lo que respecta a participacion y
el plan anual de control
Causa:
Imcumplimiento del MOF y normas del sistema nacional
de control.
Recomendaciones :
[Link] entidad debe aperturar un proceso administrativo
disciplinarioa los responsables de la OCI por
imcumplimiento de funciones.
[Link] entidad debe disponer de inmediato una evaluacion
al organo de control interno a efecto de determinar el
grado de responsabilidad en el proceso de adquisiciones.
 6
titulo : Remision de los documentos laborales
Hallasgo: imcumplimiento de las normas laborales y de tesoreria
Obser : se ha evidenciado según denuncia por parte de los afectados que
la entidad ha ejcutado las siguientes actividades sin considerar las
normas laborales y funcionales de la entidad como son:
[Link] de autoridad
[Link] arbitrario de trabajadores sin salvaguardar el cumplimiento de
la ley 24041 que textualmente expresa «ningun trabajador debe
despedirse despoes de los 12 meses de trabajo si no hay un causa justa»
[Link] imcumplimiento a las normas laborales DL728 y su reglamento
DS03-97-TR asi como tambien el DL713 sobre goze de derechos
laborales.
[Link] funcionarios al ser designados con memorando imcumplen lo
establecido el el rof y debe ser con resolucion
[Link] fondos de tesoreria se deben ejecutar de conformidad a lo
establecido en las normas de tesoreria y de austeridad programa por el
MEF-----Dichas deficiencias ponen de manifiesto las deficiencias
institucionales en el area de personal y tesoreria
EFECTO : la entidad al imcumplir las normas laborales tiene en
alto riesgo de ser intervenido por el ministerio de trabajo y
promocion del empleo y asi mismo en lo que respecta a los
fondos de tesoreria se ejecutan sin considerar la austeridad y
por lo tanto es ineficiente la ejecucion de los fondos
presupuestales
CAUSA: la entidad imcumple las siguientes normas ley 24041
,DL 728 y su reglamento 713 y asi mismo imcumplen las normas
de tesoreria.
RECOMENDACIONES: la entidad en el corto plazo debe
implementar las siguientes recomendaciones:
[Link] estrictamente las normas laborales que garantic
estabilidad de personal
2la entidad debe disponer de inmediato a regularizacion del
gasto considerando normas de auteridad.
 7
titulo :revision de las politicas sectoriales
Hallasgo: imcumplimiento de la decisión sectorial
Obser :se ha evidenciado que los funcionarios y directores
ejecutivos no estan cumpliendo
A cabalidad con las politicas sectoriales establecidas por la
alta direccion y por tanto asi mismo no se estan considerando
los convenios y contratos suscritos con [Link] se
puede observar la direccionalidad de las politicas sectoriales
se ha imcumplido y por lo tanto amenzan los resultados de la
gestion de la entidad asi como el logro de resultados
esperados por la institucion.
Efecto : la entidad en lo que respecta a los funcionarios
directores que imcumplen las ordenes emanadas por la
superioridad la ubican como un ente con alto grado de
ineficiencia administrativa.
Causa:
Imcumplimiento de las ordenes establecidas en el rof
(reglamento de organización y funciones)
Recomendaciones :
[Link] entidad atraves de la alta direccion debe
disponer una evaluacion y revision de las
desiganaciones de funcionarios y directores.
[Link] alta direccion debe disponer procesos
administrativos,disciplinarios por el cumplimiento de
las desiciones directorales.
Responsables(funcionarios de confianza y directores
de los dptos y areas institucionales,imcumplimiento
funcional del organo de control interno)
ARCHIVO CORRIENTE
[Link]/0548 del 13-07-11 por S/67000 adquisicion de bienes
duraderos(equipos de oficina) clasificado en la partida de
bienes fungibles
[Link]/555 DEL 13-07-11 cuyo concepto»alimentos para
personas » ´por S/14000 clasificado como apoyo
alimentario s/14000
[Link]/556 del 13-07-11 por concepto adquisicion de
material electrico por S/33800 clasificado como «material
de construccion»
[Link]/558 del 14-07-11 por compra de combustible por
s/12146 clasificado como lubricantes
[Link]/594 del 19- 07-11 adquisicion de alimentos para
comedores populares ´por s/17900 clasificado como otros
bienes de apoyo alimentario
[Link]/601 del 19-01-2011 concepto de retencion de
responsabilidad fiscal por S/2050 clasificado
como,»prestamos concedido»
[Link]/601 del 20-07-11 «pago al SNP por s/2800
clasificado como»administradora de fondo de
pensiones»
 A
titulo :revision de la adquisicion de bs duraderos «equipos de oficina»
Hallasgo: omision al registrar contablemente la adquisicion de «equipos
de oficina»
Obser :
Se ha evidenciado durante el proceso de auditoria que la entidad ha
registrado la adquisicion de equipos de oficina en la partida
contable»bienes fungibles»(material de escritorio),hecho que conlleva a
realizar el asiento de regularizacion como el siguiente ajuste contable.
Asiento de inicio
130105/01 materiales utiles 67000
210301 bienes y servicios por pagar 67000
Ajuste
150302/01 mqinria y ekipo mobiliario 67000
130105/01 de oficina 67000
De la expresion contable realizada a conllevado la regularizacion de la
omision contable por lo tanto asumen responsabilidad el director de
contabilidad y el responsable de integracion contable.
Efecto: es mostrar informacion contable en los EEFF no
reales ni sotenibles para la toma de desiciones
Causa: ineficiencia en la registracion contable por parte de
los responsables de contabilidad asi como
imcumplimiento de los PCGA y normas presupuestales y
de tesoreria.
Recomendaciones :
Los auditores que evaluan a la entidad consideran pertinente
realizar las siguiente recomendaciones.
[Link] la entidad debe disponer la ejecucion de los ajustes
contables que se muestran en la observacion del presente
trabajao.
[Link] entidad debe aperturar proceso administrativo a los
responsables que se presisan en la presente observacion
titulo :revision de adquisicion de alimentos para personas B
Hallasgo: la entidad codifica cuentas contables indebidamente
Obser :se ha evidenciado que durante el proceso de auditoria la entidad
bajo evaluacion como se advierte en el comprobanyte de pago
N°555 del 13-07-11 a codificado indebidamente la adquisicionde
produccion alimentaria para tales efectos se deben practicar los
siguientes asientos contables respectivos.
Asiento original
1303010101 (alimentos para programas social) --14000
21030101(bs y srvs x pagar) ---------14000
Ajuste contable
1303010101 alimentos y bebidas para consumo humano
1303010101 alimentos para program sociales.
Despues de practicado el ajuste contable la entidad debe formular el
presente ajuste de los EEFF,mostrar la realidad de la cuenta
codificada….responsables(direc administ,direc conta,responsable
integracion contable)
Efecto : la entidad por sus deficiencias en la
codificacion de cuentas muestra EEFF con una
informacion no real ,ni verificable por lo tanto se le ha
practicado los ajustes correspondientes.
Causa: la entidad muestra significativamente
deficiencias en el sistema de registracion contable.
Recomendaciones :el equipo de auditores consideran
pertienentes que la entidad en el corto plazo
implementan los siguiente
[Link] en el corto plazo los EEFF ejercicio 2011.
[Link] responsabilidad a los responsables que han
incurrido en la codificacion con errores materiales.
 C
titulo : revision de la adquisicion de material electrico
Hallasgo: deficiencias en codificacion de cuentas contables en la compra
del material electrico
Obser : se ha evidenciado durante el proceso de auditoria que la entidad
según ch/n° del adquiere materiales electricos codificando indebidamente
por un monto bajo el concepto de «materiales de construccion»hehco
que conlleva a realizar un asiento de regularizacion respectivo.
Asiento original
13010603 construccion y makinarias 33880
2101010502 igv-retenido 6098
21030101 bienes y servicios x pagar 39978
Ajuste contable
1301050401 elctricidad iluminac electronica 33880
13010603 de construccion y maquinaria 33880
Una vez practicado el ajuste y formulado en los EEFF ejercicio2011 por lo
tanto asumen responsabilidad(direc administ,direct conta,responsable de
integracion contable)
Efecto: la entidad por sus deficiencias ha mostrado
informacion contable en los EEFF de manera errada e indebida
en sus registros por lo que no muestra sostenibilidad para la
toma de desiciciones
Causa: deficiencias en la registracion contable por parte de los
responsables de contabilidad asi como imcumplimiento de
PCGA normas presupuestales y de normas presupuestales de
tesoreria.
Recomendaciones :
El equipo de auditores consideran pertinente que la entidad en
el corto plazo implementa lo siguiente.
[Link] en el corto plazo los EEFF ejerici cio2011
[Link] entidad debe disponer en el corto plazo la apertura de un
proceso administrativo y disciplinario a los responsables que se
presisaron en la presente observacion.
 D
titulo :revision de la compra de combustible
Hallasgo: omision al registrar contablemente la adquisicion de
combustible
Observacion:se ha evidenciado durante el proceso de auditoria que
la entidad a codificado indebidamente la adquisicion de combustible
por un monto de s/12146 mas igv ,bajo el concepto de compra de
lubricantes para tal efcto se practica el presente ajuste contable
Asiento original
1301030303 lubricantes,grsas y afines 12146
2101010502 igc retenido 2186
21030101 bs y serv x pagar 14146
De la expresion contable realizada ha conllevado a la regulkarizacion
de la omision contable asumiendo responsabilidades(director de
conta,responsable de integracion contable)
Efecto:mostrar informacion contable en los EEFF no
real no sostenible para la toma de desisiones.
Causa:la entidad muestra significativamente
deficiencias en el sistema de registracion contable
imcumpliendo los PCGA normas y leyes presupuestales
Recomendaciones los auditores encargados de evaluar
a la entidad consideran pertinente realizar lo siguiente:
1. La entidad debe disponer la ejecucion de los ajustes
contables en el corto plazo que se muestran en la
observacion
2. [Link] responsabilidad a los funcionarios que
han incurrido en la codificacion con errores
materiales.
titulo : revision de la adquisicion de alimentos para comedores populares
Hallasgo: deficiencias en la codificacion en la compra de bs E
Obser :se ha evidenciado durante el proceso de auditoria que la entidad
según C/P 594 del 19/07/adquiere alimentos para personas con grave
error en codificacion lo mismo que muestra.
Asiento original
1303010199 otros bs de apoyo alimentario 17900
2101010502 igv retenido 3222
210301 bs y serv por pagar 21122
Ajuste conytable
1303010101 alimentos para programas sociales 17900
1303010199 otros bs de apoyo alimentacion 17900
Despues de practicado el ajuste contable la entidad debe formular el
presente ajuste en los EEFF ejercicio2011 a efectos que muestre una
realidad en la cuenta codificada,resultando responsables(direc
conta,responsable de integracion contable)
Efecto: la entidad muestra en sus EEFF ejecucion
presupuestal indebida en sus registros y por lo tanto la
informacion financiera no es real ni sotenible poara la toma
de desiciones.
Causa:deficiencia en la ejecucion presupuestal y patrimonial
Recomendaciones :
El equipo de auditores que han revisado el proceso de
adquisicion de alimentos donde se evidenciaron serias
deficiencias recomienda lo sgte:
[Link] entidad debe disponer de inmediato el ajuste de la
codificacion de cuentas presupuestales y patrimoniales
especialmente en las cuentas de balance.
[Link] entidad debe dsiponer en el corto plazo la apertura de un
proceso administrativo y disciplinario a los responsables de los
hehcos evidenciados en el presente PT.
 F
titulo : verificar la responsabilidad fiscal
Hallasgo: Registracion indebida de la responsabilidad fiscal.
Obser :se ha evidenciado que la entidad ha registrado
indebidamente la codificacion de responsabilidad fiscal interpuesta
por el juez contra el funcionario que ha retenido y o feculado fondos
del estado por el importe de s/2050 ndicho importe se registra como
sigue:
Asiento según libros:
11010101 caja MN 1050
12020801 prestamo concedido 1050
Ajuste contable
12020801 prestamos concedido 1050
12020802 responsabilidad fiscal 1050
Tal como se evidencia en la presente observacion resultan
responsables las siguientes personas(direc administra,direc
conta,responsable de integracion contable)
Efecto :la entidad no muestra hechos reales en los EEFF y
consecuentemente la informacion contenida sobre la
ejecucion presupuestal no es real ni sostenible.
Causa: la entidad carece de un sistema contable eficiente que
grantice una informacion razonable y real sobre la ejecucion
presupuestal.
Recomendaciones :como consecuencia de la auditoria
practicado a la institucion antes señalada los auditores
responsables recomiendan los siguiente.
[Link] entidad de inmediato debe disponer un ajuste a los EEFF
referido a la registracion de la retencion por mandato judicial.
[Link] institucion debe disponer la apertura de un proceso
administrativo y disciplinario
A los responsables De las deficiencias encontradas en el presente
PT
 AA
titulo :revisar el pago al sistema nacional de pensiones SNP.
Hallasgo: diferencias en la codificacion del pago al SNP
Obser :se ha evidenciado que la entidad a codificado el pago al sistema de
fondo de pensiones SNP como si se tratara de la administradora de fondos
de pensiones,hehco que se revela con materialidad en el siguiente asiento
contable.
Asiento original
21010901 afp 2800
1101030101 cuentas corts 2800
Reversion del asiento:
2101030101 cuentas cts 2800
21010901 afp 2800
Ajuste contable
2102050102 DL19990 SNP 2800
1101030101 cnts cts RO 2800
Como se muestra en el presente ajuste contable las deficiencias originadas
es de responsabilidad de los siguientes funcionariosdirec admin,directo
conta,responsable de integracion contable)
Efecto:como se puede evidenciar la entida ha realizado
asientos contables indebidamente lo que ha genrado qe los
EEFF no muestren una informacion real sobre la ejecucion
presupuestal
Causa: la entidad no cuenta con sistema contable eficiente ni
un sistema d control interno que garantice la calidad de la
registracion contable
Recomendaciones :la entidad con la finalidad que mejore su
sistema contable,el equipo de auditores dispone
implementar lo sgte:
[Link] entidad de inmediato debe disponer el ajuste a los EEFF
y reclasificacion de la codificacion contable ejercicio 2011.
[Link] entidad debe disponer la apertura de un proceso
administrativo disciplinario a los responsables de los hechos
observados en el presente PT.