Hoja de verificación
La hoja de verificación también conocida como hoja de control o chequeo.
Es un impreso , que se utiliza para registrar o recolectar datos mediante un
método sencillo y sistemático, el cual consiste en anotar con marcas la
ocurrencia de un determinado suceso
Sirve para recolectar información y clasificarla según categorías
Hoja de verificación
La hoja de verificación tiene un formato de tabla o diagrama donde se registran
con marcas la frecuencia con que ocurre un suceso, sin que la actividad de
registro interfiera con la actividad de quien lo realiza
Su intención es recolectar información de forma adecuada , sistemáticamente, de
fácil registro de tal manera que se pueda analizar cómo influyen o intervienen
diferentes factores en una situación o problema específico
Hoja de verificación
Uso : Se utiliza como pto de partida para la creación de otras herramientas de
calidad tales como Diagrama de pareto , Gráficos de control, Histogramas
También se utiliza para la recolección y análisis de datos , comprobar o
descartar hipótesis
Nos ayuda a investigar los síntomas o causas de un problema
Según Ishikawa la aplicación de esta pueden influir en las mejoras en materia de
calidad
Como lo hacen ?
Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.
Cuantificar defectos por tipo.
Cuantificar defectos por ubicación.
Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de
varios pasos (como una lista de verificación o checklist).
Según Ishikawa la forma sencilla de la hoja debe permitir observar de manera
sencilla la magnitud y ubicación de los problemas principales
Criterios para su diseño ?
Cada área de la empresa o usuario es libre de diseñar sus formatos de registro
según considere, de tal forma que estos le ayuden a entender mejor la
frecuencia estadística de los problemas que tienen.
Estos pueden desarrollarlas basado en los datos requeridos para resolver un
problema o actuar sobre un área de mejora , pueden ser creativos y libres al
diseñar de acuerdo a sus requerimientos
Algunos casos donde se hace uso la creación de hojas de verificación es cuando
se presentan.
Accidentes de trabajo.
Fallos en trámites administrativos.
Quejas y atención a clientes.
Razones de incumplimiento de plazos de entrega.
Inspección y supervisión de operaciones. etc
Ventajas de su uso
● Los datos son fáciles de comprender
● El proceso para la obtención de datos por ser simple y eficiente nos permite
aplicarlo a las demás áreas de la organización.
● Nos facilita la visualización de los comportamientos y patrones a seguir por
los datos
Sus usos más frecuentes
1. Hoja para registro de datos.
2. Hoja de localización.
3. Hoja de lista de chequeo.
Criterios a considerar para su creación
1. Determinar claramente el proceso sujeto a observar ( Que del procesos
te interesa , que quieres observar, qué información quieres o necesitas
identificar )
2. Definir el periodo de recolección de datos ( periodos de tiempo reales, ya
sean semanales, mensuales etc )
3. Diseñar de forma clara y fácil de usar ( cada columna de forma clara ,
Cada hoja de verificación debe llevar la información completa sobre el origen
de la información: Fecha, turno, máquina, personal, proceso, quién toma los
datos, etc.
Constantemente se debe buscar mejorar los formatos de registro de
información para que no pierdan su utilidad. Con el tiempo las mismas se
deben ir adaptando a las necesidades de us usuario
4.Obtener los datos de forma consistente y veraz . Se debe ser paciente y
consciente de la importancia de recabar información real
Algunos ejemplos dependiendo de lo que se quiera
Cuando un proceso se quiere mejorar, es de suma importancia saber que tipo de
defecto o con qué frecuencia ocurre este con la intención de eliminarlo o
investigarlo según las fuentes que lo generan .
veamos los siguientes ejemplos
un ejemplo seria : Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la que ocurre
un defecto
La fábrica de muñecas “Muñecas para todos, S.L”, ha identificado que los defectos más comunes en el
momento de la fabricación de un tipo de muñecas son:
● Pintura movida en los ojos.
● Cabello mal cosido.
● Brazos mal encajados.
● Otros.
Con el objetivo de recabar información para un plan de mejora, la empresa realiza una hoja de verificación en
la cual tiene el objetivo de medir la frecuencia de cada problema detectado, para así esforzarse en resolver
estos problemas. El período de medición determinado es de una semana.
Ocurrencia de defectos en la fabricación de
muñecas para todo usos.
https://aprendiendocalidadyadr.com/hoja-de-verificacion-o-de-chequeo/
En su uso en la industria se clasifican los datos a través de marcas sobre
lecturas realizadas en vez de escribirlas ( facilidad para el registro de las
observaciones ) .
Para identificar defectos
Investigar procesos de distribución
Localización de defectos
Causas de efectos
Por producto defectuoso
Práctica interna
Diagrama de flujo
Diagrama de flujo, diagrama de actividades o también llamado flujograma no es
más que la representación gráfica de un proceso o algoritmo
su utilidad está basada en que la misma nos ayuda a comprender y analizar
procesos
Es una herramienta que representa la secuencia e interacción de las actividades
del proceso a través de símbolos gráficos.
Es considerada un herramienta genérica puesto que puede adaptarse para una amplia
variedad de propósitos y para describir varios procesos, como un proceso de fabricación,
un proceso administrativo o de servicio, o un plan de proyecto.
Diagrama de flujo
Los símbolos proporcionan una mejor visualización del funcionamiento del
proceso, ayudando en su entendimiento y haciendo la descripción del proceso
más visual e intuitivo
la herramienta tiene como objetivo garantizar la calidad y aumentar la
productividad de los trabajadores. Esto sucede pues la documentación del flujo de
las actividades hace posible realizar mejoras y aclara mejor el propio flujo de
trabajo.
Simbología
Entre las ventajas de utilizar el diagrama de flujo, es posible resaltar que él:
• Mejora la comprensión del proceso de trabajo.
• Muestra los pasos necesarios para la realización del trabajo.
• Crea normas estándar para la ejecución de los procesos.
• Demuestra la secuencia e interacción entre las actividades / proyectos.
• Puede ser utilizado para encontrar fallas en el proceso.
• Se puede utilizar como fuente de información para el análisis crítico.
• Facilita la consulta en caso de dudas sobre el proceso.
Beneficios para la gestión de la calidad
1. Control de calidad. El diagrama de flujo se utiliza como una herramienta para identificar
actividades sin valor agregado en la ejecución del proceso y, de ese modo, mejorar el
rendimiento.
2. Visión transparente. El diagrama de flujo mejora la comprensión del proceso. La diagramación
hace posible aprender el conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso,
enfocándose en aspectos específicos del mismo.
3. Identificación de clientes. Gracias al diagrama de flujo, es más fácil conocer las necesidades
de los clientes y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
4. Comunicación eficaz. El diagrama introduce un lenguaje común que mejora la comunicación
de todo el equipo. Para ello, se deben realizar capacitaciones a los profesionales que lo
administrarán.
5. Mejora de tiempos y costes. El diagrama de flujo facilita la aplicación de acciones en la
optimización del tiempo y los costes de actividad. De esta manera, mejora la eficacia y la
eficiencia del proceso.
Diagrama de flujo nos permite por medio de bloques, describir gráficamente un
proceso, detallando en él, flujo de información, clientes, equipo o materiales.
Clasificación
Existen diferentes formas de clasificar a los diagramas de flujo , entre esta
tenemos , clasificación por su forma de presentación , por su formato , por su
propósito , siendo la clasificación según su formato la más utilizada
clasificación según el formato de los diagramas de flujo
● Horizontal: Su desarrollo va de izquierda a derecha.
● Vertical: Se desarrolla desde arriba hasta abajo.
● Panorámico: Su desarrollo no tiene un orden establecido, siendo hecho
tanto en vertical como horizontal a la vez, logrando que se aprecie de un
vistazo.
● Arquitectónico: Basándose en un plano arquitectónico del área de
trabajo, esta representación describe el movimiento o flujo de personas y
materiales en el espacio donde es realizado.
Ejemplo de aplicación de un diagrama de flujo
https://ingenioempresa.com/diagrama-de-flujo/
Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa Unoart. En el informe de gerencia, se
revisan los indicadores de gestión.
● Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores se van a analizar en este
trimestre.
● Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para que los diferentes procesos
consigan enviarle los datos necesarios para que él pueda elaborar el informe. En ocasiones los procesos se
olvidan de enviar los indicadores o no lo envían de forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe
inmediato para que sea él quien pida la información.
● Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los indicadores.
● Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la variación de un indicador
entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicación ante este hecho.
● Daniel genera el informe en una presentación de power point.
● Finalmente, Daniel envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en la reunión de gerencia.
Este es un punto de partida para el inicio de otras mejoras. Por ejemplo, podemos
identificar en qué parte del proceso representado se generan más desperdicios,
está la inconformidad del cliente o se gasta más tiempo de la jornada.
Herramientas como los 5 por qué y espina de pescado se integran con esta
herramienta para desarrollar mejoras en un proceso.
Diagrama de flujo vertical
Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su
funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y
verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros
trabajan con mucha holgura.
Ejemplo de la boda
http://www.luismiguelmanene.com/2011/07/28/los-diagramas-de-flujo-su-definicion-objetivo-ventajas-elaboracion-fases-reglas-y-ejemp
los-de-aplicaciones/
