GESTION DE PROYECTOS
MG. ING. ERIKA GENOVEVA ZUÑIGA ALMONACID
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
1. Introducción a la gestión de proyectos
1.1. Definición de proyecto
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto
1.2.3. Fases de la gestión de proyectos
1.1. Definición de proyecto
¿Qué es un Proyecto?
Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr
un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costes y recursos.
Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad
en la gestión de proyectos”
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales
Gestión de Proyectos
¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?
Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los
aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están
involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales
Gestión de Proyectos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
CALIDAD
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Requisitos Objetivo
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas ALCANCE
COSTE Gestión de TIEMPO
riesgos
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto
4.5
• Fase inicial . Diseño
3.5
Nivel de coste y personal
3
2.5
2
• Fases intermedias . 1.5
Ejecución 1
0.5
• Fase final.
inicio fases medias final
Tiempo
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto
FASES PREVIAS
Planificación y selección de ideas
¿Y vosotros? ¿Qué
Priorización de ideas (criterios) ciclos de vida tienen
(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*) vuestros proyectos?
FASES PROYECTO
Diseño del proyecto
Planificación (recursos/medios…)
Fase de información, consenso
Fase de ejecución
Fase de seguimiento y revisión
Difusión y comunicación
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
2. Presentación del caso de trabajo
CASO : Ruta de compras
2. Presentación del caso de trabajo
CASO : Ruta de compras
Antecedentes
Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga
pequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmente
causada por motivos laborales.
Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige
fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.
Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco
histórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios.
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos
Sec. 1: Diseño del proyecto
1.1 Análisis de los requisitos del proyecto
1.2 Definición del alcance
1.3 Definición de los objetivos
1.4 Identificación y segregación de tareas
1.5 Gestión de riesgos
3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO
REQUISITOS DE LA
REQUISITOS DE REQUISITOS
REQUISITOS GESTIÓN DEL
COMERCIALES
DEL PROYECTO
LA JUNTA
PROYECTO
REQUISITOS DE
MARKETING
REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIÓN
3.1.2. Definición del alcance
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo
necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con
éxito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un
servicio con las características y funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes
3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto
Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:
Specific * específico: definición
Measurable * medible: control
Assignable * asignable: responsabilidades
Realist * realista: recursos
Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.4. Identificación y segregación de tareas
Agrupar actividades/tareas relacionadas
dentro de un mismo paquete de trabajo
Escindir la responsabilidad entre los
distintos componentes del equipo
Minimizar los interfaces entre los distintos
paquetes de trabajo
3.1.4. Estructura del proyecto
Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y
minimizar los interfaces del equipo de trabajo.
Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las
tareas del Proyecto.
Actividades:
– Sencillas
– Descomposición detallada para evitar el desperdicio de recursos
– Completas: gestión autónoma
– Asignadas a un responsable único
– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo
Paquetes de
DISEÑO DEL PROYECTO
trabajo
PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS
ADQUISICIÓN
INFORMACIÓN, CONSENSO
MATERIALES/SERVICIOS
PREPARACIÓN DEL
PRUEBA PILOTO
MATERIAL
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y CIERRE DIFUSIÓN
3.1.5. El riesgo
¿ A qué llamamos riesgo?
Cualquier contingencia que puede
ocurrir, que provoque que el resultado
real de una actividad se desvíe
significativamente del resultado
esperado.
Esa desviación puede ser tanto
[Link]: me he dado cuenta de que
positiva como negativa. cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos más. Desde ahora queda
Efectos positivos oportunidades prohibido resolver problemas.
Efectos negativos amenazas
3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos
1. Identificación y caracterización de riesgos.
2. Cuantificación de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisión y Control de los riesgos.
Herramientas:
Cuantificar riesgos OBJETIVO I MUY
I BAJO I MEDIO I ALTO
I MUY
PROY. BAJO ALTO
Matrices de priorización.
Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
Árbol de decisión
Check list Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
DAFO Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
3.1.5. Tipos de riesgos
Aceptables y no aceptables
Evitables e inevitables
A corto y largo plazo
Positivos y negativos
Gestionables y no gestionables
Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)
PERSONAL COSTES CALENDARIO
Coste externos no
Personal desmotivado Inadecuada planificación
planificados
Responsabilidad toma de Mayores costes
Retraso en financiación
decisiones indefinida subcontratas
3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos
“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”
El control y prevención de los riesgos consiste en:
Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)
“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”
3. La gestión de proyectos
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables
2.2 Reuniones de trabajo
2.3 Conflictos
3.2.1. Equipos de trabajo
Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por
razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y
conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.
Implica que los participantes basen sus
relaciones en,
la confianza,
la identificación con los objetivos de la asociación,
una metodología activa para resolver los
problemas de una manera creativa.
3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo
Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades
del proyecto.
- Funciones (quién hace qué)
- Responsabilidades (quién decide qué)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas
Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.
Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
3.2.1. El consenso de objetivos
El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del
trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y
cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la
satisfacción de los individuos.
Todo ello orientado a los objetivos.
3.2.2. Reuniones de proyecto
Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.
Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y
dinámica.
Reuniones eficaces:
• Reuniones no muy largas
• Llegar con los temas preparados
• Ceñirse al orden del día
• Puntualidad Al terminar, determinar las tareas
• Talante adecuado pendientes y sus responsables
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto
¿Qué es un conflicto?
Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de
difícil salida.
“Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya
satisfacción simultánea resulta incompatible”.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN
Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro de
una organización.
• El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas
• Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el
proyecto.
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto
Cómo reaccionar ante una situación de conflicto
Habilidades para resolver conflictos
Enfrentar el conflicto No amenazar
Escuchar Ser asertivos
Ofrecer alternativas Prever las consecuencias
Negociar las soluciones No ser negativo
3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto
¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?
Cada conflicto implica dos aspectos:
Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para los
implicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya
deteriorado su relación.
3. La gestión de proyectos
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma
Planificación requerida para asegurar la
conclusión del proyecto en los plazos previstos:
Definición de actividades
Secuenciación de las actividades: identificar y
definir las interrelaciones.
Estimación de la duración
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma
Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado
respecto a la planificación y por debajo del
presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma
1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la
complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
TAREAS DEL PROYECTO
TIEMPO DE EJECUCIÓN
3.3.3. Planificación del aprovisionamiento
Procesos necesarios para adquirir bienes y
servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;
Planificar las adquisiciones: qué, cuándo
Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
Contratos y gestión de la relación con el
proveedor
Evaluación del servicio prestado
3. La gestión de proyectos
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos
Sec. 4:Presupuesto y financiación
4.1 Gestión de costes. Presupuesto.
4.2 Financiación
3.4.1. Gestión de costes
Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del
Presupuesto aprobado.
1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
2. Estimación de costes
3. Presupuesto Planificación del Aprovisionamiento
4. Planificación tesorería
5. Control del presupuesto y tesorería
Riesgos
Costes subvencionables
Costes financieros (Tesorería)
Costes no subvencionables
Provisiones contingencias
“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”
3.4.3.
Elaboración
Presupuestodel
delpresupuesto
proyecto + reserva de gestión = coste
objetivo del Proyecto
COSTES PROVISIONES CONTINGENCIAS
FINANCIEROS RIESGOS
COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O NO COSTE FINAL
SUBVENCIONABLES PRESUP. DE COSTE OBJETIVO
PROYECTO PROYECTO PROYECTO
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA
Presupuesto interno : dedicación del personal
Presupuesto externo : servicios externos contratados
3.4.4. Control de costes
FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL
COSTES
TEORICOS
COSTES
REALES
DESVIACIÓN
3.4.5. Financiación
1. Presupuesto propio
2. Financiación regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía
2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
- hasta 17 de Noviembre, max 50%
- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartid
3. Financiación nacional
4. Financiación europea
5. Esponsors
6. Financiación bancaria
3. La gestión de proyectos
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
5.1 Gestión de cambios
5.2 Cierre del proyecto
3.5.1. Control de cambios
F.12
El control de cambios debe: Los cambios pueden ser;
Asegurar que los cambios sean beneficiosos
En el alcance
Detectar los factores que ocasionan los cambios
En los plazos
Determinar cuándo se produce un cambio
En los costes
Gestionar los cambios reales cuándo ocurren
En los riesgos
Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como
negativas
El control de cambios se identifica en:
Los estados de revisión de los formatos del proyecto
Un archivo ordenado de todos los registros
Un Histórico del proyecto (de cambios)
Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
3.5.2. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto tiene como objeto principal:
Analizar económicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales –Recursos consumidos
Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
Corregir las actuaciones inadecuadas
OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y
procurar una mejora continua
3.5.2. Informe de cierre
Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados
previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el
que las desviaciones son mínimas.
Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)
¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…
Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
Se exijan sobre-esfuerzos al personal
Ahorro en materiales, equipos, etc.
3.5.2. Análisis del proyecto
Motivos del fracaso de un proyecto
12
10
0
3. La gestión de proyectos
1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.6.1. Difusión y comunicación
Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión,
recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:
Planificación de las comunicaciones:
QUIÉN necesita la información
QUÉ tipo de información
CUÁNDO la va a necesitar
CÓMO le será enviada
Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!
3.6.1. Difusión y comunicación
COMUNICACIÓN EFICAZ
Origen idea Destino idea
Mensaje
Emisor Receptor
codifica Canal de comunicación descodifica
Código
Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios
radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes
Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:
1. La periodicidad de la comunicación
2. El filtrado de la información
3. El lenguaje
4. La indefinición de los objetivos de la
comunicación
