Gestión
Documental
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
2020.
CONCEPTO
Conjunto de tecnologias y técnicas
utilizadas para gestionar los
documentos de una empresa u
organización. Tiene como misión
administrar el flujo de estos
documentos lo que dure su ciclo de
vida.
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Pedro Armijo
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OBJETIVO
• La gestión documental le permite a la empresa
crear y mantener un orden especifico que
contribuye a la preservación de los
documentos, brindando beneficios en pro del
tiempo de las organizaciones.
• De igual modo, es de suma importancia su
correcto establecimiento, ya que, si los
documentos no son archivados correctamente,
no podrán ser consultados de manera oportuna,
creando un problema de aplicación incorrecta
de los procesos, que de función.
• .
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IMPORTANCIA
• El primer punto importante del manejo del
Gestión Documental, es tener control,
organización y tener todos los documentos
debidamente centralizados. Después de cumplir
con estos procesos, las Empresas tendrán un
fácil almacenamiento y consultas rápidas y
recuperaciones eficientes de la información.
• Gracias a la tecnología en Gestión Documental,
las organizaciones podrán ser más rápidas en
el uso de la información, reduciendo costos,
ahorro en tiempo, seguridad en los
documentos, para así tener una mayor
productividad.
Pedro
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CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD
• Para que un sistema de gestión
documental funcione de forma
optimizada y preste utilidad a la
organización, éste debe cumplir con
dos medidas muy importantes de
seguridad. La primera tiene relación
con la integridad de los documentos,
al tratarse del respaldo de las
actividades de la empresa es
necesario que se conserven en buen
estado y que se evita la pérdida de
estos, ya sea físicamente o la • Garantía de acceso restringido a
digitalización. la información, es decir que sólo
personas autorizadas puedan
acceder a ciertos documentos.
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FUNCIONES
• Coordinar y controlar cualquier
actividad relacionada con los
documentos: creación, recepción,
ubicación, acceso y preservación.
• Custodiar y recuperar la documentación
generada con la eficacia necesaria para
que no suponga un impedimento en la
actividad de la empresa.
• Garantizar el buen funcionamiento de la
organización y el cumplimiento de la
legislación vigente, asegurando la
preservación adecuada de los activos
documentales de la organización.
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ELEMENTOS
• Infraestructura: El hardware junto con el software de base, constituyen la infraestructura sobre la que
se va a trabajar.
• Autor: Un SDG debe ofrecer acceso a herramientas de autor para permitir la creación de los
documentos que serán gestionados y debe poder manejar documentos creados por otras aplicaciones.
• Almacenamiento: Permite presentar diferentes documentos virtuales a los usuarios, adaptando
diferentes partes a las características de cada usuario.
• Biblioteca: Suele utilizarse este termino para referirse a los mecanismos de control de los documentos;
de quién los utiliza y que documentos.
• Presentación y Distribución: Los servicios de presentación y distribución que debe ofrecer un SDG .
• Metadatos: Conviene almacenar información del propio documento.
• Búsqueda: Junto con los servicios de almacenamiento de los documentos, un SDG debe proporcionar
servicios de búsqueda en esos documentos.
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ELEMENTOS.
• Captura: Posibilidad de obtener y digitalizar documentos como imágenes, o textos que se tienen en
papel u otros formatos, escaneándolos.
• Seguridad: La aplicación debe garantizar que los documentos tengan nivel de seguridad adecuado.
• Recuperación: Herramientas para recuperar un determinado archivo almacenamiento.
• Control de versiones: Como muchas personas pueden trabajar sobre el mismo documento, es
necesario llevar un control de versiones del mismo.
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Gracias
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