LA
FACTURA
INTEGRANTES
KAREN JAUREGUI JULIANA MOGOLLÓN
JARLEN MOGOLLÓN LUISA HERNANDEZ
RODRIGO BLANCO
CAPACITAN?
QUE ES UNA FACTURA
Una factura es un documento de carácter mercantil que refleja la
compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado. Es decir,
es la traducción en forma de documento de una transacción mercantil
realizada entre un vendedor y un comprador, donde se registra toda la
información de la operación, a su vez tiene una validez legal y fiscal.
En Colombia todo negocio debe entregar a su comprador una factura de
venta que soporte la transacción de los bienes o servicios prestados
cumpliendo así con las exigencias de la DIAN.
Cuando una empresa se deduce un IVA soportado o contabiliza como ingreso
una operación tiene que poseer las facturas, ya que es el único justificante
válido ante una posible inspección de la Agencia Tributaria.
Características
CAPACITAN?
de la factura: ¿qué conceptos debe
incluir?
Lugar y fecha de emisión: En todas las facturas debe indicarse el lugar y la fecha en la que se emite. Habitualmente,
se indica en el encabezamiento.
Numeración de factura: Junto al lugar y la fecha, se ha de indicar la numeración de la factura. Esta numeración es
cronológica en función de la facturación del emisor.
Identificación de comprador y vendedor: debe identificarse al comprador y el vendedor. Habitualmente el emisor de
la factura (es decir, el que la realiza) es el vendedor, aunque en ciertas ocasiones es el comprador (en los casos de
auto-factura).
Descripción de la operación: En el cuerpo de la factura, se realiza una breve descripción de la operación u
operaciones que forman parte de la factura. Esta descripción suele constar de las unidades físicas que se venden de
un producto o de las fechas en las que se prestan los servicios. Por ejemplo: venta de 4.000 tornillos o prestación de
un curso de formación realizado durante los días 3 y 4 de febrero.
Base imponible de la operación (o contraprestación sin impuestos): Junto a la descripción de la operación, se debe
indicar la base imponible de cada una de las operaciones. La base imponible constituye, como norma general, la
contraprestación sin incluir los impuestos indirectos, es decir, el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Esta cantidad
supone el ingreso para el vendedor.
Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA): Sobre el total de la base imponible obtenida en el apartado
anterior, se calculan los impuestos indirectos que gravan la operación (el IVA). Esta cantidad no supone ningún ingreso
para el vendedor, ya que es una cantidad que deberá ingresar a la Hacienda Pública. Si la operación queda exenta (es
decir, no queda gravada por el IVA) se debe indicar expresamente el artículo que lo regula.
Contraprestación total: La contraprestación total incluye la base imponible de la operación y los impuestos que la
gravan. Esta es la cantidad que el comprador debe pagar al vendedor.
Forma de pago: Aunque no sea un requisito indispensable, habitualmente se indica la forma de pago (al contado, por
transferencia bancaria, etc), así como las fechas de vencimiento si el pago es a plazos.
CAPACITAN? ELEMENTOS DE LA FACTURA
Número de factura
Quizás es uno de los aspectos más sencillos de incluir, pero en el que mayor cautela y control tienes
que tener. El número de factura es el elemento que identifica a la misma dentro de tu contabilidad,
y como tal, ha de ser único.
Fecha de emisión de la factura
Dentro de la factura es fundamental incluir la fecha de emisión de la misma. Este elemento tiene
gran transcendencia a efectos tributarios ya que supondrá el periodo en el que se ha facturado la
misma y, salvo que te encuentres sujeto al régimen de caja para la contabilización del IVA, el
momento en el que se imputan los impuestos
Fecha de vencimiento
Es el momento en el que la factura deberá haber sido abonada y por tanto, marca el plazo, el
comprendido entre la emisión y el vencimiento, en que el receptor de la misma debe abonarla.
Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura
Los datos que debes incluir son el nombre y apellidos en el caso de trabajadores autónomos o la
denominación social en el caso de las empresas, el domicilio completo y el número de
identificación fiscal (DNI en autónomos o CIF en las empresas).
CAPACITAN? ELEMENTOS DE LA FACTURA
Concepto, importe e impuestos de la factura
Otro elemento esencial de una factura es especificar qué se está facturando en la misma, es decir,
el concepto por el que se va a realizar el pago. Dicho concepto, que deberá corresponderse con el
producto o servicio prestado, determinará de igual modo el tipo impositivo a incluir en la factura,
ya que en función del mismo corresponderá aplicar un IVA normal, reducido, superrreducido, o
incluso, una exención del IVA. En el caso de que el servicio este exento de IVA.
Datos registrales
En el caso de que se trate de una sociedad, o en su caso si siendo autónomo estás inscrito en el
Registro Mercantil como Emprendedores de Responsabilidad Limitada, deberás incluir en la factura
los datos registrales de dicha inscripción.
Datos complementarios
Adicionalmente es posible incorporar otra información que, no siendo imprescindible su existencia
siempre en las mismas, sí debe incluirse en el caso de cumplirse las características que así lo exigen.
TIPOS DE FACTURA
Factura ordinaria
La factura ordinaria es el tipo de factura que se usa con más frecuencia.
Este tipo de factura documenta una operación comercial, bien sea de compraventa o de prestación de algún servicio.
Debe contener todos los datos acerca de la operación que se lleva a cabo como son el número de factura, la fecha de
expedición, nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio tanto del emisor como del
destinatario, descripción de la operación llevada a cabo, el tipo impositivo del IVA, el porcentaje de retención del IRPF, la
cuota tributaria, el importe total a pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
Como consecuencia de la factura ordinaria puede producirse la factura rectificativa y la recapitulativa.
Factura rectificativa
La factura rectificativa se usa cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior porque la
misma no cumpla los requisitos establecidos por la Ley o si se produce devolución de productos, de
envases o embalajes, o bien cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de
declaración concursal del destinatario de la factura.
Esta factura debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su
expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a
rectificar.
Además, existe la posibilidad de rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa. Se podrá efectuar
la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen
todas las facturas rectificadas.
La factura rectificativa contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero además también
contiene:
•Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de
expedición.
•La rectificación que se lleva a cabo.
•La condición de factura rectificativa.
•Motivos que causan la rectificación.
•El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando
directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como
quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación.
Factura Recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias
operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas
en distintas fechas pero en un mismo mes natural.
Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que
actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes
siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
En las entregas de bienes comprendidas en el artículo [Link].8.º de la Ley
del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes
siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes
con destino al adquirente.
Copia y duplicado de la factura
La copia de una factura y el duplicado de la factura son variantes de estos
tipos de factura. La copia de una factura contiene los mismos datos que la
factura original, tan solo se diferencia en que tiene que venir especificada
la expresión “Copia”, para así poder distinguirla de la factura original. La
copia queda en manos del emisor de la misma, mientras que la factura
original es la que se envía al cliente.
El duplicado de una factura es igual que la factura original, y se hace
cuando hay varios destinatarios o bien cuando se produce la pérdida de la
factura original, razón por la cual se debe detallar que es un duplicado, ya
que si aparece la factura original puede provocar confusión.
Factura proforma
Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial,
indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al
comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el
comprador disponga del máximo posible de información relativa a la
futura compra que va a realizar. Por ello no tiene valor contable ni sirve de
justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas,
salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
Suele incluir la fecha máxima de validez.
Además es importante incluir en el encabezamiento de la factura de
forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la
factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.
Para preparar una factura proforma puedes utilizar las plantillas de
factura proforma y presupuesto disponibles en Infoautónomos.
Factura simplificada y factura completa
Además las facturas dependiendo de si contienen más o menos datos
pueden ser facturas simples o facturas completas.
Cuando cumplen con todos los requisitos establecidos por la Ley son facturas
completas, o bien si solo cumplen algunos requisitos
son facturas simplificadas.
Tras la aprobación del último reglamento de facturación en Diciembre de
2012, desaparece el tícket como documento contable y pasa a englobarse
dentro de la factura simplificada, que podrá emitirse, como sustituta de éste
cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor
Añadido incluido, en las misma operaciones en las que antes se admitía
ticket, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de
personas.
La factura simplificada podrá emitirse, igualmente, y a elección del emisor,
cuando su importe no exceda de 400 euross, Impuesto sobre el Valor Añadido
incluido, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Factura electrónica
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y,
desde Enero de 2013, reciben el mismo tratamiento.
La diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica únicamente
reside en que la transmisión de esta última es por medios electrónicos y
telemáticos.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez
legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa
debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido
de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es
necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma
electrónica avanzada basado a certificado reconocido, aunque sí que es
recomendable hacerlo.
MODELOS DE FACTURAS ACEPTADOS
POR LA DIAN EN COLOMBIA
Debes saber que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), permite cuatro modalidades
de facturación: facturación pre-impresa, facturación por computador, facturación electrónica y
facturación POS, las cuales puedes gestionar desde un programa contable o un sistema
administrativo.
1. Formato de factura en papel o pre-impresa:
Principalmente, este modelo de facturación es sin duda el más conocido y funciona mediante los
famosos talonarios membretados y timbrados, los cuales tienen impresos los datos de la empresa
como el NIT, dirección, el número de la factura y la razón social de la compañía.
Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, en los artículos 617 y 618.
2. Formato de facturación por computador:
Las facturas por computador se caracterizan por su expedición electrónica (computador) con
entrega física. De este formato debe tenerse en cuenta que las empresas no están obligadas a
conservar una copia física de la factura.
Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, el artículo 617.
Una pregunta frecuente que surge al respecto de este formato de facturación es, si se puede
realizar la facturación en Excel. Sobre ello debes tener en cuenta que:
– Excel no es un Software de facturación y si lo vas a usar para ello, es esencial agregar la función
de Visual Basic, para que facilite el cumplimiento de todos los requisitos de tipo técnico que exige
la DIAN.
– Se puede usar Excel para generar facturas según la DIAN solo si este cumple con los requisitos
exigidos por la ley. Conoce más al respecto en las resoluciones de la DIAN 14465 (2007) y
3. Formato
3878 (1996).de facturación electrónica:
Otro de lo modelos de factura en Colombia es la facturación electrónica. Este es un formato similar al
anterior pero se diferencia por la forma de su entrega, la factura en este caso se expide por medio
electrónico, se entrega y se almacena de la misma forma. Además, el software contable o programa
administrativo usado para esta facturación debe tener certificación ISO 9001:2008
Conoce más en la resolución 14465 de 2007. Así mismo debes tener claro que para usar este formato
se requiere informar a la DIAN.
4. Formato de facturación POS:
Esta es una modalidad en la que hardware y software interactúan para la generación de
la factura. Para el control fiscal se exige imprimir al final del día un comprobante de informe
diario de ventas por cada servidor.
La normatividad para la máquina registradora (para la facturación Pos) se encuentra en el
artículo 616-1 del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996,
artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y el
artículo 4 Decreto 522 de 2003.
